Norme 17: Gérer de manière responsable les transitions dans les ressources humaines pendant la clôture du projet.

• Principaux responsables : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
  • Le PM/CoP prend la direction du suivi du plan pour le personnel lors de la clôture et de l’assistance au personnel du projet pour sa transition à l’intérieur ou à l’extérieur de CRS.

• Autres personnes impliquées : Directeur des programmes (HoP) ; directeur des opérations (HoOps) ; personnel des ressources humaines (RH) ; représentant résident (CR) et équipe de direction (SMT)
  • Le HoP aide le PM/CoP en donnant des informations et des conseils sur les dispositions pour le personnel lors de la clôture.
  • Le RH et le HoOps préparent les documents nécessaires pour chaque employé et travaillent en coordination avec le conseiller juridique sur les départs d’employés, selon les besoins.
  • Le CR et les autres membres de la SMT apportent l’appui nécessaire.

• Pour les projets pluriannuels : Après la préparation des plans pour le personnel lors de la clôture du projet, avec un suivi plus intensif des plans commençant 6 mois avant la date de fin du projet.
• Pour les projets de 12 mois ou moins : Après la préparation des plans pour le personnel lors de la clôture du projet, avec un suivi plus intensif des plans commençant 3 mois avant la date de fin du projet.

Cette action clé se base sur les plans pour le personnel lors de la clôture élaborés dans le cadre de la Norme 16, action clé 2, ainsi que sur les stratégies pour encourager le personnel à rester, identifiées dans la Norme 17, action clé 1.

Suivez ces étapes pour suivre les plans pour le personnel lors de la clôture et pour travailler avec le personnel du projet afin de gérer leur départ de CRS ou leur transition à l’intérieur de CRS :

1. Une fois que le PM/CoP et la SMT ont analysé les options de transition (cf. Norme 17, action clé 1 pour plus de directives), le PM/CoP, avec au besoin d’appui du HoP, du directeur des RH et/ou du CR, rencontre les employés du projet pour discuter des plans pour le personnel lors de la clôture et des options de transition ou d’appui que CRS pourra apporter.

Gestion du moral du personnel pendant la clôture : Améliorez le moral du personnel grâce à une communication claire, rapide et complète ainsi qu’en maintenant l’intégrité du processus de clôture. Prévoyez du temps pour de multiples réunions, de groupes et individuelles, afin que les employés puissent poser leurs questions et recevoir des réponses. Indiquez quelles mesures vont être prises et respectez ces mesures. Il est de bonne pratique d’apporter un appui aux employés qui partent sous forme d’assistance à la rédaction des CV ou d’informations sur des forums de recrutement. Monter le respect et la compréhension de CRS pour la situation de chacun des employés facilite au maximum le processus. D’un autre côté, quelle que soit la qualité de votre planification, si vous ne faites pas attention aux aspects émotionnels de la clôture du projet, les départs peuvent devenir très difficiles. Les RH et la direction du programme-pays devront aider les superviseurs à faire face à la baisse inévitable de moral chez les employés qui restent à CRS alors que leurs collègues partent. Donnez l’occasion pendant les réunions du personnel de discuter des questions de moral avec les employés qui restent.

2. Le PM/CoP et le HoP, avec l’appui au besoin du personnel des RH, contacte régulièrement les membres de l’équipe du projet pour discuter du plan général de clôture du projet et programmer les réunions individuelles de suivi nécessaires.

Faites particulièrement attention au suivi avec le personnel du projet basé sur le terrain : Il est important de reconnaître que les employés basés sur le terrain ou dans des bureaux séparés du projet peuvent se sentir particulièrement isolés ou avoir des baisses de moral plus marquées quand la date de fin du projet approche et que les employés quittent le projet. Assurez-vous que la direction du projet et du programme-pays visite les bureaux de terrain/du projet plus fréquemment pendant la période du projet (envisagez d’organiser une visite d’employés des RH au bureau de terrain). Quand c’est possible, facilitez la visite au bureau principal d’employés du terrain qui partent pur qu’ils puissent finaliser les processus des RH et dire au revoir à leurs collègues du bureau principal.  

