Actions clés par:

Norme 9: Recrutement et intégration proactifs pour un démarrage rapide.

Doter le projet en personnel à temps, avec les bonnes personnes et en utilisant les meilleures pratiques du recrutement et de l’orientation.

Fournir au nouveau personnel du projet une intégration et une orientation complètes.

  • Pourquoi

    L’investissement dans l’intégration du personnel est un élément clé d’une bonne gestion des ressources humaines qui contribue à une gestion solide du projet. CRS offre une intégration générale qui accueille le personnel dans l’agence et leur bureau CRS. Le personnel des projets reçoit une intégration additionnelle spécifique à leur famille d’emplois et à leur poste dans le projet. Une intégration complète pour le personnel du projet :

    • Permet que les employés du projet sachent ce que sont leurs rôles et tâches spécifiques pour le projet et comment les réaliser.
    • Aide les employés du projet à comprendre comment leur projet et leur rôle à l’intérieur de ce projet s’inscrivent dans l’organisation.
    • Équipe les employés du projet pour qu’ils puissent contribuer aussitôt que possible afin de tirer pleinement parti du temps de la mise en œuvre du projet.
    • Aide les nouveaux employés à se sentir partie intégrante de CRS et de leur projet.
  • Qui

    • Responsable principal : Superviseur
      • Le superviseur guide l’intégration spécifique à la famille d’emplois/ au poste, en se basant sur l’intégration générale du personnel fournie par les ressources humaines (RH).

    • Autres personnes impliquées : Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) et autre personnel clé identifiée par le superviseur
      • Le PM/CoP et autre personnel clé apportent des informations spécifiques au poste et au projet pour l’intégration des employés du projet.

  • Quand
    • Dans les six premiers mois (pour tout le personnel du projet) ; dans l’idéal, plus vite pour les employés travaillant déjà pour CRS
    • Urgences : Réduisez le calendrier pour l’intégration à quelques jours, une semaine au maximum
  • Comment

    Les RH de CRS coordonneront l’intégration générale pour les nouveaux employés du projet. Pour compléter cette intégration générale, suivez les étapes ci-dessous pour que tous les employés du projet bénéficient d’une intégration complète spécifique à leur famille d’emplois et au projet.

    1. En préparation à l’arrivée de l’employé, son superviseur prépare un paquet d’information (qui sera peut-être constitué surtout de liens vers des documents) et programme toutes les réunions nécessaires pour les premiers jours de l’employé.
    • Incluez tous les documents pertinents sur le projet (par ex. document de projet et organigramme mis à jour du projet, plan détaillé de mise en œuvre (DIP), plan MEAL, registres des risques et des problèmes, s’ils sont prêts au moment où l’employé rejoint le projet). Pour les projets à financement externe, incluez les documents concernant les exigences du bailleur de fonds, comme le Calendrier des livrables de gestion de la subvention et l’accord de financement.
    • Incluez la charte du projet, si elle est prête.
    • Incluez aussi les documents de CRS en lien avec la famille d’emplois, par ex. documents de politiques et procédures et de directives pour MEAL, les finances ou les achats, etc.
    • Organisez des réunions avec le PM/CoP et le reste de l’équipe du projet ainsi qu’avec les partenaires et d’autres parties prenantes du projet, selon les besoins.
    • Organisez aussi des réunions ou des appels téléphoniques avec le personnel de la région ou du siège dans la même famille d’emplois (par ex. personnel MEAL, etc.).

    Personnalisez bien l’intégration, y compris les documents d’intégration : Les employés qui sont nouveaux à CRS et ne connaissent pas ses procédures de gestion des projets auront peut-être besoin d’une intégration différente de celle des employés qui viennent d’un autre projet. Celle-ci pourra comprendre une présentation des normes de gestion des projets de CRS et du site internet Compass de directives sur la gestion de projets ; le cours Éléments fondamentaux en matière de partenariat : Une introduction de l’approche de CRS en matière de partenariat (l’un des six cours de base de CRS Learns disponible par l’intermédiaire de CRS’ Institute for Capacity Strengthening)Institut de CRS pour le renforcement des capacités
     
    et les politiques, procédures, et pratiques recommandées de MEAL.

