Norme 18: Identifier et valoriser des leçons et des résultats pendant la clôture.
Impliquer les participants, partenaires, bailleurs de fonds, gouvernements hôte ou local et autres parties prenantes dans l’évaluation de la clôture du projet et les activités de réflexion pour tirer des leçons et des bénéfices du projet.
Préparer une évaluation finale du projet ou une revue après l’action appropriée à l’étendue du projet et aux besoins d’information des parties prenantes.
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Pourquoi
L’évaluation finale ou la revue après l’action Conformément aux procédures MEAL, tous les projets de CRS d’une valeur supérieure à 1 million d’US$ sont soumis à une évaluation finale et tous les projets de CRS d’une valeur inférieure à 1 million d’US$ font une revue après l’action. Référez-vous à la section « Comment » ci-dessous pour une explication des différences entre « évaluation finale » et « revue après l’action. » d’un projet est une occasion d’examiner de manière approfondie le processus et les résultats d’un projet et d’en tirer des leçons. Le personnel de CRS s’implique avec les partenaires et les évaluateurs externes (le cas échéant) pour concevoir une évaluation finale ou une revue après l’action qui :
- Identifie les questions clés qui aideront CRS et ses partenaires à évaluer la pertinence, l’efficacité, l’efficience, l’impact et la pérennitéNotez qu’il s’agit là des critères standard d’évaluation du projet. Ils ne seront pas tous applicables aux revues après l’action. du projet conformément aux politiques et procédures MEAL de CRSPolitique MEAL 3 : Évaluation Le personnel de CRS s’implique avec nos partenaires pour faire des évaluations tournées vers l’utilisation, qui mesurent la pertinence, l’efficacité, l’efficience, l’impact et la pérennité, conformément aux exigences du bailleur de fonds, démontrent l’engagement à travailler avec intégrité et respect pour la population et promeuvent la participation communautaire. et à d’éventuelles exigences particulières du bailleur de fonds.
- Prend en compte les besoins d’information des membres de la communauté, des bailleurs de fonds et autres parties prenantes.
- Comprend des approches qui optimisent la participation et les points de vue des membres de la communauté et autres parties prenantes.
- Génère des informations pertinentes pour influencer les parties prenantes clésIl peut s’agir du gouvernement, d’ONG locales et internationales, d’organisations de recherche, d’organismes de financement, etc. et guider la prise de décisions stratégiques dans les programmes à l’avenir.
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Qui
- Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) avec le responsable du MEALLe responsable du MEAL pour l’évaluation peut être le gestionnaire du projet ou le responsable du MEAL du programme-pays, la coordinateur du MEAL du projet ou un autre employé MEAL. Pour les évaluations internes, cette personne dirige habituellement l’équipe d’évaluation de CRS. Pour les évaluations externes en particulier, cette personne prend souvent le rôle de « chargé de l’évaluation, » servant de point de contact principal entre l’équipe du projet et le evaluateur externe et vérifiant en général que l’évaluation se passe bien et qu’elle est réalisée dans les temps. Pour en savoir plus sur le rôle du chargé de l’évaluation, cf. Suivi et évaluation, SHORT CUTS : Planifier une évaluation.
ou la personne désignée comme « chargé de l’évaluation »
- Le PM/CoP s’assure que l’évaluation finale (qu’elle soit interne ou externe) ou la revue après l’action est planifiée à temps.
- Le responsable du MEAL travaille avec le PM/CoP pour préparer les termes de référence, le cahier des charges et le plan détaillé de l’évaluation ; pour les évaluations externes, le PM/CoP et le chargé de l’évaluation travaillent avec l’évaluateur pour élaborer un plan détaillé d’évaluation.
