Norme 18: Identifier et valoriser des leçons et des résultats pendant la clôture.

Impliquer les participants, partenaires, bailleurs de fonds, gouvernements hôte ou local et autres parties prenantes dans l’évaluation de la clôture du projet et les activités de réflexion pour tirer des leçons et des bénéfices du projet.

Rédiger un rapport final complet qui résume les réalisations du projet et les choses apprises.

Pourquoi
Le rapport final d’un projetVous trouverez un résumé des différences entre les rapports finaux des projets, les rapports d’évaluation finale et les revues après l’action dans la section « Comment » ci-dessous. offre à CRS un espace pour présenter l’analyse générale de l’équipe du projet et son interprétation des réalisations du projet, avec les réussites et les difficultés relatives à la programmation technique, aux questions opérationnelles et à la gestion du projet. Le rapport final est aussi un endroit où l’on résume les principales choses apprises de toute l’expérience de mise en œuvre du projet. Mais trop souvent, les équipes de projets approchent la préparation des rapports finaux comme une activité où l’on « coche les cases » et elles recyclent simplement les informations présentées dans les rapports précédents. Si l’on prend le temps de préparer un rapport final complet de qualité, cela :
- Approfondit la compréhension, à l’interne et à l’externe, des réalisations du projet et des leçons apprises.
- Crée un corpus de données probantes pour la conception et la gestion de futurs projets grâce à une documentation claire des réalisations et des leçons du projet (cf. Norme 2).
- Démontre l’engagement de CRS pour l’apprentissage et la redevabilité envers les bailleurs de fonds des projets et les autres parties prenantes internes et externes.

Qui
- Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
  - Le PM/CoP a la responsabilité de coordonner les contributions et de compiler un rapport final du projet qui comprenne des informations complètes, une analyse basée sur les faits et les leçons clés.
- Autres personnes impliquées : Équipe du projet, y compris les programmes (MEAL, responsables sectoriels, chargés de projet) et le personnel des opérations ; directeur des programmes (HoP) ; directeur des opérations (HoOps) ; représentant résident (CR) selon les besoins ; personnel d’IDEA le cas échéant
  - Les membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires apportent le contenu du rapport final.
  - Le HoP et le HoOps aident à l’élaboration du rapport et revoient la version finale du rapport.
  - Le CR peut aussi revoir et approuver le rapport final, surtout s’il est soumis à un bailleur de fonds.
  - Pour les subventions financées au niveau central, le personnel d’IDEA aide à identifier les messages clés pour le rapport, confirme/apporte des directives sur le format et la longueur du rapport et apporte son aide pour les revues finales et la soumission.
Rapports finaux et transitions du personnel : Tous les projets doivent prévoir au budget que le poste de PM/CoP continue jusqu’à la fin du projet et les membres de la direction doivent agir pour conserver le PM/CoP jusqu’à ce que les activités de clôture du projet/de la subventionPour les subventions financées par des bailleurs de fonds externes, la période de clôture de la subvention continue souvent après la date de fin du projet. soient terminées (cf. Norme 17, action clé 1). Cependant, il y aura des situations où le PM/CoP quittera l’équipe du projet avant la fin de la clôture du projet/de la subvention. Dans ces cas-là, avant de partir, le PM/CoP devra terminer en priorité le rapport final ou transmettre au HoP ou à un autre employé désigné un projet solide de rapport avec des directives claires sur ce dont on a besoin pour finaliser le rapport.

Quand
- Selon le calendrier et la date butoir dans le plan de clôture du projet et l’accord de financement.
CONSEIL : Organisez la session finale de réflexion du projet avant de préparer (ou de finaliser) le rapport final du projet. La session de réflexion est prévue pour approfondir l’analyse par l’équipe du projet des réussites, difficultés et leçons du projet, qui sont des éléments clés qui serviront pour le rapport final du projet.