3. Le PM/CoP gère activement le budget du personnel pendant la clôture, en l’ajustant selon les changements dans le personnel et en informant le personnel des finances de l’impact budgétaire des changements dans le personnel.

Pour les employés qui passent à de nouveaux rôles/projets à CRS

4. Une fois qu’un employé a posé sa candidature et qu’on lui a offert un nouveau poste, le HoP et le PM/CoP travaillent avec cet employé et son nouveau superviseur pour choisir une date appropriée de transition, dans l’idéal pas avant la fin du projet actuel.
5. Le HoP et les RH aident l’employé à suivre les politiques des RH pour les transferts de postes (le cas échéant, référerez-vous à POL-HRD-INT-0019: Position transfersTransferts de postes ).

Pour les employés qui quittent CRS

6. Pour les employés dont l’emploi à CRS se terminera avec le projet, le personnel des RH, avec l’appui du HoOps, étudie le droit local et le manuel du personnel du programme-pays de CRS pour garantir la conformité avec les pratiques locales et protéger l’agence d’une responsabilité future. Gardez à l’esprit les points suivants :

• Faites particulièrement attention aux conditions pour le préavis de licenciement.
• Pour le personnel international, consultez le manuel des politiques du personnel de CRS sur le licenciement (cf. CRS Resignation/Termination policyPolitique de CRS pour les démissions/licenciements ).
• Si le projet comporte différents types de contrats pour le personnel (à long terme, à court terme, etc.), assurez-vous que vous suivez le processus de licenciement approprié à chaque type de contrat.
• Si un projet se clôture plus tôt que prévu, travaillez avec le HoOps et le conseiller juridique pour déterminer comment faire cela sans encourir d’obligations légales.

7. Le personnel des RH étudie les jours de congé accumulés non utilisés et prépare un résumé du total de jours non utilisés pour chaque employé. En utilisant cette information et les informations sur le solde de congés du personnel international le cas échéant, le PM/CoP travaille avec tous les membres de l’équipe du projet pour préparer un calendrier afin que les employés prennent leurs jours de vacances avant leur départ, si c’est faisable et approprié.

• Travaillez avec l’équipe du projet pour organiser un remplacement adéquat pour les responsabilités des membres de l’équipe, surtout si plusieurs personnes doivent prendre des jours de congé.
• S’il y a la possibilité de payer pour les jours de congés inutilisés, le PM/CoP et les RH devront discuter de cette option avec le personnel (et en tenir compte dans les prévisions de trésorerie pour la clôture).

8. Le personnel des RH prépare les documents pour le départ (par ex. lettre de licenciement/ lettre de fin de contrat, certificat de travail/ attestation de travail, formulaires de décharge pour avantages sociaux et remise d’argent, etc.). 

• Faites étudier les documents de licenciement par le conseiller juridique.
• Revoyez tous les dossiers du personnel et vérifiez que tous les dossiers contiennent tous les documents devant être conservés selon le droit local.

Planifier un départ massif : Pour les projets ayant un grand nombre d’employés, il est particulièrement important que le PM/CoP et les RH collaborent étroitement et planifient ensemble pour faciliter ce qui peut être un processus émotionnel et chronophage de départ massif. Simplifiez le processus pour que, par exemple, les RH déterminent simultanément quels sont les soldes de jours de congé de tous les employés. Cela fera gagner du temps tout en garantissant que les questions concernant tous les employés seront traitées de la même manière, en même temps autant que possible. On notera qu’il peut y avoir plusieurs différents types de contrats utilisés (par ex. à durée déterminée et indéterminée). Si c’est le cas, assurez-vous qu’ils sont traités de manière équilibrée et coordonnée.

9. Les RH préparent une liste de ressources disponibles dans le pays pour les recherches d’emploi (consultants spécialisés dans les recherches d’emploi, forums de recrutement, sites de recherche d’emploi) et la transmettent au personnel.

• Envisagez d’organiser un atelier pour aider le personnel à rédiger un CV et à se préparer à des entretiens d’embauche.
• Envisagez d’autres options pour la transition des employés, comme des recommandations, etc.

10. Les RH conservent les dossiers nécessaires pour chaque employé qui part, conformément à la politique de CRS et au droit local et supprime des employés des dates de données de CRS (par ex. base de données des employés nationaux (NED)).