Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.

Clôturer le projet d’une manière réactive et redevable vis-à-vis des participants, des partenaires, du gouvernement local ou hôte et des bailleurs de fonds.

S’impliquer tout au long de la période de clôture avec les partenaires, les participants du projet et autres parties prenantes clés pour gérer les relations et les attentes.

Pourquoi
CRS vise à démontrer sa redevabilité aux partenaires, participants/bénéficiaires du projet et autres parties prenante communautaires clés tout au long de la mise en œuvre du projet. À l’approche de la clôture du projet, et surtout pendant la dernière année (pour les projets pluriannuels) ou les derniers mois (pour les projets de 12 mois ou moins), une implication réfléchie avec ces parties prenantes est essentielle pour une clôture responsable du projet. Une communication transparente et une implication bien planifiées avec les principales parties prenantes tout au long de la période de clôture :
- Montrent le respect de CRS pour les parties prenantes et son engagement envers les principes de partenariat
- Encouragent des relations positives avec les parties prenantes
- Créent des occasions pour CRS et les parties prenantes de célébrer les réalisations du projet et d’identifier les leçons apprises pour améliorer les collaborations futures.
- Facilitent l’identification conjointe par CRS et les parties prenantes de manière de maintenir et d’approfondir l’impact du projet.

Qui
- Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
  - Le PM ou CoP dirige le processus de l’implication avec les bailleurs de fonds tout au long de la clôture.
- Autres personnes impliquées : Équipe du projet de CRS et des partenaires ; spécialistes du partenariat et du renforcement des capacités, selon les besoins ; équipe de direction du programme-pays.
  - Les autres membres de l’équipe du projet de CRS et (au besoin) le personnel de partenariat et renforcement des capacités de CRS aident le PM/CoP pour l’implication avec les partenaires et autres parties prenantes (par ex. parties prenantes du gouvernement).
  - Le personnel du projet des partenaires s’occupe de l’implication avec les participants du projet, les parties prenantes communautaires et autres personnes avec qui ce sont les partenaires qui interagissent principalement dans le projet.
  - La direction du programme-pays aide le PM/CoP pour les relations avec les partenaires stratégiques et autres parties prenantes clés selon les besoins, surtout dans la clôture de projets plus complexes ou sensibles.

Quand
- Conformément au plan de clôture du projet, habituellement :
  - Pour les projets pluriannuels : En commençant au moins 12 mois avant la date de fin du projet.
  - Pour les projets de 12 mois ou moins : En commençant au moins 3 mois avant la date de fin du projet.

Comment
Note : Cette action clé se base sur un travail préalable de l’équipe du projet guidé par la stratégie de désengagement ou de transition du projet qui est élaborée dans le cadre du démarrage du projet et revue et précisée tout au long de la mise en œuvre.

Suivez ces étapes pour permettre l’implication effective des partenaires, des participants du projet et d’autres parties prenantes clés tout au long de la clôture, en commençant dès le début de la période de clôture :

Impliquer les partenaires dans la clôture du projet
1. Avant le démarrage formel du processus de planification détaillée de la clôture, le PM/CoP rencontre la direction des partenaires pour discuter du processus de clôture et répondre aux questions ou inquiétudes.
- Cliquez ici pour des Conseils à garder à l’esprit quand on discute du processus formel de clôture avec les partenaires.
  Préparez des points de discussion pour ces réunions et impliquez le représentant résident (CR) et/ou le directeur des programmes (HoP) dans la planification des réunions et leur animation, si nécessaire.Par exemple, il peut être utile que le CR ou le HoP participe aux réunions avec les partenaires avec lesquels les relations ont été difficiles ou avec des partenaires pour lesquels la collaboration de projet CRS-partenaire se terminera après la clôture du projet.
  
  Insistez sur le rôle crucial des partenaires pour permettre une clôture responsable et redevable du projet, dans les délais.
  
  Quand vous rencontrez des partenaires locaux, soyez prêts à discuter de la relation CRS-partenaire après la fin du projet et dans le contexte du protocole d’accord de CRS avec le partenaire, le cas échéant.
  