- Autres personnes impliquées : Personnel MEAL de CRS et des partenaires ; personnel du projet de CRS et des partenaires, y compris les éventuels responsables sectoriels ; directeur des programmes (HoP) ; représentant résident (le cas échéant) ; conseiller régional MEAL
- Le personnel de CRS et des partenaires (MEAL et autres), dont les éventuels responsables sectoriels, contribuent à l’élaboration des objectifs, questions et méthodes de l’évaluation et/ou de la revue ainsi qu’aux plans initiaux de diffusion de l’évaluation.
- Le HoP et, le cas échéant (par ex. pour les projets stratégiques), le représentant résident, contribuent à l’élaboration des objectifs et questions de l’évaluation ou de la revue après l’action et revoient le projet de termes de référence (TDR).
- Le conseiller régional MEAL revoit le projet de TDR selon ce qui est demandé dans les politiques et procédures MEALProcédure 3.3 : Les conseillers MEAL régionaux revoient les TDR de l’enquête de base et des évaluations pour améliorer la qualité des évaluations et pour qu’elles correspondent aux besoins d’information de CRS pour voir s’ils sont de bonne qualité et appropriés à l’étendue du projet et aux besoins d’information.
Évaluations finales commandées par le bailleur de fonds : Dans certains projets complexes, le bailleur peut prendre la responsabilité du processus d’évaluation finale, y compris le contrat pour l’évaluateur ou les évaluateurs externe(s). Dans ces cas-là, le rôle de CRS sera d’être en contact avec le bailleur et l’évaluateur externe tout au long de la planification de l’évaluation pour que CRS puisse contribuer de manière appropriée et aux bons moments et pour une coordination effective avec l’équipe du projet et autres parties prenantes.
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Quand
- Mettez en route la planification de l’évaluation finale ou de la revue après l’action de manière qu’elle puisse être faite pendant les six derniers mois du projet ou selon les exigences du bailleur de fonds (cf. ci-dessous)
- Pour une évaluation finale de projet, commencez les préparations assez tôt pour avoir le temps d’élaborer les termes de référenceProcédure MEAL 3.2 : Préparer des termes de référence (TDR) pour les études de base et les rencontres d’évaluation (TDR), le/les cahier(s) des charges, de sélectionner une équipe d’évaluation et de finaliser la méthodologie, les outils et le plan de travail de l’évaluation.
- Programmez le processus d’évaluation ou de revue après l’action en tenant compte du calendrier des activités finales du projet et des transitions du personnel du projet.Évitez de planifier une évaluation finale trop tôt, quand des activités importantes du projet sont encore en cours et demandent du temps et de l’attention à l’équipe du projet. En même temps, il est important de ne pas planifier l’évaluation finale ou la revue après l’action trop tard dans la période de clôture, quand des employés clés auront peut-être déjà quitté l’équipe du projet.
- Tenez compte dans la planification de l’évaluation des éventuelles considérations saisonnières (par ex. calendriers scolaires ou agricoles, questions d’accès liées à la météo, etc.) qui peuvent affecter la capacité des parties prenantes s’occupant de la collecte des données à contribuer au processus d’évaluation.
Considérations pour la planification de l’évaluation de projets complexes et pluriannuels :
- Pour les projets pluriannuels complexes, il faudra peut-être jusqu’à un an pour préparer les TDR et le cahier des charges, conclure un contrat avec un consultant pour l’évaluation, finaliser la méthodologie et les outils d’évaluation, faire l’évaluation, tenir la session de réflexion, finaliser le rapport d’évaluation et distribuer les résultats.
- Dans certains projets pluriannuels, les exigences du bailleur de fonds peuvent nécessiter qu’on fasse l’évaluation finale à la fin de l’avant-dernière année/au début de la dernière année du projet pour que le calendrier soit le même que pour la collecte des donnée de base du projet. Dans ce cas, démarrez les préparations de l’évaluation dans le cadre de la planification annuelle pour l’avant-dernière année du projet. Prévoyez une revue après l’action finale du projet dans le cadre de la clôture du projet.
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Comment
Suivez ces étapes pour planifier une évaluation finale ou une revue après l’action efficace :
Quelle est la différence entre une évaluation finale et une revue après l’action ?
