Norme 13: Gestion financière efficace pendant la mise en œuvre du projet.

• Principal responsable : Directeur des opérations (HoOps) ou gestionnaire des opérations
  • Le HoOps (ou gestionnaire Ops) supervise la mise en œuvre du suivi et du plan d’amélioration des contrôles internes (ICIP) du sous-récipiendaire et est responsable de la conformité avec la politique de CRS relative à la gestion financière des sous-récipiendaires.

• ​Autres personnes impliquées : Directeur financier (FM) ou employé désigné des finances ; gestionnaire de projet PM) ou directeur de projet (CoP) ou délégué du CoP
  • Le FM ou autre employé des finances désigné dirige le suivi financier du sous-récipiendaire et accompagne les partenaires selon les besoins pour la gestion financière ; le PM/CoP gère la relation générale avec le sous-récipiendaire, en apportant un appui aux finances pour le suivi, l’accompagnement et la redevabilité.

En plus des rôles et responsabilités indiquées ci-dessus, suivez la matrice RACIUne matrice RACI définit qui est Responsable, rendant compte (Accountable en anglais), Consulté et Informé pour une action particulière  du programme-pays qui a été élaborée pour guider la mise en œuvre de la politique de gestion financière des sous-récipiendaires.

• Selon les conditions de la politique SRFMP (Politique de gestion financière des sous-récipiendaires) et les plans d’amélioration des contrôles internes (ICIP) de chaque partenaire

Tous les aspects de la mise en œuvre de cette action clé sont guidés par la Politique de gestion financière des sous-récipiendaires (SRFMP) de CRS

Suivez ces étapes pour garantir un bon suivi des finances des sous-récipiendaires et un appui et un accompagnement appropriés aux partenaires pour la mise en œuvre des ICIP:

1. Le HoOps ou le gestionnaire des opérations travaille avec le personnel des finances et le PM/CoP pour que CRS programme et fasse des visites de suivi financier des sous-récipiendaires conformément à la SRFMP (cf. SRFMP, section 7). Le HoOps désigne aussi un « chef d’équipe d’évaluation »
2. Le PM/CoP (ou le délégué du CoP) se coordonne avec les partenaires pour confirmer les dates des visites de suivi selon la fréquence indiquée dans la SRFMP.
3. L’employé des finances désigné fait des visites de suivi en utilisant la Check-list de suivi et d’autres outils de suivi de la SRFMP. Dans l’idéal, le PM/CoP (ou le délégué du CoP) participe aussi à la visite de suivi :
   • Conformément à la SRFMP, chaque équipe de suivi financier doit faire une session de planification avant chaque visite (cf. SRFMP section 7.6). La session de planification doit comprendre une étude des tâches de la check-list de suivi et aboutir à la sélection de domaines sur lesquels l’équipe de suivi devra se concentrer, y compris l’appui spécifique et les priorité de renforcement des capacités, sur la base du ICIP du sous-récipiendaire (cf. Guide pour le renforcement institutionnel de CRS, chapitre 6).

Suivi financier et partenariat : Dans la ligne de son approche du partenariat et du renforcement des capacités en général, CRS considère le suivi financier et l’accompagnement de la mise en œuvre de l’ICIP comme des occasions de renforcement mutuel continu des capacités afin d’introduire des pratiques de gestion financière nouvelles ou actualisées. CRS doit utiliser les visites de suivi financier comme des occasions d’introduire des pratiques de gestion financière nouvelles ou actualisées et comme des occasions d’apprendre les uns des autres.

4. Un employé du programme-pays (la personne indiquée dans la matrice RACI du programme-pays pour la SRFMP) communique les manques, les faiblesses, les irrégularités et les coûts douteux ou non autorisés découverts pendant la visite du suivi à l’équipe de gestion du sous-récipiendaire ainsi que les mesures correctives nécessaires et joint cette communication au rapport de visite de suivi financier (cf. étape 5 ci-dessous).
   • Si la visite de suivi détermine qu’il faut préparer un ICIP ou ajuster l’ICIP existant, le HoOps a la responsabilité de vérifier que le sous-récipiendaire le soumet dans les délais stipulés par la politique.
5. L’équipe des finances remplit le Rapport de visite de suivi financier dans les délais stipulés dans la politique et distribue le rapport au PM/CoP, directeur des programmes et HoOps.
6. Le PM/CoP (ou le délégué du CoP) travaille avec les finances et le partenaire pour incorporer les activités correspondant aux mesures correctives dans le plan détaillé de mise en œuvre du projet.
   • La visite de suivi peut identifier des risques ou des problèmes pour la gestion du projet ou des changements dans les risques ou problèmes précédemment identifiés en lien avec la gestion financière du sous-récipiendaire. L’équipe du projet devra discuter de ces informations dans le cadre de ses réunions régulières de gestion du projet (cf. Norme 11) et le PM/CoP devra mettre à jour le registre des risques et le registre des problèmes du projet en conséquence.
7. Le personnel des finances met les dates des visites faites, les plans de suivi, les rapports approuvés des visites sur le terrain et les check-lists de suivi sur les dossiers Calendriers de suivi, Relation avec le partenaire sous-récipiendaire et Résumé des évaluations institutionnelles de Gateway.