Norme 6: Planification précoce de la transition et du démarrage (y compris avant l’accord de financement).

Faire la transition entre l’équipe de conception/d’élaboration du document de projet et l’équipe de démarrage du projet et mener les premières activités de démarrage.

Documenter les justifications des décisions de conception de projet et de budget pour faciliter le démarrage et la transition à l’équipe de démarrage du projet.

Pourquoi
Les projets ne sont pas toujours gérés par les employés qui les ont conçus. La documentation des décisions de conception et de budget du projet:
- Garde une trace claire de la justification de l’approche technique du projet, des dispositions pour les partenariats, des allocations budgétaires, du ciblage, des indicateurs et de toutes les autres décisions qui ont façonné le projet.
- Sert de référence permanente et objective pour les employés s’il y des questions pendant la mise en œuvre.

Qui
- Principal responsable : Gestionnaire de la transition du document de projet (PTM)
  - Le PTM supervise le processus et compile la documentation pertinente.
- Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe de conception du document de projet
  - Les membres de l’équipe de conception du document de projet (par ex. responsable technique, responsable du projet, responsable MEAL, responsable des ressources humaines) jouent un rôle crucial dans la création, la documentation et la collecte d’informations pertinentes sur les décisions de conception et de budget du projet.

Quand
- Tout au long du processus d’élaboration du document de projet ; la documentation finale sera terminée immédiatement après la soumission du document de projet.
- Mettre la documentation à jour selon les besoins pendant l’examen et la notification finale du bailleur de fonds.

Comment
Cette action clé contribue à la « norme de qualité » suivante de ProPack I :
- Les justifications détaillées de toutes les décisions de conception du projet (dont le budget) sont documentées pour la transition à l’équipe de mise en œuvre.
Suivez ces étapes pour garantir la bonne documentation des décisions de conception du projet :
1. Le décideur du document de projet détermine qui sera le PTM au début du processus d’élaboration du document de projet.
2. Le PTM examine le protocole et la check-list du processus de transition du document de projetLe Protocole et la check-list du processus de transition du document de projet:
  • Indiquent les responsabilités du PTM à chaque étape e la conception du projet/ de l’élaboration du document de projet et du processus d’examen du document de projet par le bailleur de fonds (tableau 1)
  • Décrivent comment collecter les documents nécessaires pour la transition et donne des conseils (Tableaux 2 et 3) .
3. Le PTM oriente les autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet sur leurs responsabilités dans la documentation des principales décisions de conception et de budget du projet.
4. Les autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet préparent et/ou compilent les informations clés (concernant les options envisagées, les décisions prises et les révisions faites ainsi que la justification de celles-ci) tout au long du processus du document de projet et les transmettent au PTM pour qu’elles soient incluses dans le dossier de transition du document de projet.
5. Le PTM ajoute au fur et à mesure les informations reçues au dossier de transition du document de projet (Vous trouverez dans le Tableau 3 du protocole une liste des contenus exigés dans le dossier de transition).
6. Le PTM utilise le modèle de check-list de transition du document de projet pour consigner et suivre les différents documents concernant le document de projet à inclure dans le dossier de transition du document de projet.
7. Une fois que le document de projet est approuvé, le PTM finalise et compresse le dossier de transition du document de projet pour le transmettre au gestionnaire du projet et il télécharge le document compressé sur Gateway.
TIP: Étudiez l’exemple de check-list de transition du document de projet pour voir à quoi ressemble une check-list remplie. Cet exemple illustre aussi le type d’informations à inclure en tant que documentation justificative dans un dossier de transition du document de projet.

Partenariat
- Le protocole et la check-list du processus de transition du document de projet sont des documents internes de CRS et font référence à des processus étroitement liés aux systèmes particuliers de CRS. C’est pourquoi ils risquent de ne pas être très faciles d’utilisation pour d’autres organisations et les partenaires ne sont pas tenus de les utiliser.
- Cependant, pour aider les partenaires lors de leur propre transition de la conception au démarrage et à la mise en œuvre, CRS peut fournir aux partenaires des directives sur la documentation des décisions clés dès le début de la phase de conception en tirant des idées du protocole de transition.
Quand CRS est sous-récipiendaire

En tant que sous-récipiendaire, CRS peut avoir accès à moins de documents en lien avec le document de projet que ce ne serait le cas s’il était chef de file. Il est donc encore plus important que le PTM utilise la section « Notes de transition » dans le modèle de check-list de transition du document de projet pour résumer les discussions entre chef de file et sous-récipiendaire, les accords et les décisions.
Projets d’urgence

Pour les projets d’urgence, il est particulièrement important de documenter les décisions de conception du projet et les hypothèses qui les sous-tendent étant donné l’important roulement dans le personnel et l’utilisation de missions de courte durée (TDY) pour la conception du projet et l’élaboration du document de projet.

Norme 6: Planification précoce de la transition et du démarrage (y compris avant l’accord de financement).

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