Estándar 18: Aprendizaje y aprovechamiento de los resultados durante el cierre.

• Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP) o personal de IDEA (para adjudicaciones centralizadas)
  • El PM/CoP garantiza que todos los documentos de proyecto necesarios y los documentos que capturan los aprendizajes del proyecto sean subidos a Gateway como parte del cierre del proyecto.
  • En el caso de adjudicaciones centralizadas, el personal de IDEA podrá subir los documentos finales presentados a los donantes y aprobados por los mismos.

• Otros implicados: Personal de IDEA o PIQA según convenga
  • El personal de IDEA y PIQA tienen información que contribuye a los registros institucionales relativos a la experiencia de trabajar con socios y donantes puntuales.

¡Subir con anticipación! Si bien los documentos de cierre no pueden ser subidos hasta el final del proyecto, como señalado anteriormente en los estándares de gestión de proyectos, el personal de CRS debe subir la documentación a Gateway a medida que sean completados los documentos (incluyendo las modificaciones después de que los haya revisado el donante), en todo el transcurso de diseño, puesta en marcha e implementación.

• Después de finalizado el documento y, si procede, después de su presentación al donante y modificaciones pos-presentación.Para los proyectos con fondos externos, el proceso de revisión del donante de algunos documentos (p. ej., informes de evaluación final, informes de cierre, informes técnicos finales) podrían resultar en modificaciones a los documentos. Asegurar que se suba la versión final del documento según aprobado por el donante (es decir, incorporando las modificaciones solicitadas por el donante), a Gateway y también a las bases de datos de los donantes.

Siga estos pasos para garantizar la disponibilidad de la documentación para apoyar el aprendizaje de CRS y más actores interesados:

1. El PM/CoP garantiza que haya versiones finales de todos los documentos de cierre, incluyendo el informe de la evaluación final o revisión pos-acción, el informe de proyecto final, el informe del evento de reflexión del proyecto y otra documentación con lecciones aprendidas.
2. El PM/CoP completa/actualiza el PPR (Referencias de desempeño anterior) con base en la evaluación final y la revisión post-acción.

• Es buena práctica preparar un PPR cada año, resaltando los logros del proyecto al final de ese año del proyecto, para que esta información esté a la disposición de otros proyectos y equipos de diseño de proyecto aunque el proyecto todavía esté en la fase de implementación. Durante el cierre, actualizar el PPR con los logros finales y lecciones aprendidas del proyecto.

3. El PM/CoP (o personal de IDEA en el caso de adjudicaciones centralizadas) sube la documentación finalComo se señala en "Cuando," en cuanto a documentos presentados a los donantes del proyecto, subir sólo después de la aprobación y aceptación de cambios por el donante, después de que haya revisado la versión presentada inicialmente. a Gateway, usando la siguiente lista de documentos y Gateway responsibility matrixMatriz de responsabilidad de Gateway  con documentos clave para garantizar que toda la información y todos los documentos relevantes sobre el proyecto sean guardados bajo el registro de proyecto/convenios apropiado en Gateway.

• Informes de Estudio de base, evaluacionesInformes de línea de base, intermedio y final, se colocan bajo el "key document type" (tipo de documento clave) "Evaluation" en Gateway. intermedia y final
• PPR
• Comunicaciones/correos electrónicos clave con los donantes con respecto al proyecto,Adjuntar documentos críticos de Negociación de la Adjudicación o mensajes enviados por correo electrónico a “Notes and Attachments” en el Registro de adjudicación (Award Record) si no son considerados Documentos Clave.  empezando con las aprobaciones e incluyendo toda la correspondencia crítica durante la implementación y cierre
• Registro de riesgos y registro de problemas finalesSi el equipo de proyecto ha usado un registro de cambios de proyecto, subir este documento también. del proyecto
• Carta de Proyecto final
• Comunicaciones o correos electrónicos clave con actores importantesLa correspondencia con actores que no sean donantes ni subreceptores (p. ej., un correo electrónico o carta clave de un actor gubernamental) puede ser guardado bajo "Notes and Attachments."
   
• Documentos internos sobre la gestión de la adjudicaciónAdjuntar la agenda de la reunión u otra documentación de "lanzamiento" en “Notes and Attachments” en el Registro de Adjudicación.
   
  Controlar las reuniones formales o visitas informales de IDEA con los programas de país en “Notes and Attachments” en el Award Record (Registro de la adjudicación).
   

4. En el caso de proyectos con fondos externos, el PM/CoP o personal de IDEA (en el caso de adjudicaciones centralizadas) actualiza la información final o las reflexiones con respecto a comprensiones o aprendizajes estratégicos sobre el trabajo con el donante en el proyecto. Capturar éstas en la sección de "Notes and Attachments" del registro institucional del donante en Gateway. 

• Dar prioridad a resumir los puntos clave que ayudarán a fortalecer la interacción de CRS con el donante en oportunidades y proyectos a futuro.

5. El PM/CoP garantiza que se hagan las actualizaciones al registro institucional en Gateway de cada institución socia que haya participado en la implementación de proyectoEsto incluye a cada organización socia que haya participado en el proyecto como subreceptor, así como otras organizaciones que tuvieron un rol sustancial en el proyecto (p. ej., como recurso o socio técnico con un alcance más enfocado), incluyendo los que se contrataron como proveedor/contratista. ver la sección "Asocio" más adelante).

• Si algún miembro de personal PIQA, IDEAP. ej., personal de MEAL, personal de interlocución con universidades, asesores técnicos, personal de interlocución corporativa, etc. y/o regional haya trabajado de cerca con un subreceptor o socio técnico, invitar a que este miembro de personal proporcione insumos o actualizaciones directamente al registro institucional en Gateway.
• Si CRS implementó el proyecto como subreceptor de otra organización, actualizar el registro institucional en Gateway del principal (ver más adelante "Cuando CRS es subreceptor").

6. Según solicitado por el donante, el PM/CoP o personal de IDEA (en el caso de adjudicaciones centralizadas) sube las evaluaciones finales del proyecto, los conjuntos de datos según, u otra información de cierre final que se requiera a bases de datos externos, como la Development Experience Clearinghouse o la Biblioteca de Datos de Desarrollo de USAID.

• Consultar la guía del donante (p. ej., el gobierno de EE.UU. con el ADS 540 ou ADS 579), y asegurar que se revise la documentación o los conjuntos de datos según para ocultar cualquier información personal identificable (personally identifiable information o PII en inglés) y cualquier otra información que se deba ser protegidaPor ejemplo, toda información relativa a la propiedad intelectual u otra información de socio de proyecto que se deba borrar según los términos del convenio del proyecto, etc.
    antes de su presentación.