Norme 17: Gérer de manière responsable les transitions dans les ressources humaines pendant la clôture du projet.

• Principaux responsables : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) (cf. la note ci-dessous)
  • Le PM/CoP prend généralement la direction de l’appui aux partenaires pour mettre en œuvre leurs plans pour le personnel lors de la clôture.

• Autres personnes impliquées : Direction des partenaires ; personnel des ressources humaines (RH) de CRS ; spécialistes du partenariat dans le programme-pays ou la région ; représentant résident (CR) et membres de la SMT
  • La direction des partenaires s’occupe d’élaborer et de mettre en œuvre leurs propres plans pour le personnel lors de la clôture.
  • Le personnel des RH de CRS apporte des conseils et des modèles, selon les besoins.
  • Les spécialistes du partenariat aident à la gestion des relations avec les partenaires (cf. la note).
  • Le CR et les membres de la SMT peuvent apporter leur appui selon les besoins pour des questions difficiles comme le départ de grands nombres d’employés des partenaires.

Note : Dans certains projets, CRS peut choisir un membre particulier de l’équipe du projet, autre que le PM ou le CoP qui sera le principal point de contact de CRS pour une ou plusieurs organisations partenaires. Dans ce cas, cet employé s’occupera d’appuyer le partenaire pour le personnel du projet lors de la clôture, en travaillant en proche collaboration avec le PM/CoP. Dans d’autres projets où les relations avec les partenaires sont particulièrement stratégiques ou délicates, le CR ou un autre membre de la SMT peut aussi travailler en proche collaboration avec le PM/CoP pour aider les partenaires à planifier la clôture pour les ressources humaines du projet.

• Pour les projets pluriannuels : En commençant 6-12 mois avant la date de fin du projet, selon la durée et la complexité du projet
• Pour les projets de 12 mois ou moins : En commençant au moins 3 mois avant la date de fin du projet

Cette action clé s’appuie sur le plan plus général de clôture du projet élaboré dans la Norme 16, action clé 2.

Suivez ces étapes pour aider les partenaires à élaborer et mettre en œuvre leurs plans pour le personnel lors de la clôture :

1. Le PM/CoP (ou le CR/membre de la SMT si c’est plus approprié) organise une réunion avec la direction du partenaire pour discuter des plans pour le personnel du partenaire après le projet. Le PM/CoP aide le partenaire à :

• Déterminer quels sont les rôles, responsabilités et compétences nécessaires pour la clôture du projet au niveau du partenaire (mise en œuvre des activités finales, comme le travail MEAL, la rédaction de rapports, les activités de clôture des opérations, etc.).
• Discuter des stratégies pour conserver le personnel clé jusqu’à la fin du projet (cf. les idées dans la Norme 17, action clé 1). Si cela est stratégique et approprié, envisager un financement à court terme pour le personnel du partenaire si CRS et le partenaire prévoient de travailler ensemble à un nouveau projet qui demande des compétences similaires. Envisager aussi de transférer les personnes performantes à des postes appropriés dans d’autres projets quand c’est possible.
• Aider la direction des partenaires à identifier les difficultés auxquelles elle sera probablement confrontée pour élaborer, communiquer et administrer leur plan pour le personnel lors de la clôture et à prévoir des stratégies pour gérer ces difficultés.
• Discuter du processus de clôture pour le personnel du partenaire, avec des activités pour promouvoir une communication rapide et claire avec le personnel sur les plans de clôture du projet et les processus de transition/départ ainsi que les stratégies pour maintenir le moral du personnel pendant la clôture.
  • Référez-vous à la Norme 17, action clé 2 pour des idées sur la gestion de la communication avec le personnel des partenaires sur la clôture pour le personnel du projet.

Transfert du projet aux partenaires et plans pour le personnel lors de la clôture: Dans certains projets, le transfert d’activités clés du projet à une organisation partenaire locale peut être un élément central du plan de pérennisation du projet. Si c’est le cas, CRS et ses partenaires devront avoir auparavant déterminé quelles sont les capacités dont l’organisation partenaire aura besoin après le projet pour gérer les activités transférées, ainsi que les ressources financières prévues pour la dotation en personnel du projet. Dans certains cas, le plan de transfert peut comprendre la transition de personnel de CRS dans les organisations partenaires à la fin du projet pour aider au transfert. Intégrez la préparation à cette transition du personnel de CRS et des partenaires dans le plan de clôture du projet.

2. Le PM/CoP fait régulièrement le point avec la direction du partenaire sur la situation du personnel pour la clôture.

• Si des employés du partenaire démissionnent ou passent dans d’autres projets plus tôt que prévu, le PM/CoP aide le partenaire à évaluer rapidement à la fois l’impact du ou des départs précoces sur la charge de travail générale du personnel et la capacité des employés du partenaire qui restent à combler ces manques. Si c’est nécessaire, trouvez des options pour un appui supplémentaire, en gardant à l’esprit le budget disponible.

3. Selon les besoins, le PM/CoP demande l’appui du personnel des RH de CRS pour conseiller et assister le partenaire pour des processus liés au départ du personnel, comme :

• Préparer les papiers pour le départ (par ex. avis de licenciement/ordonnance de licenciement, certificat de travail/livret de travail, formulaires de décharge de responsabilité financière et relative aux avantages sociaux, etc.) y compris ce qui est nécessaire pour un préavis de licenciement.
• Faire revoir les documents de licenciement par le conseiller juridique.
• Revoir tous les dossiers du personnel et vérifier que ces dossiers contiennent tous les documents devant être conservés selon le droit local.
• Étudier, le cas échéant, les jours de congé accumulés non utilisés du personnel ; préparer des plans coordonnés pour que les employés prennent les jours de congé auxquels ils ont droit sans impact négatif sur le calendrier de la clôture ou compenser les employés pour les jours de congé non utilisés (selon la politique locale et celle de l’organisation).