Norme 3: Budgétisation précise et efficiente du document de projet.

Élaborer un budget précis et efficient (rentable) pour le document de projet comprenant un texte descriptif du budget basé sur les activités et le calendrier du projet et correspondant aux politiques de CRS et aux exigences des bailleurs de fonds.

Phase:

Conception

Catégorie:

Gestion financière

Action clé 1	Établir des montants pour les coûts indirects et les coûts directs affectés et identifier d’éventuelles contraintes et décisions budgétaires importantes pour que l’équipe d’élaboration du document de projet puisse commencer à budgétiser les couts direct-directs.
Qui	Responsable du budget du document de projet et représentant résident ; directeur de finances, coordinateur du document de projet, autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet
Quand	Pour les documents de projet pour financement externe, un « calcul sur un coin de table » initial, dans les 2-3 jours suivant une décision finale « de poursuivre » pour pouvoir commencer la planification, suivi de décisions plus précise et d’une planification plus détaillée sur le budget avec l’avancée du processus de conception. Pour les projets financés par des fonds discrétionnaires, dès que CRS a fixé un montant général pour le financement du projet.

Action clé 2	Élaborer un budget détaillé et un texte descriptif du budget correspondant au calendrier des activités et au plan de dotation en personnel du projet et ajuster selon les besoins.
Qui	Responsable du budget du document de projet ; coordinateur du document de projet ; autres membres de l’équipe du document de projet (par ex. responsables technique, MEAL et ressources humaines) ; directeur des finances (FM) s’il n’est pas le responsable du budget ; directeur des opérations (HoOps) ; représentant résident (CR) et équipe de direction (SMT) ; responsable(s) du budget du/des partenaire(s) ; décideur du projet ; chargé régional des finances (RFO) ; personnel d’IDEA.
Quand	Selon le calendrier d’élaboration du document de projet ; finaliser pour la date limite dans le calendrier.

Action clé 3	Prendre des décisions sur les sous-accords de financement des partenaires, avec le type de l'accord, à partir des réglementations du bailleur de fonds de, la capacité du partenaire et de ses responsabilités prévues dans le projet.
Qui	Décideur pour le document de projet ; représentant résident (CR), s’il n’est pas le décideur pour le document de projet ; coordinateur du document de projet ; équipe de direction (SMT), en particulier le directeur des opérations (HoOps) et le directeur des programmes (HoP) ; experts d’IDEA, selon les besoins ; direction des partenaires.
Quand	Aussitôt que possible dans l’élaboration du document de projet.

Action clé 4	Travailler avec les partenaires pour élaborer des budgets détaillés et des textes descriptifs du budget correspondant au calendrier des activités et au plan de dotation en personnel du projet et ajuster selon les besoins.
Qui	Responsable du budget de CRS ; responsable technique du document de projet de CRS ; coordinateur du document de projet de CRS ; directeur des finances (FM) de CRS ; responsable du budget du partenaire et autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet du partenaire ; directeur des opérations (HoOps) de CRS ; responsable MEAL du document de projet et autres responsables sectoriels de CRS ; décideur du document de projet de CRS ou représentant résident (CR).
Quand	Selon le calendrier du document de projet ; finaliser pour la date limite dans le plan.