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Norme 13: Gestion financière efficace pendant la mise en œuvre du projet.

Arriver à la cohérence financière, la redevabilité et la gestion rationnelle grâce à une planification, un suivi, des contrôles et des rapports financiers continus et adéquats.

Préparer des projections financières annuelles et trimestrielles basées sur le plan détaillé de mise en œuvre mis à jour.

  • Pourquoi

    Préparer des projections financières régulières des dépenses et des besoins de trésorerie aide les gestionnaires du budget des projets et autres à garantir qu’il y aura suffisamment de ressources disponibles pour la mise en œuvre, au moment où on en aura besoin. Une prévision précise des dépenses est fondamentale pour la comparaison et l’analyse du budget en cours qui sont au cœur d’une bonne gestion financière du projet. La prévision permet aux gestionnaires du projet/budget d’identifier les risques de dépassement ou de sous-utilisation du budget qui pourraient avoir un impact sur la capacité du projet à satisfaire à ses engagements envers les participants du projet et les bailleurs de fonds et à ajuster les plans du projet en conséquence.

    Étant donnés les risques qui sont inhérents au travail d’une agence mondiale comme CRS, par exemple des pertes lorsqu’on change des devises, préparer au bon moment des projections précises des dépenses et de la trésorerie aide aussi CRS à gérer les ressources qui lui ont été confiées d’une manière responsable qui reflète l’engagement de CRS pour une gestion vertueuse.

  • Comment

    Suivez ces étapes pour préparer des projections financières précises :

    Projections annuelles du budget : Plan annuel de programme (APP) (cliquez ici pour aller directement aux étapes pour les projections trimestrielles des prévisions)

    1. L’équipe de direction du programme-pays (SMT) prépare un plan interne pour coordonner les intrants nécessaires à la préparation de l’APP. Le plan devra indiquer les informations nécessaires pour chaque DSPN, la personne qui a la responsabilité de réunir ces informations et la date limite pour les fournir

    • Cliquez ici pour voir une liste de Conseils pour coordonner les intrants pour l’APP. 
      • Préparer une feuille de calcul résumant pour chaque projet les informations nécessaires pour l’APP (cf. Exemple de feuille de calcul avec les intrants pour l’APP d’un programme-pays).
      • La feuille de calcul devra contenir, au minimum : DSPN, titre du projet, montant ou estimation (si on les connaît) du budget pour l’année fiscale (FY), période de mise en œuvre du projet pendant la FY et le gestionnaire de budget qui doit préparer les intrants pour l’APP.
      • Quelques autres catégories utiles : estimation du nombre de kilomètres qui seront parcourus sur la période de mise en œuvre, dotation en personnel du projet/ changements dans le personnel, mètres carrés d’espace utilisé par ces employés, nombre de bénéficiaires directs et indirects (sans compter les bénéficiaires en double entre les bailleurs de fonds sources) et domaine du programme.

    1. En utilisant les taux de change et les projections pour l’inflation fournis par le FM, le gestionnaire du budget pour chaque DSPN du projet commence à projeter les dépenses « directes-directes »Les coûts direct-directs sont des coûts associés spécifiquement et entièrement à un projet proposé. Ils comprennent la main d’œuvre directe, le matériel et les fournitures directs, les sous-accords et les consultants directs, les voyages directs et d’autres coûts directs. Les coûts à ce niveau sont entièrement dépendants de la conception du projet. pour l’année, par mois et par code de compte. Le gestionnaire du budget se concentre sur le matériel du budget, les voyages, les dépenses des partenaires, les coûts directs-directsPour plus d’informations sur les catégories des coûts, référez-vous aux Directives de CRS pour les coûts (CRS Cost Guidance, en anglais seulement) dans « Autres ressources » ci-dessous. contractuels ou autres.
    • Pour les projets à financement externe, dans la plupart des cas le processus de projections annuelles du budget consiste en une conversion des budgets actuels et projetés de l’accord de financement de l’année du projet à l’année fiscale de CRS (cf. Questions guides pour la mise à jour du budget et Étapes pour convertir les budgets des bailleurs de fonds en budgets pour le système financier de CRS). Il peut aussi s’agir de projeter des obligations pour la suite qui n’ont pas encore été finalisées.
    • Bien que le gestionnaire du budget ne soit pas responsable de la projection de coûts relatifs à la dotation du projet en personnel, à l’affectation des coûts partagés ni au recouvrement des coûts indirects, une collaboration avec le FM/HoOps l’aidera à comprendre les hypothèses sous-tendant ces projections et garantira que le gestionnaire du budget aura une vision complète des dépenses prévues du projet.

