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Norme 6: Planification précoce de la transition et du démarrage (y compris avant l’accord de financement).

Faire la transition entre l’équipe de conception/d’élaboration du document de projet et l’équipe de démarrage du projet et mener les premières activités de démarrage.

Phase:

Catégorie:

Planification et gestion des operations et des programmes

Action clé 1	Documenter les justifications des décisions de conception de projet et de budget pour faciliter le démarrage et la transition à l’équipe de démarrage du projet.
Qui	Gestionnaire de la transition du document de projet (PTM) ; membres de l’équipe de conception du document de projet
Quand	Tout au long du processus d’élaboration du document de projet ; la documentation finale sera terminée immédiatement après la soumission du document de projet. Mettre la documentation à jour selon les besoins pendant l’examen et la notification finale du bailleur de fonds.

Action clé 2	Préparer des plans et des budgets au niveau de CRS et de ses partenaires pour les activités de début de démarrage.
Qui	Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) ; les principaux employés des opérations et des programmes de l’équipe d’élaboration du document de projet et les employés du projets disponibles au moment de la préparation du plan ; représentant résident (CR) et autres membres de l’équipe de direction de CRS (SMT) ; employés de chacune des organisations partenaires/du consortium.
Quand	Au plus tard un mois avant la date prévue pour le démarrage du projet ; plus tôt pour les projets plus grands, plus complexes ou d’autres projets stratégiques ; aussitôt que possible pour les projets d’urgence.

Action clé 3	Organiser la transition interne au niveau de CRS et de ses partenaires entre l’équipe du document de projet et l’équipe de démarrage/mise en œuvre.
Qui	Gestionnaire de la transition du document de projet (PTM) et gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) ; membres de l’équipe d’élaboration du document de projet et équipe de démarrage/mise en œuvre
Quand	Le briefing de transition (voir ci-dessous) devra se passer pendant la première semaine de l’intégration du gestionnaire de projet/directeur de projet. La réunion de transition (voir ci-dessous) devra se passer avant la réunion de validation et l’atelier de démarrage et aussitôt que possible après l’approbation du projet, une fois que les principaux membres de l’équipe de démarrage/mise en œuvre sont en place.

Action clé 4	Évaluer les capacités des partenaires et préparer des plans de renforcement des capacités.
Qui	Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) ou autre personne formée à l’approche de CRS pour l’évaluation des capacités des partenaires (cf. cadre ci-dessous) ; les employés possédant une expertise en partenariat et en renforcement des capacités dans le programme-pays, la région ou au siège ; représentant résident (CR) et équipe de direction (SMT) ; conseillers techniques et spécialistes des programmes, finances et autres opérations.
Quand	Suivez le calendrier fixé dans le plan de début de démarrage ; faites l’évaluation pour la fin du premier trimestre au plus tard. Dans l’idéal, CRS et chaque partenaire fait une première évaluation des capacités pendant la phase de conception.

Action clé 5	Installer une structure appropriée de gouvernance du projet.
Qui	Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) ; représentant résident (CR) ; équipe de direction du programme-pays (SMT) ; direction des partenaires ; autres parties prenantes selon les cas
Quand	Installez la structure de gouvernance de manière à ce qu’elle soit opérationnelle dans le premier mois après l’approbation du projet : Pour des projets à financement externe, installez la structure au maximum trois semaines après avoir appris l’intention du bailleur de fonds de financer. Pour les autres projets, dans les trois semaines du démarrage du projet.