Comment
Suivez ces étapes pour préparer un rapport final du projet complet et de bonne qualité (cf. Norme 16 pour des directives sur le rapport financier et autres rapports finaux relatifs aux opérations).
1. Le PM/CoP identifie les informations nécessaires pour le rapport final du projet, à partir du plan du modèle de rapport final du projet de CRS. Pour les projets à financement externe, le PM/CoP étudie aussi les éléments suivants :
- Les exigences et modèles du bailleur de fonds (consultez le personnel d’IDEA ou le bailleur si nécessaire pour obtenir ou préciser les exigences)
- La version la plus récente du plan pour les relations avec le bailleur de fonds du projet (cf. Norme 10, action clé 4), pour des informations sur les intérêts du bailleur, les messages clés de CRS pour le projet, les questions brûlantesUne « question brûlante » est une chose à laquelle le bailleur de fonds attache beaucoup d’importance, par exemple : optimisation des ressources, intégration avec le gouvernement, intégration transversale du genre. pour le bailleur, etc.
- La Check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds (section de la check-list pour le préparateur)
- Cliquez ici pour voir une description des Différences entre les évaluations finales, les revues après l’action et les rapports finaux.
  L’évaluation finale est centrée sur des questions clés identifiées dans les termes de référence de l’évaluation et est faite avant la fin du projet.Il y a une exception à ceci : l’évaluation ex-post qui est faite une fois que le projet est terminé (habituellement au moins un an et souvent plusieurs années plus tard). Dans certains projets, le bailleur de fonds commande l’évaluation finale. Le rapport d’évaluation finale est souvent écrit par un évaluateur externe qui n’a pas participé au processus de mise en œuvre du projet. Beaucoup de bailleurs de fonds exigent à la fois un rapport d’évaluation finale (soumis habituellement avant la date de fin du projet/d’expiration de l’accord de financement) et un rapport final de projet (habituellement soumis dans le cadre de la clôture de la subvention).
  
  Une revue après l’action est une évaluation interne de la performance organisationnelle basée sur le plan du projet (cf. la procédure MEAL 3.6 pour plus d’informations sur les évaluations finales et les revues après l’action). L’équipe du projet fait habituellement la revue après l’action peu de temps avant la date de fin du projet/d’expiration de l’accord de financement. Le rapport de la revue après l’action est habituellement assez informel et est écrit pour un public interne.
  
