Acciones clave por:

Estándar 13: Gestión financiera efectiva durante la implementación de proyecto.

Lograr coherencia financiera, transparencia y administración a través de la adecuada y continua planificación financiera, monitoreo, controles y presentación de informes.

Preparar informes finales que reflejen correctamente todo gasto del proyecto en el sistema financiero, para su revisión por el gerente de proyecto y su presentación a los donantes, según solicitado.

  • Por qué

    El proceso de preparar informes financieros y analizarlos contra los logros reportados en los informes narrativos del proyecto, es complemento del análisis regular de los informes de comparación de presupuesto, y es una oportunidad importante para que haya reflexión sobre el proyecto y se tomen decisiones. Los informes financieros de proyecto que son exactos y oportunos, que cumplen los requisitos del donante y que reflejan un análisis riguroso de las relaciones entre el tiempo, alcance y costo del proyecto, demuestran a los donantes la calidad de la gestión de proyecto que realiza CRS.

  • Quién

    • Principal responsable: Gerente financiero (FM) o personal de Overseas Finance de HQ
      • El FM (u otro personal financiero designado) prepara los informes financieros de Subvenciones no provenientes del gobierno de EEUU, Sub-adjudicaciones del gobierno de EEUU, y proyectos financiados por monetización;
      • El Gerente, USG Reporting, Overseas Finance Operations prepara los informes financieros provisionales para las adjudicaciones principales del gobierno de EEUU y revisa/autoriza los informes finales de las adjudicaciones principales preparadas por los analistas de adjudicación de Overseas Finance (con excepciones según la política). Consultar los detalles sobre división del trabajo en la política sobre Contabilidad y Reporte de Subvenciones.  

    • Otros implicados: Gerente de proyecto (PM)/director de proyecto (CoP); director de programas (HoP); personal de IDEA si procede; analista de subvenciones de Overseas Finance de HQ; equipo directivo superior (SMT)
      • El PM/CoP revisa el informe financiero e identifica preguntas para tratar con finanzas y/o hablar con el SMT y personal de IDEA (en el caso de adjudicaciones centralizadas);
      • El HoP hace una revisión de "panorama general", dependiendo del donante y la adjudicación;
      • El analista de adjudicaciones de Overseas Finance HQ también puede revisar los informes intermedios preparados por el programa de país (el analista de adjudicaciones siempre revisa y autoriza los informes financieros finales preparados por el programa de país antes de su presentación al donante).

    Revision de los informes financieros para donantes por parte del personal de acercamiento con donantes: además de que el PM/CoP revise el borrador del informe financiero, en el caso de subvenciones no provenientes del gobierno de EEUU que se firman de manera centralizada, el personal de acercamiento con donantes de IDEA también revisa el borrador del informe final. Esto ayuda a garantizar que CRS haya identificado y proporcionado explicaciones apropiadas para temas que podrían suscitar dudas en el donante.

  • Cuándo
    • Según solicite el PM/CoP con base en los plazos establecidos por el donante (consultar la información sobre cómo establecer un calendario de tareas y fechas de entrega para la gestión financiera del proyecto en el Estándar 8, acción clave 5)
    • Consultar el Estándar 16 para mayor información sobre el informe financiero final del proyecto
  • Cómo

    Siga estos pasos para preparar informes financieros finales correctos (bajar o pulsar aquí para ver la guía sobre adjudicación principal proporcionado por el Gobierno de EEUU):

    En el caso de adjudicaciones no provenientes del gobierno de EEUU, sub-adjudicaciones del gobierno de EEUU, y proyectos financiados por monetización:

    1. El PM/CoP manda la solicitud del informe o un recordatorio al FM con al menos un mes de anticipación antes de la fecha de entrega del informe, resaltando las necesidades o solicitudes especiales (p. ej., solicitar que finanzas prepare un resumen de las fluctuaciones en la tasa de cambio que impactaron el presupuesto del proyecto).
    2. El FM prepara el informe financiero según la guía del donante (si procede) y presenta el informe al PM/CoP para su revisión.
    1. Utilizando análisis del Reporte de comparación de presupuesto (BCR) previo y planes de acción como referencia (consultar la guía sobre la revisión del BCR en el Estándar 13, acción clave 2), el PM/CoP revisa el informe, verificando lo siguiente:
    • Los gastos reflejan correctamente los logros y pagos.
    • Las obligaciones registradas (p. ej., obligaciones contractuales con los subreceptores) sean correctas y estén al día.
    • CRS maneje compromisos de contrapartida apropiadamente.
    • Los gastos se apeguen a los requisitos de los donantes, como flexibilidad en las partidas presupuestarias.
    1. Después de analizar el informe, el PM/CoP hace lo siguiente:
    • Notifica el FM de las correcciones necesarias (incluyendo reclasificaciones).
    • Identifica modificaciones en la implementación y decisiones necesarias con base en el análisis del informe financiero (consultar el Estándar 11, acción clave 3 sobre planificación de proyectos y reuniones de revisión).
    • Resalta los problemas o las decisiones que necesitan de que tome acción el SMT de CRS y/o la estructura de gobernanza de proyecto (p. ej., decisiones sobre reasignación de recursos). En el caso de proyectos con fondos externos, esto incluye los problemas que hay que hablar con el donante.
    1. El HoP revisa el informe financiero, enfocando los temas de cumplimiento, acciones necesarias y preguntas del donante que se prevén.
    2. Según la necesidad, el PM/CoP trabaja con el siguiente personal para preparar la información narrativa que acompaña el informe financiero final:
    • Finanzas, para explicar las varianzas significativas entre los gastos esperados y los reales.
    • El HoP y personal de IDEA (en el caso de proyectos donde las relaciones con el donante están centralizadas), para que den respuesta a las probables preguntas del donante, incluyendo aquellas relacionadas con las diferencias que puede haber entre los informes financiero y narrativo (p. ej., superación de las actividades/metas del proyecto, pero infrautilización de fondos). Utilizar el “Lista de control para presentaciones de alta calidad para los donantes" para revisar la información narrativa que acompaña el informe financiero.
    • SMT (incluido el CR) y el personal de IDEA según corresponda, para preparar las solicitudes de aprobaciones del donante de las variaciones (consultar la Política de Contabilidad y Reporte de Subvenciones y el Estándar 15, acción clave 2 sobre la comunicación con donantes sobre cambios en el proyecto).

