Actions clés par:

Norme 13: Gestion financière efficace pendant la mise en œuvre du projet.

Arriver à la cohérence financière, la redevabilité et la gestion rationnelle grâce à une planification, un suivi, des contrôles et des rapports financiers continus et adéquats.

Préparer des rapports financiers qui reflètent exactement toutes les dépenses du projet dans le système financier afin qu’ils soient étudiés par le gestionnaire de projet et soumis aux bailleurs de fonds selon les besoins.

  • Pourquoi

    Le processus consistant à préparer les rapports financiers et à les analyser par rapport aux réalisations indiquées dans les rapports narratifs du projet, complète l’analyse des rapports de comparaison de budget régulière et est une occasion importante de réflexion sur le projet et de prise de décision. Des rapports financiers exacts et au bon moment, qui répondent aux exigences du bailleur de fonds et reflètent une bonne analyse des relations entre la durée, l’étendue et le coût du projet, démontrent aux bailleurs la qualité de la gestion de projets de CRS.

  • Qui

    • Principal responsable : Directeur financier (FM) ou personnel des finances internationales du siège
      • Le FM (ou un autre employé des finances désigné) prépare les rapports financiers pour les subventions ne venant pas du Gouvernement des États-Unis (GEU), les sous-subventions du GEU et les projets financés par la monétisation ;
      • Le directeur, rapports pour le GEU, opérations des finances internationales, prépare des rapports financiers provisoires pour les accords de financement du GEU en tant que chef de file et revoit/approuve les rapports finaux pour ces accords de financement préparés par les analystes des subventions des finances internationales (avec des exceptions selon la politique). Référez-vous à la division du travail indiquée dans la Politique de comptabilité et rédaction des rapports sur les subventions.

    • Autres personnes impliquées : Gestionnaire de projet (PM) o directeur de projet (CoP) ; Directeur des programmes (HoP) ; personnel d’IDEA le cas échéant ; analyste des subventions des finances internationales, au siège ; équipe de direction (SMT).
      • Le PM/CoP revoit le rapport financier et identifie les questions pour les finances et/ou pour discussion avec la SMT et le personnel d’IDEA (pour les accords de financement gérés au niveau central) ;
      • Le HoOps fait une revue sur « l’ensemble du tableau » ;
      • Selon le bailleur et l’accord de financement, l’analyste des subventions des finances internationales, au siège , peut aussi revoir les rapports provisoires préparés par le programme-pays (l’analyste des subventions revoit et approuve toujours le rapport financier final préparé par le programme-pays avant sa soumission au bailleur).

    Revue des rapports par le personnel des relations avec les bailleurs de fonds : En plus de la revue par le PM/CoP de rapport financier, pour les subventions signées au niveau central ne provenant pas du GEU, le personnel des relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA revoit aussi la dernière version du rapport. Cela permet de vérifier que CRS a identifié les problèmes qui peuvent faire naitre des questions du bailleur et a fourni les explications appropriées.

  • Quand
    • Selon ce qui est demandé par le PM/CoP, sur la base des dates butoirs du bailleur (cf. Norme 8, action clé 5 pour plus d’informations sur l’établissement d’un calendrier des tâches et dates butoirs pour la gestion financière du projet).
    • Référez-vous à la Norme 16 pour plus d’informations sur les rapports financiers finaux du projet.
  • Comment

    Suivez ces étapes pour préparer des rapports financiers exacts (descendez dans la page ou cliquez ici pour voir des directives sur les accords de financement du GEU en tant que chef de file :

    Pour les accords de financement ne venant pas du GEU, les sous-accords de financement du GEU et les projets financés par la monétisation :

