Norme 10: Poser les bases pour des relations et une redevabilité efficaces envers les bailleurs de fonds.

• Principal responsable : Directeur des opérations (HoOps)
  • Le HoOps dirige l’orientation, en s’assurant que tous les employés de CRS et des partenaires devant comprendre les exigences pour la subvention ont les informations nécessaires.

• Autres personnes impliquées : Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) ; directeur des programmes (HoP) ; personnel d’IDEA ; équipe du projet de CRS et des partenaires (programmes et opérations) ; direction de CRS et de ses partenaires.
  • Le PM/CoP appuie et co-anime le processus d’orientation ;
  • Le HoP et le personnel d’IDEA (pour les subventions gérées centralement et selon les cas pour les autres projets) aident à identifier quelles sont les exigences, surtout celles qui sont particulières au bailleur de fonds et à la subvention ;
  • Les membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires (programmes, y compris MEAL, finances, achats et gestion de la chaine d'approvisionnement, autres opérations) participent à l’orientation, avec la direction de CRS et des partenaires (pour les sessions de présentation).

• Pendant l’atelier de démarrage et dans le cadre de l’appui aux partenaires pour le montage financier du projet
• Pendant l’intégration, surtout pour les employés embauchés après l’atelier de démarrage

Cette action clé prolonge une éventuelle orientation initiale aux exigences du bailleur de fonds pendant : la transition entre les équipes de document de projet et de démarrage ; l’examen par l’équipe du projet de l’ensemble de l’accord avec le bailleur de fonds pendant la réunion de démarrage sur la gestion financière du projet et la réunion de lancement de la subventionLa réunion de lancement (« award kick-off meeting ») est une première réunion suivant la signature de l’accord de financement, coordonnée par le gestionnaire de la subvention, conçue pour préciser les livrables, les modalités de l’accord ainsi que les responsabilités des participants et ce qui est attendu d’eux. Au minimum, les participants devraient comprendre le PM/CoP, le HoOps, le HoP et d’autres membres de la direction. Cette réunion est distincte de la réunion de démarrage du projet.  de CRS.

Suivez ces étapes pour faire une bonne orientation du personnel de CRS et des partenaires sur les exigences du bailleur de fonds :

Consultez d’autres personnes s’il s’agit d’un nouveau bailleur pour vous : Souvent, quelqu’un dans un autre programme-pays ou au siège aura travaillé avec le bailleur de fonds que vous ne connaissez pas encore. Vérifiez le dossier d’institution du bailleur dans Gateway pour voir qui a travaillé avec lui. Consultez ces collègues pour avoir une impression de première main des implications des exigences du bailleur ainsi que des conseils sur les directives et les processus qui peuvent aider l’équipe du projet à respecter les exigences du bailleur.

1. Le HoOps, avec l’appui du PM/CoP et du HoP, selon les besoins, prépare les document nécessaires pour étudier les exigences du bailleur de fonds pendant l’atelier de démarrage du projet. Pour préparer les documents, le HoOps se réfère :

• Aux points-clés relatifs aux exigences financières du bailleur notés par le HoOps et le directeur des finances pendant leur revue de l’accord de projet provisoireLe HoOps et le directeur des finances revoient l’accord de projet provisoire pour vérifier que CRS peut respecter les conditions de gestion financière. Pendant cette revue, ils identifient aussi les éventuelles exigences de gestion financière qui devraient faire l’objet d’une attention particulière ou d’un effort spécial pour garantir la conformité.
    (cf. Norme 8, action clé 1 pour plus de détails sur cette revue).
• Aux points clés de la revue plus générale de l’accord.
• Aux discussions de la planification de l’atelier de démarrage (cf. Norme 7, action clé 2, étape 2) sur des aspects du projet qui peuvent être particulièrement difficiles, selon l’expérience passée de CRS et des partenaires ; au contexte opérationnel actuel et/ou à la capacité de CRS et de ses partenaires.
• Au calendrier des calendrier des livrables de gestion de la subvention.Le calendrier des livrables de gestion de la subvention est un outil de suivi « en un seul coup d’œil » qui résume les informations sur les livrables que CRS doit soumettre au bailleur de fonds conformément aux termes de l’accord de financement du bailleur. Ils peuvent comprendre les rapports techniques et financiers ; des documents MEAL, comme les termes de référence, les rapports d’évaluation ; les plans détaillés de mise en œuvre et les plans de travail du projet, etc.
   

Renforcer la compréhension des exigences et des motivations du bailleur de fonds : Lors de l’orientation des employés sur les exigences du bailleur, indiquez comment CRS comprend les motivations, restrictions et inquiétudes du bailleur. Ces questions affectent la perspective du bailleur sur la conformité.

