Norme 1: Planification efficace pour la conception de projets de qualité.

• Principal responsable : Coordinateur du document de projet
  • Le coordinateur du document de projet a la responsabilité de rédiger et de mettre à jour le calendrier et la check-list et de les partager avec toutes les parties prenantes impliquées.

• Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe d’élaboration du document de projet (cf. Norme 1, action clé 1) ; partenaires
  • L’équipe d’élaboration du document de projet de CRS et les partenaires contribuent à l’élaboration du calendrier et de la check-list et utilisent ces outils pendant tout le processus de conception du projet et d’élaboration du document de projet.

• Pour les opportunités de financement externe, préparez le calendrier et la check-list du document de projet aussitôt que possible et pas plus de 3 jours après la « décision de poursuivre. »
• Pour les projets financés par des fonds discrétionnaires, la préparation du calendrier est la première étape après la décision d’élaborer un nouveau projet.

Cette action clé est guidée par la « norme de qualité » du ProPack I qui suit :

• En toute circonstance, le personnel de CRS prépare un calendrier de conception du projet lors de la planification de la conception de projet

Suivez ces étapes pour élaborer un calendrier réaliste pour un processus participatif de conception du projet et d’élaboration du document de projet (cliquez ici pour voir des directives pour les projets financés par des fonds discrétionnaires):

Pour les opportunités de financement externe (check-list de document de projet)

Prenez de l’avance pour les calendriers et les check-lists pendant la planification de l’obtention de financement : Pour les opportunités que CRS suit, en particulier d’importantes opportunités compétitives, le coordinateur du document de projet (s’il a été identifié et qu’il est disponible) et/ou le responsable de la planification de l’obtention de financements (souvent un employé de la mobilisation des ressources dans le programme-pays ou le directeur des programmes (HoP)) préparera une calendrier et une check-list provisoires pour l’élaboration du document de projet. Les premières versions peuvent être mises à jour et on ajoutera des dates spécifiques après la publication de la spécification. Utilisez des sollicitations passées du même bailleur de fonds comme guides, avec les calendrier et check-lists d’élaboration du document de projet de CRS lors de l’élaboration d’autres projets avec le même bailleur de fonds, s’il en existe. Vérifiez Gateway et consultez le personnel de mobilisation des ressources pour identifier les documents de départ les plus appropriés.

1. Tous les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet étudient attentivement les directives pour le document de projet/l’appel pour la soumission de projets du bailleur de fonds avant de préparer le calendrier ou de mettre à jour un calendrier provisoire préparé pendant la planification pour l’obtention d’un financementLa planification pour l’obtention d’un financement est le processus d’identification de possibilités particulières de financement, d’évaluation de l’environnement et de mise en œuvre de stratégies pour améliorer les chances d’obtenir un financement particulier. La planification pour l’obtention d’un financement est antérieure à la publication de la sollicitation.  Cela permet que chacun comprenne les conditions techniques et les conditions pour la proposition financière.

• Cf. dans ProPack I, pages 31 et 32 les éléments devant recevoir une attention particulière pendant l’étude de l’appel à soumission de projets.
• « Lire une RFA » dans la Technical Application Guidance (TAG) pages 2-4, a été écrit pour l’examen de demandes de soumission (RFA) du Gouvernement des EU mais il est utile pour n’importe quel appel à soumission de projetsUn appel à soumission de projets est un document formel publié par un bailleur de fonds pour demander des candidatures, documents de projets, offres ou devis. Le terme exact utilisé différera selon le bailleur de fonds et le mécanisme de financement (assistance ou acquisition) mais tous les éléments suivants entrent dans la catégorie « appel à soumission de projets » : Demande de soumission (RFA), demande de documents de projets (RFP), demande de candidature pour une subvention (Grant Application Request), déclaration annuelle de programme (APS). Dans certains cas, le bailleur de fonds peut aussi publier d’abord un appel à notes conceptuelles (CN) ou des expressions ou lettres d’intérêt (EOI/LOI). .

2. Le coordinateur du document de projet prépare une check-list facile à utiliser pour l’élaboration du document de projet en copiant sur un fichier Excel les conditions pour la soumission de documents de projets qui sont dans l’appel à soumission.

• Cette check-list comprendra :
  • Toutes les sections, annexes et pièces jointes exigées dans le document de projet (avec référence à la page de l’appel à soumission précisant les exigences pour cette section)
  • La personne responsable de préparer chaque section ou pièce jointe.
  • Les dates limites pour exécuter chacune des choses exigées.
  • Une colonne indiquant où en est chaque section/pièce jointe.
• Cf. pREPARE! (CRS 2015f), Annexe 3, pour un exemple de check-list d’élaboration du document de projet que l’on peut adapter aux exigences particulières du bailleur de fonds.
• Organisez les éléments de la check-list dans l’ordre où le bailleur de fonds présente ses exigences, pas dans l’ordre chronologique où chaque composante du document de projet sera préparée.