  Le rapport final du projet est un rapport formel qui donne une image synthétique mais complète du projet, avec les réalisations, les difficultés et les leçons apprises du point de vue de ceux qui étaient le plus étroitement impliqués dans la mise en œuvre. Le rapport final du projet est écrit ou finalisé à la toute fin de la période du projet ou pendant la clôture de l’accord de financement et incorpore les principales constatations et choses apprises du rapport d’évaluation finale/de revue après l’action.Pour les plus petits projets où il n’y a pas eu d’évaluation finale, le rapports final du projet complète le rapport de la revue après l’action et donne l’occasion de réunir les informations sur les réalisations du projet et la gestion des ressources du projet ainsi que la réflexion de l’équipe du projet sur les difficultés et les réussites tout au long du cycle du projet. . Pour les projets à financement externe, le rapport final est surtout écrit pour le bailleur de fonds ; pour les projets financés par des fonds discrétionnaires, le rapport final est surtout écrit pour une utilisation interne de CRS et contribue au corpus de données probantes pour les équipes qui concevront de nouveaux projets (cf. Norme 2).
1. Le PM/CoP, guidé par le calendrier MEAL du projet et le calendrier des livrables de gestion de la subvention,Le calendrier des livrables de gestion de la subvention est un outil de suivi « en un seul coup d’œil » qui résume les informations sur les livrables (par ex. rapports techniques et financiers ; documents MEAL, comme les termes de référence et rapports d’évaluation ; plans détaillés de mise en œuvre et les plans de travail du projet, etc.) que CRS doit soumettre au bailleur de fonds conformément aux termes de l’accord de financement du bailleur. prépare un calendrier général pour la rédaction, la compilation, la revue et la finalisation du rapport, suivant les procédures de revue établies par le programme-pays ou la région.
- Pour les projets à financement externe, prévoyez du temps pour une revue additionnelle du rapport par le personnel d’IDEA si nécessaire.
- Planifiez en gardant à l’esprit le calendrier de la clôture du personnel : Prévoyez surtout assez de temps pour que le personnel clé apporte ses contributions au rapport avant de quitter le projet.
- Ne vous limitez pas à des paragraphes classiques : Selon les exigences et les intérêts du bailleur de fonds, pensez à utiliser un format alternatif ou complémentaireCes formats alternatifs ou complémentaires pourraient être des blogs, de brèves interviews vidéo, des diaporamas de photos avec des sous-titres, etc. Contactez les collègues de MarCom pour avoir des idées. Il peut aussi être utile d’explorer des formats alternatifs quand on prévoit comment utiliser au mieux pour le travail de relations avec les bailleurs de fonds ou autre parties prenantes, les informations du rapport final /les réalisations d’un projet financé par des fonds discrétionnaires. pour le rapport final du projet. Si ces formats ne sont pas recommandés ou pas faisables, envisagez de prévoir du temps dans le processus de préparation du rapport pour travailler avec un graphiste expérimenté à des manières attrayantes de présenter les informations finales du projet et communiquer les messages clés.
1. Le PM/CoP fait le point avec les contributeurs au rapport pour revoir les exigences relatives au rapport final et les plans et dates limites pour la préparation du rapport.
- Les contributeurs seront des employés des programmes de CRS (y compris le MEAL), des finances et des autres opérations.
- Pour les projets à financement externe, le PM/CoP souligne aussi les choses suivantes dans les discussions et dans les directives formelles envoyées aux contributeurs :
  - Les exigences et les préférences du bailleur de fonds pour le rapport final et les éventuels modèles de rapport final fournis par le bailleur de fonds.
  - La Check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds
  - Les problèmes, risques et changements principaux qui doivent être suivis des rapports précédents
  - Les principaux messages à souligner, dans la ligne du plan de relations avec le bailleur de fonds pour le projet
  - Les questions sensibles nécessitant un cadrage plus attentif et une revue plus détaillée.
Informations sur les ressources financières et de chaine d'approvisionnement du projet : Dans certains cas, CRS peut soumettre le rapport narratif final du projet au bailleur de fonds avant de soumettre le rapport financier final et le rapport de chaine d'approvisionnement. Les informations sur la situation finale de ces ressources ne seront peut-être pas disponibles au moment de la préparation du rapport final du projet, mais le PM/CoP doit quand même demander au personnel des finances et de la chaine d'approvisionnement de fournir les informations les plus récentes, avec la situation projetée à la fin du projet. Cela facilite la cohérence entre les rapports et garantit que le rapport final du projet reflète la situation globale projetée des ressources financières et matérielles du projet.
1. Les membres de l’équipe du projet utilisent les documents fournis par le PM/CoP pour préparer leurs contributions et les soumettre au PM/CoP pour la date prévue.
2. Le PM/CoP relit les contributions au rapport et discute au besoin avec les employésSi possible, compte tenu des dates limites pour le rapport et de la disponibilité des employés, envisagez d’organiser une réunion pour recevoir les premières contributions au rapport, clarifier les points et approfondir l’analyse, en particulier pour ce qui est des leçons apprises et des recommandations/implications pour les futurs projets. pour clarifier certains points ou approfondir l’analyse.
3. Le PM/CoP prépare une première version du rapport final du projet et la distribue aux relecteurs convenus, selon le calendrier préparé dans l’étape 2.
- Pour les subventions financées au niveau central ou d’autres projets stratégiques à financement externe, le personnel d’IDEA revoit aussi le projet de rapport final.
1. Le HoP, en utilisant la revue faite par le HoOps, fournit le feedback final au PM/CoP.
2. Le PM/CoP révise le rapport sur la base du feedback des relecteurs et organise la soumission au(x) bailleur(s) de fonds du projet,Selon les cas, c’est par le PM/CoP, le CR ou le personnel d’IDEA, qui fait la soumission. le cas échéant. Le PM/CoP distribue aussi le rapport à l’interne.La liste de distribution interne comprend le DRD PQ, les conseillers techniques de la région et du siège, le personnel MEAL, les autres employés de la qualité des programmes, les équipes des autres projets, le personnel de mobilisation des ressources du programme-pays ou de la région, etc.
- Selon les besoins, le PM/CoP obtient l’approbation du CR pour la version finale du rapport avant de finaliser le rapport pour la revue d’IDEA ou la soumission au bailleur de fonds.
- Référez-vous à la Norme 18, action clé 5 pour des directives sur la mise en ligne du rapport final sur Gateway.