    Assurez-vous de prévoir les dépenses pendant le bon mois : Les gestionnaires du budget doivent prévoir les dépenses sur le mois pendant lequel les dépenses seront encourues et les paiements faits.N’oubliez pas que la soumission des factures et le traitement des paiements peut prendre plus longtemps pendant les périodes de fêtes largement observées (à cause des congés des employés de CRS et du prestataire) et au début de la nouvelle année fiscale (parce que les finances sont occupées à la clôture de l’année).  Par exemple, l’équipe du projet loue une salle pour une formation qui a lieu fin octobre mais CRS paie le fournisseur à la réception de la facture finale en novembre. La dépense pour la location de la salle de formation doit être prévue pour novembre. Les dépenses en lien avec les distributions de biens (vivres ou autres) sont une exception : comme indiqué à l’étape 3 ci-dessous, les dépenses associées aux distributions (y compris la valeur des biens) devront toujours être budgétisées pendant le/les mois où CRS prévoit de distribuer les biens.

    1. Si nécessaire, le gestionnaire du budget travaille avec les achats pour déterminer les prix actuels sur le marché des principales fournitures et équipements devant être achetés et avec le personnel de la chaine d'approvisionnement pour préparer des projections exactes pour les activités en lien avec les distributions.
    • Si les achats planifiés pendant l’année comprennent des immobilisations, vérifiez avec le FM pour que la dépréciation soit traitée et incluse correctement si/où c’est applicable.
    • Si le projet comprend la distribution de biens aux participants, le gestionnaire du budget travaille en proche collaboration avec le personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement pour préparer les projections annuelles du budget. Calculez les coûts et le calendrier pour les vivres et autres biens, l’affrètement et autre transport et la distribution. Budgétisez les dépenses correspondant à la distribution de ces biens (y compris la valeur des biens) le/les mois où les biens doivent être distribués. S’il doit y avoir plusieurs distributions, estimez les valeurs selon la quantité devant être distribuée chaque mois.
    1. Le personnel des opérations calcule le reste des coûts du projet pour terminer la projection financière du projet (le FM pour les coûts pour le personnel du projet et le recouvrement des coûts indirects et le HoOps pour l’affectation des coûts partagés du projet).
    2. Le HoP et le HoOps étudient les montants totaux projetés, en utilisant les check-lists pour les relecteurs du budget contenus dans les Directives pour l’APP.
    3. Le CR revoit et approuve la version finale de l’APP avant la revue du responsable régional des finances.

    Projections de prévisions trimestrielles : Prévisions de trésorerie et de dépenses

    Note : Au début de l’année fiscale, le budget global du programme-pays et/ou les plans de chacun des projets auront été changés par rapport aux budgets et plans utilisés pour la préparation de l’APP. Cela est souvent dû à des décisions prises par les bailleurs de fonds à propos des documents de projet soumis, aux sommes dans les budgets reportées de l’année fiscale précédente pour les projets à financement externes ou à des mises à jour du DIP (cf. Norme 11, action clé 4). Dans ces cas, la direction et les gestionnaires du budget suivent le processus présenté ci-dessus pour faire les prévisions des dépenses de l’année fiscale dans eBudget (pour les nouveaux projets) directement dans un formulaire de modèle de budget (BTF) (cf. Norme 8, action clé 4). Si les prévisions ne sont pas actualisées, l’analyse des dépenses par rapport au budget et la prise de décisions de gestion de projet qui en découlent seront plus difficiles. Notez qu’il faut faire continuellement des actualisations des prévisions de trésorerie et de dépenses au fur et à mesure que les documents de projet sont gagnés ou perdus et que les accords de financement sont modifiés.  

