Norme 18: Identifier et valoriser des leçons et des résultats pendant la clôture.
Impliquer les participants, partenaires, bailleurs de fonds, gouvernements hôte ou local et autres parties prenantes dans l’évaluation de la clôture du projet et les activités de réflexion pour tirer des leçons et des bénéfices du projet.
Partager les leçons du projet avec les parties prenantes pour permettre l’influence, la pérennisation et le passage à l’échelle supérieure des approches réussies du projet.
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Pourquoi
Les projets produisent une masse d’informations et de leçons précieuses et intéressantes pour CRS, ses partenaires, les communautés participants, les bailleurs de fonds et les autres parties prenantes. Trop souvent cependant, les équipes des projets sont prises dans la précipitation des activités de clôture et n’accordent que peu d’attention à un partage stratégique des informations sur l’impact du projet, les leçons apprises et les recommandations pour les futurs projets. Un partage bien planifié des leçons du projet dans le cadre de la clôture, y compris avec les membres de la communauté et les bailleurs de fonds actuels et potentiels des projets :
- Renforce l’engagement des parties prenantes à maintenir, passer à l’échelle supérieure ou adopter des approches avérées et prometteuses du projet.
- Aide à répondre aux besoins d’information des parties prenantes en communiquant les résultats et les leçons les plus pertinentes à chaque partie prenante.
- Démontre la redevabilité et renforce les relations développées pendant le projet.
- Contribue au corpus des connaissances dans le secteur.
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Qui
- Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
- Le PM/CoP dirige l’élaboration et la mise en œuvre de plans du projet pour partager les leçons pendant la clôture.
- Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires ; personnel MEAL du programme-pays ; directeur des programmes (HoP) ; représentant résident (CR) ; conseillers techniques (TA) sectoriels ; personnel de mobilisation des ressources (BD) du programme-pays et de la région ; personnel d’IDEA le cas échéant
- L’équipe du projet et le personnel MEAL du programme-pays, avec l’appui du HoP au besoin, contribuent à la planification et aident à la mise en œuvre des activités destinées à partager les leçons du projet.
- Le CR aide pour les relations avec les bailleurs de fonds et autres parties prenantes de haut niveau.Par exemple, les hauts fonctionnaires du gouvernements, la direction des organisations paires.
- Les TA (en particuliers au niveau régional et mondial) aident à promouvoir et partager les leçons avec d’autres spécialistes techniques, dont les spécialistes d’organisations bailleuses de fonds et d’organisations paires.
- Le personnel de BD et d’IDEA du programme-pays (le cas échéant) et de la région contribue aux plans pour la diffusion des leçons et partage les choses apprises avec les bailleurs de fonds actuels et potentiels.
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Quand
- Finalisez un plan pour partager les dernières leçons du projet dans le cadre de la planification générale de la clôture, en vous appuyant sur la planification de l’évaluation finale ou de la revue après l’action (cf. Norme 18, action clé 1).
- Précisez le plan et mettez-le en œuvre tout au long de la période de clôture.
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Comment
Cette action clé est mise en œuvre conformément aux Politiques et procédures MEAL, en particulier la procédure 7.2Procedure 7.2: Communiquer la progression et les constatations des évaluations aux principales parties prenantes, conformément à leurs besoins d’information. .
Suivez ces étapes pendant la clôture du projet pour partager les leçons du projet avec les parties prenantes en plus de l’équipe du projet de CRS et des partenaires :
- Dans le cadre de la planification de la clôture du projet (par ex. en commençant au moins 3-12 mois avant la date de fin du projet), le PM/CoP travaille avec l’équipe du projet et d’autres parties prenantes internesPar exemple le CR, le HoP, les TA, le personnel de BD et d’IDEA. pour préciser les plans du projet pour l’apprentissage et le partage avec les parties prenantes, y compris le partage des constatations de l’évaluation.
- Cliquez ici pour voir les Étapes détaillées du processus
- Pour les projets qui comprennent une évaluation finale, appuyez-vous sur le plan provisoire de partage des constatations de l’évaluation avec les différentes parties prenantes du projet, qui a été élaboré dans le cadre des termes de référence de l’évaluation finale (cf. Norme 18, action clé 1 pour plus de détails).
- Étudiez le plan pour les relations avec les bailleurs de fonds du projet et le plan de communication avec les parties prenantesCe plan est préparé pendant le démarrage du projet dans le cadre de l’élaboration du système MEAL et précisé selon les besoins pendant la mise en œuvre du projet. de SMILER préparé pendant la creation du système MEAL.
