Acciones clave por:

Estándar 15: Acercamiento apropiado con los donantes durante toda la implementación.

Acercarse a los donantes durante toda la implementación para garantizar rendición de cuentas y cumplimiento y para fortalecer las relaciones con los donantes.

Planificar y usar las visitas de donantes y otras actividades de comunicación para hacer avanzar la relación CRS-donante, y para influenciar las perspectivas del donante sobre temas de programación y operaciones.

  • Por qué

    La calidad de la relación entre CRS y el donante del proyecto tiene impacto significativo en la gestión del proyecto, como también lo tiene la comprensión que tiene el donante del proyecto y su entorno operativo. Comunicarse de manera proactiva con el donante por medio de visitas, reuniones y otros mecanismos además de los informes periódicos formales logra lo siguiente:  

    • Profundizar la comprensión que tiene el donante del proyecto, de las oportunidades y los desafíos asociados y de la habilidad de CRS de gestionarlos de manera efectiva.
    • Fortalecer la relación entre CRS y el donante, y fortalecer la base para la gestión efectiva y adaptativa.
    • Crear oportunidades para que haya aprendizajes compartidos y colaboración aumentada.
  • Quién

    • Principal responsable: Gerente de proyecto o director de proyecto (PM/CoP)
      • El PM/CoP dirige la planificación y la gestión general de las visitas del donante y otras actividades de comunicación con el donante, con aportes de otros miembros del equipo de proyecto.

    • Otros implicados: Representante de país (CR); director de programas (HoP); director de operaciones (HoOps); asesores técnicos; personal de IDEA; en casos específicos de visitas de donante de proyecto, los liderazgos del socio y su personal de proyecto (p. ej., oficiales de proyecto) y personal de operaciones (p. ej., personal de logística y administrativo)
      • El CR contribuye a la planificación de las visitas de- y comunicación con el donante, y dirige el involucramiento con representantes de donante de alto nivel;
      • El HoP y HoOps apoyan al PM/CoP identificando y planificando las dimensiones de las visitas y reuniones relacionadas con programación y operaciones;
      • Los asesores técnicos pueden contribuir aportes para las discusiones enfocadas en la programación, y participar de las visitas y reuniones del donante;
      • El personal de IDEA (p. ej., en caso de relaciones con donantes centralizadas) ayuda a garantizar que las actividades en visitas, reuniones y comunicaciones con el donante estén informadas de los elementos específicos del proyecto y de temas globales de interés del donante;
      • Otros miembros de personal de programación y operaciones contribuyen a la planificación y ejecución de la visita;
      • El personal del socio de proyecto y sus liderazgos tienen un papel clave en la organización de visitas de campo y reuniones del donante. 

    Involucrar al personal regional y asesores técnicos de HQ en las visitas y reuniones con donantes: la mayoría de donantes aprecian cuando los líderes de la región y HQ (p. ej., directores regionales, directores regionales adjuntos, asesores técnicos) priorizan su tiempo para participar en reuniones con donantes. La óptica de estos miembros de personal puede aportar contexto valioso y profundizar la comprensión del donante y de la institución donante sobre los problemas, las oportunidades y los obstáculos. Si el personal regional o de la sede no está involucrado de cerca con el proyecto que está financiando el donante, asegurarse de poner al tanto a estos miembros de personal en cuanto a problemáticas y temas de discusión clave sobre el proyecto y la relación con el donante.

  • Cuándo

    Empezar anticipadamente la planificación de las visitas de los donantes: En lo posible, comience a planificar las visitas del donante in situ con varias semanas o hasta meses de antelación.

  • Cómo

    Siga estos pasos para realizar con éxito visitas, reuniones y actividades comunicativas con donantes. Aplique la técnica del telescopio según sea necesario, con base en la complejidad del proyecto y el perfil y los intereses del donante

    Esta guía de acción clave está organizada según diferentes tipos de actividad de acercamiento con donantes:

    • Ver a continuación la guía sobre visitas de campo de donantes.
    • Pulsar aquí para obtener guía para las reuniones con donantes.
    • Pulse aquí para obtener guía sobre materiales y actividades comunicativas enfocadas en los donantes.