  Communiquez tôt et soyez transparents. Par exemple :
  
  Dans les cas où CRS vise un possible projet de suite ou une extension avec financement supplémentaire, discutez du rôle potentiel du partenaire dans ces deux scénarios et de ce que cela implique pour le processus de clôture.
  
  Si CRS explore la possibilité d’un projet de suivi mais ne prévoit pas de travailler avec le partenaire dans le nouveau projet, indiquez les raisons de cette décision de manière respectueuse et ouverte.
  
  S’il n’y a pas de possibilité de financement de suite, faites-le savoir clairement aux partenaires, surtout dans le cas de partenaires locaux qui avaient eu auparavant des projets de suite avec CRS.
  
  Laissez lors de la réunion la possibilité pour les partenaires d’échanger sur leurs espoirs et leurs inquiétudes pour le processus de clôture, de demander des précisions sur le processus de clôture et sur ce qui est attendu et de déterminer de quel appui ils pourraient avoir besoin.
  
  Pour les partenaires locaux, en particuliers ceux qui ont des sources de financement moins diverses, n’oubliez pas que la clôture du projet peut être un processus très difficile étant données les implications pour le personnel du partenaire. Soyez sensibles à ces difficultés et offrez un appui selon ce qui est nécessaire et faisable (pour plus de directives, cf. Norme 17, action clé 4).
La communication est cruciale lors de la clôture : Il peut y avoir de grandes différences entre les messages sur la clôture et les employés de CRS qui communiqueront ces messages aux partenaires selon les scénarios de clôture, mais il y a un élément commun à tous les processus de clôture réussis : une communication transparente, au bon moment.
1. Le PM/CoP organise des réunions régulières avec chacun des partenaires tout au long de la période de clôture du projet afin de faire le point sur la progression par rapport au plan de clôture du partenaire.Vous trouverez dans la Norme 16, action clé 2 des directives sur le travail avec les partenaires pour élaborer leurs plan de clôture du projet. .
- Utilisez ces réunions pour tenir le partenaire au courant de la progression et des problèmes dans le plan global de clôture du projet et pour vous assurer que CRS et le partenaire ont la même compréhension des attentes pour le processus de clôture.
- Discutez des activités de clôture du partenaire qui sont retardées ou risquent de prendre du retard et identifiez les actions pour les remettre sur la bonne voie.
- Confirmez que les partenaires reçoivent de CRS l’appui dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs responsabilités pour la clôture, y compris celles qui concernent leur implication avec d’autres parties prenantes à propos de la clôtureLa clôture peut être un moment émouvant et difficile pour de nombreuses parties prenantes. Souvenez-vous que les partenaires, en particulier les partenaires locaux, sont souvent en première ligne pour la communication sur la clôture avec les communautés et autres parties prenantes locales. Assurez-vous qu’ils ont l’appui dont ils ont besoin pour que la clôture se passe bien et pour pouvoir célébrer les réalisations avec les parties prenantes. (cf. ci-dessous).
- Voyez la section « Partenariat » de la Norme 16, action clé 3 pour plus de directives sur les réunions avec les partenaires pour faire le point sur la clôture.
1. Quand CRS et le partenaire approchent de la fin de la période du sous-accord du partenaire, les directions peuvent décider d’organiser une réflexion finale sur le partenariat.
- Pour les projets mis en œuvre en consortium, utilisez les directives de CAFE (Cadre pour la formation de consortiums d’excellence (cf. les outils du Guide de mise en œuvre de CAFE et les meilleures pratiques pour l’apprentissage pendant la « Clôture » ou la « Continuation » selon les cas).
- Si CRS et un partenaire du projet utilisent la Fiche d’évaluation du partenariat dans le cadre de la gestion du partenariat pendant la mise en œuvre du projet, il faudra que l’examen des résultats des exercices de la fiche d’évaluation faits pendant ou peu après la période de clôture comprenne une discussion sur les réussites et les difficultés du partenariat dans le cadre de la clôture.
Renforcement des capacités et clôture du projet : Que ce soit au niveau de CRS, des partenaires, de chacun des participants au projet, des groupes communautaires, du gouvernement locaux ou d’autres parties prenantes, la clôture est le moment de consolider les capacités. Si le renforcement des capacités a été bien planifié et bien géré depuis le début du projet, la période de clôture est une occasion de renforcer les systèmes et d’appuyer l’application par les parties prenantes des connaissances et compétences développées pendant tout le projet. N’oubliez pas cependant qu’un renforcement des capacités « à forte dose » pendant la clôture ne compensera pas l’insuffisance du renforcement des capacités plus tôt dans le projet.