- Réfléchissez aux activités formelles d’apprentissage du projet réalisées jusqu’à maintenant (cf. Norme 11, action clé 1) et préparez des objectifs clairsLes objectifs seront différents selon le projet et la partie prenante, mais peuvent inclure : influer sur une partie prenante (partie prenante gouvernementale, organisation pair, bailleur de fonds) pour promouvoir une approche du projet qui a fait ses preuves ; explorer si un bailleur de fonds potentiel serait disposé à apporter son appui à une augmentation de l’échelle ou à une suite ; utiliser les leçons du projet pour faire un plaidoyer auprès d’une partie prenante gouvernementale pour qu’elle continue à investir pour maintenir et augmenter les réalisations du projet.
pour les activités d’apprentissage de la clôture du projet, c’est-à-dire quelles leçons l’équipe du projet veut-elle partager, avec qui et pourquoi ?
- Impliquez les parties prenantes dans l’apprentissage du projet pour tous les projets y compris ceux qui sont moins complexes ou durent moins longtemps.
- Référez-vous aux Short Cuts Suivi & Évaluation pour voir des directives et un exemple de modèle pour planifier la communication.
- Adaptez les idées de la section « Partager les leçons apprises » de Capitaliser et partager les leçons aux rencontres d’apprentissage des programmes-pays.
- Identifiez des occasions déjà prévues d’impliquer les parties prenantes ciblées (par ex. réunions régulières de coordination, conférences) ainsi que des occasions spécifiques à la clôture pour partager ces leçons (par ex. rapports formels demandés par le bailleur de fonds, « réunions de désengagementLes réunions de désengagement sont des réunions consultatives tenues avec des parties prenantes telles que les partenaires, les participants, le bailleur de fonds et le personnel gouvernemental pendant le processus de clôture du projet et qui permettent la participation et la redevabilité. Dans les projets plus importants, les réunions de désengagement peuvent aussi être une manière d’impliquer les parties prenantes dans l’élaboration du plan de clôture. Pour les projets plus petits, les réunions de désengagement peuvent être utilisées pour répondre aux questions sur le processus de clôture du projet, la gestion des biens du projet et les activités de suite éventuellement prévues. » avec des parties prenantes individuelles, un événement formel de clôture du projet, etc.). Cf. aussi Norme 16, action clé 5.
- Pour les projets à financement externe, envisagez d’organiser les activités de clôture suivantes avec le bailleur de fonds du projet :
- Une réunion de fin de projet avec le bailleur de fonds pour présenter les résultats et les leçons et obtenir le feedback final du bailleur sur le projet.
- Une réunion plus ciblée avec le personnel technique du bailleur de fonds pour partager les réalisations, innovations, difficultés techniques du projet, etc.
- Une table ronde communautaire pour échanger sur les résultats et voir comment les développer, avec le bailleur de fonds invité à participer.
Pensez de manière créative, impliquez les participants du projetCf. le bonne pratique de MEAL 6.B : Communiquer les principales informations du projet aux membres de la communauté pendant le démarrage et la clôture du projet. et célébrez les réalisations : Travaillez avec le personnel MEAL du programme-pays et les membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires pour identifier les faits marquants, les difficultés et les leçons apprises du projet à partager et des manières créatives de les partager,Pour les évènements de clôture, envisagez de travailler avec les participants du projet pour résumer leur expérience du projet grâce à des approches créatives, comme une petite pièce de théâtre ou des stands organisés comme un marché ou une foire, où les participants mettent l’accent sur différents aspects du projet de leur point de vue, avec les résultats du projet. en tenant compte des préférences du bailleur de fonds et des autres parties prenantes. Impliquez des parties prenantes diverses, avec non seulement le bailleur de fonds actuel mais aussi d’autres bailleurs de fonds et des parties prenantes influentes. Définissez une stratégie sur la manière d’impliquer les parties prenantes comme participants actifs des évènements d’apprentissage et d’échange. N’oubliez pas que cette implication pourrait renforcer les relations entre les parties prenantes, amplifier la voix des participants du projet et célébrer tout ce que les participants ont réalisé grâce au projet.
- Le PM/CoP et l’équipe du projet de CRS, guidés par les plans précisés lors de l’étape 1, préparent des documents et des supports de communication adaptés aux principales parties prenantes.Ces supports peuvent être : documents d’apprentissage résumés ; profils de participants représentatifs du projet ; brèves vidéos ; articles ; documents d’informations d’une page centrés sur des aspects spécifiques de l’apprentissage ; diaporamas. Pour plus d’idées, référez-vous aux documents listés sous « Outils. » .
- Adaptez les informations du rapport de l’évaluation finale du projet et/ou les visualisations des données préparées pour la réflexion de l’évaluation finale ou la rencontre de revue après l’action, ainsi que les produits de communication préliminaires qui auraient été élaborés par un évaluateur externe conformément au cahier des charges de l’évaluation (le cas échéant).
- Compilez des photos et des citations de participants et parties prenantes du projet ainsi que des échantillons de matériel du projet, comme des posters ou des manuels de formation préparés spécialement pour le projet. Il est souvent utile des les partager avec les bailleurs de fonds lors de réunions de clôture et cela peut être une bonne idée de les incorporer dans les rapports finaux.
