Estándar 16: Cierre responsable y oportuno del proyecto.
Realizar el cierre de proyecto de tal forma que responda y rinda cuentas a los participantes, socios, gobiernos anfitriones o locales y a los donantes.
Elaborar y guardar toda la documentación de cierre y otros documentos, registros y datos clave del proyecto que se requiere.
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Por qué
El periodo de cierre es un periodo intenso de transición y toma de decisiones, cuando los equipos de proyecto de CRS y del socio trabajan para "atar cabos sueltos" y completar los procesos de cierre formalesLos procesos de cierre incluyen asegurarse de que todos los documentos y registros clave del proyecto de las fases anteriores del ciclo de gestión del proyecto estén completos y sean accesibles. de conformidad con el plan de cierre de proyecto y los requisitos de los donantes. Después del cierre del proyecto, los actores internos y externos podrán tener inquietudes sobre el proyecto,Suelen aparecer preguntas durante las auditorías de los proyectos. En algunos casos, las auditorías se realizan varios años después del cierre del proyecto, cuando hay pocos o ningún miembro de personal del equipo del proyecto, y son aún menos los que pueden acordarse de las discusiones y decisiones en el pasado. incluyendo las decisiones tomadas durante el proceso de cierre. Los actores también podrían solicitar la documentación y los registros del proyecto para aprender de la experiencia del proyecto y el cierre. Dar respuesta a las preguntas de los actores y ubicar la información del proyecto relevante es un reto cuando se ha ido el personal del proyecto, y resulta imposible ante la falta de documentación y archivos apropiados. La preparación y archivo de la documentación de cierre de proyecto y otros documentos, registrosLos registros son información creada, recibida y mantenida como evidencia en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción de las operaciones de la Agencia, incluyendo, pero sin limitarse a, registros financieros, documentos de apoyo, registros estadísticos, registros de bienes raíces y equipo y otros requeridos para cumplir con las obligaciones de CRS con los donantes y para adherirse a las leyes de los países en los que opera CRS. GKIM-Records Management-001: CRS Records Management Policy y datos clave del proyecto logra lo siguiente:
- Facilita la habilidad de CRS de responder a preguntas sobre el proyecto y resolver problemas que puedan surgir después del cierre de proyecto.
- Preserva la memoria institucional del proyecto de CRS, incluyendo problemas y decisiones clave durante el cierre.
- Le ayuda al personal a aprender de la experiencia del proyecto y aprovechar el aprendizaje para mejorar la gestión de proyectos subsiguientes.
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Quién
- Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)
- El PM/CoP trabaja con otros miembros del equipo de cierre y del proyecto para desarrollar un plan de cierre de información del proyecto y garantizar la documentación del cierre de proyecto y que otros documentos, registros y datos clave del proyecto sean guardados completa- y apropiadamente.
- Otros implicados: Los miembros del equipo de proyecto de CRS; miembros del equipo transdisciplinario de cierre de proyecto de CRS que típicamente incluye a personal de programas (incluyendo MEAL), finanzas, recursos humanos, gestión de cadenas de suministro, TIC, y otras operaciones (incluyendo al director de operaciones (HoOps)); personal de IDEA u otro personal de HQPor ejemplo, PIQA Global Grants; HQ Overseas Finance para adjudicaciones principales proporcionadas por el Gobierno de EEUU.
- Los miembros del equipo de proyecto trabajan con el PM/CoP para preparar los productos a entregar finales del proyecto y asegurar que los documentos de fases anteriores del ciclo de proyectos sean completados y archivados adecuadamente.
- Los miembros del equipo de cierre de proyecto preparan los documentos de cierre y los archivan según el protocolo acordado o los comparten con el PM/CoP para archivar.
- El HoOps, o Coordinador de Registros del programa de país nombrado por el HoOps, incorpora el plan de retención de registros específico del proyecto al Programa de Retención de Registros del país, de conformidad con la Records Retention PolicyPolítica para la retención de registros de CRS
- En el caso de adjudicaciones con fondos centralizados, el personal de IDEA u otros de HQ apoyan con conservar los documentos finales de proyecto en los sistemas internos de CRS (p. ej., Gateway).
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Cuándo
- Desarrollar/finalizar el plan para retener, archivar o disponer de los documentos, registros y datos del proyecto (de forma digital u otra) en un momento temprano del proceso de cierre.
- Conservar los documentos, registros y datos convenidos después de finalizar y presentarlos (según corresponda), de conformidad con el plan de cierre del proyecto y las fechas límite del donante.
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Cómo
Esta acción clave es complemento del Estándar 18, acción clave 5 que se concentra en la documentación programática y de aprendizaje del proyecto. Esta acción clave se concentra en documentos, registros y datos específicos del proyecto, aparte de la documentación financiera y de compras estándar que mantiene el personal de operación de conformidad con la política de CRS.