Implication des participants et les communautés du projet autour de la clôture
1. Dans le cadre de la préparation du plan détaillé final de mise en œuvre du projet et de l’élaboration du plan de clôture,Voir la catégorie « Programmes » dans le modèle de plan complet de clôture. les équipe du projet de CRS et des partenaires déterminent quels sont les rôles et responsabilités pour impliquer les participants du projet et les communautés plus larges du projet sur la clôture du projet.
- Cliquez ici pour des Directives pour des situations où aucun projet de suite n’est prévu (désengagement du projet).
  Voyez quel est le statut de la stratégie de désengagement du projet, avec l’arrêtL’arrêt (« Phase Out ») signifie que l’on interrompt l’appui ou l’implication dans une activité de projet. On n’essaie pas de trouver un nouveau sponsor pour continuer l’activité. (Hello, I must be going, Levinger et McLeod, 2002) ou les efforts pour transférerLe transfert (« Phase Over ») signifie que l’on réduit de manière substantielle l’appui pour une activité ou un service de projet mais identifier aussi une institution qui prendra la succession et continuera à fournir le service. Le sponsor aide la nouvelle institution à développer les capacités et les ressources nécessaires. (Hello, I must be going, Levinger et McLeod, 2002) à d’autres la responsabilité d’activités et de services clés du projet et actualisez les plans en conséquence.
  
  Réfléchissez aux manières dont CRS et/ou le partenaire pourrait maintenir une relation avec les participants et communautés du projet après la clôture du projet (par ex. en continuant des activités, même différentes, du partenaire dans la communauté, etc.).
  
  Préparer des points de discussion/messages clés clairs pour les discussions de clôture avec les participants et les communautés du projet (cf. étape 5). C’est particulièrement important s’il peut y avoir une période d’extension qui prolonge la clôture, car les extensions peuvent faire espérer une continuation du projet (cf. Example Close-out Talking Points/FAQsFAQ/Exemples de points de discussion sur la clôture dans « Autres ressources »).
  
  Utilisez des idées de l’outil du Guide suffisamment bon sur « Comment prendre congé » (outil14).
- Cliquez ici pour des Directives pour des situations où CRS et/ou le partenaire continuera à appuyer des activités similaires dans les communautés cibles (transition du projet).
  
  Étudiez les plans pour le nouveau projet ou le projet de suite proposé et préciser quels participants du projet seront probablement impliqués dans le nouveau projet et comment.
  
  Préparez des points de discussions/messages clés clairs pour les discussions de transition avec les participants et communautés du projet (cf. étape 6 et Example Close-out Talking Points/FAQsFAQ/Exemples de points de discussion sur la clôture dans « Autres ressources »).
  
  Si CRS ou le partenaire attend la confirmation du financement pour un projet de suite ou un projet lié, assurez-vous que les points de discussion indiquent clairement ce que l’équipe du projet devra communiquer sur le nouveau projet potentiel et quand. Trouvez l’équilibre entre la transparence et la gestion des attentes et confirmez que les membres de l’équipe comprenne ce qu’ils doivent dire et quand.
1. Les membres identifiés de l’équipe du projet de CRS et/ou des partenaires tiennent des réunions formelles avec les participants et groupes communautaires du projet dès le début du processus de clôture pour voir les plans pour les activités finales du projet, à l’approche de la conclusion du projet, et pour demander la contribution des parties prenantes pour guider les étapes finales de clôture (cf. le bonne pratique de MEAL 6.B).Le bonne pratique de MEAL 6.B: Communiquer les principales informations du projet aux membres de la communauté pendant le démarrage et la clôture du projet.
- Cliquez ici pour des Suggestions de points de discussion pour les premières réunions de planification du désengagement ou de la transition avec les participants et communautés du projet.
  Faites référence aux précédentes discussions avec les participants et communautés du projet sur l’appui que le projet devait apporter et la durée de cet appui.
  
