Norme 10: Poser les bases pour des relations et une redevabilité efficaces envers les bailleurs de fonds.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet (PM) ou directeur du projet (CoP)
  • Le PM/CoP dirige l’élaboration d’un plan spécifique au projet pour des relations avec le bailleur du projet qui vont plus loin que les rapports et autres livrables exigés.

• Autres personnes impliquées : Équipe du projet de CRS et des partenaires ; représentant résident (CR) et équipe de direction (SMT) ; personnel de mobilisation des ressources (BD) du programme-pays et/ou de la région ; personnel d’IDEA ; personnel de la communication du programme-pays ; marketing et communication (MarComm) le cas échéant.
  • L’équipe du projet travaille avec le PM/CoP pour préparer le plan initial ;
  • le CR, la SMT, le personnel de BD et d’IDEA indiquent comment se baser sur des plans de relations institutionnelles de l’agence pour le plan spécifique au projet et intégrer le plan du projet dans une planification plus générale de relation avec les bailleurs de fonds ;
  • le personnel de communication (s’il y en a dans le programme-pays) donne des idées et relit le plan ;
  • le personnel de MarComm (par exemple les chargés des informations de la région) donne des conseils sur les stratégies de communication externe et les questions d’image de marque (branding), si possible et nécessaire.

Il faut des plans de relations avec les bailleurs de fonds pour les projets financés par des fonds discrétionnaires aussi : Les employés qui travaillent dans des projets financés par des fonds discrétionnaires peuvent aussi préparer des plans pour tirer parti des investissements de CRS dans le projet et nouant des relations avec des bailleurs institutionnels sur des questions clés d’intérêt commun et des approches efficaces pour répondre à ces questions.

• Pour les projets de développement : pendant le premier trimestre (avec des mises à jour régulières)
• Pour les projets d’urgence : pendant le premier mois

Commencez à réfléchir aux activités de relations avec les bailleurs de fonds dès la préparation du plan de début de démarrage. Intégrez la finalisation du plan formel de relations avec le bailleur de fonds du projet dans l’atelier de démarrage et/ou l’atelier de préparation du plan détaillé de mise en œuvre (DIP).

Cette action clé s’appuie sur d’éventuelles discussions initiales sur le bailleur de fonds et sur ses intérêts pendant la transition entre les membres de l’équipe du document de projet et l’équipe de démarrage ainsi que l’orientation de l’équipe du projet aux exigences du bailleur.

Suivez ces étapes pour créer un bon plan de relations avec le bailleur de fonds :

1. Le PM/CoP organise une réunion de l’équipe du projet avec la SMT et le personnel de mobilisation des ressources et de communication du programme-pays (si ces postes existent) pour préparer un plan de relations avec le bailleur de fonds spécifique au projet, en utilisant les cinq étapes présentées dans le guide Préparer un plan de relations avec de bailleur de fonds pour le projet :

• Réunir des informations sur le bailleur de fonds actuel,Vérifiez le dossier institutionnel du bailleur de fonds sur Gateway pour voir ce qui existe comme informations et les ressources et informations sur d’éventuels points focaux d’IDEA. en particulier sur sa stratégie et ses priorités et exigences particulières pour les projets.
• Analysez vos publics (les bailleurs de fonds actuels comme potentiels) et quels sont les objectifs pour les relations.
• Pensez à vos messages clés pour les relations.
• Pensez à vos options de relations.
• Préparez un plan de relations avec le bailleur de fonds.

Plan de relations avec le bailleur de fonds, « minimum vital » : Quelquefois, il s’agit d’un petit projet, ou d’un projet s’intéressant à une seule question qui ne suscite peut-être pas l’intérêt général. Quelquefois, CRS a déjà une relation solide avec un bailleur de fonds. Dans ces cas-là, il ne sera peut-être pas nécessaire de préparer tout un plan de relations avec le bailleur pour le projet. Au minimum, cependant, le PM, le CR et les employés concernés de BD devront avoir une conversation stratégique au début du projet pour discuter de la manière de tirer parti de la mise en œuvre, des produits et des résultats du projet pour créer plus d’occasions de parler à la fois avec le bailleur actuel et avec des bailleurs de fonds potentiels (selon ce qui est possible étant donné le centre d’intérêt du projet).

2. Le PM/CoP transmet le projet de plan de relations avec le bailleur de fonds au personnel concerné du CP, aux partenaires et au personnel de la région et d’IDEA et incorpore leur feedback.

• Selon le moment où le plan est rédigé, on le pourra le revoir pendant l’atelier de démarrage du projet Norme 7, action clé 2.
• N’oubliez pas de transmettre le plan de relations avec le bailleur de fonds au personnel clé du programme qui rejoindra le projet plus tard, dans le cadre de leur intégration dans le projet et dans leur rôle (Norme 9, action clé 5).

Différents niveaux de relations avec les bailleurs de fonds : Le plan de relation avec le bailleur spécifique au projet devra, le cas échant, être fusionné avec les plans du pays, de la région et du siège pour ce bailleur. C’est pourquoi la direction du programme-pays, le personnel de mobilisation des ressources et des relations avec les bailleurs de fonds, et pas seulement le PM/CoP, sont impliqués dans l’élaboration et la mise en œuvre du plan. Coordonnez les messages du projet à différents niveaux. Les plans de relations avec les bailleurs de fonds sont particulièrement importants pour des projets sur plusieurs pays où la coordination de la communication peut être plus difficile mais essentielle pour une bonne gestion des relations avec les bailleurs de fonds.

3. Le PM/CoP introduit les actions du plan de relations avec le bailleur de fonds dans le plan détaillé de mise en œuvre (DIP).

• Si le DIP doit être envoyé au bailleur ou à d’autres parties prenantes en dehors de l’équipe du projet, assurez-vous que la version du DIP préparée pour distribution externe comprenne le niveau de détails nécessaire sur les activités de relations avec le bailleur de fonds (par ex. les actions globales).
• Mettez le plan dans le dossier de la subvention sur Gateway.

4. Le PM/CoP fait étudier par l’équipe du projet les actions de relations avec le bailleur de fonds incorporées dans le DIP, dans le cadre des réunions régulières de revue du projet et de planification (cf. Norme 11, action clé 3). Le PM/CoP assure aussi une revue annuelle du plan plus général de relations avec les bailleurs de fonds.

Connaissez votre bailleur… Pendant la préparation, la mise en œuvre et la mise à jour de votre plan de relation avec le  bailleur de fonds, réfléchissez aux relations avec le bailleur et à ce que vous savez de ses intérêts et de ses préférences pour la communication. Une relation solide avec le bailleur peut renforcer l’apprentissage mutuel, aider la gestion du projet  et créer des occasions de collaboration future autour d’intérêts et d’inquiétudes communs.