Standard 1: Planification efficace pour la conception de projets de qualité.
Établir une solide équipe d’élaboration du document de projet et un calendrier réaliste qui suive les directives standard de CRS pour la conception des projets et permette la collaboration des partenaires et leur appui pendant le processus de conception.
Key Action 1: Former une équipe qualifiée et expérimentée pour concevoir le projet et élaborer le document de projet.
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Pourquoi
Quand les composantes « programmes » et /ou « opérations » d’un projet ne sont pas bien conçues et alignées, cela signifiera inévitablement des difficultés pour la gestion du projet. L’un des principaux facteurs déterminant la qualité de la conception du projet est la capacité et l’expérience de l’équipe qui conçoit le projet.
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Qui
- Principal responsable : Représentant résident (CR) ou directeur des programmes (HoP)
- Pour les opportunités de financement externe : Le CR a la responsabilité de former une équipe qualifiée et expérimentée pour mener la conception du projet et l’élaboration du document de projet.
- Pour les projets financés par des fonds discrétionnaires : Le HoP dirige la formation de l’équipe de conception du projet.
- Autres personnes impliquées : HoP ; directeur des opérations ; personnel de mobilisation des ressources (BD) du programme-pays (si le poste existe); personnel régional de BD ; directeurs régional adjoints (DRDs)
- Pour les opportunités de financement externe :
- le HoP et le HoOps travaillent avec le CR pour déterminer quels employés du programme-pays peuvent jouer les différents rôles dans l’équipe de conception du projet et où il faudra un appui externe
- les employés régionaux de mobilisation de ressources et les DRD, selon les besoins, appuient l’équipe du programme-pays pour trouver les autres membres de l’équipe de conception du document de projet.
- Pour les opportunités de financement externe :
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Quand
- Pour les opportunités de financement externe : Avant la « décision de poursuivre » ou pendant qu’on prend cette décision. La disponibilité de membres capables de l’équipe de conception du document de projet est une considération clé dans la «décision de poursuivre/de ne pas poursuivre»La décision « de poursuivre/de ne pas poursuivre » signifie que l’on décide de continuer ou non à s’intéresser à une opportunité de financement particulière.
Les décisions de poursuivre/de ne pas poursuivre peuvent être prises à plusieurs moments : une décision préliminaire peut être prises sur la base d’un projet de sollicitation ou d’intelligence telle que des informations prévoyant de futures opportunités de financements. La décision de poursuivre/de ne pas poursuivre est souvent réexaminée après la publication formelle d’une sollicitation. [1].
- Pour les opportunités de financement compétitives que CRS suit, identifiez l’équipe avant que la sollicitationUne sollicitation est un document formel publié par un bailleur de fonds pour demander des candidatures, documents de projets, offres ou devis. Le terme exact utilisé différera selon le bailleur de fonds et le mécanisme de financement (assistance ou acquisition) mais tous les éléments suivants entrent dans la catégorie de « sollicitation » : Demande de soumission (RFA), demande de documents de projets (RFP), demande de candidature pour une subvention (Grant Application Request), déclaration annuelle de programme (APS). [1] ne soit publiée.
- Pour les opportunités inattendues, formez l’équipe aussitôt que possible après la publication de la sollicitation.
- Pour les projets financés par de fonds discrétionnaires : Quand la décision est prise d’élaborer un nouveau projet.
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Comment
Suivez ces étapes pour qu’une équipe qualifiée et expérimentée soit en place à temps pour élaborer une conception de projet de qualité et un document de projet solide :
Pour les projets financés par des fonds discrétionnaires ("1550")
- Le HoP dirige la formation d’une équipe de conception du projet. Elle est généralement beaucoup plus petite que pour les opportunités de financement externe du fait de la nature du document de projet à préparer. Lors de la formation de l’équipe, n’oubliez pas que :
- Les équipes de conception des projets financés par des fonds discrétionnaires ont quand même besoin d’un coordinateur du document de projet, d’un responsable technique, d’un responsable MEAL et d’un rédacteur du document de projet, au minimum (une seule personne peut jouer plusieurs rôles, selon ses qualifications et sa disponibilité).
- L’équipe de conception du projet doit impliquer la direction, les finances et autres personnels des opérations pour garantir que la préparation du budget, la dotation en personnel et la planification des opérations du projet sont adéquates (par ex. achats, recrutement, etc.).