Siga estos pasos para garantizar que la documentación clave de cierre de proyecto y otros documentos, registros y datosLa terminología "documentos, registros y datos" utilizada en toda la presente guía significa los variados tipos de información que genera un proyecto, desde memorias de reuniones, informes, listas de distribución hasta bases de datos. importantes del proyecto estén completos y sean accesibles para futura referencia.
- El PM/CoP trabaja con el equipo de proyecto (para los documentos, registros y datos programáticos) y con los miembros del equipo de cierre de proyecto (para documentos, registros y datos generales de cierre y operativosComo se señaló anteriormente, el plan de cierre de gestión de información específico del proyecto se concentra en documentos específicos del proyecto aparte de la documentación y registros financieros y de compras que mantienen dichos equipos para todos los proyectos de conformidad con las políticas de CRS (p. ej., POL-FIN-DOC-008: Documentación de Transacciones y Procure2Pay).
) en actualizar el plan de gestión de información El equipo del proyecto, incluyendo el personal de TIC, tiene que haber desarrollado un plan de gestión de información como parte de la puesta en marcha del proyecto, donde se describe la información que se ha de sistematizar, dónde y cómo guardar los documentos, registros y datos del proyecto, etc.
del proyecto y desarrollar un plan de cierre de gestión de información del proyecto y estrategia de salida de datos.La estrategia de salida de datos del proyecto típicamente aborda el almacenamiento de datos, transferencia de datos y formateo de datos en formatos que se puedan compartir.
- Asegúrese de que los miembros de MEAL y TIC de los equipos de proyecto o cierre de proyecto sean incluidos en las discusiones.
- En el caso de proyectos con fondos externos, revise los requisitos de los donantes en cuanto a retención y archivo de datos y registros del proyecto en el convenio del proyecto para garantizar que éstos se vean reflejados en el plan de cierre de gestión de información del proyecto.
- Formalice el plan de cierre de gestión de información del proyecto en un Plan de retención, archivo y disposición (RAD) de la información del proyectoSi bien el concepto de plan RAD se aplica típicamente a los datos del proyecto, también se puede aplicar al conjunto más amplio de información del proyecto (documentos, registros y datos).
que refleje las necesidades de datos e información de los actores que se prevea para el fin de proyecto y post proyecto.
- Use la guía en el ELAN Data Retention Tip Sheet.Hoja de consejos para la retención de datos de ELAN y use la segunda ficha (Muestra de Plantilla de Plan RAD) en las Herramientas para Desarrollar un Plan RAD de información del proyecto como punto de partida, si le es de ayuda.
- Actualice la lista de documentos, registros y datos específicos del proyectoSe señala que los registros relativos al personal del proyecto los conservará el personal de recursos humanos de CRS, de conformidad con las políticas de CRS. e identifique otros documentos, registros y conjuntos de datos que serán generados durante el periodo de cierre (p. ej., informe de evaluación final, datos de encuesta final, plan de disposición del proyecto, etc.).
- Compare la lista de documentos del proyecto guardados actualmente en GatewayTodos los documentos clave de la fase de diseño del proyecto deberían haber sido publicados como parte de las actividades tempranas de puesta en marcha y traspaso. Consultar el Estándar 6, acción clave 1. Como se ha señalado en otras acciones clave, subir otros documentos clave preparados y presentados durante la puesta en marcha e implementación del proyecto a Gateway cuando se hayan finalizado (p. ej., después de incorporar las revisiones que solicite el donante). con la lista completa de Gateway Key Documents (Documentos Clave de Gateway). Incorpore al plan RAD claras responsabilidades y cronogramas para garantizar la documentación completa del proyecto en Gateway.
- Consulte la primera ficha (Documentos del proyecto para posible retención) en el archivo de las Herramientas para Desarrollar un Plan RAD de informacipon del proyecto, para ver ideas de documentos (más allá de los documentos clave que se requieren para Gateway) que puede haber creado el proyecto y que tal vez tenga que retener y archivar.
- Asegúrese de que el plan RAD refleje los requisitos aplicables de retención de datos, registros y otra documentación específicos del proyecto conforme a las políticas de CRS y la ley del país.Para los programas de país, estos requisitos se especifican en un Programa de Retención de Registros específico de cada oficina, requerido para cada oficina de programa de país según la Política de Gestión de Registros de CRS. Para los departamentos de HQ, cada director de departamento deberá revisar y actualizar el Programa de Retención de Registros de CRS anualmente. .
- Tenga presente que la gestión de información de proyecto efectiva durante el cierre incluye decidir lo que no se va a conservar. No toda la información del proyecto será de utilidad post proyecto ni a perpetuidad. Archivar dicha información puede hacer más difícil encontrar documentos, registros y datos más útiles y presenta riesgos para la seguridad de los datos y puede exponer la información de identificación personal de los participantes del programa.