  Rappelez aux participants les capacités qu’ils ont améliorées et développées grâce à leur implication dans le projet jusqu’à maintenant.
  
  Voyez le statut des éventuels efforts pour transférer la responsabilité de continuer les activités et services du projet.
  
  Invitez les membres de la communauté à donner des idées sur d’autres sources potentielles d’appui communautaire ou externe pour continuer et développer les réussites du projet.
  
  (Le cas échéant) Revoyez les plans pour l’évaluation finale du projetCertains grands projets planifient souvent un arrêt échelonné, avec des activités qui se concluent dans certains domaines avant les autres. Il est particulièrement important de discuter de l’évaluation au début du processus de clôture dans des communautés où CRS et les partenaires prévoient de terminer tôt les activités au niveau de la communauté et où ils n’auront qu’un contact plus limité avec la communauté au moment de l’évaluation. et le rôle des participants du projet dans ce processus.
  
  Si la stratégie de désengagement du projet est de transférer à une autre organisation la responsabilité d’activités ou des services apportés par le projet, pensez à inviter cette organisation à ces réunions.
1. Pour les projets qui se clôturent sans projet de suite, le PM/CoP dirige une discussion de l’équipe de CRS et des partenaires sur des options supplémentaires de communication pour que tous les participants reçoivent les informations dont ils ont besoin sur la clôture. Il peut s’agir de préparer de brèves communications pour souligner les informations importantes (par ex. quand les divers services et activités du projet se termineront).
- Planifiez en tenant surtout compte des niveaux d’alphabétisation des participants du projet et de leurs préférences en matière de communication. Faites particulièrement attention à la manière dont les membres de la communauté et les participants les plus vulnérables accèdent à l’information.
- Assurez-vous que les participants savent qui contacter pour obtenir plus d’informations ou pour parler de leurs inquiétudes. Voyez l’exemple : Close-out Flyers for Project ParticipantsBrochures de clôture pour les participants du projet dans la section « Autres ressources. »
- Pour plus d’idées, référez-vous à l’outil « Comment prendre congé » (outil14) du Guide suffisamment bon.
1. L’équipe du projet de CRS aide le personnel des partenaires à organiser des évènements formels de transition et de clôture du projet avec les participants du projet, d’autres parties prenantes clés du projet dans la communauté et d’autres parties prenantes locales.
- Cliquez ici pour des Conseils pour des évènements de transition ou de clôture du projet.
  Célébrez les réalisations du projet et les rôles clés que les participants et autres parties prenantes du projet ont joué dans ces réalisations.
  
  Préparez et partagez de données sur les réalisations du projet et soulignez les capitaux (physiques, sociaux, humains) qui vont demeurer dans la communauté et que la communauté elle-même a aidé à créer et va maintenant travailler à entretenir.
  
