Norme 6: Planification précoce de la transition et du démarrage (y compris avant l’accord de financement).

Faire la transition entre l’équipe de conception/d’élaboration du document de projet et l’équipe de démarrage du projet et mener les premières activités de démarrage.

Installer une structure appropriée de gouvernance du projet.

Pourquoi
La gouvernance du projet établit un cadre de gestion pour la prise de décision. Elle aide a faire avancer le projet quand il faut prendre des décisions qui dépassent l’autorité du gestionnaire de projet/directeur de projet et elle garantir que l’on prend les bonnes décisions au bon moment et avec le bon niveau de participation des parties prenantes. Comme le résume Guide du PMD Pro, une structure de gouvernance de projet précise :
- L’autorité : Qui a le pouvoir de prendre des décisions et avec quel niveau de toléranceLes tolérances du projet fixent des paramètres clairs à l’intérieur desquels un gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) peut agir de manière autonome et indiquent clairement quand le PM doit demander une approbation. Les tolérances du projet décrivent les niveaux de variation qu’un PM est autorisé à superviser sans demander l’accord des membres de la structure de gouvernance du projet. Les tolérances peuvent concerner des choses comme le budget et le calendrier du projet, l’étendue et la qualité du projet. Par exemple, une tolérance de projet peut décrire en deçà de quel pourcentage un projet ou des lignes budgétaires dans un projet peuvent dépasser le budget ou sous-utiliser les fonds sans l’approbation des membres de la structure de gouvernance du projet ou le nombre de jour de retard acceptables dans le calendrier de mise en œuvre avant qu’il ne faille une approbation de la structure de gouvernance du projet. ;
- La redevabilité : Qui doit rendre compte de la réussite du projet.

Qui
- Principal responsable : Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP)
  - Le PM/CoP, ou le PM/CoP par intérim, travaille avec la SMT pour établir la structure de gouvernance et partage les informations avec les membres de la structure de gouvernance pour la prise de décision depuis le démarrage jusqu’à la clôture.
- Autres personnes impliquées : Représentant résident (CR) ; équipe de direction du programme-pays (SMT) ; direction des partenaires ; autres parties prenantes selon les cas
  - Le CR et la SMT appuient le PM/CoP pour déterminer quel type de structure de gouvernance est le plus approprié pour le projet ;
  - Le CR appuie le PM/CoP selon les besoins pour les contacts avec les partenaires ou autres parties prenantes qui peuvent faire partie de la structure de gouvernance ;
  - CRS et la direction des partenaires ou d’autres parties prenantes qui font partie de la structure de gouvernance du projet, contribuent à la finalisation de la structure de gouvernance.
Vérifiez que l’installation de la structure de gouvernance est dirigée par des employés possédant suffisamment d’expérience et d’ancienneté : Si la structure de gouvernance est installée avant que le PM/CoP ne soit en place, les cadres supérieurs du programme-pays devront prendre la responsabilité de cette action clé si la personne désignée comme PM/CoP par intérim n’a pas une grande expérience.

Quand
- Installez la structure de gouvernance de manière à ce qu’elle soit opérationnelle dans le premier mois après l’approbation du projet :
  - Pour des projets à financement externe, installez la structure au maximum trois semaines après avoir appris l’intention du bailleur de fonds de financer.
  - Pour les autres projets, dans les trois semaines du démarrage du projet.
Définir les structures de gouvernance pendant la phase de conception du projet : Pour des projets complexes, les bailleurs de fonds auront peut-être besoin d’une description de la structure de gouvernance du projet dans le document de projet. Il peut aussi être utile de définir une structure provisoire de gouvernance pendant la conception d’autres projets (par ex. des projets sur plusieurs pays). Dans ces cas, pendant le démarrage, on devra affiner et lancer la structure qui aura déjà été définie.

