Norme 9: Recrutement et intégration proactifs pour un démarrage rapide.

• Principal responsable : Directeur ou chargé des ressources humaines (RH)
  • Le directeur ou chargé des RH analyse les postes et les contrats du projet et prend les mesures nécessaires pour qu’ils correspondent au droit du travail et aux politiques de CRS.

• Autres personnes impliquées : Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP), département des ressources humaines (RH) du siège
  • Le PM/CoP (ou le PM intérimaire) donne au directeur ou chargé des RH les informations nécessaires, comme les dates de début et de fin du poste et alerte les RH su siège s’il y a des postes internationaux.
  • Le personnel de recrutement des talents (talent acquisition) des RH du siège aide pour les contrats des employés internationaux.

• Dans le cadre des processus de recrutement du démarrage.
• Pour les projets à financement externe, commencez le processus (par ex. adapter les modèles de contrats) dès que CRS reçoit la notification de l’intention du bailleur de fonds de financer le projet.

Suivez ces étapes pour que les plans de ressources humaines et les dispositions contractuelles soient conformes au droit local du travail, aux meilleures pratiques du secteur, aux politiques de CRS et à l’analyse actuelle du marché :

1. Le PM/CoP transmet au directeur ou chargé des RH les documents du projet, en surlignant les sections relatives à la dotation en personnel et tient le responsable des RH au courant du plan général de dotation en personnel du projet.

• Surlignez pour le directeur ou le chargé des RH quand chaque poste du projet commence et se termine dans le projet.

2. Selon les cas, le PM/CoP contacte aussi les RH du siège aussitôt que possible pour transmettre les plans finaux de dotation en personnel pour d’éventuels postes de personnel international et met en route le processus de finalisation des contrats pour les employés recrutés pendant la conception du projet ou plus tôt dans le démarrage du projet.
3. Le responsable des RH étudie la structure finale du projet, la présentation et le profil des postes, les descriptions de postes et le budget pour le personnel du projet et vérifie qu’elles sont conformes à CRS banding guidanceDirectives de CRS pour les échelles de salaires (à paraître en décembre 2017) .

• Si les directives pour les échelles de salaires et l’analyse du marché suggèrent que CRS devra embaucher un candidat à un salaire plus élevé que celui qui était prévu au budget, le responsable des RH alerte le PM/CoP. En concertation avec la direction et le personnel des relations avec les bailleurs de fonds (s’il y a lieu) le PM/CoP détermine s’il est nécessaire de demander l’approbation du bailleur avant d’embaucher le candidat.

4. Le directeur ou chargé des RH (ou l’employé du siège chargé de l’acquisition des compétences) prépare un contrat/une offre pour chaque poste selon les directives de CRS (par ex. la version provisoire de CRS Country Program National Staff Recruitment Checklist & GuidanceCheck-list et directives pour le recrutement de personnel national des programmes-pays de CRS ou le Guide de recrutement pour les responsables du recrutement) et conformément  :

• Au manuel des ressources humaines et aux modèles de contrats du programme-pays (pour les postes d’employés nationaux). Ceux-ci devront refléter le droit local actuel du travail, avec les spécifications concernant la fin des contrats avec les employés.
• Les politiques de CRS Recruitment and HiringRecrutement et embauche et Resignation and TerminationDémission et licenciement .
• Les dates de début et de fin pour chaque poste, selon les plans de dotation en personnel et le budget du projet transmis par le PM/CoP.

Notez que, si le bailleur demande un titre de poste différent du titre standard de CRS, il est acceptable de publier l’offre sous le titre préféré du bailleur. Cependant, le poste devra être relié à une description de poste standard et la description de poste utilisée par CRS à l’interne devra utiliser le titre interne.

Prenez de l’avance pour les contrats du personnel du projet : Finaliser et approuver les contrats peut prendre énormément de temps, surtout dans des projets où CRS doit embaucher de nombreux employés. Les retards dans le recrutement coûtent cher et diminuent la qualité et la ponctualité du projet. Cependant, précipiter la préparation des contrats peut mener à des erreurs et à des problèmes plus tard. Commencez la préparation des contrats assez tôt pour que le personnel soit en place, avec un contrat approprié, aussitôt que possible une fois que CRS a un financement pour les postes. Cela s’applique aussi au personnel international pour lequel il faut travailler avec les RH du siège pour préparer l’offre finale qui devra être acceptée.

5. Le directeur ou le chargé des RH, avec l’aide du HoOps ou du CR, consulte si nécessaire un conseiller juridique pour les questions de contrats.

• Cette étape est particulièrement importante s’il y a eu un changement récent dans le droit du travail local.

N’oubliez pas de vérifier les exigences du bailleur de fonds pour ce qui est des ressources humaines. Pour les projets financés par un bailleur de fonds, assurez-vous que CRS a obtenu l’approbation du bailleur avant de finaliser un contrat pour un poste qui nécessite l’approbation du candidat proposé. Quand vous finalisez les contrats, réunissez les documents personnels conformément aux exigences du bailleur/de l’audit. Par exemple, pour les contrats de l’USAID, chaque employé travaillant dans le cadre du contrat doit remplir un formulaire biographique. D’autres bailleurs de fonds ont des exigences similaires.