- En el caso de proyectos que usen una plataforma de Cash and Assets Transfer (CAT), use la CAT guidance on data protectionGuía para protección de datos de CAT [transferencia de efectivo y bienes] y CAT ClosureCierre de CAT de CRS
Documentos clave del proyecto: La lista de todos los documentos de los registros de proyecto y adjudicación en Gateway es el punto de partida clave para identificar los documentos que se retendrán como parte del plan de cierre de gestión de información del proyecto. Sin embargo, identificar todos los documentos aplicables que están guardados o serán guardados en Gateway es sólo una parte del proceso de retención y archivo. Las conversaciones sobre las necesidades de datos e información de los actores al final de proyecto y post proyecto, pueden subrayar la necesidad de retener otros documentos, registros y datos del proyecto para responder a las necesidades de información y aprendizaje de actores internos y externosPor ejemplo, si se prevé que el proyecto será auditado, o si es probable que exista un interés interno o externo significativo en los datos y el aprendizaje del proyecto debido a que el proyecto fue un piloto o incluyó un componente de investigación. También podrá ser necesario retener documentos de proyecto "más de lo normal" si la implementación del proyecto tomó lugar en un contexto sumamente volátil, o implicó riesgos significativos, problemas u otros desafíos o cambios. que se prevén. Además, el equipo de proyecto podrá decidir que se va a incluir una copia de los documentos guardados en Gateway en un archivo integral del proyectoEn Gateway, el campo “document type” le ayuda al personal a navegar los documentos clave de Gateway. Sin embargo, conservar documentos de proyecto en un archivo integral de proyecto con opciones flexibles para los nombres de las carpetas, etc. podría hacer que sea más fácil para el personal hacer búsqueda entre los documentos, registros y datos del proyecto, incluyendo el caso de una auditoría u otro tipo de revisión.
conservado en una plataforma o un formato separado (consultar el paso 2 más adelante).- El PM/CoP trabaja con el personal de TIC para determinar qué será la plataforma más apropiada,Además de subir los documentos clave requeridos a Gateway. los mejores formatos (p. ej., para los datos del proyecto) y sistema para archivar los documentos, registros y datos del proyecto identificados en el plan RAD para su retención.
- En el caso de proyectos menos complejos, Gateway podría ser la plataforma más apropiada, y los documentos que no requiere Gateway se pueden guardar en un "archivo de proyecto" de formato Zip, bien organizado.
- En el caso de proyectos complejos, otras opciones para tener un archivo digital podrían incluir una carpeta en OneDrive o espacio en SharePoint.
- Hay que consensuar una forma de etiquetar que será clara para otros que vean los archivos del proyecto sin guía del equipo de proyecto. Haga circular la forma de etiquetar entre todo el personal que estará guardando y/o subiendo documentos, y lo puede incluir como documento de referencia (p. ej., archivo de sólo lectura README) en la carpeta principal del archivo.
- Gestione la creación de una copia de respaldo de los documentos, registros y datos digitales archivados (para conservar en una ubicación distinta).
- Consulte la guía adicional en la ficha ELAN Data Retention Tip Sheet.Hoja de consejos para la retención de datos de ELAN
- Además de guardar los archivos en GatewaySi un miembro del equipo que finaliza un documento para guardarlo en el Gateway no tiene una licencia de usuario del Gateway, el PM/CoP debe asegurarse de que el miembro del personal comparta el documento con el PM/CoP o lo designe para subirlo. siguiendo los requisitos de Gateway para documentos clave, el PM/CoP se asegura de que los miembros de los equipos de proyecto y de cierre guarden otros archivos para retención en la plataforma acordada (o en una carpeta "archivo de proyecto" que será subida a Gateway como archivo Zip) de conformidad con el plan RAD, utilizando el formato de etiquetas acordado.
- Asegúrese que el personal se valga del apoyo necesario del personal TIC para anonimizar los datos de monitoreo del proyecto y para proteger la confidencialidad de cualquier otro dato de proyecto sensibles.
- Asegúrese de que el personal del proyecto que salgan del proyecto antes de la fecha final del proyecto haya subido o entregado todos los documentos finales/versiones en borrador actuales de documentos identificados en el plan RAD que eran su responsabilidad.