Une évaluation finale est faite à la fin du projet et comprend habituellement une enquête de fin ou d’autres méthodes de collecte des données, selon les cas, pour permettre la comparaison avec les données de base (si elles existent) pour des indicateurs clés du projet. Une évaluation finale évalue systématiquement la pertinence, l’efficacité, l’efficience, l’impact et la pérennité du projet dans une population définie et se base sur les données de suivi et d’évaluation pour répondre aux questions d’évaluation, répondre aux besoins d’information des parties prenantes et permettre d’apprendre. Une revue après l’action est une réflexion sur les réussites et les échecs d’un projet (ou d’activités à l’intérieur d’un projet). Elle réunit une équipe pour discuter de manière ouverte et honnête d’un projet qui se termine bientôt ou qui vient de se terminer et ne nécessite pas de collecter des données supplémentaires auprès des participants du projet. La priorité d’une revue après l’action est de permettre d’apprendre pour s’améliorer continuellement. (Définition de la revue après l’action adaptée de « Better evaluation »)
- Le responsable du MEAL et le PM/CoP revoient les plans pour l’évaluation finale (ou la revue après l’action) compris dans le document de projet et le budget approuvés.Pendant la conception du projet, CRS aura préparé un calendrier général et un budget pour l’évaluation finale ou la revue après l’action sur la base des politique et procédures MEAL (cf. Procédure 3.6) et, selon les cas, des informations disponibles sur des exigences du bailleur de fonds. Pour un projet à financement externe, ils réexaminent les éventuelles exigences du bailleur de fonds et les considérations supplémentairesPar exemple, une évaluation ou revue à mi-parcours aura peut-être découvert des points nécessitant un suivi ou des domaines sur lesquels se concentrer lors de l’évaluation finale. Les besoins d’apprentissage et les intérêts de CRS et du bailleur de fonds peuvent aussi avoir évolué pendant la mise en œuvre du projet. pour l’évaluation ou la revue (à partir de discussions internes ou de discussions avec le bailleur de fonds du projet).
- Le responsable du MEAL et le PM/CoP travaillent avec l’équipe du projet pour identifier un premier groupe de questions clés pour l’évaluation ou la revue et pour déterminer quel sera le meilleur moment pour la faire.
- Si possible, incorporez cette discussion à la dernière réunion annuelle ou trimestrielle de revue du projet et de planification à l’approche de la dernière année (pour les projets pluriannuels) ou du dernier trimestre (pour les projets < 12 mois) du projet.
- Pour les évaluations finales de projets à financement externe, impliquez le HoP, le représentant résident (selon es cas) et d’autres employés ayant une bonne connaissance du bailleur pour trouver des idées d’objectifs et de questions clés pour l’évaluation.
- Assurez-vous que le calendrier et l’ordre de l’évaluation ou de la revue sont bien coordonnés avec les autres activités et évènementsPar exemple, pour une évaluation finale, assurez-vous que les principales activités de l’évaluation ne risquent pas de correspondre à des périodes intenses de mise en œuvre du projet ou d’autres évènements importants du projet. Pour une revue après l’action ou une session de réflexion sur le projet suivant la collecte et l’analyse des données de l’évaluation finale (selon les politiques et procédures MEAL de CRS), programmez l’événement assez tôt pour permettre la participation de personnel clé du projet de CRS et des partenaires, en n’oubliant pas que certains postes peuvent se terminer avant la date de fin du projet. dans le plan de clôture du projet, y compris le calendrier des transitions des employés du projet.
Une seule session de réflexion de l’évaluation ou de la revue ou plusieurs ? La décision de planifier une seule ou plusieurs sessions de réflexion pour la revue après l’action ou l’évaluation finale dépendra de plusieurs facteurs, dont l’échelle et l’étendue géographique du projet et des partenariats du projet, le nombre et le profil des parties prenantes qui devront être directement impliquées dans le processus, le calendrier et le budget disponible. Pour les projets complexes, il vaudra peut-être mieux organiser un événement avec les principales parties prenantes du projet dans chacun des pays, suivi d’une rencontre finale/de discussion pour continuer à analyser, interpréter et réfléchir au niveau du projet dans son ensemble.
