Estándar 9: Proactividad en el reclutamiento e incorporación para un inicio oportuno.

• Principal responsable: Supervisor
  • El supervisor dirige la inducción para la familia de puestos/el puesto específico, aprovechando la inducción general que brinda el personal de recursos humanos (RRHH).

• Otros implicados : Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP) y otro personal clave identificado por el supervisor
  • El PM/CoP y otro personal clave proporcionan información específica del puesto y proyecto para la inducción del personal del proyecto.

• En los primeros seis meses (para todo el personal de proyecto); idóneamente más rápido para el personal de CRS actual
• Emergencias: reducir el tiempo de inducción a unos pocos día o una semana máximo

El personal de RRHH de CRS tiene a su cargo la coordinación de la inducción general para el personal nuevo del proyecto. Para complementar esta inducción general, siga estos pasos para garantizar que todo el personal del proyecto se beneficie de la inducción exhaustiva para la familia de puestos y para el proyecto específico:

1. Como preparación para el inicio del miembro de personal, el supervisor prepara un paquete de información (que podría consistir principalmente de vínculos a documentos) y programa las reuniones necesarias en los primeros días del empleado.

• Incluir todos los documentos de proyecto relevantes (p. ej., propuesta del proyecto y organigrama del proyecto actualizado, plan de implementación detallado (PID), plan de MEAL, registro de riesgos y registro de problemas, si ya han sido desarrollados para cuando se incorpore al proyecto el empleado). Para proyectos con fondos externos, incluir documentos que traten de los requisitos del donante como el Calendario de Productos entregables del Gerente de adjudicación y el convenio de adjudicación.
• Incluir la Carta de Proyecto, si ha sido finalizada.
• También incluir documentos de CRS relacionadas con la familia de puestos, p. ej., las políticas y procedimientos, y los documentos orientadores de MEAL, finanzas o compras, etc.
• Programar reuniones con el PM/CoP y el resto del equipo de proyecto, así como con socios y otros actores del proyecto, según sea necesario.
• También programar reuniones o llamadas telefónicas con personal de la región o HQ de la misma familia de puestos (p. ej., personal de MEAL, etc.)

Personalizar apropiadamente la inducción, incluyendo materiales de inducción: para el personal nuevo de CRS resultarán nuevos los procedimientos de gestión de proyecto, y necesitarán una inducción diferente que el personal actual que está haciendo la transición hacia un proyecto nuevo. Esto podría incluir una introducción a los estándares de gestión de proyectos de CRS y el sitio web para la gestión de proyectos Compass de CRS;  Conceptos Básicos en materia de Asociación y de Fortalecimiento de Capacidades: Introducción al enfoque de CRS (uno de seis cursos básicos de CRS Learns disponibles a través del Instituto para fortalecimiento de capacidades de CRS); y las políticas, los procedimientos, y las prácticas recomendadas de MEAL.

2. El primer día de los miembros de personal del proyecto, junto con otras actividades de inducción dirigidas por el personal de RRHH, el supervisor habla de aspectos generales del proyecto con el empleado, y comparte el paquete de información y la programación de reuniones sobre el proyecto con otros miembros del personal.
3. El PM/CoP (si no es el supervisor) se reúne con el personal nuevo del proyecto durante la primera semana y después de que el personal haya revisado el paquete de información del proyecto para responder preguntas y dar información adicional sobre el proyecto. Esto incluye revisar la estructura de gobernanza de proyecto, para garantizar que el miembro de personal nuevo tiene claras las tolerancias, los roles, las responsabilidades y procesos para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.

¿Qué implica la inducción específica del proyecto?  Las mejores prácticas de inducción incluyen programar tiempo para revisar documentos importantes del proyecto, reuniones cortas con el supervisor y personal del equipo de proyecto para responder a preguntas y hablar de planes, reuniones con colegas de otras disciplinas que están trabajando en el proyecto, visitas de campo y visitas de cortesía a los socios, etc. Aprender haciendo también es método efectivo para orientar al personal. Por ejemplo, el personal de proyecto recién contratado debe participar en la revisión del contexto operativo y conversaciones de validación, en el taller de puesta en marcha del proyecto y en los procesos de planificación de implementación detallada (PID). Todas son formas excelentes para presentar al personal los objetivos y las estrategias del proyecto y que las comience a interiorizar.

4. El supervisor y miembro de personal elaboran un plan para el fortalecimiento de capacidades formal relacionadas con la inducción. Esto podría incluir una capacitación estructurada o cursos de fortalecimiento de capacidades y eventos relacionados con las funciones del puesto.

• Para todas las posiciones del proyecto que tratan directamente con socios (en particular los puestos del proyecto en programación y finanzas), programe capacitación y mentoreo sobre el enfoque de asocios y fortalecimiento de capacidades de CRS, incluyendo el acompañamiento.
• Para puestos con dimensiones marcadas en el tema de cumplimiento (como la gestión de la cadena de suministros), se debe incluir capacitación y mentoreo sobre las políticas y los procedimientos de CRS relacionados con el tema, y sobre reglas y reglamentos del donante. Ver además Estándares 10, 12 y 14.
• Para puestos en los que el personal del proyecto supervisa a otros, la inducción debe incluir presentarle al personal el curso "Supervisor Essentials".
• Para puestos en proyectos financiados por donantes externos que podrían ser nuevos para el personal del proyecto, proporcione una orientación al donanteEsto puede incluir conversar con el personal de IDEA que maneja relaciones con donantes y/o revisar los recursos específicos sobre el donante (p. ej., los recursos de inducción de personal y eLearning de la Comunidad CRS de Programa de Fondo Mundial) y sus prioridades.

Capacitación sobre seguridad: Como parte de la inducción general, todo personal de proyecto tiene obligación de tomar el módulo virtual Safe and Sound Basic Introduction,Introducción Básica a Sano y Salvo  así como el módulo virtual Stay Safe de IFRC,Mantengase a Salvo . Se puede necesitar de capacitación de seguridad adicional con base en el puesto y el lugar. Como parte de la inducción específica del proyecto, el PM/CoP debe revisar todo plan o consideraciones de seguridad que sean específicas del proyecto con el personal.

5. El supervisor garantiza que el empleado nuevo termine la inducción en el transcurso de los siguientes meses. Esto debe incluir controlar periódicamente los avances de la inducción general y completar acciones de inducción específica del proyecto, como por ejemplo las siguientes:

• Llevar al miembro de personal a visitar a los socios y sitios del proyecto.
• Ayudarle al personal nuevo a establecer una relación de "compañeros" con un miembro de personal de CRS experimentado en el mismo rol en el programa de país o posiblemente de la región.
• Para el personal del proyecto que recopilará y administrará la información de identificación personal (PII) de los participantes del proyecto, especialmente la PII confidencial (SPII, por sus siglas en inglés), revise los principios, las directrices y las herramientas de CRS para la recopilación y el intercambio de datos responsables. Brindar esta orientación sobre datos responsables al principio de la inducción del nuevo personal es especialmente importante en zonas de alto riesgo de seguridad y/o tensiones étnicas.
• Identificar todos los vacíos en cuanto a habilidades y conocimientos relativos al proyecto, y asegurarse que se aborden durante el proceso de inducción o como parte del plan de desempeño y desarrollo individual (consultar la guía en Estándar 14, acción clave 2).