    Alertar al personal de acercamiento con donantes sobre los asuntos de gestión financiera: entrar en contacto con el gerente de adjudicaciónEl gerente de adjudicación es el individuo responsable de gestionar un proyecto según los términos del contrato aprobado y que representa a CRS ante el donante en el caso de esa adjudicación. No es un cargo, sino más bien un rol asignado. de IDEA (u otro personal cuyas responsabilidades abarquen manejar las relaciones con donantes) en el instante que el equipo identifique un problema o posible asunto de preocupación para el donante. Esto podría ser durante el análisis financiero normal o a inicios de la elaboración del informe financiero.  

    1. El FM elabora el borrador final del informe (claramente etiquetado "provisional") y lo comparte con el PM/CoP y el personal de IDEA (si procede).
    2. En el caso de informes financieros para presentación al donante: el individuo que presenta el informe financiero lo sube al registro de convenios de Gateway y manda una notificación o copia al analista de subvenciones de Overseas Finance en HQ para guardar en el archivo de la subvención.

    En el caso de adjudicación principal proporcionada por el Gobierno de los EEUU:

    1. El Gerente, USG Reporting, Overseas Finance Operations prepara y presenta el informe financiero que requiere el Gobierno de EEUU (SF 425) según la política de contabilidad y reporte de subvenciones de CRS, y lo sube al sitio SharePoint después de su presentación, para revisión y comentarios del programa de país.
    2. El FM revisa el SF 425 con el PM/CoP, concentrándose en los temas del punto 3 anterior. El FM informa al Gerente, USG Reporting, Overseas Finance Operations de cualquier error u omisión en el informe.
    3. El Gerente, USG Reporting revisa la retroalimentación del programa de país (y del gerente de la adjudicación), y presenta el informe revisado al donante si los cambios son significativos. De lo contrario, CRS captura los cambios en el siguiente informe financiero provisional.  

    ¿Los informes financiero y programático relatan la misma historia? Los Informes financieros y los Informes narrativos programáticos presentados a los donantes deben presentar una historia coherente de gastos y logros del proyecto, y deben prever y responder a las posibles preguntas del donante sobre varianzas considerables (p. ej., bajo rendimiento en las metas programáticas rebasar el presupuesto).

  • Asocio
    • Esta es una acción interna de CRS sin consideraciones especiales para las asociaciones.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • En caso de que CRS sea subreceptor de adjudicaciones del Gobierno de EEUU, el programa de país prepara el informe financiero. Consultar la guía proporcionada anteriormente.
  • Proyectos de emergencia
    • Los donantes en emergencias típicamente ponen menos restricciones en la flexibilidad de las partidas presupuestarias. Esto permite que los equipos de proyecto modifiquen las necesidades prioritarias a medida que se desenvuelve la respuesta a la emergencia.
    • CRS suele recibir financiamiento de múltiples donantes para una respuesta general a emergencias. Esto puede conllevar desafíos cuando hay informes programático y financiero para distintos donantes. A continuación una serie de consejos para manejar dicha situación:
      • Al inicio de la respuesta, proyectar los gastos que se cargarán a cada donante, y establecer un sistema apropiado para asignar los gastos al donante apropiado usando las capacidades del sistema de gestión financiero de CRS (p. ej., DSPN, códigos T - consultar la guía sobre códigos presupuestarios en el Estándar 8, acción clave 4).
      • Negociar fechas de entrega de informes sincronizadas entre donantes, de ser posible (consultar el Estándar 10, acción clave 1 sobre revisión de convenio y negociación).
      • En caso de que haya necesidad de hacer una reclasificación de gastos (por ejemplo, si los donantes aprueban financiamiento en diferentes momentos), trate de mover los costos operativos y no los costos programáticos. Esto tendrá menos impacto en el número de beneficiarios servidos por el donante. En caso de que sea inevitable la reclasificación de los costos programáticos, considere calcular un costo-por-beneficiario y utilizar esta cifra para determinar el número de beneficiarios atendidos por el donante además del total de beneficiarios de la respuesta a la emergencia. Documentar claramente el método de calcular los beneficiarios es importante, tanto para asuntos de auditoría, como para la rendición de cuentas a donantes.
    • Programar suficiente tiempo para poder analizar los gastos cargados a diferentes donantes, y reclasificar los gastos entre los donantes, de ser necesario. No es inusual que este proceso tome más de un mes.
    • Si está trabajando en una emergencia a gran escala donde varios miembros de Caritas Internationalis (CI) están respondiendo y/o apoyando una respuesta de Cáritas nacional, consulte los documentos Protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, Marco de emergencia y el Kit de herramientas de Caritas Internationalis para la respuesta a emergencias en el sitio web de CI Baobab. Estos documentos brindan orientación sobre la coordinación y el proceso de desarrollo, implementación, monitoreo y presentación de informes sobre un llamado de emergencia para obtener fondos a través de la red de CI. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y emergencies@crs.org como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS (emergencies@crs.org).