Actions clés par:

Norme 17: Gérer de manière responsable les transitions dans les ressources humaines pendant la clôture du projet.

S’assurer qu’il y a continuellement suffisamment de personnel qualifié tout au long de la clôture pour remplir les engagements envers toutes les parties prenantes.

Encourager le personnel clé du projet à rester jusqu’à la fin de la période du projet.

  • Pourquoi

    Quand les projets approchent de leur fin, il est naturel que les employés commencent à penser à leur prochain travail. CRS est responsable de la qualité de la mise en œuvre jusqu’à la toute fin du projet et un départ précoce d’employés du projet peut avoir un impact négatif sur la clôture du projet. Encourager le personnel clé du projet à rester jusqu’à la fin de la période prévue pour leur travail dans le projet :

  • Qui

    • Principaux responsables : Gestionnaire de projet (PM)/directeur de projet (CoP) avec le directeur des programmes (pour le maintien du poste de PM ou de CoP)
      • Le PM/CoP prend la direction de l’élaboration de stratégies pour garder le personnel et aider les employés du projet dans leur transition à l’intérieur ou à l’extérieur de CRS.
      • Le HoP prend la direction pour ce qui est de garder le PM/CoP.

    • Autres personnes impliquées : Directeur des programmes (HoP) ; personnel des ressources humaines (RH) ; représentant résident (CR) et équipe de direction (SMT) ; directeur régional adjoint pour la qualité des programmes ou la qualité de la gestion (DRD PQ ou MQ)
      • Le HoP et le personnel des RH aident le PM/CoP en donnant des informations et des conseils sur les options pour le personnel lors de la clôture et les stratégies de rétention du personnel.
      • Le CR et les autres membres de la SMT appuient une communication rapide avec l’équipe du projet relative à une clôture responsable des RH, approuvent les plans pour le personnel lors de la clôture et les plans de rétention du personnel et aident à organiser les ressources pour les plans de rétention du personnel, selon les besoins.
      • Le DRD PQ ou le DRD MQ apporte l’appui nécessaire pour identifier du personnel temporaire (TDY) et/ou un financement temporaire pour aider à conserver le personnel clé jusqu’à la fin du projet.

    CONSEILN’oubliez pas le PM/CoP ! Le PM/CoP, en tant que responsable du projet en général, peut diriger le travail pour encourager les autres employés du projet à rester, mais le HoP et les membres de la SMT doivent aussi s’assurer qu’il y a des stratégies destinées à garder le PM/CoP.

  • Quand
    • Pour les projets de plusieurs années : Tout au long de la période de clôture, en se concentrant plus sur les 6 derniers mois avant la date de fin du projet.
    • Pour les projets de 12 mois ou moins : En continu, en se concentrant de façon plus intensive sur le maintien du personnel à partir d’au moins 3 mois avant la date de fin du projet.
  • Comment

    Cette action clé s’appuie sur le plan de clôture du projet élaboré dans le cadre de la Norme 16, action clé 2.

    Suivez ces étapes pour encourager la rétention du personnel clé du projet :

    1. Au début du processus de clôture, CRS organise une réunion avec l’équipe du projet pour souligner l’engagement de CRS pour une clôture responsable du projet, y compris la clôture des ressources humaines.

    • Cliquez ici pour voir des Points de discussion importants pour la réunion.
      • Expliquez que CRS est en train de finaliser les plans pour le personnel lors de la clôture du projet.
      • Indiquez que le PM/CoP et les RH organiseront des réunions avec le personnel pour discuter des plans pour le personnel lors de la clôture et des options de transition (pour plus d’options, cf. Norme 17, action clé 2).
      • Insistez sur le fait que CRS s’engage à conserver les employés qualifiés et performants chaque fois que c’est possible ou à aider les employés à trouver d’autres possibilités.
      • Rappelez au personnel quelles sont les incitations financières disponibles pour ceux dont l’emploi à CRS se terminera avec le projet mais qui décideront de rester à CRS jusqu’à la fin de leurs responsabilités dans le projet. Par exemple, dans de nombreux pays, le droit du travail demande de payer une indemnité à des employés en contrat à durée indéterminée qui sont licenciés mais pas aux employés qui donnent leur démission. Vérifiez le manuel du personnel de votre programme-pays et national staff severance policy.Politique sur les indemnités de départ pour le personnel national
      • Si le projet est financé par un bailleur de fonds externe et que CRS et le bailleur négocient des extensions possibles du projet, expliquez-le au personnel. Expliquez les différents scénarios possibles pour la clôture auxquels se prépare le programme-pays pour ce qui est des dates et des plans de clôture.
      • Si une équipe de projet est disséminée dans plusieurs lieux, organisez des réunions séparées, dirigées par le CR ou un autre représentant de la SMT, à chaque endroit.

    En plus de la réunion dirigée par le CR, il peut aussi être utile, surtout pour des grandes équipes de projets où il est probable qu’il y aura des employés qui vont quitter CRS, d’organiser une réunion de l’équipe avec le directeur des RH. Pendant cette réunion, le directeur des RH présente les différentes phases du processus de clôture des RH (y compris le processus de départ, le cas échéant). Le directeur des RH explique aussi ce que CRS attend du personnel pendant la période de clôture et ce que le personnel peut attendre de CRS, y compris comment CRS tiendra les employés au courant dans des situations où il est possible que la date de clôture du projet soit retardée.