    Prévisions de trésorerie ou prévisions de dépenses : Pour voir la différence entre les prévisions de trésorerie et de dépenses, référez-vous à « Quelle est la différence ? Comparaison des prévisions de trésorerie et de dépenses ».

    1. Le gestionnaire du budget revoit les dépenses jusqu’à présent dans le BCR le plus récent.

    • Cliquez ici pour voir une liste des Points clés à analyser dans le cadre de la revue du BCR.
      • Analysez les variations, y compris si des activités faites pendant la période précédente n’ont pas encore été payées à la fin du trimestre ; si c’est le cas, les coûts associés à ces activités doivent être inclus dans la nouvelle prévision de trésorerie trimestrielle s’ils doivent être payés par le programme-pays.
      • Analysez les dépenses mensuelles pour le personnel du projet et l’affectation des coûts partagés. Bien que ce soient les finances qui préparent les chiffres finaux des prévisions pour ces catégories de coûts, les gestionnaires du budget doivent analyser les tendances pour déterminer quel est l’impact de ces coûts mensuels sur les ressources disponibles pour les activités des programmes et autres dépenses directes-directes du projet. Si les tendances indiquent que les dépenses pour le personnel ou l’affectation des coûts partagés doit être nettement au-dessus ou en-dessous du budget, les gestionnaires du budget doivent ajuster les dépenses directes-directes en conséquence pour garantir une gestion efficace des ressources et de l’étendue du projet.
      • Analysez les engagements pour vous assurer que les engagements en cours, par exemple les bons de commande, sont pris en compte dans les prévisions de dépenses et de trésorerie et la gestion globale du budget.

    1. Le gestionnaire du budget revoit aussi le plan détaillé de mise en œuvre (DIP) le plus actuel pour identifier les activités planifiées pour la période à venir, y compris des activités en lien avec la chaine d'approvisionnement et la dotation en personnel.

    • Cliquez ici pour plus de Conseils sur l’utilisation du DIP dans les prévisions de trésorerie.
      • Activités des achats : Pour les achats prévus de fournitures, d’équipement ou d’autres biens, le gestionnaire du budget ou le PM/CoP consulte le personnel des achats pour confirmer les prix unitaires/prix du marché actualisés.
      • Activités de distribution : Pour les projets où des biens doivent être distribués, le gestionnaire du budget ou le PM/CoP et le personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement revoient le plan de distribution, le plan d’expédition et les calendriers de transport qui guident les prévisions pour les dépenses en lien avec les distributions (cf. Norme 12, action clé 1 pour des directives sur la planification de la gestion de la chaine d'approvisionnement).
      • Activités des ressources humaines : Si des changements sont prévus dans la dotation en personnel du projet, le gestionnaire du budget ou le PM/CoP consulte les ressources humaines pour confirmer les changements et le calendrier. Par exemple :
        • L’équipe du projet doit recruter pour pourvoir un poste vacant ou un poste qui vient d’être approuvé pour le projet. Le gestionnaire du budget ou le PM/CoP consulte les ressources humaines pour confirmer les besoins en personnel et le calendrier probable pour le recrutement.
        • Le projet entre dans sa phase de clôture et a prévu des réductions progressives de personnel dans la grande équipe du projet. Le PM/CoP confirme ces dispositions avec les ressources humaines.

      Sur la base de ces discussions avec le gestionnaire du budget ou le PM/CoP, le personnel des ressources humaines fournit au FM les informations nécessaires pour faire la prévision pour les salaires et les charges sociales.

