Norme 9: Recrutement et intégration proactifs pour un démarrage rapide.

• Responsable principal : Superviseur
  • Le superviseur guide l’intégration spécifique à la famille d’emplois/ au poste, en se basant sur l’intégration générale du personnel fournie par les ressources humaines (RH).

• Autres personnes impliquées : Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) et autre personnel clé identifiée par le superviseur
  • Le PM/CoP et autre personnel clé apportent des informations spécifiques au poste et au projet pour l’intégration des employés du projet.

• Dans les six premiers mois (pour tout le personnel du projet) ; dans l’idéal, plus vite pour les employés travaillant déjà pour CRS
• Urgences : Réduisez le calendrier pour l’intégration à quelques jours, une semaine au maximum

Les RH de CRS coordonneront l’intégration générale pour les nouveaux employés du projet. Pour compléter cette intégration générale, suivez les étapes ci-dessous pour que tous les employés du projet bénéficient d’une intégration complète spécifique à leur famille d’emplois et au projet.

1. En préparation à l’arrivée de l’employé, son superviseur prépare un paquet d’information (qui sera peut-être constitué surtout de liens vers des documents) et programme toutes les réunions nécessaires pour les premiers jours de l’employé.

• Incluez tous les documents pertinents sur le projet (par ex. document de projet et organigramme mis à jour du projet, plan détaillé de mise en œuvre (DIP), plan MEAL, registres des risques et des problèmes, s’ils sont prêts au moment où l’employé rejoint le projet). Pour les projets à financement externe, incluez les documents concernant les exigences du bailleur de fonds, comme le Calendrier des livrables de gestion de la subvention et l’accord de financement.
• Incluez la charte du projet, si elle est prête.
• Incluez aussi les documents de CRS en lien avec la famille d’emplois, par ex. documents de politiques et procédures et de directives pour MEAL, les finances ou les achats, etc.
• Organisez des réunions avec le PM/CoP et le reste de l’équipe du projet ainsi qu’avec les partenaires et d’autres parties prenantes du projet, selon les besoins.
• Organisez aussi des réunions ou des appels téléphoniques avec le personnel de la région ou du siège dans la même famille d’emplois (par ex. personnel MEAL, etc.).

Personnalisez bien l’intégration, y compris les documents d’intégration : Les employés qui sont nouveaux à CRS et ne connaissent pas ses procédures de gestion des projets auront peut-être besoin d’une intégration différente de celle des employés qui viennent d’un autre projet. Celle-ci pourra comprendre une présentation des normes de gestion des projets de CRS et du site internet Compass de directives sur la gestion de projets ; le cours Éléments fondamentaux en matière de partenariat : Une introduction de l’approche de CRS en matière de partenariat (l’un des six cours de base de CRS Learns disponible par l’intermédiaire de CRS’ Institute for Capacity Strengthening)Institut de CRS pour le renforcement des capacités
  et les politiques, procédures, et pratiques recommandées de MEAL.

2. Le premier jour de travail de l’employé du projet, éventuellement en combinaison avec une intégration générale faite par les RH, le superviseur discute du projet de manière générale avec l’employé et lui donne le paquet d’informations et le calendrier des réunions avec d’autres employés à propos du projet.
3. Le PM/CoP (s’il n’est pas le superviseur) rencontre le nouvel employé du projet la première semaine et une fois que l’employé a reçu le paquet d’informations pour répondre à ses questions et lui donner plus d’informations sur le projet. Cela comprendra l’étude de la structure de gouvernance du projet pour que le nouvel employé comprenne bien les tolérances, rôles, responsabilités et processus pour la prise de décision et la redevabilité dans le projet.

En quoi consiste l’intégration spécifique au projet ? Les meilleures pratiques d’intégration comprennent : programmer du temps pour étudier les documents importants sur le projet, de brèves réunions avec le superviseur et des employés de l’équipe du projet pour discuter des questions et des plans, des réunions avec des collègues d’autres disciplines qui travaillent sur le projet, des visites de terrain et des visites de courtoisies aux partenaires, etc. L’apprentissage par la pratique est aussi une méthode efficace pour orienter le personnel. Par exemple des employés nouvellement embauchés devraient participer à des études du contexte opérationnel du projet et des discussions de validation, à l’atelier de démarrage du projet et aux préparations du plan détaillé de mise en œuvre (DIP). Ce sont là d’excellentes manières pour le personnel de découvrir et de commencer à internaliser les objectifs et les stratégies du projet.

4. Le superviseur et l’employé préparent un plan de renforcement formel des capacités en lien avec l’intégration. Il peut s’agir d’une formation structurée ou de cours et rencontres de renforcement des capacités relatives à des fonctions clés de l’emploi.

• Pour tous les postes du projet qui sont en relation directe avec les partenaires (particulièrement les postes dans les programmes et les finances), programmez une formation et un mentorat sur l’approche de CRS pour le partenariat et le renforcement des capacités, y compris l’accompagnement.
• Pour les postes où la conformité joue un rôle important (comme la gestion de la chaine d'approvisionnement), cela devra comprendre une formation et un mentorat sur les politiques et procédures pertinentes de CRS et les règles et réglementations du bailleur de fonds. Cf. aussi Normes 10, 12 et 14.
• Pour les postes où des employés en supervisent d’autres, l’intégration devra comprendre une présentation aux cours « Éléments de base pour les superviseurs ».
• Pour les postes dans des projets financés par des bailleurs externes que l’employé du projet ne connaît peut-être pas encore, fournissez une orientation au bailleur de fondsIl peut s’agir d’une conversation avec un employé d’IDEA chargé des relations avec les bailleurs de fonds qui travaille en proche collaboration avec le bailleur et/ou de l’étude de ressources spécifiques au bailleur (par ex. les ressources pour l’intégration des employés et l’apprentissage en ligne (staff onboarding and elearning resources) de la communauté de CRS pour les programmes du Fonds mondial)  et à ses priorités.

Formation à la sécurité : Dans le cadre de l’intégration générale, tous les employés du projet doivent suivre le module en ligne Safe and Sound Basic IntroductionIntroduction de base à Safe and Sound (Sain et Sauf)  ainsi que le module en ligne IFRC Stay Safe.IFRC Restez en sécurité  Il faudra peut-être une formation supplémentaire à la sécurité, selon le poste et l’endroit. Dans le cadre de l’intégration spécifique au projet, le PM/CoP devra étudier avec l’employé tous les plans ou considérations de sécurité spécifiques au projet.

5. Le superviseur s’assure que le nouvel employé bénéficie d’une intégration complète au cours des quelques premiers mois. Il devra pour cela vérifier régulièrement la progression de l’intégration générale et mener les actions d’intégration spécifique au projet telles que :

• Emmener l’employé rendre visite aux partenaires et aux sites du projet.
• Aider le nouvel employé à établir une relation de « binôme » avec un employé expérimenté de CRS qui occupe le même rôle dans le programme-pays ou éventuellement la région.
• Pour les employés du projet qui devront collecter et gérer les informations personnellement identifiables (IPI) des participants au projet, en particulier les IPI sensibles, étudier les principes, les directives et les outils de CRS pour une collecte et un partage responsables des données. Il est particulièrement important d’offrir cette orientation sur les données responsables au début de l'intégration des nouveaux employés dans les zones où il y a un fort risque sécuritaire et/ou des tensions ethniques.
• Identifier ce qui peut encore lui manquer comme compétences et connaissances relatives au projet et s’assurer qu’elles sont abordées dans le processus d’intégration dans le cadre des plans individuels de performance et de développement (cf. les directives de la Norme 14, action clé 2).