- Avec la contribution de l’équipe du projet de CRS et des partenaires et des autres personnes consultées à l’étape 2, le responsable du MEAL et le PM/CoP préparent les TDR pour l’évaluation ou la revue après l’action :
- Référez-vous aux ressources des politiques et procédures MEAL (PPM) pour la PPM 3.2PPM 3.2 : Préparer des termes de référence (TDR) pour les études de base et les rencontres d’évaluation. pour trouver de bons exemples pertinents pour le contexte du projet.
- Revoyez l’analyse des parties prenantes et les plans de communication du projet pour déterminer quels sont les besoins d’information des parties prenantes dont on tiendra compte dans l’évaluation ou la revue après l’action.
- Réfléchissez aux points clés des discussions lors des réunions annuelles et trimestrielles de projet pour déterminer quels ont été les principales réussites et difficultés ou les questions en suspens qui devraient être examinées plus en détail lors du processus d’évaluation ou de revue.
- Adaptez les questions « standard » pour mettre l’accent sur les sujets les plus pertinents sur le projet.
- Si le projet comprenait des approches programmatiques ou opérationnelles qui étaient nouvelles pour l’équipe du projet ou les parties prenantes dans la zone cible, de nouveaux partenariats ou d’autres nouveaux éléments importants (par ex. l’utilisation d’ICT4D), incluez des questions concernant ces nouveaux éléments du projet.
- Prenez en compte les sujets concernant la gestion du projet pour les programmes et les opérations, par ex. les facteurs qui ont eu une influence sur la gestion du temps, de l’étendue et du budget du projet ou les relations avec les parties prenantes, etc.
- Pour plus de conseils, référez-vous au chapitre sur la planification et la tenue d’une évaluation de Guidance on Monitoring and Evaluation.
- Note : Des sujets sensibles peuvent apparaître quand on revoit la gestion du projet. Incluez dans les TDR une approche pour revoir ces sujets pendant l’évaluation ou la revue après l’action ainsi que les manières les plus appropriées de documenter et de diffuser les constatations correspondantes. N’oubliez pas que les rapports d’évaluation finale ou de revue après l’action peuvent être partagées à l’extérieur de l’équipe du projet.
L’adaptation des questions est importante aussi pour la revue après l’action ! Les revues après l’action sont une excellente occasion d’apprendre mais, trop souvent, elles sont vues comme une activité où il faut « cocher les cases » avec seulement un examen rapide de questions toutes faites. Les TDR d’une bonne revue après l’action comprennent des questions d’approfondissements adaptées qui aident l’équipe du projet à approfondir sa réflexion ou à aborder une question d’un nouvel angle. Par exemple, sous la questions standard « Qu’est-ce qui aurait pu aller mieux ? » préparez un ensemble de questions secondaires ou d’approfondissement pour faire naitre une discussion sur des éléments spécifiques du projet (par ex. le processus de distribution, la sélection des participants, la coordination du consortium, la planification du désengagement ou de la transition, etc.). Envisagez d’inclure dans les TDR des approches appropriées d’internalisation des données,Par exemple, une activité comme « set de table des données/gros titres des données » (data placemat/data headlines) ou « Citables » (quotables) – cf. les directives pour l’internalisation des données de USAID LEARN dans « Autres ressources ». incluez des méthodologies et des activités pour faciliter une réflexion plus approfondie sur les questions de revue après l’action.
- Cliquez ici pour plus de Conseils et points à garder à l’esprit pour les TDR de l’évaluation finale.
