Norme 18: Identifier et valoriser des leçons et des résultats pendant la clôture.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP), ou employé d’IDEA (pour les subventions gérées centralement)
  • Le PM/CoP s’assure que tous les documents relatifs au projet demandés ainsi que les documents montrant ce qui a été appris dans le projet sont mis sur Gateway dans le cadre de la clôture du projet.
  • Pour les subventions gérées centralement, l’employé d’IDEA peut mettre en ligne les documents finaux soumis aux bailleurs de fonds et approuvés par eux

• Autres personnes impliquées : Personnel d’IDEA ou de PIQA selon les cas
  • Le personnel d’IDEA et de PIQA peut posséder, pour mettre dans les dossiers institutionnels, des informations relatives à son expérience du travail avec certains partenaires ou bailleurs.

Anticipez la mise en ligne ! Si la documentation finale de clôture ne peut pas être mise en ligne avant la fin du projet, comme indiqué plus tôt dans les normes de gestion des projets, le personnel de CRS devrait mettre sur Gateway les documents relatifs aux projets au fur et à mesure que les documents sont finalisés (y compris les révisions suivants la revue par le bailleur de fonds) tout au long de la conception, du démarrage et de la mise en œuvre.

• Après la finalisation des documents et, le cas échéant, suite à la soumission au bailleur de fonds et aux éventuelles révisions suivant la soumission.Pour les projets à financement externe, le processus de revue de certains documents par le bailleur de fonds (par ex. Les rapports d’évaluation finale, les rapports de clôture, les rapports techniques finaux) peuvent résulter en une révision des documents. N’oubliez pas de mettre en ligne la version finale du document approuvée par le bailleur (c’est-à-dire d’incorporer toutes les modifications demandées par le bailleur) aussi bien sur Gateway que sur les autres bases de données.

Suivez ces étapes pour que la documentation sur le projet soit disponible pour aider à l’apprentissage de CRS et des parties prenantes plus généralement :

1. Le PM/CoP s’assure qu’il y a une version finale imprimable de tous les documents de clôture, y compris le rapport de l’évaluation finale ou de la revue après l’action, le rapport final du projet, le rapport sur la rencontre de réflexion du projet et d’autres documents sur des leçons apprises.
2. Le PM/CoP fait/actualise la référence de performance passée (PPR) sur la base de l’évaluation finale et de la revue après l’action.

• Il est de bonne pratique de préparer une PPR chaque année, en soulignant les réalisations du projet à la fin de cette année du projet pour que ces informations soient disponibles pour d’autres projets et équipes de conception de projets alors que le projet est encore dans sa phase de mise en œuvre. Pendant la clôture, mettez la PPR à jour en ajoutant les réalisations finales du projet et les leçons apprises.

3. Le PM/CoP (ou l’employé d’IDEA pour les subventions gérées centralement) met en ligne la documentation finaleComme indiqué dans la section « Quand, » pour les documents soumis aux bailleurs de fonds des projets, ne les mettez en ligne qu’après l’approbation par le bailleur et l acceptation des changements demandés par le bailleur suite à sa revue de la première soumission. sur Gateway en utilisant la liste de documents suivants et le Gateway responsibility matrix with key documentsTableau des responsabilités de Gateway avec les principaux documents pour que tous les documents et informations intéressants relatifs au projet soient sauvegardés dans Gateway dans le dossier de projet/subvention approprié :

• Rapports d’évaluationLes rapports d’évaluation de base, à mi-parcours et finale correspondent tous au type de document clé « Évaluation » sur Gateway. de base, à mi-parcours et finale
• PPR
•  commençant par les approbations et comprenant toute la correspondance cruciale Principales communications/principaux e-mails du projet avec les bailleurs de fonds,Joignez tout document ou message e-mail crucial sur la négociation de l’accord de financement à « Notes and Attachments » dans le dossier de la subvention s’il n’est pas considéré comme un document clé. pendant la mise en œuvre et la clôture
• Registre des risques et registre des problèmesSi l’équipe du projet a utilisé un registre des changements du projet, ajoutez aussi ce document. finaux
• Charte finale du projet
• Communications ou e-mails clés avec des parties prenantes importantesLa correspondance avec les parties prenantes qui ne sont pas des bailleurs de fonds ni des sous-récipiendaires (par ex. un e-mail ou une lettre importante d’une partie prenante du gouvernement) peut être sauvegardée dans « Notes and attachments. »
• Documents internes de gestion de la subventionJoignez l’ordre du jour de la réunion de « lancement » ou toute autre documentation à « Notes and Attachments » sur le dossier de la subvention.

4. Pour les projets à financement externe, le PM/CoP ou l’employé d’IDEA (pour les subventions gérées centralement) met à jour les informations ou réflexions finales relatives aux perspectives ou choses apprises à propos du travail avec le bailleur de fonds sur le projet. Enregistrez-lies dans la section « Notes and Attachments » du dossier institutionnel du bailleur sur Gateway.

• Essayez surtout de résumer les principaux points qui aideront à renforcer les relations de CRS avec le bailleur de fonds lors d’opportunités et de projets à l’avenir.

5. Le PM/CoP s’occupe des mises à jour du dossier institutionnel sur Gateway pour chaque institution partenaire qui a participé à la mise en œuvre du projetCela comprend toutes les organisations partenaires qui ont participé au projet en tant que sous-récipiendaire, ainsi que toute autre organisation ayant joué un rôle significatif dans le projet (par ex. en tant que partenaire ressource ou technique avec un rôle champ d’application plus ciblé) y compris celles qui ont eu un contrat de fournisseur/prestataire. (cf. la section « Partenariat » ci-dessous).

• Si des employés de PIQA, IDEA et/ou des employés régionauxPar ex. personnel MEAL, personnel des relations avec les universités, conseillers techniques, personnel des relations avec les entreprises, etc. ont travaillé en proche collaboration avec un sous-récipiendaire ou un partenaire ressource technique, invitez ces employés à apporter des contributions ou des mises à jour directes au dossier institutionnel sur Gateway.
• Si CRS a mis en œuvre le projet en tant que sous-récipiendaire d’une autre organisation, mettez à jour le dossier institutionnel du chef de file sur Gateway (cf. « Quand CRS est sous-récipiendaire » ci-dessous).

6. Selon ce que demande le bailleur de fonds, le PM/CoP ou l’employé d’IDEA (pour les subventions gérées centralement) met en ligne les évaluations finales du projet, les séries de données, ou d’autres informations finales demandées sur la clôture sur les bases de données externes, par exemple Development Experience Clearinghouse ou la bibliothèque de données sur le développement de l’USAID.

• Consultez les directives du bailleur de fonds (par ex. ADS 540 ou ADS 579 du Gouvernement des États-Unis) et pensez à vérifier s’il y a dans le document ou les séries de données des informations personnelles identifiables (PII) et d’autres informations qui devraient être suppriméesPar exemple, des informations relatives à la propriété intellectuelle ou d’autres informations sur les partenaires du projet qui doivent être supprimées selon les termes des accords de projet, etc.. avant la soumission.