    1. Le PM/CoP envoie une demande de rapport ou un rappel au FM au moins un mois avant la date limite de soumission du rapport, en insistant sur d’éventuels besoins ou demandes particuliers (par ex. demander aux finances de préparer un résumé des fluctuations des taux de change qui ont eu un impact sur le budget du projet).
    2. Le FM prépare le rapport financier en suivant les directives du bailleur (le cas échéant) et soumet le rapport au PM/CoP pour sa revue :
    • Le FM vérifie que le rapport indique les dernières {tooltip:TRANSACTIONS_INTRA_AGENCE} pour la période du rapport (demandez si nécessaire des informations à l’analyste des subventions du siège).
    1. En utilisant l’analyse du rapport de comparaison du budget (BCR) précédente et les plans d’action comme référence (pour des directives sur la revue du BCR, cf. Norme 13, action clé 2), le PM/CoP revoit le rapport, en vérifiant que :
    • Les dépenses reflètent exactement les réalisations et les paiements.
    • Les engagements enregistrés (par ex. obligations contractuelles envers les sous-récipiendaires) sont exacts et mis à jour.
    • CRS gère de manière appropriée les éventuels engagements à une contrepartie financière.
    • Les dépenses respectent les exigences du bailleur de fonds, comme la flexibilité des lignes budgétaires.
    1. Une fois qu’il a analysé le rapport, le PM/CoP :
    • Indique au FM les corrections nécessaires (y compris les reclassifications).
    • Identifie les ajustements de la mise en œuvre du projet et les décisions qui sont nécessaires d’après l’analyse du rapport financier (cf. Norme 11, action clé 3 sur les réunions de planification et de revue des projets).
    • Souligne les éventuels problèmes ou les décisions nécessitant une action de la SMT de CRS et/ou de la structure de gouvernance du projet (par ex. des décisions sur la réallocation des ressources). Pour des projets à financement externe, cela comprend les questions nécessitant une discussion avec le bailleur.
    1. Le HoP revoit le rapport financier, en se concentrant sur les questions de conformité, les actions nécessaires et les questions que le bailleur pourrait poser.
    2. Si nécessaire, le PM/CoP travaille avec les employés suivants pour préparer le texte informatif qui accompagnera le rapport financier final :
    • Les finances, pour expliquer les variations entre les dépenses prévues et les dépenses réelles.
    • Le HoP et le personnel d’IDEA (pour les projets où les relations avec le bailleur de fonds sont gérées au niveau central), pour se préparer aux questions probables du bailleur, y compris celles qui concernent des différences entre les rapports financier et narratif (par ex. dépassement des activités/cibles du projet mais sous-utilisation du budget). Utilisez la « Check-list pour des soumissions de qualité aux bailleurs de fonds » pour revoir le texte qui accompagne le rapport financier.
    • La SMT (y compris le CR) et le personnel d’IDEA selon les besoins, pour préparer les demandes d’approbation du bailleur pour les variations (cf. Politique de comptabilité et rédaction des rapports sur les subventions et Norme 15, action clé 2 sur la communication avec les bailleurs sur les changements dans les projets).

    Prévenez le personnel des relations avec les bailleurs de fonds des problèmes de gestion financière : Contactez le gestionnaire de la subventionLe gestionnaire de la subvention est la personne qui a la responsabilité de gérer un projet conformément aux termes de l’accord de financement et qui représente CRS vis-à-vis du bailleur pour cet accord de financement. Ce n’est pas un poste mais un rôle assigné.  (ou un autre employé qui a des responsabilités de gestion des relations avec les bailleurs de fonds) aussitôt que l’équipe identifie un problème ou un problème potentiel qui risque de préoccuper le bailleur. Cela peut être pendant l’analyse financière régulière (Norme 13, action clé 2) ou au début de la préparation du rapport financier.

    1. Le FM prépare la version finale du rapport (en indiquant clairement qu’il est « provisoire ») et la transmet au PM/CoP et au personnel d’IDEA (si nécessaire).
    2. Pour les rapports financiers soumis à un bailleur de fonds : La personne qui soumet le rapport financier le poste dans le dossier de l’accord de financement sur Gateway et envoie une notification ou une copie à l’analyste des subventions des finances internationales du siège pour la classer dans le fichier de la subvention. 