- Utilisez comme points de départ la ressource « Short Cut » Préparer une évaluation et le modèle de Annotated Evaluation Terms of Reference.Termes de référence annotés pour l’évaluation
- Assurez-vous que les TDR comprennent un nombre gérable de questions d’évaluationCelles-ci devront comprendre des questions pour déterminer l’efficacité des mécanismes du projet destinés à solliciter le feedback des participants pendant la mise en œuvre du projet et à répondre à ce feedback. claires associées aux critères d’évaluation pertinents (pertinence, efficacité, efficience, impact, pérennité) et s’intéressant aux changements généraux.
- N’oubliez pas que l’évaluation finale n’est pas le moment d’essayer de compléter toutes les informations manquantes du projet.
- S’il y a eu une revue à mi-parcours, vérifiez que les TDR comprennent une étude formelle de la pertinence des mesures prises en réponse aux constatations et aux recommandations à mi-parcours.
- Incluez des méthodes d’évaluation qui optimisent l’implication des participants du projet dans le processus d’évaluation. Utilisez l’analyse des parties prenantes du projet et le plan de communication MEAL préparé pendant la création du système MEAL pour identifier les parties prenantes à impliquer en tant que 1). Informateurs clés pour l’évaluation, 2). Participants à la session finale de réflexionConformément à la procédure MEAL 3.7. Limitez les participants à la réflexion aux parties prenantes qui ont un degré suffisant d’implication dans le projet pour pouvoir apporter une contribution significative aux constatations, identifier ce qui a été appris et aider à formuler des recommandations. de l’évaluation pour analyser et interpréter les constatations de l’évaluation et identifier ce qui a été appris dans le projet et 3). Participants à des événements après l’évaluation pour échanger et discuter de l’apprentissage du projet (cf. Norme 18, action clé 3).
- En vous appuyant sur l’analyse des communications avec les parties prenantes, conformément à la procédure MEAL 7.2,Procédure 7.2 : Communiquer la progression et les constatations des évaluations aux principales parties prenantes, conformément à leurs besoins d’information. incluez un plan préliminaire prévoyant comment l’équipe du projet transmettra les constatations de l’évaluation aux différentes parties prenantes du projet (cf. section VI, Reporting and Dissemination,Section VI, Rapports et diffusion dans Annotated Evaluation Terms of Reference« Termes de référence annotés pour l’évaluation »
- Demandez l’appui du RTA MEAL pour relire la dernière version des TDR (conformément à la procédure MEAL 3.3Procédure 3.3 : Les conseillers MEAL régionaux revoient les TDR de l’enquête de base et des évaluations pour améliorer la qualité des évaluations et pour qu’elles correspondent aux besoins d’information ).
- Demandez aux conseillers techniques du secteur de revoir le projet de TDR et en particulier les questions d’évaluation et les plans pour partager les constatations et les leçons tirées du projet – les conseillers techniques peuvent apporter des contributions précieuses sur d’autres possibilités de partager les constatations du projet et des manières d’optimiser ce qui aura été appris de l’évaluation au bénéfice d’autres projets.
- Après la finalisation des TDR, le PM/CoP et le responsable du MEAL préparent le/les cahier(s) des charges nécessaire(s).
- Pour une revue après l’action, il faut un cahier des charges si l’animateur ne fait pas partie de l’équipe du projet. Assurez-vous que le cahier des charges explique les responsabilités de l’animateur et des membres désignés de l’équipe (par ex. le PM et le responsable du MEAL) pour ce qui est de la préparation et du suivi.
- Pour les projets complexes, un seul évaluateur ne suffira peut-être pas. Dans ce cas, CRS devra préparer un cahier des charges pour une agence de consultants avec des capacités différentes pour l’évaluation ou préparer des cahiers des charges pour chaque profil dont on aura besoin dans l’équipe d’évaluation.
- Pour les évaluations externes, l’équipe du projet de CRS peut avoir l’option de souscrire un contrat avec un évaluateur extérieur à CRS ou un employé de CRS ayant l’expérience des évaluations et qui est extérieur à l’équipe du projet.