    1. Le premier jour de travail de l’employé du projet, éventuellement en combinaison avec une intégration générale faite par les RH, le superviseur discute du projet de manière générale avec l’employé et lui donne le paquet d’informations et le calendrier des réunions avec d’autres employés à propos du projet.
    2. Le PM/CoP (s’il n’est pas le superviseur) rencontre le nouvel employé du projet la première semaine et une fois que l’employé a reçu le paquet d’informations pour répondre à ses questions et lui donner plus d’informations sur le projet. Cela comprendra l’étude de la structure de gouvernance du projet pour que le nouvel employé comprenne bien les tolérances, rôles, responsabilités et processus pour la prise de décision et la redevabilité dans le projet.

    En quoi consiste l’intégration spécifique au projet ? Les meilleures pratiques d’intégration comprennent : programmer du temps pour étudier les documents importants sur le projet, de brèves réunions avec le superviseur et des employés de l’équipe du projet pour discuter des questions et des plans, des réunions avec des collègues d’autres disciplines qui travaillent sur le projet, des visites de terrain et des visites de courtoisies aux partenaires, etc. L’apprentissage par la pratique est aussi une méthode efficace pour orienter le personnel. Par exemple des employés nouvellement embauchés devraient participer à des études du contexte opérationnel du projet et des discussions de validation, à l’atelier de démarrage du projet et aux préparations du plan détaillé de mise en œuvre (DIP). Ce sont là d’excellentes manières pour le personnel de découvrir et de commencer à internaliser les objectifs et les stratégies du projet.

    1. Le superviseur et l’employé préparent un plan de renforcement formel des capacités en lien avec l’intégration. Il peut s’agir d’une formation structurée ou de cours et rencontres de renforcement des capacités relatives à des fonctions clés de l’emploi.

    Formation à la sécurité : Dans le cadre de l’intégration générale, tous les employés du projet doivent suivre le module en ligne Safe and Sound Basic IntroductionIntroduction de base à Safe and Sound (Sain et Sauf)  ainsi que le module en ligne IFRC Stay Safe.IFRC Restez en sécurité  Il faudra peut-être une formation supplémentaire à la sécurité, selon le poste et l’endroit. Dans le cadre de l’intégration spécifique au projet, le PM/CoP devra étudier avec l’employé tous les plans ou considérations de sécurité spécifiques au projet.

    1. Le superviseur s’assure que le nouvel employé bénéficie d’une intégration complète au cours des quelques premiers mois. Il devra pour cela vérifier régulièrement la progression de l’intégration générale et mener les actions d’intégration spécifique au projet telles que :
    • Emmener l’employé rendre visite aux partenaires et aux sites du projet.
    • Aider le nouvel employé à établir une relation de « binôme » avec un employé expérimenté de CRS qui occupe le même rôle dans le programme-pays ou éventuellement la région.
    • Identifier ce qui peut encore lui manquer comme compétences et connaissances relatives au projet et s’assurer qu’elles sont abordées dans le processus d’intégration dans le cadre des plans individuels de performance et de développement (cf. les directives de la Norme 14, action clé 2).
  • Partenariat
    • Accompagnez les partenaires selon les besoins pour planifier l’intégration des nouveaux employés.
    • Pour encourager une compréhension mutuelle pendant la mise en œuvre du projet, il peut être utile que les nouveaux employés des partenaires suivent les six cours en ligne Éléments fondamentaux en matière de partenariat et de renforcement des capacités qui sont ouverts aux partenaires sur le site de CRS’ Institute for Capacity Strengthening)Institut de CRS pour le renforcement des capacités
       
      .
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus que CRS soit chef de file ou sous-récipiendaire.
    • En plus de l’intégration du personnel concernant les exigences de conformité du bailleur de fonds, n’oubliez pas de faire aussi une intégration sur les questions spécifiques au travail avec le chef de file.
  • Projets d’urgence
    • Customisez le processus d’intégration et réduisez le calendrier de l’intégration à quelques jours ou une semaine au maximum.
    • Maximisez l’utilisation de l’atelier de démarrage du projet pour faire une orientation simultanée à plusieurs employés sur les hypothèses de la conception du projet, les approches techniques et les exigences ou attentes du bailleur de fonds.
    • Utilisez l’orientation rapide et l’intégration de groupe du Emergency Field Operations ManualManuel sur les opérations d’urgence sur le terrain  qui peuvent être faites en 2-3 heures, selon les cas.
    • Assurez-vous que le processus couvre les politiques et les questions relatives à la sécurité, y compris le module obligatoire d’apprentissage en ligne Safe and SoundSain et Sauf
    • Voyez les avantages sociaux pour les employés travaillant dans l’urgence, tels que R&R, prime de danger, etc.