2. Pendant la partie de l’atelier de démarrage sur la présentation du projet (le niveau « général » des Modules de l’atelier de démarrage), le HoOps étudie les exigences du bailleur de fonds avec la direction de CRS et des partenaires et toute l’équipe du projet de CRS et des partenaires. C’est une occasion de s’assurer que la direction et le personnel comprennent exactement ce qu’exige le bailleur de fonds. Plus précisément, le HoOps :

• Utilise le Calendrier des livrables de gestion de la subvention pour étudier les livrables pour le bailleur et les dates.
• Souligne les règles, réglementations et attentes du bailleur : audits, processus de gestion des fraudes, dépenses autorisées et prohibées et articles et activités qui nécessitent une approbation préalableIl peut s’agir de l’achat d’articles soumis à restriction, de changements de personnel pour certains postes, de réglementation des achats, etc. ou une dérogation du bailleur et d’autres questions de risques et de conformité.
• Étudie les exigences du bailleur sur la reconnaissance de son appui au projet, comme les exigences d’image de marque et de promotionImage de marque et promotion (Branding and marking) est un terme de l’USAID. D’autres bailleurs de fonds peuvent utiliser des termes différents pour les exigences relatives à la reconnaissance du financement du projet par le bailleur de fonds. Selon l’USAID, l’image de marque (Branding) fait référence au nom et au positionnement d’un programme ou d’un projet. Elle identifie le sponsor du travail. La promotion (Marking) est l’application d’identités graphiques ou de logos au matériel du programme ou à la signalisation du projet pour reconnaître visuellement les contributeurs. Elle identifie les organisations qui appuient le travail. ou des conditions similaires.
• Partage des informations supplémentaires sur les intérêts et les motivations du bailleur de fonds qui peuvent aider le personnel du projet à comprendre les exigences du bailleur de fonds.
• Souligne les questions relatives aux exigences du bailleur de fonds qui nécessitent l’implication de la structure de gouvernance du projet (si la structure de gouvernance du projet s’est réunie et a déterminé quelles sont les tolérances du projet).Les tolérances du projet fixent des paramètres clairs à l’intérieur desquels un gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) peut agir de manière autonome et indiquent clairement quand le PM/CoP doit demander une approbation. Les tolérances du projet décrivent les niveaux de variation qu’un PM/CoP est autorisé à superviser sans demander l’accord des membres de la structure de gouvernance du projet. Les tolérances peuvent concerner des choses comme le budget et le calendrier du projet, l’étendue et la qualité du projet. Par exemple, une tolérance de projet peut décrire en deçà de quel pourcentage un projet ou des lignes budgétaires dans un projet peuvent dépasser le budget ou sous-utiliser les fonds sans l’approbation des membres de la structure de gouvernance du projet ou le nombre de jour de retard acceptables dans le calendrier de mise en œuvre avant qu’il ne faille une approbation de la structure de gouvernance du projet.
   

3. Pendant les discussions plus approfondies de l’atelier de démarrage sur les détails de la programmation et des opérations (cf. le niveau « Détails clés » des Modules de l’atelier de démarrage), le personnel de mise en œuvre du projet discute de comment respecter les exigences du bailleur de fonds. Plus précisément, les membres de l’équipe :

• Étudient plus en détail le programme, le budget et les autres plans d’opérations du projet (par ex. gestion de la chaine d'approvisionnement).
• Discutent des processus opérationnels du projet qui permettront à l’équipe du projet de gérer le projet efficacement tout en respectant les exigences du bailleur. Cela comprend une étude détaillée des domaines où l’équipe du projet prévoit des difficultés.
• Examinent les modèles pour les rapports du projet. Pour les rapports pour lesquels il n’y a pas de modèle du bailleur de fonds, il s’agira d’étudier les projets de modèles élaborés par CRS, s’il en existe, et de se mettre d’accord sur les éventuels changements à y faire.
• Identifient les mesures que CRS et ses partenaires doivent prendre pour respecter les exigences du bailleur de fonds afin de les incorporer dans le plan détaillé de mise en œuvre (DIP) du projet, les plans d’équipe et individuels et le plan du projet pour les relations avec le bailleur de fonds (Norme 10, action clé 4). Cela comprend des mesures éventuelles relatives aux exigences identifiées pour l’efficacité de la gestion du projet et/ou la conformité.

Complexité, conformité, efficacité : Les projets qui sont complexes, que ce soit dû à l’environnement opérationnel, à la conception du projet, aux partenariats du projet et/ou aux exigences du bailleur de fonds, peuvent présenter des difficultés particulières quand il s’agit de trouver un équilibre entre l’efficacité de la gestion du projet et la conformité. Pendant les discussions sur les détails du projet, en particulier les détails des opérations du projet, analysez attentivement les processus proposés pour le projet. Qui fera quoi, quand ? Les rôles sont-ils clairs et bien différentiés ou y a-t-il des doublons ? Y a-t-il des moyens de rationaliser les processus et de garantir que chaque étape apporte de la valeur tout en assurant la conformité avec les exigences du bailleur de fonds ? Envisagez de cartographier les processus opérationnels du projet pour faciliter l’analyse. Quand vous regardez comment réussir une gestion efficace, n’oubliez pas de déterminer s’il y a des changements dans les processus pour lesquels il faudrait une discussion et une approbation à un niveau plus élevé, y compris par le bailleur de fonds.

4. Si de nouveaux employés rejoignent le projet après l’atelier de démarrage, le PM/CoP s’assure que, pendant leur intégration (cf. Norme 9, action clé 5 pour des directives sur l’intégration), ils sont bien informés sur les exigences du bailleur de fonds, les processus de mise en œuvre et de conformité et les modèles à utiliser pour le projet