- Cliquez ici pour voir des Points à garder à l’esprit quand on décide s’il faut sélectionner un évaluateur de CRS ou un consultant externe.
Si le bailleur de fonds n’exige pas qu’on choisisse un consultant externe comme évaluateur, l’équipe du projet devra peser les pours et les contres entre engager un consultant ou un employé expérimenté de CRS. Quand vous prenez cette décision, tenez compte des éléments suivants (cf. aussi le Tableau 4, Tradeoffs between Internal and External EvaluatorsAvantages et inconvénients des évaluateurs internes et externes dans « Gestion est mise en œuvre d’une évaluation. » dans Managing and Implementing an EvaluationAvantages et inconvénients des évaluateurs internes et externes dans « Gestion est mise en œuvre d’une évaluation. » ):
- Un évaluateur externe apportera plus d’objectivité et aidera à réduire les biais dans les résultats de l’évaluation.
- D’un autre côté, un évaluateur de CRS connaitra mieux les systèmes, structures et approches du projet et sera probablement mieux placé pour faciliter la participation de l’équipe du projet dans la conception de l’évaluation. Cela améliorera la probabilité que l’évaluation ait des résultats plus pertinents et utiles.
- Le travail avec un évaluateur de CRS demandera peut-être plus de suivi avec l’évaluateur de la part de l’équipe du projet. Si l’évaluateur de CRS comme l’évaluateur externe peuvent être confronté à des demandes concurrentes sur leur temps après la fin des activités d’évaluation sur le terrain et l’animation de la session de réflexion sur l’évaluation, les évaluateurs externes sont motivés par le paiement final du contrat qui est lié à l’achèvement des livrables finaux.
- L’utilisation d’un évaluateur de CRS peut souvent permettre de réduire les coûts totaux de l’évaluation tout en aidant à renforcer la capacité interne.
Un évaluateur de CRS n’est une option appropriée que s’il y a un employé ayant une expérience dans la conception des évaluations, des qualifications en analyse de données et des compétences solides en animation qui est disponible. Dans l’idéal, tout évaluateur de CRS devrait avoir une expérience dans les secteur et thèmes prioritaires dans lesquels le projet travaille mais l’équipe du projet peut demander la contribution d’un conseiller sectoriel pour compléter l’expérience de l’évaluateur de CRS.
- Cliquez ici pour voir des Conseils pour les cahiers des charges de l’évaluation finale.
- Décrivez dans le détail ce qui est attendu de l’évaluateur et expliquez le rôle du gestionnaire de l’évaluation.Le gestionnaire de l’évaluation est habituellement un employé de CRS (souvent l’employé du MEAL du programme-pays qui a été choisi comme responsable du MEAL pour l’évaluation) qui coordonne la communication de CRS avec l’évaluateur, aide l’évaluateur à accéder aux sources de donnée du projet et en général, aide à garantir le bon déroulement de l’évaluation et son achèvement dans les temps. Pour plus de détails sur le rôle du gestionnaire de l’évaluation, référez-vous aux documents « Short Cuts » dans la section « Outils et modèles. »
- Définissez clairement les points d’interaction entre l’évaluateur et CRS (par l’intermédiaire du gestionnaire de l’évaluation). Les actions cruciales pour lesquelles il faut l’implication et l’approbation de CRS sont habituellement :
- La conception de la méthodologie, avec la sélection des sources de données et de l’échantillonnage.
- L’élaboration des outils de collecte de données
- La conception des documents pour les sessions de réflexion
- Tous les livrables intermédiaires comme : analyse préliminaire, constatations préliminaires, première version du rapport, etc.
