Estándar 12: Gestión efectiva de bienes en toda la cadena de suministro.

• Principal responsable: Gerente de cadena de suministro o su equivalente
  • El gerente de cadena de suministro (u otro personal de cadena de suministro en caso de que no haya gerente de cadena de suministro) contabiliza y costea los bienes y servicios, elabora los planes de logística y cadena de suministro, y dirige la implementación de los planes.

• Otros implicados: Gerente de proyecto (PM) o director de proyecto (CoP); personal de cadenas de suministro;Los roles de la gestión de cadenas de suministro (SCM acrónimo en inglés) incluyen gerente de cadena de suministro, gerente de compras, gerente de bodega, gerente de logística, oficial de transporte y otros. Para mayor información sobre los roles de SCM, consultar el Capítulo 2: Roles y Responsabilidades de la Guía de SCM, y el Sitio de descripciones de puestos estándar. gerente financiero (FM); personal del proyecto; personal del socio
  • El PM/CoP establece los parámetros para la planificación de cadena de suministro, basado en las metas del proyecto y el plan de implementación detallado (PID) y coordina la distribución de los bienes del proyecto con el personal de programa y los socios;
  • El FM se asegura de que los planes de cadena de suministro se vean reflejados en los planes de gasto y recursos del programa de país;
  • El personal del proyecto (incluido el (los) equipo(s) de distribución) trabajan con el personal de cadena de suministro y los socios para planificar y ejecutarMonitoreo es parte esencial del éxito en la ejecución de los planes de gestión de cadenas de suministro; para detalles sobre monitoreo de cadenas de suministro, consultar Estándar 12, acción clave 2. con éxito la adquisición, el almacenamiento y la distribución.

• Continuo, durante toda la implementación, de manera cíclica con monitoreo de la cadena de suministro (consultar el Estándar 12, acción clave 2)

Esta acción clave aprovecha los planes de gestión de cadenas de suministro desarrollados durante la puesta en marcha anticipada del proyecto y es depurado a través del proceso de planificación de implementación detallada. Siga estos pasos para garantizar actualizaciones regulares y la ejecución efectiva de los planes de gestión de cadenas de suministro (incluyendo planes de adquisiciones):

1. El personal de gestión de cadenas de suministro tiene estrecha comunicación con el PM/CoP durante toda la implementación de proyecto para revisar, depurar y actualizar los planes de gestión de cadenas de suministro, incluyendo el plan de distribución, basado en información actualizada del proyecto.

• Además de las revisiones formales de los planes y requerimientos de proyecto como parte de la revisión y planificación trimestral y anual del proyecto, el PM/CoP se comunica con el personal de gestión de cadenas de suministro cuando haya cambios que afecten las adquisiciones del proyecto y otros aspectos de la gestión de cadenas de suministro, en el momento que el PM/CoP tome conocimiento de dichos cambios.

2. El gerente de adquisiciones actualiza el Plan de compras del proyecto desarrollado en la puesta en marcha anticipada basado en la información del PM/CoP.
3. El PM/CoP presenta de manera oportuna los formularios de requisición de compras para los artículos en el plan de compras durante toda la implementación de proyecto.
4. En el caso de proyectos donde las actividades de gestión de cadenas de suministro no incluyan la distribución de más bienes que equipo e insumos básicos de proyecto, podría no ser necesario tener planes más detallados de distribución y envío descritos más adelante, pero el PM/CoP debe trabajar con el personal de operaciones (p. ej., el gerente de flotilla) en la elaboración de la programación de transporte según sea necesario, y hacer otras gestiones para garantizar que los bienes del proyecto se encuentren dónde se necesiten en los momentos que se necesiten para implementar el proyecto según el plan de implementación detallado (PID).

Planificación detallada de la gestión de cadenas de suministro en proyectos con componentes de distribución

5. Después de consultar con los equipos de distribución y otros actores relevantes, el PM/CoP revisa y actualiza los requisitos de distribución (bienes requeridos; cantidades de artículos; números de beneficiarios y lugares/puntos de entrega de servicio (SDP acrónimo en inglés) capturados en el Plan de DistribuciónPara mayor información sobre el plan de distribución consultar la Sección 11 de la Guía para la Gestión de Cadenas de suministro.  del proyecto, y comparte el plan actualizado con el gerente de cadena de suministro (o su equivalente).