    1. Le PM/CoP, en coordination avec le HoP et les RH et guidé par le plan pour le personnel lors de la clôture élaboré comme parte du plan de clôture (cf. Norme 16, action clé 2), élabore des stratégies pour garder le personnel clé directement imputé au projet jusqu’à la fin de la période du projet.
    • Voyez les informations tirées des activités d’appui à la gestion de la performance et de prise en charge du personnel lors de la phase de mise en œuvre (cf. Norme 14, actions clés 1 et 3) relatives aux capacités et aux intérêts des employés du projet (y compris l’intérêt pour un emploi à plus long terme à CRS).
    • Utilisez ces informations pour préparer des stratégies pour garder le personnel, spécifiques au projet et aux employés.

    Transition d’employés de CRS vers des organisations partenaires : Bien que ce soit une option de transition moins courante, il peut y avoir dans certains projets des occasions pour les employés de CRS de passer à un poste dans une organisation partenaire. Par exemple, certains employés de CRS dans un projet AIDSRelief dans plusieurs pays sont passés dans des organisations partenaires locales pour aider les partenaires à continuer la mise en œuvre des activités du projet une fois que ces partenaires avaient demandé et obtenu un financement de transfert.

    1. Le PM/CoP et le HoP discutent des stratégies potentielles de rétention avec le CR et les autres membres de la SMT selon les cas et demandent leur approbation pour ces stratégies :
    • Assurez-vous que le plan pour le personnel lors de la clôture comporte des options pour le « pire des cas » si peu ou pas de membres du personnel clé acceptent les stratégies de rétention.
    1. Si nécessaire, le CR fait le suivi avec le DRD PQ et/ou MQ sur les options pour le personnel lors de la clôture.
    • Consultez la région à propos des possibilités de financement de transitions ou des opportunités de TDY de CRS pour des employés que CRS veut conserver.
    • Il est particulièrement important de trouver un financement de transition et des options potentielles de TDY en tant que « Plan B » si l’on a offert un poste à un employé très performance dans un projet futur de CRS au cas où l’approbation du nouveau projet serait retardée.

    Tout processus pour le personnel lors de la clôture est différent et dynamique : Quelquefois, CRS aura embauché beaucoup de personnel pour un projet complexe et il peut ne pas y avoir de possibilités de travail à CRS pour tous les employés du projet quand le projet se terminera. Dans ce cas, les stratégies de rétention du personnel les plus probables concerneront le maintien du moral et de la motivation du personnel grâce à une reconnaissance et un appui pour leur recherche d’emploi. Quelquefois, il y aura un projet approprié (nouveau ou de suivi) prévu pour démarrer peu de temps après la clôture du projet actuel mais il faudra des missions et un financement de transition pour garder le personnel pendant la période intermédiaire. Quelquefois, un membre clé du personnel du projet recevra une offre intéressante, à l’intérieur ou à l’extérieur de CRS, pour laquelle il devra quitter l’équipe du projet précocement. Dans ce cas, le PM/CoP et la SMT doivent organiser le remplacement temporaire de l’employé. Il est important d’avoir une approche proactive de la rétention du personnel à la clôture tout en restant flexible et de prendre en compte la situation individuelle de chaque employé. Commencez à planifier tôt et ayez des conversations avec les employés suffisamment à l’avance pour qu’ils ne quittent pas le projet plus tôt parce qu’ils ne savent pas quelles sont les options de transition et à l’appui.

    1. Le PM/CoP (pour les autres employés du projet) et le HoP (pour le PM/CoP), avec l’appui des RH et de la SMT, mettent en œuvre les stratégies de rétention du personnel, en adaptant ces plans selon les besoins quand les options de transition et/ou les plans et les intérêts des employés évoluent (cf. Norme 17, action clé 2 pour des directives sur le suivi des départs et transitions des employés).
  • Partenariat
    • Gardez à l’esprit le fait que les transitions dans CRS des employés du projet pendant la clôture du projet peuvent aussi avoir un impact sur les relations et la coordination du projet avec les partenaires. Encourager la rétention du personnel du projet de CRS pendant la période de clôture peut faciliter la clôture pour les partenaires tout autant que pour le projet dans son ensemble.
    • Dans certains cas, les partenaires continueront à mettre en œuvre les activités du projet par l’intermédiaire d’un financement de transfert ou d’autres ressources pour la suite. Dans ce cas, il est particulièrement important que les employés de CRS qui appuient ces partenaires soient en place le plus longtemps possible pour aider les partenaires à achever le projet dans la meilleure position possible pour maintenir et étendre ses effets.
    • Les partenaires locaux ont souvent plus de mal à conserver des employés talentueux des projets car ces partenaires n’ont peut-être pas accès à un financement flexible et n’ont pas d’autres projets où faire passer les employés qualifiés. Aidez la direction des partenaires à réfléchir aux options de rétention du personnel, particulièrement si elle a en vue de nouveaux projets auxquels des employés qualifiés du projet actuels pourraient apporter leurs connaissances et leurs compétences. Vous trouverez dans la Norme 17, action clé 4, des directives détaillées sur l’appui aux partenaires pour le personnel lors de la clôture.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Quand CRS est sous-récipiendaire, étudiez attentivement l’accord de sous-récipiendaire de CRS et assurez-vous que toutes les stratégies de rétention du personnel sont dans la ligne des termes de l’accord.
  • Projets d’urgence
    • Suivez la même procédure pour les projets d’urgence, en gardant à l’esprit le fait que certains employés des projets d’urgence peuvent n’avoir de l’intérêt ou des compétences que pour les interventions d’urgence et qu’une transition vers un projet hors urgence n’est peut-être pas une option. Dans ce cas, les discussions individuelles avec les employés sur leurs plans pour après le projet sont une composante particulièrement importante du travail de rétention du personnel.