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Norme 13: Gestion financière efficace pendant la mise en œuvre du projet.

Arriver à la cohérence financière, la redevabilité et la gestion rationnelle grâce à une planification, un suivi, des contrôles et des rapports financiers continus et adéquats.

Phase:

Catégorie:

Gestion financière

Action clé 1	Préparer des projections financières annuelles et trimestrielles basées sur le plan détaillé de mise en œuvre mis à jour.
Qui	Gestionnaire du budget ; personnel des achats/de la chaine d'approvisionnement ; personnel des ressources humaines ; directeur des finances (FM) ; directeur des opérations (HoOps) ; directeur des programmes (HoP) ; représentant résident (CR)
Quand	Préparer les projections annuelles du budget : Pendant l’élaboration du plan annuel de programme (APP). Au cours de l’année, pour les fonds reportés de l’année précédente (octobre) et pour les accords de financement/modification et autres autorisations de dépenses ou réaffectation des ressources (par ex. pour les fonds discrétionnaires) qui sont reçus et n’étaient pas prévus dans les budgets. Finaliser les projections de prévisions trimestrielles conformément au calendrier annuel de planification de l’agence, en général : Pour le 15 de chaque trimestre pour les prévisions de trésorerie (15 octobre, janvier, avril, juillet) Février, mai et juillet/août pour les prévisions de dépenses

Action clé 2	Préparer et partager chaque mois des rapports de comparaison de budget et de balance âgée pour que le gestionnaire de projet puisse vérifier les dépenses par rapport au plan détaillé de mise en œuvre et prendre des décisions en conséquence.
Qui	Gestionnaire du budget ; directeur financier (FM); autres membres de l’équipe des programmes du projet ; directeur des programmes (HoP) ; directeur des opérations (HoOps) ; représentant résident (CR)
Quand	Chaque mois, les rapports de comparaison du budget et les rapports de balance âgée sont diffusés dans les 5 jours précédant la clôture financière de fin de mois. Les revues financières coïncidant avec les re-prévisions sont aussi des occasions d’analyse financière et de prise de décisions.

Action clé 3	Suivre et auditer les finances des sous-récipiendaires et accompagner les partenaires pour la mise en œuvre de leurs plans d’amélioration des contrôles internes (ICIP)
Qui	Directeur des opérations (HoOps) ou gestionnaire des opérations ; directeur financier (FM) ou employé désigné des finances ; gestionnaire de projet PM) ou directeur de projet (CoP) ou délégué du CoP
Quand	Selon les conditions de la politique SRFMP (Politique de gestion financière des sous-récipiendaires) et les plans d’amélioration des contrôles internes (ICIP) de chaque partenaire

Action clé 4	Préparer des rapports financiers qui reflètent exactement toutes les dépenses du projet dans le système financier afin qu’ils soient étudiés par le gestionnaire de projet et soumis aux bailleurs de fonds selon les besoins.
Qui	Directeur financier (FM) ou personnel des finances internationales du siège ; gestionnaire de projet (PM) o directeur de projet (CoP) ; Directeur des programmes (HoP) ; personnel d’IDEA le cas échéant ; analyste des subventions des finances internationales, au siège ; équipe de direction (SMT).
Quand	Selon ce qui est demandé par le PM/CoP, sur la base des dates butoirs du bailleur (cf. Norme 8, action clé 5 pour plus d’informations sur l’établissement d’un calendrier des tâches et dates butoirs pour la gestion financière du projet). Référez-vous à la Norme 16 pour plus d’informations sur les rapports financiers finaux du projet.

Action clé 5	Faire au bon moment les avances pour le projet et l’examen des rapports de liquidations des partenaires en documentant les bonnes pratiques et les améliorations nécessaires et en donnant un feedback.
Qui	Gestionnaire de projet (PM) ; directeur financier (FM) ou autre employé des finances désigné ; représentant résident (CR) ou son délégué
Quand	Après la première avance du projet, les avances devront être émises dan les 15 jours calendaires suivant la réception du rapport de liquidation du partenaire (cf. Politique de gestion financière des sous-récipiendaires)