  Envisagez de présenter des certificats et autres marques de reconnaissance.
1. Suite à l’évaluation finale (cf. Norme 18) et à la rencontre de réflexion qui la suit, envisagez d’organiser une réunion ou un ensemble de réunions avec les participants du projet ou les représentants de la communauté pour partager les derniers résultats et ce qui aura été appris du projet (cf. Norme 18, action clé 3 pour des directives détaillées). Dans certains projets, il peut s’agir d’évènements différents des évènements de transition/clôture indiqués dans l’étape 7.
Autres parties prenantes (par ex. parties prenantes du gouvernement local, régional et national)
1. Comme pour les participants du projet et les parties prenantes de la communauté, les équipes du projet de CRS et des partenaires identifient, dans le cadre de la planification de la clôture, des stratégies et des activités clés, avec les rôles et responsabilités correspondants, pour impliquer les parties prenantes clés, en particulier le gouvernement, dans la clôture du projet.
- Ajustez les stratégies selon le scénario probable pour après le projet (par ex. désengagement, transition vers un projet de suite ; un autre projet sans rapport) et selon les considérations sur la coordination et la collaboration continue entre CRS et/ou le partenaire et la partie prenante.
- Préparez des points de discussion et des messages clés pour les réunions de clôture avec ces parties prenantes. Dans les cas où il y a eu des changements dans le personnel des parties prenantes, pensez à la familiarité des titulaires actuels des postes et des autres parties prenantes avec l’origine du projet et les activités de désengagement/transition jusqu’à maintenant.
1. Conformément aux responsabilités assignées dans le plan de clôture du projet, le PM/CoP et/ou le personnel ou la direction des partenaires organisent au début du processus de clôture des réunions avec les parties prenantes identifiées pour les tenir au courant des plans et calendriers de la clôture et leur demander leur contribution en particulier en ce qui concerne les transitions des projets, les approches pour le transfert (le cas échéant) et les activités finales dans les communautés.
- Le cas échéant, précisez les attentes des parties prenantes gouvernementales pour les activités de transition/transfert et les rapports finaux du projet à leurs bureaux.
- Discutez de plans pour les derniers évènements du projet (par ex. évènements communautaires de clôture, évaluation finale du projet et activités d’apprentissage et de partage qui y correspondent) et discutez de la participation des parties prenantes à ces évènements.
- Impliquez au besoin la direction et les experts techniques de CRS lors des réunions avec des parties prenantes particulièrement stratégiques et/ou spécialisées.Par exemple une partie prenante clé du gouvernement régional ou national, un institut de recherche ou un institut technique, etc.
1. L’équipe du projet de CRS et des partenaires implique les parties prenantes clés tout au long du processus de clôture, selon ce qui a été convenu pendant les réunions avec les parties prenantes dans l’étape 10.
- Assurez-vous que l’équipe du projet de CRS et/ou du partenaire donne suite à toutes les demandes ou exigences de rapports aux parties prenantes clés sur le statut final du projet.
- Cf. aussi la Norme 18, action clé 3 sur l’implication des parties prenantes dans les activités visant à diffuser les choses apprises à la fin du projet.

Partenariat
- Référez-vous aux étapes dans « Implication des participants et des communautés du projet autour de la clôture » dans la section « Comment » ci-dessus.
Quand CRS est sous-récipiendaire
- Suivez les étapes ci-dessus pour préparer des plans pour impliquer les participants du projet, les communautés et autres parties prenantes avec lesquelles CRS et ses éventuels sous-récipiendaires ou sous-traitants ont travaillé directement dans le cadre du projet. Souvenez-vous que c’est habituellement le chef de file qui dirige l’implication dans la clôture des parties prenantes du gouvernement central.
- Partagez les plans d’implication des parties prenantes dans la clôture avec le chef de file pour information et pour obtenir éventuellement sa contribution.
- Dans le cas d’une possibilité d’extension ou de projet de suite qui pourrait affecter le calendrier de la clôture et les messages utilisés, travaillez avec le chef de file pour que CRS soit tenu au courant du statut de ces demandes et puisse en informer les partenaires et les communautés participantes le cas échéant.
Projets d’urgence
- Si le projet fait partie d’une réponse d’urgence pour laquelle le protocole de Caritas Internationalis (CI) pour la coordination de la réponse d’urgence a été activé, suivez les directives du protocole pour ce qui est de prévenir la Caritas nationale de l’état de clôture (cf. la section « Clôture » du protocole). Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et [email protected] comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS ([email protected]).
- Télescopez les directives ci-dessus selon les besoins, étant donné le délai habituellement plus court de la clôture des projets d’urgence et le fait qu’il y a souvent une coordination et une communication permanentes avec les parties prenantes du projet.
- Si un projet d’urgence doit être suivi d’un projet de relèvement qui travaillera avec un sous-ensemble des communautés où CRS et ses partenaires ont appuyé les activités d’intervention d’urgence, communiquez surtout clairement avec les communautés qui ne participeront pas au projet de relèvement et expliquez-leur les décisions de ciblage.
- L’outil Comment prendre congé (outil 14) du « Guide suffisamment bon » a été élaboré pour les projets d’urgence et c’est un outil particulièrement utile pour planifier la clôture dans des communautés où CRS et ses partenaires se désengageront après l’intervention d’urgence initiale.

Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.

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Politiques et Procédures

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