Norme 6: Planification précoce de la transition et du démarrage (y compris avant l’accord de financement).

• Principal responsable : Gestionnaire de la transition du document de projet (PTM) et gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP)
  • Le PTM et le PM/CoP dirigent le processus de transition. Dans l’idéal, la transition doit être faite vers le PM/CoP permanent. S’il s’agit d’un PM/CoP provisoire, le PTM fait la transition vers cette personne.

• Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe d’élaboration du document de projet et équipe de démarrage/mise en œuvre
  • Les autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, dont le responsable technique, le responsable du budget, le responsable des ressources humaines, le responsable MEAL, des employés des achats/de la chaine d’approvisionnement et le responsable ICT4D donnent à l’équipe de démarrage/mise en œuvre leurs perspectives sur les questions techniques et opérationnelles et les exigences qui auront un impact sur la gestion du projet.

La continuité entre les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet et l’équipe de démarrage/mise en œuvre est la meilleure pratique ! Essayez d’avoir autant de membres communs que possible entre l’équipe de conception du projet/d’élaboration du document de projet et l’équipe qui dirigera le démarrage et la mise en œuvre du projet. C’est la norme pour les projets financés par les fonds discrétionnaires de CRS. Cependant, pour beaucoup de financements externes, l’équipe d’élaboration du document de projet comprend des employés auxquels on fait appel de façon temporaire. Les équipes des nouveaux projets peuvent aussi comprendre des employés qui ne travaillaient pas pour CRS au moment de l’élaboration du document de projet. Dans ce cas, il est crucial de réunir les équipes du document de projet et du démarrage du projet pour renseigner les employés qui n’ont pas participé au processus d’élaboration du document de projet sur les principales questions qui se sont posées et les décisions prises pendant la conception.

• Le briefing de transition (voir ci-dessous) devra se passer pendant la première semaine de l’intégration du gestionnaire de projet/directeur de projet.
• La réunion de transition (voir ci-dessous) devra se passer avant la réunion de validation et l’atelier de démarrage et aussitôt que possible après l’approbation du projet, une fois que les principaux membres de l’équipe de démarrage/mise en œuvre sont en place.

Pour des projets de moindre étendue ou complexité, il peut être possible de traiter les points à l’ordre du jour de la réunion de transition au début de l’atelier de démarrage du projet au lieu d’organiser une réunion distincte.

Des transitions en deux parties sont de bonne pratique. Télescopez le processus de  transition au besoin, selon votre projet particulier.

1. 1^ère partie – Briefing de transition (PTM à PM/CoP) : Le PTM organiser un briefing avec le PM/CoP, en incluant d’autres employés importants, selon les cas (par ex. représentant résident, directeur des programmes, directeur des opérations). Le PM/CoP utilise l’ordre du jour suggéré dans le Guide pour le briefing de transition (Guide for the Handover Briefing) (Cf. Tableau 4 dans le Proposal Handover Process Protocol and ChecklistProtocole et check-list du processus de transition du document de projet ). Pendant le briefing, le PTM :
   • Transmet le dossier compressé de transition du document de projet (cf. Norme 6, Action clé 1) au PM/CoP.
   • Étudie le contenu du dossier, y compris les « notes de transition ».
   • Transmet le plan de début de démarrage (cf. Norme 6, action clé 2) et indique les actions en attente.
   • Parle des questions sensibles qui pourraient influer sur la mise en œuvre du projet ou les relations avec les partenaires.

CONSEIL : Essayez d’utiliser les discussions de transition pour en apprendre plus sur les connaissances et les idées de l’équipe du document de projet à propos des questions difficiles de programmes et d’opérations, les options et stratégies qui ont été envisagées pour y répondre et les raisons pour lesquelles une décision a été prise. Voyez aussi les questions liées aux relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires.

2. 2^ème partie – Réunion de transition (équipe à équipe) : Le PTM et le PM/CoP organisent ensemble une réunion de transition entre l’équipe d’élaboration du document de projet et l’équipe de démarrage/mise en œuvre du projet, en utilisant l’ordre du jour suggéré dans le Guide pour la réunion de transition (cf. Tableau 5 dans Proposal Handover Process Protocol and ChecklistProtocole et check-list du processus de transition du document de projet .

CONSEIL : Il vaut toujours mieux discuter en personne. Pour les équipes se trouvant dans des lieux différents (comme c’est par exemple le cas pour des grands projets avec beaucoup d’appui en TDY et/ou des projets sur plusieurs pays), utilisez des réunions virtuelles bien planifiées.

Pendant la réunion de transition, les équipes :

• Voient les principaux aspects programmatiques et opérationnels du document de projet et en discutent : conception du projet, stratégie, ciblage géographique et ciblage des bénéficiaires, livrables, plans d’achats, plans de dotation en personnel, budget et autres questions d’opérations.
• Réexaminent l’état du plan de début de démarrage.
• Vérifient que l’équipe de démarrage/mise en œuvre comprend clairement quelles sont ses responsabilités pour le reste des activités de démarrage.

Le PM/CoP documente les principaux points de la discussion de transition pour que l’équipe du projet puisse s’y référer à l’avenir.

Pour les projets où il y a beaucoup de membres communs entre l’équipe d’élaboration du document de projet et l’équipe de mise en œuvre : Au lieu d’une réunion formelle des équipes, organisez des réunions individuelles entre les nouveaux membres de l’équipe et les membres clés de l’équipe d’élaboration du document de projet dans le cadre de leur intégration.