Norme 3: Budgétisation précise et efficiente du document de projet.

• Principaux responsables : Responsable du budget du document de projet et représentant résident (CR)
  • Le responsable du budget du document de projet supervise le processus, en compilant les contributions pertinentes et en partageant les montants estimés du budget suite à des calculs préliminaires ;
  • Le CR prend les décisions finales sur le financement discrétionnaire de CRS et un éventuel financement par contrepartie financière.

• Autres personnes impliquées : Directeur de finances, coordinateur du document de projet, autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet
  • Le directeur des finances apporte une contribution sur les coûts directs affectés du programme-pays, le personnel et les coûts indirects de CRS ;
  • Le coordinateur du document de projet dirige l’équipe d’élaboration du document de projet dans l’analyse des appels pour la soumission de projets et de l’intelligence sur les bailleurs de fonds pour obtenir des informations sur d’autres fonds réservés ou paramètres du budget.

• Pour les documents de projet pour financement externe, un « calcul sur un coin de table »Un « calcul sur un coin de table » est un calcul initial fait pour avoir une idée du montant dont on dispose pour les activités programmatiques et pour aider à déterminer les plafonds budgétaires pour les partenaires.​ initial, dans les 2-3 jours suivant une décision finale « de poursuivre »La décision « de poursuivre/de ne pas poursuivre » signifie que l’on décide de continuer ou non à s’intéresser à une opportunité de financement particulière.
  Les décisions de poursuivre/de ne pas poursuivre peuvent être prises à plusieurs moments : une décision préliminaire peut être prises sur la base d’un projet de sollicitation ou d’intelligence telle que des informations prévoyant de futures opportunités de financements. La décision de poursuivre/de ne pas poursuivre est souvent réexaminée après la publication formelle d’une sollicitation. pour pouvoir commencer la planification, suivi de décisions plus précise et d’une planification plus détaillée sur le budget avec l’avancée du processus de conception.
• Pour les projets financés par des fonds discrétionnaires, dès que CRS a fixé un montant général pour le financement du projet.

Tous les aspects de la mise en œuvre de cette action clé seront guidés par les politiques de CRS concernant les niveaux de coûts (coûts {tooltip:DIRECT_DIRECT és et indirects),Les coûts directs affectés sont des dépenses qui bénéficient à plusieurs Codes bailleur source/projet (DSPN) dans un programme-pays mais pour lesquelles le niveau de bénéfice est moins facilement identifié au moment où elles sont encourues. Ces types de coûts sont « affectés » aux centres de coûts (par ex. les projets) selon le bénéfice que chaque centre de coûts tire de la dépense.  et indirectsUn coût indirect est une dépense qui a été encourue pour des objectifs communs ou conjoints et qui ne peut pas facilement être reliée à une subvention particulière ou à un projet ou une autre activité directe. À CRS, les coûts indirects comprennent habituellement des coûts concernant le représentant résident et des coûts d’appui de la région et du siège. ).

Calcul « sur un coin de table »

Le responsable du budget, avec l’appui du directeur des finances et du coordinateur du document de projet, suit ces étapes pour préparer un calcul « sur un coin de table » (cf. « Exemple de calcul sur un coin de table ») :

1. Déterminer quel est le plafond global du budget du projet (le montant maximum du financement) selon l’appel à soumission de projets et toutes les autres informations sur les paramètres de budget du bailleur de fonds ou, pour les projets financés par des fonds discrétionnaires, le plafond du budget confirmé par le CR.
2. Pour les documents de projet pour un financement externe : Soustrayez les coûts indirects estimésUne formule facile pour ce calcul :
    
   Plafond du budget divisé par 1,X (où X est le NICRA ou le taux de coûts indirects  = total disponible pour les coûts directs (y compris les coûts directs affectés).
    
   Notez que l'USAID et d'autres bailleurs de fonds n'autorisent pas les demandeurs à imputer le recouvrement des coûts indirects (ICR) aux budgets des sous-récipiendaires qui ont leur propre taux ICR négocié avec le bailleur de fonds. Si CRS prévoit de travailler avec un tel sous-récipiendaire, n’oubliez pas que l’équipe devra ajuster le calcul. Vous trouverez plus de détails dans Exemple de « Calcul sur un coin de table » il y a exigences ou préférence our voir s' projet.courus pour le projet et une estimation du nombre de mr au FM une estimation p
     (NICRA pour le GEU, recouvrement des coûts indirects pour les autres bailleurs de fonds) de l’estimation de plafond du budget. Cette étape donne une estimation du montant maximum disponible pour le total des coûts directs du projet. N’oubliez pas que ce montant doit couvrir tous les coûts directs affectés, comme le personnel direct affecté, le personnel direct-direct, toutes les activités exigées par le bailleur de fonds et les activités de projet définies par CRS.

• Le responsable du budget travaille avec le directeur des finances pour confirmer si le bailleur de fonds a des restrictions concernant les pourcentages maximums pour le recouvrement des taux indirects (ICR) ou les coûts « administratifs » et note des cas de non alignement potentiel avec la politique de CRS pour l’ICR.
• Si nécessaire, le coordinateur du document de projet travaille avec le CR pour mettre en route processus d’approbation de dérogation de l’ICR selon la procédure de CRS.

