Actions clés par:

Norme 12: Gestion efficace des produits tout au long de la chaine d’approvisionnement.

Gérer la chaine d’approvisionnement d’une manière efficace - grâce à une proche collaboration entre les équipes des programmes, des finances et des opérations - afin d'approvisionner des items d’un projet, les stocker, les conserver et les distribuer soit aux bénéficiaires soit pour l'utilisation interne.

Suivre la mise en œuvre des activités de la chaine d'approvisionnement pour transmettre les informations clés aux parties prenantes et faire des améliorations là où c’est nécessaire

  • Pourquoi

    Les biens du projet sont une partie cruciale de la mise en œuvre du projet, permettant à CRS de fournir des services et de garantir que les employés ont l’équipement nécessaire pour mettre en œuvre et gérer efficacement les activités du projet. Les biens du projet représentent souvent une large portion du budget du projet et, par conséquent, beaucoup de parties prenantes internes et externes demandent souvent périodiquement des informations sur la gestion et la situation de ces biens. Le suivi et la documentation de la situation des biens du projet pendant leur circulation le long de la chaine d'approvisionnement :

    • Rendent disponible des informations clés pour les parties prenantes sur la performance du projet.
    • Aident l’équipe du projet à déterminer des manières d’augmenter l’efficience et l’efficacité.
    • Contribuent à la bonne gestion du projet en général.
  • Quand
    • Suivre les KPI pour la chaine d'approvisionnement de manière continue, avec une analyse et des décisions chaque trimestre pour l’amélioration de la performance.
    • Suivre les données relatives à la chaine d'approvisionnement dans le système MEAL du projet selon la fréquence établies dans le plan MEAL du projet et le manuel d’opérations.
  • Comment

    Suivez ces étapes pour suivre la mise en œuvre des activités de la chaine d'approvisionnement et prendre des décisions en conséquence :

    Suivre les KPI pour la chaine d'approvisionnement :

    1. Le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement (ou équivalent) établit les KPI relatifs à la performance de la chaine d'approvisionnement, selon la nature du projet.

    Que sont les KPI pour la chaine d'approvisionnement ? Les KPI sont des indicateurs internes suivis par le personnel de la chaine d'approvisionnement pour collecter des informations sur l’ensemble du système de la chaine d'approvisionnement et identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires. Les KPI sont essentiels pour les grands programmes de distribution. Cependant, même pour de plus petits programmes, tenir des KPI sur l’efficience de la chaine d'approvisionnement (par ex. taux de traitement des demandes d’achats) peut aider à améliorer l’efficience et l’efficacité.

    1. Le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement élabore des formulaires de collecte des données ou modifie des formulaires existants, pour collecter des informations sur les KPI relatifs à la chaine d'approvisionnement.
    • Le coordinateur MEAL peut donner des conseils si le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement n’a pas suffisamment d’expérience en élaboration de formulaires.

    La collaboration aux formulaires de collecte des données entre les programmes (y compris le MEAL), la chaine d'approvisionnement et les autres parties prenantes concernées peut éviter les redondances entre les départements et permettre d’intégrer les données collectées dans les outils existants pour maximiser l’efficience plutôt que de créer des outils et une analyse séparés.

    1. Conformément aux approches de gestion adaptative présentées dans la Norme 11, action clé 4, le PM/CoP, le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement et le FM ajustent les plans (plan détaillé de mise en œuvre, plans de distribution du pipeline, plans d’envois, prévisions de dépenses/de trésorerie, etc.) selon les besoins sur la base d’une analyse et de décisions en collaboration, ce qui crée un cycle de planification et de suivi (cf. Norme 12, action clé 1).

    Pour augmenter l’efficience et la collaboration interdisciplinaires, combinez la revue de la gestion de la chaine d'approvisionnement et les réunions trimestrielles de revue du projet et de planification. Ces réunions sont des occasions de voir quels progrès ont été faits et de préciser les plans selon l’analyse de l’ensemble du projet à partir des points de vue des programmes, des finances et des autres opérations. Dans certains projets, particulièrement les projets où il y a de grandes équipes de gestion de la chaine d'approvisionnement, il peut être plus approprié d’organiser avec le PM/CoP ou le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement une réunion consacrée à la gestion de la chaine d'approvisionnement avant la réunion trimestrielle de revue du projet, puis de partager les points clés de cette réunion à la réunion trimestrielle générale.

    Suivre les éléments de la chaine d'approvisionnement dans le système MEAL général du projet

    1. Selon les exigences définies pendant l’atelier d’élaboration du système MEAL (cf. Norme 7, action clé 4), le personnel de la chaine d'approvisionnement, de la distribution et du suivi collecte des données sur les indicateurs et produit des rapports quantitatifs et analytiques pour l’équipe du projet et l’équipe de la chaine d'approvisionnement. Ces rapports devront servir de base à l’analyse et à la prise de décisions régulières du projet et peuvent aussi contribuer aux rapports aux bailleurs de fonds externes, comme les rapports sur les participants servis.
    2. Le PM/CoP et le coordinateur MEAL travaillent avec l’équipe de la chaine d'approvisionnement pour transmettre les informations pertinentes aux parties prenantes externes par l’intermédiaire de rapports, selon les besoins d’informations et les exigences des parties prenantes (pour des directives sur les rapports aux bailleurs de fonds, cf. Norme 15, action clé 3).
  • Partenariat
    • Les partenaires s’occupent souvent de portions cruciales de la gestion de la chaine d'approvisionnement et de la collecte des données. Par conséquent, pour les KPI et pour les autres activités de collecte des données, impliquez autant que possible les partenaires dans la rédaction des indicateurs et la conception de la collecte des données.
    • Donnez suffisamment de formation aux partenaires pour gérer les biens du projet et collecter les données.
    • Impliquez les partenaires dans l’analyse de la gestion de la chaine d'approvisionnement et les rapports sur les données.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Quand CRS est sous-récipiendaire, cela devient un processus consultatif avec le récipiendaire chef de file pour la distribution pour laquelle CRS est responsable. Si CRS est le principal responsable des achats et de la distribution, suivez le processus ci-dessus.
  • Projets d’urgence
    • Pendant les situations d’urgence, concentrez le suivi de la performance sur les informations de gestion de la chaine d'approvisionnement les plus essentielles, qui comprennent les participants servis. Ces informations sont importantes pour les rapports de situation (SitReps), les relations avec les bailleurs de fonds et la mobilisation de ressources.
    • Souvent, dans les urgences, CRS doit travailler dans des zones où il n’existe pas d’informations standard sur la chaine d'approvisionnement qui soient facilement disponibles et où il y a des contraintes logistiques significatives et potentiellement un environnement sécuritaire instable. Dans ce cas, le suivi et l’enregistrement des données relatives à la fonctionnalité, au travail et au coût de la gestion de la chaine d'approvisionnement peuvent aider à améliorer la planification continue des services du projet et aider CRS à expliquer aux parties prenantes les changements au cours du temps.
    • Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Le manuel de la boîte à outils de CI comprend des ressources sur les achats, la distribution, la logistique, l’entreposage et d’autres ressources pour la gestion de la chaine d'approvisionnement en anglais, français et espagnol. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et emergencies@crs.org comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS (emergencies@crs.org).