Acciones clave por:

Estándar 3: Presupuestos de propuesta elaborados de manera precisa y con eficiencia de costos.

Desarrollar un presupuesto de propuesta elaborado de manera precisa y con eficiencia de costos y su narrativa de presupuesto, con base en las actividades y cronograma del proyecto, y de conformidad con las políticas de CRS y los requisitos del donante.

Establecer montos para los costos indirectos y costos directos asignados, e identificar posibles limitaciones y decisiones de presupuesto de alto nivel, para que el equipo de desarrollo de propuesta pueda empezar la elaboración de presupuesto para los costos directos-directos (con “cálculos en un sobre” y estimados preliminares).

  • Quien

    • Principales responsables: Líder de presupuesto de la propuesta y representante de país (CR)
      • El líder del presupuesto de la propuesta supervisa el proceso, recopila los insumos relevantes y comparte los montos estimados del presupuesto después de realizados los cálculos preliminares;
      • El CR toma las decisiones finales en cuanto a los fondos discrecionales de CRS y los fondos de contrapartida.

    • Otros implicados: Gerente financiero; coordinador de la propuesta; otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta
      • El gerente financiero proporciona insumos relacionadas con los costos directos asignados al programa de país, contratación de personal y los costos indirectos de CRS;
      • El coordinador de propuesta lidera al equipo de desarrollo de propuesta en el análisis de la convocatoria de propuestas y la información sobre el donante en cuanto a otras asignaciones presupuestarias o parámetros.

  • Cómo

    Todos los aspectos de la implementación de esta acción clave son guiadas por las políticas de CRS sobre costos escalonados (directo-directo, directo asignado, y costos indirectos).

    Cálculo aproximado "en un sobre"

    El líder de presupuesto, con apoyo del gerente financiero y coordinador de propuesta, sigue estos pasos para hacer un cálculo aproximado "en un sobre" (consultar el Ejemplo de Cálculo aproximado):

    1. Identificar el techo presupuestario del proyecto en general (es decir, el monto máximo de fondos) de conformidad con la convocatoria de propuestas, y cualquier otra información sobre los parámetros presupuestarios del donante, o para proyectos con fondos discrecionales, el techo presupuestario confirmado por el CR.
    2. Para las propuestas para obtener financiamiento externo: Restar los costos indirectos estimadosLa siguiente es una fórmula fácil para realizar este cálculo:
       
      Dividir el techo presupuestario entre 1.X (siendo X el NICRA o tasa ICR) = total disponible para costos directos (incluyendo costos directos asignados).
      (NICRA para el gobierno de EEUU; recuperación de costos indirectos para otros donantes) del techo presupuestario estimado. Este paso genera un estimado del monto máximo disponible para el total de costos directos del proyecto. Tenga presente que este monto debe cubrir todos los costos directos asignados, incluyendo contratación de personal directo asignado; todas las actividades que requiere el donante; así como las actividades de proyecto definidas por CRS.
    • El líder de presupuesto trabaja con el gerente financiero para confirmar si el donante impone restricciones en el porcentaje máximo permitido para recuperación de costos indirectos (ICR) o costos "administrativos" y señala los casos de posible no alineamiento con políticas de CRS con respecto a ICR.
    • De ser necesario, el coordinador de la propuesta trabaja con el representante de país (CR) para iniciar el proceso de aprobación de exención de ICR (waiver) de conformidad con el procedimiento de CRS.
    1. Para todas las propuestas: Restar el estimado de los costos directos asignados del proyecto (pool de instalaciones, pool de vehículos, pool de soporte del proyecto) de la cifra total de costos directos del proyecto que se generó en el paso 2 (para proyectos con fondos externos), o del techo presupuestario (para proyectos con fondos discrecionales de CRS). Este paso genera un estimado del total de fondos disponibles para gastos programáticos directo-directos. Tenga presente que en las oportunidades financiadas externamente, CRS deberá presupuestar todo el personal de proyecto que requiere el donante, y las actividades programáticas u operativas con este monto total.
    • Si hay tiempo, el gerente financiero genera los estimados de costos directos asignados al proyecto usando la calculadora de costos compartidos, o estimando las tasas con base en otras propuestas recientes.
    • Para facilitar los cálculos del gerente financiero, el líder de presupuesto trabaja con el líder técnico para proporcionarle al gerente financiero un estimado preliminar del número de kilómetros que transitará el proyecto y un estimado del total de metros cuadrados que se tiene previsto que ocupará el personal de proyecto.
    1. Para las propuestas para fondos externos: el coordinador de propuesta y otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta analizan la convocatoria de propuestas buscando los requerimientos y las preferencias de alto nivel que pueda tener el donante, como muestra, los siguientes:
    • Requisitos en cuanto al personal, p. ej., "personal clave" u otros puestos especificados por el donante (conocer los requisitos de personal de los donantes permite que CRS desarrolle un estimado de lo que se debe reservar para cubrir los costos directo-directos previstos para personal).
    • Enfoque geográfico, p. ej., localidades de intervención que requieren que se establezca una sub-oficina o que se cubran costos de viaje más frecuentes o más altos, etc.
    • Asocios previstos/requeridos
    • Costos de actividades o costos programáticos requeridos, p. ej., capacitaciones requeridas; un monto que se debe reservar para un programa de pequeñas subvenciones; etc.