- Les questions de temps de travail et de disponibilité des membres de l’équipe de conception peuvent varier selon le calendrier du processus de conception du projet et la complexité de cette conception.
- La participation à une équipe formelle de conception de projet et au processus de conception pour un projet financé par des fonds discrétionnaires peut être une bonne préparation pour des employés moins expérimentés qui aimeraient jouer un rôle dans de futures opportunités de financement compétitives.
- Il faudra peut-être moins d’employés et de temps de travail pour préparer un projet financé par des fonds discrétionnaires, mais il est quand même nécessaire de confirmer l’appui des superviseurs des membres de l’équipe de conception du projet. Il est aussi de bonne pratique de documenter formellement la composition de l’équipe de conception du projet et de revoir les rôles, responsabilités et attentes pour chaque personne au début du processus.
Pour les opportunités de financement externe
- Le CR, le HoP et le HoOps, ainsi que d’éventuels employés de mobilisation de ressources (s’il y en a dans le personnel du programme-pays) étudient régulièrement l’état et toutes les opportunités de financement à l’horizon (suivi sur Gateway).
- Une fois que des renseignements sur les bailleurs de fonds (par ex. prévisions de grants.gov [2], informations du personnel d’IDEA, intelligence locale) indiquent la probabilité de l’opportunité de financement dont CRS a déterminé qu’elle pouvait lui correspondre (cf. « Autres ressources »), le CR dirige la formation de l’équipe d’élaboration du document de projet, en commençant par une étude de la liste Proposal Team Roles and ResponsibilitiesListe des rôles/responsabilités et qualifications de l’équipe d’élaboration du document de projet. [1].
- L’équipe du programme-pays révise la liste des rôles de l’équipe d’élaboration du document de projet selon les besoins sur la base de ce qui sera demandé et de la nature de la sollicitation ou de l’appel à soumission de projets. Les révisions peuvent être l’addition de certains de ces rôles, ou de tous :
- Responsable de la gestion de la chaine d’approvisionnement pour un projet comprenant des vivres ou de grandes quantités d’autres marchandises à distribuer.
- Responsable ICT4D pour les projets ayant d’importantes composantes ICT4D.
- Rôle de « relation avec les sous-récipiendaires » pour les projets où il y a beaucoup de dispositions complexes avec les sous-récipiendaires
- Conseillers experts en programmes, opérations et/ou bailleurs de fonds (par ex. chargé de la gestion des subventions ou autre spécialiste des bailleurs de fonds ; Département de l’impact des programmes et de l’assurance de la qualité (PIQA) ou conseiller technique régional ; spécialiste TIC, etc.) qui peuvent contribuer à certains aspects du processus de conception et participer aux revues du document de projet.
Équipe d’élaboration du document de projet pour des opportunités sur plusieurs pays : Quand un document de projet concerne plusieurs pays, il est encore plus important de réfléchir aux rôles pour les programmes et les opérations. Envisagez d’identifier une personne contact dans chaque pays pour certaines responsabilités de l’équipe de conception du document de projet (par ex. coordination du processus du document de projet ; recrutement ; élaboration du budget) mais indiquez clairement qui est le responsable général pour les programmes et les opérations et définissez qui aura la responsabilité et l’autorité de prendre des décisions pour des questions affectant plusieurs programmes-pays.
- L’équipe du programme-pays détermine quels sont les employés du programme-pays qui ont les compétences et l’expérience nécessaires pour jouer les rôles dans l’équipe d’élaboration du document de projet selon la liste Proposal Team Roles and ResponsibilitiesListe des rôles/responsabilités et qualifications de l’équipe d’élaboration du document de projet.
[1]révisée. (Notez que certains rôles ne sont pas à plein temps et que la même personne peut jouer plusieurs rôles, si elle est qualifiée.) L’équipe discute aussi pour savoir si les employés identifiés peuvent consacrer la quantité de travail nécessaire au processus d’élaboration du document de projet, en n’oubliant pas que la quantité de travail peut varier selon les phases (par ex. plan d’action pour l’obtention d’un financementLa planification pour l’obtention d’un financement est le processus d’identification de possibilités particulières de financement, d’évaluation de l’environnement et de mise en œuvre de stratégies pour améliorer les chances d’obtenir un financement particulier. La planification pour l’obtention d’un financement est antérieure à la publication de la sollicitation.