- N’oubliez pas qu’une difficulté courante dans les évaluations avec un évaluateur externe est l’impression que cet évaluateur ne comprend pas totalement le projet ou le contexte de la mise en œuvre. Cela fait courir le risque d’obtenir des constatations et des recommandations qui sont, ou qui sont perçues comme étant, irréalistes ou basée sur une mauvaise compréhension du projet par l’évaluateur. Atténuez ce risque potentiel en prévoyant dans le cahier des charges une interaction importante entre l’évaluateur et l’équipe du projet.
- Assurez-vous que le SOW inclut l’animation de la session finale de réflexion sur l’évaluation, avant la finalisation du rapport d’évaluation.
- Incorporez un livrable en lien avec les documents de communicationDans l’idéal, l’équipe du projet aura préparé un plan pour le type d’apprentissage final du projet que l’équipe aimerait partager, avec qui et dans quel format. Si c’est le cas, prévoyez dans le cahier des charges de l’évaluation finale, un livrable centré sur la compilation ou la synthèse du type d’informations dont CRS aura besoin pour préparer des documents de communication ciblés (par ex. contributions pour un dossier d’apprentissage ; citations à la première personne illustrant des constatations importantes de l’évaluation ; profils de participants ; contributions pour des vidéos). Référez-vous à la Norme 18, action clé 3 pour des directives sur la diffusion de ce qui a été appris dans le projet. en plus du rapport d’évaluation, sur la base des plans initiaux pour les rapports et la diffusion présentés dans les TDR (cf. conseils pour les TDR de l’évaluation finale à l’étape 3).
- Soyez réalistes quand vous fixez des dates limites pour les livrables de l’évaluation en tenant compte du temps nécessaire pour la revue par CRS et l’incorporation du feedback.
- Pour les évaluations finales, le responsable MEAL/le gestionnaire de l’évaluation et le PM/CoP s’assurent que l’évaluateur/l’équipe d’évaluation conçoit une méthodologie d’évaluation, des outils de collecte de données et un plan de travail détaillé appropriés pour l’évaluation, conformément aux TDR et au cahier des charges.
- Dans le cas d’évaluations internes, le responsable MEAL de CRS sert souvent de chef de l’équipe d’évaluation et prend la responsabilité de l’élaboration de la méthodologie, des outils de collecte des données et du plan de travail de l’évaluation.
- Demandez au besoin l’assistance du personnel technique MEAL.
- Référez-vous à la série « Short cuts S&E » : Préparer une évaluation et Gestion et mise en œuvre d’une évaluation pour des directives sur les préparatifs finaux.
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Partenariat
- Les partenaires sont des parties prenantes clés dans ce processus, y compris pour la préparation des TDR pour l’évaluation finale ou la revue après l’action. Impliquez les partenaires dès le début de la planification pour discuter de l’évaluation finale ou de la revue après l’action, des livrables, du processus et du rôle du partenaire. Cela inclut une discussion sur le rôle des partenaires dans la collecte des données d’évaluation et le processus de réflexion pour interpréter les constatations de l’évaluation et discuter de leur utilisationcf. procédure MEAL 3.7 : Réfléchir avec les partenaires et autres parties prenantes aux constatations des évaluations pour produire les recommandations appropriées et servir à l’apprentissage de l’agence (cf. Norme 18, action clé 2) et dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan pour partager les résultats avec les autres parties prenantes clés (cf. Norme 18, action clé 3).
- Comme les partenaires vont souvent jouer le rôle majeur dans le partage avec les participants du projet des informations tirées de l’évaluation finale du projet, il est aussi important de travailler en proche collaboration avec eux pour définir des plans pour l’apprentissage et le partage pour l’ensemble des parties prenantes dans le cadre de l’élaboration des TDR.
Quand CRS est sous-récipiendaire- Dans les situations où CRS est sous-récipiendaire, le chef de file dirigera la conception de l’évaluation finale et/ou de la revue du projet. CRS devra contacter le chef de file dès le début du processus de planification pour déterminer comment CRS peut contribuer à la conception.
