Norme 10: Poser les bases pour des relations et une redevabilité efficaces envers les bailleurs de fonds.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet (PM) ou directeur du projet (CoP)
  • Le PM/CoP est responsable en premier lieu de garantir la qualité des livrables de démarrage.

• Autres personnes impliquées : Équipe du projet, dont programmes, opérations et équipe de direction (SMT) et employé d’IDEA, selon les cas ; conseiller technique régional MEAL
  • Le membres de l’équipe du projet des programmes et opérations et de la SMT jouent un rôle crucial dans la préparation et la revue des livrables de démarrage ;
  • L’employé d’IDEA précise ce qui est exigé comme livrables pour la subvention, revoit et soumet les livrables finaux pour les subventions gérées centralement ;
  • Le conseiller technique régional MEAL revoit les livrables MEAL selon les politiques et procédures MEAL de CRS.

L’implication des membres de l’équipe du projet dépend des livrables exigés mais cela comprend souvent le directeur des programmes (HoP), le directeur des opérations (HoOps), le directeur des finances (FM), le personnel MEAL du projet, le coordinateur MEAL du programme-pays et le personnel des achats et de gestion de la chaine d'approvisionnement.

Selon les exigences du bailleur de fonds (résumées dans le Calendrier des livrables de gestion de la subvention).Le calendrier des livrables de gestion de la subvention est un outil de suivi « en un seul coup d’œil » qui résume les informations sur les livrables que CRS doit soumettre au bailleur de fonds conformément aux termes de l’accord de financement du bailleur. Ils peuvent comprendre les rapports techniques et financiers ; des documents MEAL, comme les termes de référence, les rapports d’évaluation ; les plans détaillés de mise en œuvre et les plans de travail du projet, etc.

Suivez ces étapes pour préparer des livrables de démarrage de qualité :

1. Pendant l’atelier de démarrage du projet et les premières réunions de l’équipe du projet, le PM/CoP dirige l’équipe du projet pour :

• Revoir le plan de début de démarrage, le MEAL Deliverables Checklist (voir procédure MEAL 7.1) et le calendrier des livrables de gestion du projet.
• Identifier pour chaque livrable de démarrage un membre de l’équipe qui en sera responsable (dans certains cas, le PM/CoP peut être la personne responsable).

2. Le PM/CoP ou un employé des relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA contacte le bailleur, si nécessaire, pour préciser quels sont les modèles et les attentes pour les livrables de démarrage, si cela n’est pas indiqué clairement dans l’accord.
3. Le PM/CoP discute de chacun des livrables de démarrage avec la personne responsable de le préparer pour vérifier qu’elle comprend bien :

• Ce qui est exigé comme livrable, y compris le modèle approprié.
• Les messages clés à souligner, selon ce qui est possible compte tenu des modèles exigés et d’éventuelles autres restrictions (cf. Norme 10, action clé 4).
• Les attentes de CRS et du bailleurs pour ce qui est de la qualité (pour les subventions gérées centralement, discutez des attentes du bailleur avec l’employé d’IDEA).

4. En calculant à rebours depuis la date limite de soumission de la version finale du livrable au PM/CoP (par ex. au moins plusieurs jours avant la date limite pour le bailleur), le PM/CoP travaille avec la personne responsable pour préparer un calendrier de préparation du livrable. Ce calendrier devra comprendre :

• Le processus convenu pour la rédaction du livrable (ou pour améliorer une version provisoire préparée en collaboration), y compris les contributions et/ou le feedback des partenaires.
• Le processus convenu pour la revue interne et la finalisation du livrable et les dates limites pour les relectures nécessaires au niveau du pays, de la région et/ou du siège.

Planifiez bien la revue interne, la révision et suffisamment de temps pour régler des problèmes inattendus pendant le processus de soumission : Prévoyez suffisamment de temps pour les revues de la qualité du livrable, y compris la revue par le conseiller MEAL des livrables MEAL de démarrage (par example. les termes de référence pour l’étude de base), selon les procédures MEAL 1.2 et 3.3.MPP 1.2 : Les conseillers MEAL revoient les principaux documents MEAL avant la soumission au bailleur de fonds afin d’améliorer les pratiques de qualité.
MPP 3.3 : Les conseillers MEAL régionaux revoient les TDR de l’enquête de base et des évaluations pour améliorer la qualité des évaluations et pour qu’elles correspondent aux besoins d’information. Pour les subventions gérées centralement, prévoyez suffisamment de temps pour que l’employé d’IDEA revoie les livrables, avec du temps pour faire des révisions avant la date limite pour le bailleur de fonds. Prévoyez une marge pour la soumission avant la date limite, surtout si le bailleur a un processus compliqué de soumission en ligne ou un processus de soumission que CRS ne connaît pas encore.

5. Le PM/CoP revoit les ébauches des livrables de démarrage et coordonne ensuite la revue par la SMT (par ex HoP, HoOps, FM) et IDEA en utilisant la check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds.La check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds est une liste de questions brèves pour les personnes faisant la préparation et la revue de documents soumis à des bailleurs de fonds, visant à garantir la qualité générale des documents et communications (format et contenu).
6. Le PM/CoP travaille avec la personne responsable de chacun des livrables pour répondre au feedback des relecteurs et finaliser le livrable selon le calendrier préparé à l’étape 4.
7. Le PM/CoP ou l’employé d’IDEA soumet les livrables de démarrage au bailleur à temps et dans le format demandé.
8. Le PM/CoP ou l’employé d’IDEA met les livrables soumis dans le dossier de la subvention sur Gateway.