[1] ou élaboration du document de projet).
- Quand vous étudiez la capacité des employés à consacrer la quantité de travail nécessaire, faites particulièrement attention aux grands évènements prévus pour les projets (par ex. l’évaluation d’un projet, la visite d’un bailleur de fonds important) ainsi que les date des congés des employés.
- Si le calendrier d’une sollicitation est incertain, il est de bonne pratique d’élaborer des plans de contingence (par ex. si la sollicitation sort pour la date du X, l’employé A jouera tel rôle. Si la sollicitation est publiée entre les dates du Y et du Z, l’employé B jouera ce rôle).
- Lors de l’identification du membre de l’équipe qui jouera le rôle de gestionnaire de la transition du document de projetLe gestionnaire de la transition du document de projet est la personne qui a la responsabilité de s’assurer que les documents, la documentation justificative et les informations de contextes concernant le document de projet sont réunis, compilés et transmis à l’équipe de démarrage/mise en œuvre du projet. [1] (PTM) étudiez les responsabilités du PTM (Norme 6, actions clés 1 et 3) et n’oubliez pas que ce rôle comprend des responsabilités pour après la soumission du document de projet.
La connaissance du contexte du programme-pays est cruciale : Les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, en particulier le responsable technique, doivent bien connaître le contexte du programme-pays et les partenaires du projet pour préparer une conception de projet réaliste et gérable. Pour les documents de projets sur plusieurs pays, assurez-vous que le responsable technique connaît bien le contexte programmatiques de tous les pays (au besoin, organisez une visite sur le terrain pendant la préparation du plan d’action pour l’obtention du financement ou au début du processus d’élaboration du document de projet). Intégrez cela dans le plan d’action pour l’obtention du financement [3] et ou le calendrier d’élaboration du document de projet [4]. Pour les domaines de programmes où CRS a une expérience technique particulièrement solide, des perspectives et/ou des méthodologies uniques, visez à choisir pour le rôle de rédacteur technique un employé expérimenté de CRS plutôt qu’un consultant.
- Pour les employés qu’ils ne supervisent pas directement, le HoP et le HoOps discutent du rôle proposés et du temps de travail nécessaire avec le superviseur du membre proposé de l’équipe d’élaboration du document de projet. Le HoP et le HoOps confirment l’appui du superviseur, à condition que CRS organise une couverture appropriée des responsabilités en cours de l’employé (cf. les directives de Norme 1, action clé 3 [5] sur les plans de dotation provisoire en personnel).
- Le CR, avec l’appui du coordinateur du document de projet (s’il a déjà été identifié) ou du HoP, prépare et partage avec le personnel régional de mobilisation des ressources le projet de tableau avec la liste des rôles et responsabilités de l’équipe d’élaboration du document de projet et les personnes identifiées pour jouer ces rôles. Le CR souligne les éventuelles lacunes dans l’équipe d’élaboration du document de projet et demande l’appui du personnel régional pour identifier des personnes expérimentées qui peuvent jouer ces rôles.
- S’il demande une mission de courte durée (TDY) ou l’appui d’un consultant, le CR vérifie que l’équipe du programme-pays prépare un cahier des charges clair.
- Le personnel régional de mobilisation des ressources travaille avec le DRD pour la qualité des programmes (PQ) pour aider à combler les lacunes dans l’équipe du document de projet :
- Le DRD pour la qualité de la gestion (MQ) contribue selon les demandes pour les lacunes en lien avec les opérations.
- Le personnel régional de mobilisation des ressources ou le DRD/PQ implique IDEA selon les besoins pour organiser l’appui par des employés du siège, d’autres employés ou de consultants.
- Une fois que tous les membres de l’équipe du document de projet sont confirmés :
- Le coordinateur du document de projet ou un membre de la direction de l’équipe documente formellement la liste des rôles et responsabilités des membres de l’équipe (pour les documents de projets avec un financement externe, mettez la liste de l’équipe dans le dossier de l’opportunité sur Gateway).
- Le coordinateur du document de projet incorpore les noms dans un calendrier et une check-list (provisoires) d’élaboration du document de projet [4].
