Actions clés par:

Norme 8: Montage financier rapide et exhaustif du projet.

Monter un système de gestion financière du projet basé sur les plans d’activités mis à jour, permettant un démarrage rapide et une gestion financière efficace tout au long du projet.

Action clé 1 Revoir le projet d’accord avec le bailleur de fonds pour vérifier que CRS peut respecter les exigences financières du bailleur de fonds.
Qui

Le directeur des opérations (HoOps) ou le directeur des finances s’il n’y a pas de HoOps pour des projets administrés par le programme-pays ; le responsable de la gestion de la subvention ou équivalent pour les projets gérés par le siège ; le directeur financier et autres experts du sujet du programme-pays concerné ou du siège, selon la nature et la valeur de la subvention et selon ce que demande la carte de processus de l’accord (APM) ; le directeur régional adjoint pour la qualité de la gestion (DRD/MQ) ou le superviseur le superviseur du responsable du département IDEA ; le responsable de l’accord ; et le chargé régional des finances (RFO), si le DRD/MQ le demande.

Quand
  • Immédiatement après que le bailleur de fonds aura transmis le projet d’accord
Action clé 2 Travailler avec les partenaires pour évaluer leur capacité en gestion financière et élaborer des plans d’amélioration.
Qui

Directeur des opérations (HoOps) ; gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; directeur financier (FM) ou autre employé désigné des finances ou de la conformité ; directeur des programmes (HoP) ou autre employé désigné des programmes ; représentant résident (CR)

Quand
  • Pour les nouveaux sous-récipiendaires ou d'autres sous-récipiendaires dont l'évaluation doit être actualisee : Faites les évaluations des capacités financières des sous-récipiendaires avant de préparer l’accord de sous-récipiendaire, car les résultats de l’évaluation affecteront la fréquence des rapports indiquée dans l’accord.
  • Les évaluations peuvent être faites pendant la phase de conception (cf. Norme 3, action clé 4 pour plus d’informations) ; pour les projets à financement externe, il est plus courant de faire l’évaluation pendant le démarrage. Si les évaluations n’ont pas été faites pendant la phase de conception, faites-les si possible pendant la période de démarrage avant l’accord de financement, une fois qu’il y a une nette indication que la victoire est probable.
Action clé 3 Préciser le budget du projet sur la base des changements dans le contexte d’opérations et de la préparation du plan détaillé de mise en œuvre, avec toutes les activités de programme et d’opérations.
Qui

Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) ; directeur des finances et/ou chargé des finances ou comptable ; directeur des opérations (HoOps) ; personnel de la gestion de la chaine d’approvisionnement y compris des achats, selon les cas, ressources humaines (RH) et partenaires de CRS

Quand
  • Pour préciser le budget sur la base du contexte opérationnel : Rapidement après l’approbation du projet et avant la saisie du budget détaillé.
  • Pour préciser le budget sur la base de la préparation du plan détaillé des activités : Immédiatement après la préparation du plan détaillé de mise en œuvre (DIP).
Action clé 4 Saisir le budget dans le système financier de manière à faciliter l’analyse et les rapports.
Qui

Gestionnaire du budget (BM) (habituellement le gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP)); directeur des finances (FM), directeur des programmes (HoP), directeur des opérations (HoOps), employé régional

Quand
  • Immédiatement après la signature de l’accord ou la réception de la lettre de pré-accord financier. Les budgets mis à jours seront ensuite saisis au début de chaque année fiscale suivante.
Action clé 5 Examiner et documenter les exigences de gestion et les rôles et responsabilités financiers spécifiques au projet.
Qui

Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP); directeur des opérations (HoOps) ; directeur des programmes (HoP) ; directeur des finances (FM) et autres employés des finances affectés au projet (par ex. comptable, chargé des finances) ; autres employés du projet ayant des responsabilités spécifique de gestion financière (par ex. directeur de projet adjoint)

Quand
Action clé 6 Établir les processus, formats et calendriers de gestion et rapports financiers du projet pour les partenaires et faire une orientation pour le personnel du projet.
Qui

Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; directeur des finances (FM) et/ou autres employés affectés des finances ; personnel des partenaires ; personnel d’IDEA ; responsable régional des finances (RFO) et/ou directeur régional adjoint pour la qualité de la gestion (DRD/MQ).

Quand
  • Dans le cadre de la signature des sous-accords et avant le transfert des fonds du projet aux partenaires ; au début de la phase de début de démarrage s’il est prévu que les partenaires mettent en œuvre des activités pendant les premiers mois du projet.
  • Pour les projets à financement externe : Démarrez le processus à la réception du projet d’accord du bailleur de fonds.