    Pour les accords de financement du GEU en tant que chef de file :

    1. Le gestionnaire des rapports aux GEU, opérations des finances internationales, prépare et soumet le rapport financier exigé au GEU (SF 425) conformément à la Politique de comptabilité et rédaction des rapports sur les subventions et le met sur SharePoint après l’avoir soumis pour revue et commentaires du programme-pays. 
    2. Le FM revoit le SF 425 avec le PM/CoP, en se concentrant sur les questions du point 3, ci-dessus. Le FM informe le gestionnaire des rapports au GEU, opérations des finances internationales s’il y a des erreurs ou omissions dans le rapport.
    3. Le gestionnaire des rapports aux GEU, opérations des finances internationales, étudie le feedback du programme-pays (et d’un éventuel autre gestionnaire de la subvention) et soumet un rapport révisé au bailleur de fonds si les changements sont significatifs. Autrement, CRS indiquera les changements dans le prochain rapport financier intermédiaire.

    Est-ce que le rapport financier et le rapport programmatique racontent la même histoire ? Les rapports financiers et les rapports programmatiques narratifs soumis aux bailleurs de fonds (Norme 15, action clé 3) doivent présenter une histoire cohérente des dépenses et des réalisations du projet, anticiper les questions probables du bailleur sur des variations significatives (par ex. les cibles programmatiques ne sont pas atteintes mais le budget a été dépassé) et y répondre.

  • Partenariat
    • Il s’agit d’une action interne à CRS, sans considérations particulières de partenariat.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Quand CRS est sous-récipiendaire de subventions du GEU, le programme-pays prépare le rapport financier. Voyez les directives ci-dessus.
  • Projets d’urgence
    • Les bailleurs de fonds d’urgence posent habituellement moins de restrictions sur la flexibilité des lignes budgétaires. Cela permet aux équipes de projets de faire pendant le déroulement de l’intervention d’urgence des ajustements pour répondre aux besoins prioritaires.
    • CRS reçoit souvent un financement de bailleurs multiples pour une intervention d’urgence globale. Cela peut créer des difficultés pour les rapports programmatiques et financiers aux différents bailleurs. Voici quelques conseils pour gérer cette situation :
      • Au début de l’intervention, cartographiez les dépenses à imputer à chaque bailleur de fonds et établissez un système approprié pour attribuer les dépenses au bon bailleur en utilisant les capacités du système de gestion financière de CRS (par ex. DSPN, codes T – cf. Norme 8, action clé 4 pour des directives sur le codage et la saisie du budget).
      • Négociez si possible des dates synchronisées pour soumettre les rapports aux différents bailleurs (cf. Norme 10, action clé 1 sur la revue et la négociation de l’accord).
      • S’il faut une reclassification des dépenses (par exemple si les bailleurs approuvent le financement à des moments différents), essayez de déplacer des coûts opérationnels plutôt que des coûts programmatiques. Cela aura moins d’impact sur le nombre de bénéficiaires servis par bailleur. Si l’on ne peut pas éviter de reclassifier des coûts programmatiques, envisagez de calculer un coût par bénéficiaire et d’utiliser ce chiffre pour déterminer le nombre de bénéficiaires servis par bailleur en plus du nombre total de bénéficiaires de l’intervention d’urgence. Il est important de documenter clairement les méthodes de calcul des nombres de bénéficiaires aussi bien pour les audits que pour la redevabilité vis-à-vis des bailleurs.
      • Prévoyez suffisamment de temps pour analyser les dépenses imputées aux différents bailleurs et pour reclassifier si nécessaire les dépenses entre les bailleurs. Il n’est pas rare que cela prenne plus d’un mois.
    • Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Ces documents donnent des directives sur la coordination et le développement, la mise en œuvre, le suivi et les rapports pour un appel de financement d’urgence via le réseau CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et emergencies@crs.org comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS (emergencies@crs.org).