• Usar información del plan de implementación detallado (PID) y ejercicios para planificar la distribución, organizados con equipo e proyecto y socios para actualizar el plan de distribución.

6. El gerente de logística usa el plan de distribución desarrollado por el PM/CoP para crear el Plan de Envío y cotejar este plan con el gerente de almacén para determinar si hay existencias de los artículos o si deben ser comprados artículos adicionales.

• Incluir información para la carga, el traslado y (de ser relevante) almacenamiento de bienes en lugares específicos (bodegas, puntos de entrega de servicio (SDP)) después de que los bienes sean despachados de las bodegas o se reciban de los proveedores.

7. El gerente de cadena de suministro revisa y modifica el plan de envío según la necesidad antes de avalarlo y proporciona una copia al PM/CoP y al gerente de bodega.

• Para mayor información, consultar el Capítulo 3: Proyección y Planificación, Sección 10: Envío y Sección 12: Distribución, en la Guía de administración para la cadena de suministros. 

8. El oficial de transporte, con ayuda del gerente de logística, elaboran la Programación de Transporte.

• Para mayor información ver el Capítulo 3: Proyección y Planificación y la Sección 11: Transporte Nacional, en la Guía de administración para la cadena de suministros.  

Gestión de puntos de entrega de servicio (SDP) por socios: En el caso que los bienes del proyecto sean almacenados en SDP a cargo de los socios, el gerente de cadenas de suministro y el gerente de logística, en coordinación con los socios, deberá confirmar que los lugares de almacenamiento cumplan con los criterios mínimos de CRS (consultar la lista de inspección bajo "herramientas"). De ser necesario, CRS debería invertir en la capacidad del socio para gestionar de manera efectiva el almacenamiento y la distribución en el final del camino.

9. Durante toda la implementación de proyecto, el gerente de cadena de suministro y el PM/CoP coordinan la realización de capacitaciones/actualizaciones sobre las mejores prácticas para distribución de CRS (consultar la Sección 12: Distribución en la Guía de administración para la cadena de suministros).

• Programar eventos de fortalecimiento de capacidades en el PID y asegurar que se informen de las evaluaciones de capacidad del proyecto y reflexiones continuas sobre lo que se enfrenta en la gestión de cadena de suministro (SCM siglas en inglés) en cuanto a problemáticas y desafíos (consultar Estándar 12, acción clave 2 y Estándar 11, acción clave 4).

10. El PM/CoP considera los planes de distribución y envío y los recursos humanos y materiales (p. ej. materiales de comunicaciones, artículos para distribución como básculas, bolsas, etc.) que son necesarios para los eventos de distribución en la planificación financiera del proyecto (previsiones de gastos y previsión de caja).

• Consultar la guía sobre la elaboración de proyecciones financieras del proyecto en el Estándar 13, acción clave 1.

11. Si procede, el gerente de cadena de suministro, con apoyo del gerente de bodega, preparan una metodología y programación de reabastecimiento para el traslado de bienes de la bodega central de CRS a las bodegas de los socios o SDP basado en el plan de distribución y el plan de envío asociado.

Ejecución de planes de gestión de cadenas de suministro para proyectos con componentes de distribución

12. El gerente de bodega envía los bienes a los SDP u otros lugares de acopio, de conformidad con el plan de distribución.
13. El equipo de distribución hace lo siguiente:

• Recepción de bienes y preparar el sitio de distribución según las mejores prácticas de CRS (consultar la Sección 12: Distribución, en la Guía de administración para la cadena de suministros.
• Distribuir bienes a receptores, según las mejores prácticas de CRS (consultar la Sección 12: Distribución de Guía de administración para la cadena de suministros).
• Garantizar que los bienes dañados o sin usar sean devueltos a bodega o al proveedor de acuerdo con los términos y condiciones del contrato.

14. El PM/CoP confirma que las cantidades de artículos distribuidos comparados con los artículos dañados o devueltos concuerde con los documentos de seguimiento de movimientos desde la bodega o proveedor.