Comment
Suivez ces étapes pour établir la structure de gouvernance du projet, en télescopant selon la complexité du projet :
1. Le PM/CoP, le PM/CoP par intérim ou l’équipe SMT du programme-pays étudie le document de projet pour confirmer que l’on a inclus, le cas échéant, les informations sur la structure de gouvernance du projet.
2. En se basant sur les informations dans le document de projet, le PM/CoP travaille avec la SMT du programme-pays pour décider quelle est la structure de gouvernance la plus appropriée pour le projet, ou pour la confirmer. Cela variera selon la taille, la complexité et les risques du projet.
- Pour de plus petits projets où il n’y a qu’un partenaire, ou des partenaires peu nombreux, une petite structure de gouvernance flexible, comprenant la direction de CRS et les principaux directeurs des organisations partenaires pourra suffire. Pour des projet ayant une étendue et une complexité limitées, la structure de gouvernance pourrait même ne se composer que du PM/CoP et d’une seule personne nommée « sponsor du projetLe sponsor du projet est la personne ou le groupe qui apporte un appui au projet et qui a la responsabilité de permettre sa réussite. » (par ex. le directeur des programmes ou le CR)
- Pour de grands projets ayant plusieurs partenaires et/ou sur plusieurs pays, une structure de gouvernance appropriée peut comprendre un conseil d’administration du projet représentant les points de vue de diverses parties prenantes (direction de CRS, direction des partenaires, représentants de la communauté, gouvernement et éventuellement les bailleurs de fonds).
Projets sur plusieurs pays et structures de gouvernance du projet : Les projets sur plusieurs pays ont souvent de nombreuses structures organisationnelles de projet étagées et/ou parallèles. Pour de tels projets, il est particulièrement important d’avoir une gouvernance de projet et une autorité de décision claires, qu’ils soient appuyés par des ressources discrétionnaires de CRS ou un financement de bailleur externe. Identifiez les rôles appropriés dans la structure de gouvernance pour la direction de chaque programme-pays, le personnel de la région et, éventuellement, le personnel du siège. Une charte de projetPour les projets des opérations internationales de CRS, une charte de projet est un document qui formalise la structure de gouvernance du projet, avec les rôles, responsabilités et normes de la structure de gouvernance et qui établit les tolérances du projet et l’autorité de prise de décision. qui documente les rôles, normes et autorité de décision convenus dans la gouvernance du projet est une référence essentielle pour ces types de projet, surtout pendant la transition du personnel.
1. Pour une petite structure de gouvernance flexible, on verra clairement qui doivent être les membres. Il est cependant de bonne pratique que le PM/CoP organise une réunion de démarrage avec les membres de la petite structure de gouvernance (par ex. PM/CoP, CR, directeur(s) du/des partenaire(s)). Traitez des points suivants à la réunion :
- Identifier et documenter les tolérancesLes tolérances du projet fixent des paramètres clairs à l’intérieur desquels un gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) peut agir de manière autonome et indiquent clairement quand le PM doit demander une approbation. Les tolérances du projet décrivent les niveaux de variation qu’un PM est autorisé à superviser sans demander l’accord des membres de la structure de gouvernance du projet. Les tolérances peuvent concerner des choses comme le budget et le calendrier du projet, l’étendue et la qualité du projet. Par exemple, une tolérance de projet peut décrire en deçà de quel pourcentage un projet ou des lignes budgétaires dans un projet peuvent dépasser le budget ou sous-utiliser les fonds sans l’approbation des membres de la structure de gouvernance du projet ou le nombre de jour de retard acceptables dans le calendrier de mise en œuvre avant qu’il ne faille une approbation de la structure de gouvernance du projet. et les normes, y compris qui peut prendre quelles décisions et comment les décisions seront prises :
  - Quelles décisions le PM/CoP est-il autorisé à prendre directement ?
  - Quelles décisions doivent être transmises à d’autres membres de la structure de gouvernance ?
  - Le principal représentant de CRS prendra-t-il la décision finale après avoir pris en considération les recommandations des autres membres de la structure de gouvernance ou les décisions seront-elles prises selon des procédures différentes ?
- Établissez un calendrier des réunions de la structure de gouvernance pour étudier l’état du projet, les risques et les problèmes (cf. Norme 11, action clé 3).
- Utilisez le Modèle de charte de projet pour préparer une charte de projetPour les projets des opérations internationales de CRS, une charte de projet est un document qui formalise la structure de gouvernance du projet, avec les rôles, responsabilités et normes de la structure de gouvernance et qui établit les tolérances du projet et l’autorité de prise de décision. simple.
CONSEIL : Même si l’Exemple d’ordre du jour : Réunion pour établir une structure de gouvernance de projet a été établi en pensant à des structures complexes, il peut donner des idées utiles, même pour des structures de gouvernance plus simples.
1. Si l’on a besoin d’une structure de gouvernance de projet plus complexe, le PM/CoP, ou le CR si nécessaire, travaille avec la direction des partenaires pour confirmer qui sont les représentants appropriés des partenaires pour la structure de gouvernance. Gardez à l’esprit les choses suivantes :
- Sachez clairement quels sont les profils exigés pour les membres de la structure de gouvernance. Les membres doivent avoir l’autorité de prendre des décisions au nom de leurs organisations respectives.
- Analysez attentivement la dynamique de la structure de gouvernance proposée et de ses membres, en n’oubliant pas que la collaboration et la prise de décision sont souvent plus faciles dans de petits groupes.
- Cliquez ici pour Découvrir d’autres choses à prendre en compte pour les membres des structures de gouvernance de projets.
  Il est souvent utile d’inclure des parties prenantes ayant des points de vue différents, comme :
  