    El líder de presupuesto y coordinador de propuesta con contribuciones del equipo de desarrollo de propuesta, desarrollan estimados preliminares para reserva de fondos (earmark) con base en lo anterior, y le restan este monto al total directo-directo para generar un estimado de los fondos directo-directos disponibles para las actividades definidas por CRS y sus socios.

    Pasos adicionales para cálculos preliminares de presupuesto

    Después de determinar un aproximado de presupuesto directo-directo para las actividades programáticas por medio del cálculo aproximado "en un sobre", debe seguir los siguientes pasos para desarrollar una comprensión más precisa del financiamiento disponible para las actividades programáticas definidas por CRS y su socio.

    1. En cuanto a propuestas para fondos externos: el CR confirma todas las contrapartidas, contribuciones en especie, o recursos de contraparte (matching) que se han de incluir en el presupuesto de la propuesta y obtiene las autorizaciones necesarias de conformidad con las políticas de CRS (ej., si se ha proyectado una contrapartida de más del 25% del total de costos del proyecto).
    2. Para todas las propuestas: el líder del presupuesto podrá refinar más el estimado del presupuesto directo-directo del programa de la siguiente manera:
    1. Identificar un monto/porcentaje de "reserva", que permita flexibilidad en el presupuesto durante el diseño del proyecto, y tome en cuenta los problemas que pueden afectar la elaboración de presupuesto (p. ej., el cambio de divisas, la inflación, la incertidumbre en cuanto a las zonas focalizadas del proyecto y sus actividades, etc.).
  • Asocio
    • Aunque ésta sea una acción interna de CRS, el proceso tiene impacto en la cantidad de presupuesto disponible para contratación de personal y actividades del proyecto a nivel del socio y ayuda a entender los techos presupuestarios del socio.
    • Muchos socios estarán conscientes del proceso antes descrito que sirve para calcular los fondos disponibles para costos programáticos directos. Para los socios que desconocen el proceso, CRS deberá tomar el tiempo necesario para explicar los costos indirectos y directos asignados por los que debe rendir cuentas CRS, y el proceso de calcular los techos presupuestarios iniciales de CRS y a nivel del socio. Puede que lo más apropiado sea que el tomador de decisiones de la propuesta o altos niveles gerenciales sean los que tomen el liderazgo en dichas conversaciones.
    • Hay que comunicar claramente a los socios en el momento de proporcionar las primeras cifras de techo presupuestario, de que éstos son estimados iniciales. Asegurar que los socios estén conscientes de que CRS podría verse en necesidad de modificar estas cifras a medida que avanza el proceso de desarrollar la propuesta.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Después de recibir del principal el techo presupuestario de CRS, el líder de presupuesto sigue el mismo proceso para determinar el monto disponible para los gastos de proyecto directo-directos de CRS y para hacer el estimado de los techos de presupuesto iniciales para los socios de CRS.
  • Proyectos de emergencia
    • Seguir el mismo proceso, después de que el coordinador de propuesta o tomador de decisiones consulte con el liderazgo del HRD (Humanitarian Response Department) sobre la disponibilidad de fondos de reserva para emergencias y el estado de las solicitudes para emergencias.