Partenariat
- Les partenaires peuvent ne pas être directement impliqués dans la rédaction du rapport final, mais le rapport final du projet de CRS devra s’appuyer sur les informations tirées des rapports soumis à CRS par les partenaires ainsi que sur la réflexion, l’analyse et l’interprétation faites conjointement par CRS et ses partenaires lors du processus d’évaluation ou de revue après l’action (cf. Norme 18, action clé 2).
- Dans certains cas, CRS et ses partenaires peuvent identifier d’autres contributions que les partenaires devront faire pour le rapport final. Donnez surtout assez de temps aux partenaires pour préparer ces contributions. Tenez compte de la disponibilité de leur personnel car les employés des partenaires peuvent partir du projet plus tôt que le personnel de CRS du fait que les activités sur le terrain se terminent avant la date de fin du projet.
- Partagez la version finale du rapport avec les partenaires. Au besoin, révisez le rapport avant de le partager pour éviter de partager par inadvertance des informations sensibles.Par exemple des informations concernant une autre partie prenante.
- Encouragez les partenaires à écrire leurs propres rapports finaux qui documentent leurs réalisations dans le projet ainsi que les difficultés auxquelles ils ont été confrontés dans la gestion de leur volet du projet. Les partenaires peuvent aussi utiliser ces rapports avec leurs parties prenantes et leurs bailleurs potentiels et pour leur propre apprentissage institutionnel. Aidez au besoin les partenaires à adapter leurs rapports à ces différents publics.
Quand CRS est sous-récipiendaire
- Quand CRS est sous-récipiendaire, le chef de file demande habituellement un rapport final. Préparez le rapport final de CRS en suivant les directives du chef de file, y compris les éventuels modèles du chef de file ou du bailleur de fonds. Si le chef de file ne donne pas de directives, utilisez les directives ci-dessus et le modèle de rapport final du projet.
- Demandez au chef de file de donner un exemplaire du rapport final soumis au bailleur de fonds.
- Utilisez le rapport soumis au chef de file pour préparer un rapport final interne pour CRS qui inclura les principales choses apprises du projet par CRS et ses partenaires, les informations qui peuvent aider à positionner CRS vis-à-vis d’autres bailleurs de fonds et des observations et recommandations relatives à l’expérience du travail de CRS avec le chef de file. Classez ce rapport sur Gateway à la fois dans le dossier de la subvention et dans le dossier d’institution du chef de file.
Projets d’urgence
- Suivez le processus présenté ci-dessus, en tenant compte du fait que, pour les interventions d’urgence financées par des bailleurs de fonds multiples, CRS peut préparer un rapport final global pour toute l’intervention. Utilisez si possible le rapport final sur toute l’intervention d’urgence pour répondre aux demandes de rapport final du bailleur. Modifiez-le au besoin pour répondre aux intérêts et exigences de bailleurs particuliers.
- Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Veuillez étudier les directives sur la clôture d’un appel d’urgence dans le manuel de la boîte à outils. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et [email protected] comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS ([email protected]).
- Même si le projet d’urgence ne fait pas partie d’une réponse plus générale de CI, n’oubliez pas que, en tant que membre de Caritas Internationalis, CRS a un engagement envers le protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence. La partie « apprentissage » de ce protocole engage CRS à partager les rapports d’évaluation et les documents d’apprentissage des projets d’intervention d’urgence avec le Département de réponse humanitaire de CI pour que ce qui est appris informe les futures interventions d’urgence.

Norme 18: Identifier et valoriser des leçons et des résultats pendant la clôture.

Ressources Clés

Outils et modèles