  Le point de vue des cadres, pour évaluer si le projet dans son ensemble apporte de la valeur et bénéficie de ressources suffisantes.
  
  Des représentants de haut niveau de la communauté participante/du groupe des bénéficiaires du projet, pour dire si, selon leur point de vue, le projet répond aux besoins des personnes qui utiliseront les produits (ce point de vue est parfois appelée « Point de vue des utilisateurs de haut niveau. »)
  
  Les partenaires, le gouvernement ou d’autres contributeurs stratégiques aux produits du projet, pour dire si, selon leur point de vue, le projet pourra apporter des produits de qualité, comme prévu (ce point de vue est parfois appelé « point de vue des prestataires de haut niveau. »).
1. Pour une structure de gouvernance de projet plus complexe, le PM/CoP organise pour les membres de la structure de gouvernance une réunion formelle de lancement de la structure afin d’établir les tolérancesLes tolérances du projet fixent des paramètres clairs à l’intérieur desquels un gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) peut agir de manière autonome et indiquent clairement quand le PM doit demander une approbation. Les tolérances du projet décrivent les niveaux de variation qu’un PM est autorisé à superviser sans demander l’accord des membres de la structure de gouvernance du projet. Les tolérances peuvent concerner des choses comme le budget et le calendrier du projet, l’étendue et la qualité du projet. Par exemple, une tolérance de projet peut décrire en deçà de quel pourcentage un projet ou des lignes budgétaires dans un projet peuvent dépasser le budget ou sous-utiliser les fonds sans l’approbation des membres de la structure de gouvernance du projet ou le nombre de jour de retard acceptables dans le calendrier de mise en œuvre avant qu’il ne faille une approbation de la structure de gouvernance du projet. et les normes de travail.
- Utilisez l’Exemple d’ordre du jour : Réunion pour établir une structure de gouvernance de projet comme point de départ.
- Travaillez avec les membres de la structure de gouvernance pour formaliser les procédures de prise de décision et voir quelles décisions le PM/CoP peut prendre et quelle est son autorité.
- Il est de bonne pratique de documenter les normes de la structure de gouvernance et les tolérances dans une charte de projetPour les projets des opérations internationales de CRS, une charte de projet est un document qui formalise la structure de gouvernance du projet, avec les rôles, responsabilités et normes de la structure de gouvernance et qui établit les tolérances du projet et l’autorité de prise de décision. – Cf. Le Modèle de charte de projet.
- CONSEIL : Pensez à organiser la réunion de lancement de la structure de gouvernance ou la première réunion régulière vers le moment de l’atelier de démarrage du projet, pour profiter du fait que les parties prenantes participeront probablement à cet atelier.
1. Le PM/CoP organise la première réunion régulière de la structure de gouvernance (cf. Mod è le d’ordre du jour de réunion réguli è re de gouvernance du projet), selon le calendrier et les normes convenus pendant la réunion de lancement et documentés dans la charte du projet. Ces réunions continuent pendant la phase de mise en œuvre et jusqu’à la clôture du projet.
- Envisagez d’organiser les réunions régulières de la structure de gouvernance autour des réunions trimestrielles et annuelles de revue du projet.
1. PM/CoP vérifie que lui ou un preneur de notes désigné documente chaque réunion et les principales décisions prises. Partagez les minutes selon les normes convenues et postez-les sur Gateway.