TIP: Il est souvent plus facile de gérer la check-list et le calendrier d’élaboration du document de projet (souvent appelé « plan de production du document de projet ») dans des feuilles séparées d’un même classeur Excel. Créez d’autres feuilles selon les besoins afin de spécifier et suivre les informations exigées des partenaires, de préciser les détails des réunions et ateliers du processus de conception et de réunir d’autres informations similaires de planification.

Pour tous les document de projet (calendrier d’élaboration du document de projet)

3. Le coordinateur du document de projet dirige l’équipe d’élaboration du document de projet pour identifier toutes les étapes nécessaires pour la conception du projet et l’élaboration, la revue et la finalisation du document de projet, (selon les directives du ProPack I). Pour les opportunités de financement externe, l’équipe détaille aussi les étapes supplémentaires nécessaires pour soumettre le document de projet à temps. Le coordinateur du document de projet note dans un calendrier d’élaboration du document de projet les étapes, avec les personnes qui dirigent ou appuient la réalisation de chaque étape, et le calendrier pour terminer chaque étape.
4. Utilisez les Conseils pour les calendriers d’élaboration de documents de projets pour élaborer et revoir le projet de calendrier.

• Utilisez le calendrier d’élaboration de documents de projets dans pREPARE! Annexe 4/TAG Appendice 2 ou {tooltip:ProPack I page 28} comme point de départ pour le modèle de calendrier.
• Pour les opportunités de financement externe : Comparez la check-list du document de projet (cf. étape 2) au calendrier d’élaboration du document de projet. Planifiez les calendriers pour que les informations soient disponibles et les décisions prises à temps pour que le rédacteur du document de projet puisse incorporer ces informations dans les sections correspondantes du document de projet, pour les dates butoirs de la check-list.
• Pour les opportunités de financement externe : Vérifiez si l’employé chargé de la mobilisation de ressources dans votre région peut relire le projet de calendrier. Il aura de bonnes idées grâce à son expérience d’autres processus de document de projet, éventuellement avec le même bailleur de fonds.

Ne bâclez pas la préparation du calendrier ! Résistez à la tentation de passer immédiatement aux activités de conception de projet, même si vous n’avez qu’une très brève fenêtre de temps entre la « décision de poursuivre » et la date butoir pour la soumission du document de projet au bailleur de fonds. Pour des périodes courtes, il est encore plus important de bien planifier les étapes de la conception du projet et de l’élaboration du document de projet. L’examen de chaque activité de conception du projet et de chaque composante du document de projet peut aider l’équipe à trouver des manières d’accélérer certaines étapes. Quand on n’a que peu de temps, le coordinateur du document de projet peut aussi préparer un projet de calendrier puis le préciser avec toute l’équipe d’élaboration du document de projet.

5. Le coordinateur du document de projet et les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, y compris les partenaires, se mettent d’accord sur des « normes de travail » pour accéder au calendrier d’élaboration du document de projet et le mettre à jour afin que tous voient bien quand et comment accéder au calendrier et à la check-list. Cette étape est particulièrement importante pour les opportunités de financement externe. Les normes comprendront :

• Un logiciel/une plateforme spécifique pour tenir le calendrier et la check-list (par ex. OneDrive, SharePoint, MS Teams, Dropbox, Google Docs), en gardant à l’esprit le fait que certains partenaires et consultants externes n’auront peut-être pas accès à toutes les options.
• Une convention acceptée pour nommer/archiver le fichier, afin de gérer le contrôle des versions.

6. Le coordinateur du document de projet transmet le calendrier final (et la check-list, le cas échéant) à tous les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet et aux autres employés impliqués dans le processus d’élaboration du document de projet (par ex. relecteurs régionaux, personnel d’IDEA).

• Pour les processus complexes, soulignez les étapes pour lesquelles on a besoin d’un feedback de personnes qui ne sont pas impliquées dans le processus au jour le jour et donnez-leur une date limite pour répondre. Incluez ces information dans un e-mail d’accompagnement et demandez-leur de confirmer qu’elles peuvent respecter la date limite indiquée.

7. Le coordinateur du document de projet utilise le calendrier et la check-list pour examiner la progression pendant les réunions régulières de vérification de l’état. Il met à jour les documents selon les besoins et transmet les versions mises à jour à toutes les parties prenantes selon les normes convenues (cf. étape 4).