3. Pour tous les documents de projet : Soustraire l’estimation des coûts directs affectés du projet (coûts d’utilisation des locaux, coûts de fonctionnement des véhicules, coûts d’appui au projet) du chiffre total des coûts directs du projet trouvé lors de la 2^ème étape (pour les projets à financement externe) ou du plafond du budget (pour les projets financés par des fonds discrétionnaires de CRS). Cette étape produit une estimation grossière du total des fonds disponibles pour les dépenses de programme direct-directes. N’oubliez pas que pour les opportunités de financement externe, CRS devra budgétiser tout le personnel de projet et les activités de programmes ou d’opérations exigés par le bailleur de fonds dans ce montant total.

• Si le temps le permet, le directeur des finances calcule des estimations des coûts directs affectés du projet en utilisant le calculateur des coûts partagés ou en estimant les taux à partir de documents de projet récents.
• Pour faciliter les calculs du directeur des finances, le responsable du budget travaille avec le responsable technique pour donner au directeur des finances une estimation préliminaire du nombre de kilomètres qui seront parcourus pour le projet et une estimation du nombre de mètres carrés devant être occupés par le personnel prévu pour le projet.

4. Pour les documents de projet pour un financement externe : Le coordinateur du document de projet et d’autres membres de l’équipe du document de projet parcourent l’appel à soumission de projets pour voir s’il y a exigences ou des préférence globales du bailleur de fonds pour le budget, comme :

• Exigences pour le personnel, par ex. « personnel clé » ou autres postes du projet spécifiés par le bailleur de fonds (si CRS connaît les exigences du bailleur de fonds pour le personnel, cela lui permet de calculer une estimation grossière du montant à mettre de côté pour couvrir les coûts anticipés pour le personnel direct-direct).
• Zones géographiques, par ex. lieux ciblés pour lesquels il faudrait établir un sous-bureau ou prévoir des voyages plus fréquents et plus coûteux, etc.
• Partenariats attendus/exigés.
• Activités ou coûts programmatiques exigés, par ex. formations exigées, montant devant être réservé pour un programme de petites subventions, etc.

Le responsable du budget et le coordinateur du document de projet, avec la contribution de l’équipe d’élaboration du document de projet, préparent, sur la base des éléments ci-dessus, des estimations préliminaires du montant réservé et soustraient ce montant du total direct-direct pour trouver une estimation du financement direct-direct disponible pour les activités définies par CRS et ses partenaires.

Étapes supplémentaires pour les calculs préliminaires du budget

Une fois que vous avez fait une estimation grossière du budget direct-direct pour les activités de programmes, grâce au calcul « sur un coin de table », suivez ces étapes pour définir plus exactement le financement disponible pour les activités de programmes définies par CRS et ses partenaires :

5. Pour les documents de projet pour un financement externe : Le CR confirme s’il y a des contreparties financières, des contributions en nature ou des ressources de contrepartie à inclure dans le budget du document de projet et demande les approbations nécessaires selon la politique de CRS (par ex. si la contrepartie financière projetée doit représenter plus de 25% des coûts totaux du projet).
6. Pour tous les documents de projet : Le responsable du budget peut préciser encore l’estimation grossière du budget direct-direct du programme :

• En travaillant avec les ressources humaines et le directeur des finances pour estimer/préciser encore les coûts direct-directs de dotation en personnel (par ex. salaires, avantages sociaux et d’éventuelles autres indemnités pour le personnel prévu pour le projet).
• En prévoyant des coûts supplémentaires de voyages selon les zones géographiques ciblées, si on les connait.
• En ajoutant les fonds réservés pour les sous-accords de financement et contrats, si on les connait.
• En ajoutant d’autres fonds réservés pour les activités, objectifs et autres contraintes, en particulier les exigences et préférences du bailleur de fonds, comme :
  • Montants/pourcentages autorisés ou exigés pour les dépenses de personnel ou de bureau.
  • Montants/pourcentages devant être budgétisés pour des activités et/ou des objectifs spécifiques (par ex. MEAL).
  • Marquage et promotion« Marquage et promotion » (Branding and marking) est un terme de l’USAID. D’autres bailleurs de fonds peuvent utiliser d’autres termes pour ce qui est exigé pour reconnaitre le financement du projet par le bailleur de fonds. Pour l’USAID, le « marquage » fait référence à la manière dont on nomme et dont on positionne un programme ou un projet, qui en est à l’origine. Il montre qui finance le travail. La « promotion » fait référence à l’application d’identités graphiques ou de logos sur les documents du programme ou à la signalisation du projet pour reconnaître les contributeurs de manière visible.
      ou autres exigences de publicité ou de reconnaissance du bailleur de fonds.
  • Cf. Norme 5, action clé 4 pour des directives sur l’analyse de l’implication des exigences et des préférences du bailleur de fonds sur la préparation du budget du projet.
• En déterminant un montant/pourcentage de « réserve » pour permettre une flexibilité budgétaire pendant la conception du projet et pour prendre en compte les questions qui peuvent affecter la préparation du budget (par ex. taux de change des devises, inflation, incertitude concernant les zones ciblées et les activités du projet, etc.).