Partenariat
- Une structure de gouvernance du projet est un bon moyen d’impliquer les partenaires dans la prise de décision.
- Quand vous collaborez avec les partenaires pour l’établissement d’une structure de gouvernance de projet, communiquez de manière claire et transparente l’objectif de la structure de gouvernance et les critères/le profil exigé des membres de la structure de gouvernance.
- Quand c’est possible (selon la connaissance qu’a CRS de l’organisation partenaire), invitez des personnes spécifiques à représenter le partenaire dans la structure de gouvernance. Les partenaires sont des organisations autonomes et CRS devra être ouvert si les partenaires suggèrent d’autres représentants du moment que l’alternative répond aux critères pour les membres de la structure de gouvernance. CRS devra insister sur le fait qu’il est essentiel pour le bon fonctionnement de la structure de gouvernance que le représentant du partenaire soit quelqu’un qui peut prendre des décisions au nom de l’organisation.
Quand CRS est sous-récipiendaire
- En tant que sous-récipiendaire, CRS n’a pas le contrôle de la structure générale de gouvernance du projet. Demandez des explications claires sur la structure de gouvernance au chef de file, avec les rôles et responsabilités des sous-récipiendaires à l’intérieur de la structure.
- Quand CRS a un rôle important en tant que sous-récipiendaire, il doit participer à la structure de gouvernance du projet. Pendant la phase de conception du projet, et idéalement, dans le cadre de la négociation d’un éventuel contrat de (pré)collaborationUn contrat de collaboration est un contrat entre deux entités ou plus pour améliorer leur compétitivité en mettant leurs ressources en commun pour obtenir et mettre en œuvre un accord de financement. Ce terme est utilisé fréquemment dans l’élaboration de documents de projets pour des consortiums. Les organisations signent des contrats de pré-collaboration pour s’engager à travailler ensemble pour se préparer à l’opportunité de financement anticipée et formaliser l’intention des organisations de poursuivre ensemble l’opportunité quand elle sera publiée. , plaidez auprès du chef de file pour qu’il envisage une structure de gouvernance qui inclut les sous-récipiendaires.
- Si CRS participe à la structure de gouvernance du projet complet, assurez-vous que CRS est représenté par un employé de haut niveau qui a une connaissance suffisamment détaillée du projet et la capacité de prendre des décisions au nom de CRS pour le projet.
- Selon l’étendue et la complexité de la sous-subvention de CRS, celui-ci peut décider d’établir une structure de gouvernance spécifique à sa sous-subvention, particulièrement s’il doit travailler par l’intermédiaire de partenaires de mise en œuvre.
Projets d’urgence
- On établit souvent des structures de gouvernance de projet pour toute une grande intervention d’urgence plutôt que pour des projets d’urgence individuels, car la situation évolue et nécessite souvent des décisions et des ressources qui dépassent les compétences ou l’autorité d’un seul PM/CoP. Dans ces situations, il est crucial d’avoir une structure de gouvernance claire et efficace car plusieurs projets s’y rapporteront.
- CRS met directement en œuvre certains projets d’urgence. Même dans ces situations, une structure de gouvernance qui implique la direction de CRS et d’autres parties prenantes (par ex. gouvernement, représentants des bénéficiaires et des bailleurs de fonds) est la meilleure pratique pour garantir une bonne gestion du projet.

Norme 6: Planification précoce de la transition et du démarrage (y compris avant l’accord de financement).

Ressources Clés

Outils et modèles

Ressources Additionnelles