    1. En utilisant l’analyse des étapes 1 et 2, le gestionnaire du budget prépare des projections financières actualisées pour chaque DSPN du projet par mois et par code de compte pour le reste de l’année fiscale (cf. Étapes pour convertir les budgets des bailleurs de fonds en budgets pour le système financier de CRS).
    2. Le gestionnaire du budget utilise les projections par mois et par code de compte pour préparer les prévisions trimestrielles :
    • Pour la prévision de trésorerie, le gestionnaire du budget soustrait de la projection les coûts qui ne sont pas payés dans le pays, par ex. ICR, salaires et charges sociales des employés expatriés, voyages internationaux payés par l’intermédiaire de l’agence de voyage de CRS et paiements devant être faits par le siège ou un autre programme-pays de CRS. Après avoir fait ces ajustements, le gestionnaire du budget soumet aux finances le montant total mensuel des besoins de trésorerie dans le pays pour chaque DSPN du projet, habituellement en utilisant le modèle de prévision de trésorerie), avec l’estimation du nombre de kilomètres à parcourir chaque mois pour faciliter le calcul des coûts du pool de véhicules.
    • Pour la prévision des dépenses, le gestionnaire du budget ou une autre personne désignée, saisit les coûts directs-directs des activités du projet dans eBudget.Le gestionnaire du budget saisit ces informations soit dans la feuille « Prévision » soit dans la feuille « Dépenses » selon le niveau de détail.

    Faire la prévision des dépenses de coûts partagés : Pour les projets entrant dans leur phase finale, le FM s’assure qu’aucune dépense d’affectation des coûts partagés n’est prévue au-delà de la date de fin du projet/d’expiration de l’accord de financement. Aussitôt que le projet arrive à la date de fin du projet/d’expiration de l’accord de financement, l’outil d’affectation des coûts partagés est automatiquement coupé pour éviter d’autres imputations de coûts partagés au projet. Les finances traitent manuellement les éventuelles écritures d’ajustement à l’affectation des coûts partagés qui seraient nécessaire après la date de fin du projet/d’expiration de l’accord de financement.

    1. Le HoP, le HoOps et le FM revoient les prévisions de trésorerie et de dépenses ; le gestionnaire du budget révise au besoin les projections d’après leur feedback.
    2. Pour les prévisions trimestrielles de dépenses, le FM prépare une analyse de la prévision de dépenses révisée par rapport au budget approuvé par le conseil d’administration en utilisant l’outil (FAACT) Financial Analysis, Action, and Communication Tool.Outil d’analyse financière, d’action et de communication
       
      L’objectif du FAACT est d’identifier et de traiter les problèmes systémiques, de fournir un mécanisme pour s’assurer que les coûts indirects sont alignés sur les coûts directs et de communiquer les hypothèses clés et les attentes qui sont à la base des deux.
    1. Le représentant résident revoit et approuve les projections finales et le FAACT (pour les prévisions trimestrielles des dépenses) avant leur soumission à la région ou au siège.
  • Partenariat
    • Le gestionnaire du budget doit inclure les besoins de trésorerie et les projections de frais des partenaires dans les prévisions de trésorerie et de dépenses du projet.
    • CRS doit accompagner les partenaires pour préparer et mettre à jour leurs propres projections de trésorerie et de dépenses et analyser régulièrement leurs soldes de trésorerie et leurs plans de dépenses (cf. aussi Norme 13, action clé 3).
    • Il est important d’avoir rapidement une communication ouverte entre CRS et ses partenaires sur tout changement dans les DIP des partenaires, y compris le calendrier des activités, car les changements chez les partenaires auront un impact sur les prévisions de CRS. Si les réunions trimestrielles de revue du projet et de planification sont une occasion pour cette communication, il faut insister auprès des partenaires sur l’importance de communiquer rapidement sur les changements significatifs, au moment où ils se produisent.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus quand CRS est sous-récipiendaire.
  • Projets d’urgence
    • La nature changeante des interventions d’urgence, surtout pour les situations d’urgence soudaine, nécessite des révisions fréquentes des prévisions de dépenses et des projections des besoins de trésorerie. Même s’il est toujours nécessaire de préparer des prévisions trimestrielles de trésorerie et de dépenses, suivez et ajustez les prévisions aussi souvent que nécessaire dans les contextes d’urgence.
    • Pour les prévisions de trésorerie dans les situations d’urgence, l’équipe de direction peut établir un montant de trésorerie tampon à inclure chaque mois ou chaque trimestre pour qu’il y ait suffisamment de trésorerie dans le pays pour des achats d’urgence.

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