Documentar toma de decisiones durante el cierre: La documentación clara y oportuna de las decisiones del proyecto es buena práctica durante todo el ciclo de gestión de proyectos. Es de especial importancia durante el cierre cuando el PM/CoP y equipo de proyecto toman decisiones finales cuando se preparan para disolver el equipo. Los directivos superiores deben asegurarse de que el personal del proyecto documente y archiven la documentación de decisiones significativas tomadas durante el periodo de cierre, especialmente decisiones que impactan el presupuesto del proyecto,Por ejemplo, si el gerente de presupuesto u otra persona autorizada por el mapa de autoridad de CRS autoriza un gasto como parte de las actividades de programación finales que no formaba parte del presupuesto originalmente aprobado de CRS o de los socios (aunque se encuentra dentro de la flexibilidad de la partida presupuestaria aprobada), documente la justificación para incurrir y aprobar ese gasto no planificado. Si un costo que se planeó originalmente que se cargara al presupuesto de un donante se carga en cambio al aporte de contrapartida de CRS como parte del cierre financiero, documente ese cambio y la razón. Si se resuelve un costo cuestionado durante el cierre financiero con los socios, proporcione una explicación detallada de la resolución. Si un miembro autorizado del personal aprueba una exención de acuerdo con la política de CRS, asegúrese de que la justificación para solicitar y autorizar la exención sea clara como el agua. junto con la lógica detrás de dichas decisiones. Documentar tales decisiones le ayuda al personal que puede ser convocado después del cierre de proyecto para ayudar a un actor interno o externo a comprender los gastos finales del proyecto, o la información de un informe del proyecto, etc. Las notas de traspaso preparadas durante el periodo de cierre, las memorias de las reuniones del equipo de cierre de proyecto, la versión final del plan de cierre de proyecto integral, y otra documentación de cierre similar también pueden ayudar a arrojar luz/reconstruir la trayectoria de las decisiones de cierre. Incluya estos documentos en el archivo del proyecto.
- En el caso de dispositivos TIC con disposición aprobada bajo el plan de disposición del proyecto, el personal TIC debe garantizar que todos los datos del proyecto hayan sido archivados de conformidad con el plan RAD del proyecto y luego hacer una limpieza profunda eliminando los datos del proyecto, otros datos de la agencia, y los programas y las aplicaciones con licencia de CRS antes de finalmente proceder con disponer del dispositivo.
- El HoOps (o Coordinador de Registros nombrado por el HoOps) agrega el plan de retención de registros específico del proyecto que fue acordado a la Record Retention Schedule [Programación de la retención de registros], de conformidad con la Records Retention PolicyPolítica para la retención de registros de CRS
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Asocio
- Trabajar con los socios para garantizar de que proporcionen a CRS toda la propiedad intelectual como está definida en el subconvenio y retengan los datos que hayan levantado o generado de conformidad con los términos de su subconvenio.
- Brindar el apoyo que necesiten los socios para disponer apropiadamente de los datos del proyecto y los dispositivos TIC desactivados.
- Brindar apoyo a los socios con archivar los datos de tal forma que permita acceso futuro a los datos de ser necesario, a la vez que se resguarde la información sensible, en particular la información de identificación personal de los participantes del proyecto. Esto podría incluir ayudarles a identificar las formas apropiadas de nombrar los archivos y las carpetas para archivar y de identificar las plataformas apropiadas para archivar datos.
Cuando CRS es subreceptor- Seguir el proceso antes descrito, tenga en cuenta los requisitos especiales que solicite el principal.
Proyectos de emergencia- Seguir el proceso antes descrito, tenga presente que durante las emergencias podría haber más decisiones de cierre que requieran de documentación dada la fluidez y el ritmo acelerado de los proyectos de emergencia.
- En respuestas de emergencia grandes, podría haber múltiples proyectos de emergencia con complejas y diversas fuentes de financiamiento y requisitos. La documentación detallada de las decisiones de gestión financiera en el periodo de cierre es aún más importante en estas situaciones.
- Durante emergencias complejas, puede haber mayores sensibilidades y consideraciones adicionales en torno a proteger los datos de los participantes.
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
Políticas y Procedimientos
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POL-GKIM-008: Preparation of CRS ICT equipment for disposal
Otros Recursos
- El PM/CoP trabaja con el equipo de proyecto (para los documentos, registros y datos programáticos) y con los miembros del equipo de cierre de proyecto (para documentos, registros y datos generales de cierre y operativosComo se señaló anteriormente, el plan de cierre de gestión de información específico del proyecto se concentra en documentos específicos del proyecto aparte de la documentación y registros financieros y de compras que mantienen dichos equipos para todos los proyectos de conformidad con las políticas de CRS (p. ej., POL-FIN-DOC-008: Documentación de Transacciones y Procure2Pay).
) en actualizar el plan de gestión de información El equipo del proyecto, incluyendo el personal de TIC, tiene que haber desarrollado un plan de gestión de información como parte de la puesta en marcha del proyecto, donde se describe la información que se ha de sistematizar, dónde y cómo guardar los documentos, registros y datos del proyecto, etc.
- Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)