- Notez que les pratiques et approches du MEAL des autres organisations peuvent être différentes des politiques et procédures MEAL de CRS. Cependant, il est probable que presque tous les projets dans lesquels CRS participe en tant que sous-récipiendaire auront prévu une évaluation finale externe du projet.
Projets d’urgence- Suivez la même procédure pour les évaluations finales ou les revues après l’action pour les projets d’urgence, en télescopant selon les besoins. Par exemple, pour les évaluations finales, adaptez les critères et les termes de référence selon les besoins (par ex. en abandonnant ou en adaptant les critères sur la pérennité ; en incorporant des critères en lien avec l’interconnexion,L’interconnexion fait référence à la nécessité de garantir que les activités d’urgence à court terme sont menées dans un contexte qui prend en compte les problèmes à plus long terme et les problèmes interconnectés (Beck, 2006, p. 20). la couvertureLa couverture est la nécessité d’atteindre les groupes importants de la population dont la vie est menacée, où qu’ils soient (Beck, 2006, p. 20). et/ou la coordinationLa coordination est l’utilisation systématique d’instruments politiques pour fournir l’assistance humanitaire de manière cohérente et efficace. Ces instruments comprennent la planification stratégique, la collecte des données et la gestion de l’information, la mobilisation de ressources et la redevabilité, l’orchestration d’une division fonctionnelle du travail, la négociation et le maintien d’un cadre fonctionnel avec les autorités politiques hôtes et le leadership (Minear et al., 1992, pp. 6–7). ).
- Si vous préparez les termes de référence pour l’évaluation d’une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et [email protected] comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS ([email protected]).
- Les projets d’urgence n’ont habituellement pas de revues à mi-parcours, mais beaucoup d’équipes de projets d’urgence font des évaluations en temps réelProcédure MEAL 3.5 : Faire une évaluation en temps réel pendant les interventions d’urgence pour contribuer à l’apprentissage de l’agence et guider la phase suivante de l’intervention et utilisent les constatations de celles-ci pour ajuster la stratégie d’intervention. Selon les cas, et selon le budget total de l’intervention d’urgence, incluez dans les TDR de l’évaluation une étude de la pertinence des ajustements au projet/à l’intervention sur la base des constatations et des recommandations de l’évaluation en temps réel.
- Pour les projets d’urgence, l’évaluation finale ou la revue après l’action peut être faite au niveau de l’intervention d’urgence dans son ensemble.
Ressources Clés
Outils et modèles
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Plus d’outils et de modèles pour les évaluations, les revues après l’action et les sessions de réflexion participatives (référez-vous aux procédures MEAL 3.6 et 3.7)
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Plus d’outils et de modèles pour préparer et revoir les TDR (référez-vous aux procédures MEAL 3.2 et 3.3)
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Série Short Cuts S&E : Préparer une évaluation
Ressources Additionnelles
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Série Short Cuts S&E : Communication et rapportage d’une évaluation
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Série Short Cuts S&E : Gestion et mise en œuvre d’une évaluation
- Mettez en route la planification de l’évaluation finale ou de la revue après l’action de manière qu’elle puisse être faite pendant les six derniers mois du projet ou selon les exigences du bailleur de fonds (cf. ci-dessous)
- Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) avec le responsable du MEALLe responsable du MEAL pour l’évaluation peut être le gestionnaire du projet ou le responsable du MEAL du programme-pays, la coordinateur du MEAL du projet ou un autre employé MEAL. Pour les évaluations internes, cette personne dirige habituellement l’équipe d’évaluation de CRS. Pour les évaluations externes en particulier, cette personne prend souvent le rôle de « chargé de l’évaluation, » servant de point de contact principal entre l’équipe du projet et le evaluateur externe et vérifiant en général que l’évaluation se passe bien et qu’elle est réalisée dans les temps. Pour en savoir plus sur le rôle du chargé de l’évaluation, cf. Suivi et évaluation, SHORT CUTS : Planifier une évaluation.
ou la personne désignée comme « chargé de l’évaluation »