- Le décideur pour le document de projetLe décideur pour le document de projet est un cadre (habituellement le représentant résident) qui a la responsabilité de prendre des décisions stratégiques relatives à la réponse de CRS à une opportunité de financement spécifique. Cela comprend les négociations et accords en lien avec les partenariats/consortiums, le recrutement et la sélection de personnel clé, la définition des paramètres préliminaires du budget (y compris une éventuelle contrepartie financière de CRS), d’autres importantes décisions pour le budget et l’étude et l’approbation des versions finales des documents (y compris les budgets). C’est un rôle crucial de l’équipe d’élaboration du document de projet, mais pas un rôle à plein temps. [1] organise une réunion formelle de l’ensemble de l’équipe du document de projet (pendant la préparation du plan d’action pour l’obtention d’un financement ou aussitôt que possible dans le processus d’élaboration du document de projet) pour étudier les rôles, responsabilités et temps de travail prévu pour chaque personne.
- Les membre de l’équipe et les superviseurs travaillent avec la direction du programme-pays pour élaborer des plans de dotation provisoire en personnel [5], pour que les responsabilités en cours soient couvertes pendant la conception du projet et l’élaboration du document de projet.
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Partenariat
- Incluez des employés du partenaire dans l’équipe de conception du projet à un niveau correspondant au rôle du partenaire dans le projet et à sa capacité à s’impliquer de manière constructive.
- La participation des partenaires à la conception du projet et à l’élaboration du document de projet peut aller de « informé » à « consulté » à « activement impliqué. » Si le partenaire est activement impliqué, CRS et la direction du partenaire doivent voir combien de temps le personnel du partenaire devra consacrer à la participation à ce processus. Si le projet implique plusieurs partenaires, chacun peut sélectionner des représentants pour participer à la conception du projet. Cf. ProPack I, Tableau 2a, Check-list pour la collaboration et l’appui aux partenaires pendant la conception du projet [6].
- Obtenir l’engagement des partenaires à participer du début à la fin. Pour les opportunités de financement externe, CRS et le partenaire peuvent décider de formaliser cet engagement dans un contrat de collaborationUn contrat de collaboration est un accord entre deux entités ou plus pour augmenter leur compétitivité en réunissant leurs ressources pour obtenir un accord de financement et le mettre en œuvre. Ce terme est souvent utilisé pour l’élaboration de documents de projets en consortiums. [1] —Cf. Norme 1, Action clé 2 [7].
Quand CRS est sous-récipiendaire- Certains rôles dans la Proposal Team Roles and ResponsibilitiesListe des rôles/responsabilités et qualifications de l’équipe d’élaboration du document de projet. [1] peuvent ne pas être applicables, cela dépendra du champ d’action de CRS et de l’approche du chef de file pour l’élaboration du document de projet. CRS doit cependant remplir les rôles centraux tels que décideur, coordinateur du document de projet, responsable technique et responsable du budget pour presque tous les documents de projet, même en tant que sous-récipiendaire.
- Le CR désignera un PTM pour les opportunités en tant que sous-récipiendaire ainsi que pour les opportunités où CRS est le chef de fille. Quand CRS est sous-récipiendaire, le rôle du PTM est extrêmement important pour conserver une documentation claire des décisions prises par le chef de file et qui ont un impact sur le champ d’action et le budget de CRS.
Projets d’urgenceLors de la formation de l’équipe du document de projet, contactez la direction du département de réponse humanitaire (HRD) pour identifier des experts qui pourraient participer au processus (en tant que membre de l’équipe, conseillers dans le domaine et/ou pour revoir le document de projet).
Source URL:https://compass.crs.org/node/106Published on CRS Compass (https://compass.crs.org)
- Le HoP dirige la formation d’une équipe de conception du projet. Elle est généralement beaucoup plus petite que pour les opportunités de financement externe du fait de la nature du document de projet à préparer. Lors de la formation de l’équipe, n’oubliez pas que :
- Pour les opportunités de financement externe : Avant la « décision de poursuivre » ou pendant qu’on prend cette décision. La disponibilité de membres capables de l’équipe de conception du document de projet est une considération clé dans la «décision de poursuivre/de ne pas poursuivre»La décision « de poursuivre/de ne pas poursuivre » signifie que l’on décide de continuer ou non à s’intéresser à une opportunité de financement particulière.
- Principal responsable : Représentant résident (CR) ou directeur des programmes (HoP)
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