- Voyez comment utiliser au mieux les canaux de marketing et de communication pour diffuser ou mettre l’accent sur ce qui a été appris – cf. CRS Communications ManualManuel de communication de CRS .
- Demandez l’appui de spécialistes des communications du programme-pays, de la région ou de MarCom selon les besoins. Pensez à contacter ces employés suffisamment à l’avance.
- Le PM/CoP coordonne les actions en direction des parties prenantes ciblées pour partager l’apprentissage du projet et travaille avec les membres de l’équipe du projet pour organiser des évènements et des rencontres formels d’apprentissage et de partage conformément au plan.
- Le CR, le HoP, les TA et le personnel d’IDEA impliquent chaque partie prenante selon les besoins, conformément aux protocoles et selon les relations existantes.
- Le cas échéant, organisez une couverture par les médias locaux des évènements formels de clôture organisés pour partager les réussites et les leçons du projet (vous trouverez un exemple dans l’encadré ci-dessous).
- Pour les activités d’implication qui comprennent des réunions formelles avec les parties prenantes, documentez les points clés de la réunion (feedback des parties prenantes, questions, prochaines étapes et mesures de suivi) afin que CRS et ses partenaires puissent les suivre et s’y référer.
- Incluez et impliquez les employés de BD et d’IDEA et les TA (du CP, de la région et du siège) dans les activités de contacts pour faciliter les connexions avec les bailleurs de fonds et les autres organisations que CRS tente d’influencer.
Évènements pour influencer : Pour les projets complexes, à plus forte visibilité, qui ont obtenu des résultats à une échelle importante, les évènements de clôture peuvent comprendre des ateliers nationaux d’apprentissage pour partager les leçons du projet et influer sur les pratiques des parties prenantes clés intéressées par les questions centrales du projet et ce qui a été appris, que ce soit d’un point de vue politique, de recherche ou de pratique. Voyez 7 Steps of Planning and Agenda7 étapes de planification et d’ordre du jour pour un atelier national de partage et d’apprentissage dans « Autres ressources. »
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Partenariat
- Que les partenaires aient une expérience solide et une bonne capacité dans la gestion des connaissances du projet, l’apprentissage et les relations avec les bailleurs de fonds ou que cet aspect de la mise à profit de l’expérience du projet soit nouveau pour eux, il faut absolument impliquer le personnel des partenaires dans la planification et la mise en œuvre des activités finales d’apprentissage du projet et de relation avec les bailleurs de fonds.
- Dans les cas où le projet comporte un partenaire stratégique à long terme, CRS et ce partenaire travailleront peut-être au renforcement des compétences concernant les relations avec le bailleur de fonds, la communication et le marketing dans le cadre du plan général de renforcement des capacités du partenaire. Dans ces cas, accompagnez l’organisation partenaire dans sa réflexion sur la manière d’utiliser le processus de clôture du projet pour souligner ses propres capacités et ses contributions aux réalisations du projet et pour lui permettre d’être plus expérimentée et plus à l’aise dans les relations et la communication avec les bailleurs de fonds.
Quand CRS est sous-récipiendaire- Le chef de file dirigera la planification de l’apprentissage et du partage à la fin du projet pour l’ensemble du projet ; travaillez avec le chef de file pour élaborer ces plans et les mettre en œuvre, en soulignant les rôles de CRS et des ses partenaires dans les réussites du projet.
- Pour les projets où CRS a précédemment identifié d’autres bailleurs qui pourraient s’intéresser à des volets du projet dans le domaine occupé par CRS en tant que sous-récipiendaire, précisez et mettez en œuvre les activités du plan pour les relations du projet avec les bailleurs de fonds pour partager les leçons et les réussites des portions du projet gérées par CRS.
Projets d’urgence- En tant que membre de Caritas Internationalis, CRS a un engagement envers le protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence. La partie « apprentissage » de ce protocole engage CRS à partager les rapports d’évaluation et les documents d’apprentissage des projets d’intervention d’urgence avec le Département de réponse humanitaire de CI pour que ce qui est appris informe les futures interventions d’urgence. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et [email protected] comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS ([email protected]).
- Adaptez les activités d’apprentissage et de partage du projet au contexte. Par exemple, pour les projets dans des zones très touchées par l’insécurité dans lesquelles les représentants du bailleur de fonds ne peuvent pas se rendre, envisagez d’utiliser des présentations multimédias et de tenir des réunions virtuelles où les participants du projet et les partenaires locaux peuvent partager avec les représentants du bailleur leur expérience du projet et ce qu’ils en ont appris.
Ressources Clés
Outils et modèles
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Série Short Cuts S&E : Communication et rapportage d’une évaluation
- Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)