    Visitas de campo del donante

    1. Después de la solicitud del donante y/o durante la planificación y revisión trimestral y anual, el PM/CoP dirige una conversación con el equipo de proyecto de CRS y el socio sobre posibles opciones para visitas de campo del donante y/o participación en eventos del proyecto. En el caso de las relaciones con donantes centralizadas, antes de planificar, el PM/CoP debe comunicarse con el personal de IDEA para ponerse al tanto de los intereses y las preferencias del donante.

    • Pulse aquí para ver una lista de Factores para consideración al evaluar las opciones de visita de campo, incluyendo los lugares de la visita.
      • (En caso de que el donante haya solicitado la visita) ¿El donante ha sugerido o el donante solicita actividades y/o lugares puntuales para la visita?
      • ¿Cuál es el objetivo/interés principal del donante para la visita de campo?
      • ¿Habrá otros intereses y preferencias del donante que debamos considerar al seleccionar el lugar?
      • ¿Cómo va el avance de la programación en el (los) lugar(es) propuesto(s) para la visita de campo?
      • ¿Cómo es la relación del socio con la comunidad en la posible localidad de la visita de campo y cuál es el nivel general de involucramiento de la comunidad en el proyecto?
      • ¿Qué tan accesible y apropiado es el sitio (en particular dadas las limitantes o preferencias del donante en cuanto a seguridad, tiempo de traslado y temas de accesibilidad)?
      • ¿Qué temas de contexto operativo podemos señalar en el lugar propuesto para la visita de campo o durante el evento de proyecto? Por ejemplo, ¿las condiciones en el lugar del proyecto permitirán que el donante entienda mejor los desafíos que podrían estar enfrentando CRS y los socios? ¿El sitio propuesto para la visita de campo le ayudará a CRS y los socios a señalar una oportunidad que quisiéramos apalancar?
      • (Al considerar la organización de una visita de campo en torno a un evento de proyecto) ¿Qué tanto interés podría tener el evento propuesto para los representantes del donante, dado su comprensión del proyecto y el enfoque del evento?

    Pensar más allá de eventos de puesta en marcha y cierre: Otras oportunidades en eventos de proyecto para consideración incluyen el inicio de una actividad principal del proyecto; talleres de reflexión; visitas durante el día de entrega de servicios (“Service delivery days” en inglés); y eventos de intercambio de experiencias entre socios, e intercambios inter-comunitarios.

    1. El PM/CoP y directivos superiores del programa de país revisan y deciden entre las opciones de visita de campo con base en las preferencias/solicitudes del donante y en las recomendaciones de CRS y el socio. En el caso de relaciones con donantes centralizadas, tome la decisión en consulta con el personal de IDEA

    Poner atención de no repetir visitas al mismo socio y comunidades: Aunque algunos socios y comunidades se prestan para visitas de donante, tenga cuidado de no sobrecargar a estos socios y comunidades con visitas repetidas.

    1. Después de que el PM/CoP confirme que está disponible el personal de CRS y el socio durante las fechas propuestas para la visita de campo, el PM/CoP, CR o personal de IDEA hace contacto con el representante del donante para confirmar que el donante sigue con interés en hacer la visita in situ.
    • En caso de que el donante haya solicitado la visita de campo durante un marco de tiempo específico, CRS debe respetar el calendario del donante en la medida de lo posible. En caso de que haya conflictos inevitables de parte de las comunidades o del personal con roles clave en la visita, trabajar con el donante para tratar de encontrar un momento que convenga mutuamente.
    • Según sea necesario, el PM/CoP o personal de IDEA trabaja con el CR u otro miembro de personal de alto nivel para extender una invitación formal al liderazgo del donante.
    1. Cuando el donante haya confirmado su disponibilidad para la visita de campo, el PM/CoP utiliza la Lista de control para planear la visita de donante para dirigir al equipo de proyecto de CRS y el socio y otros colegas de operaciones en los preparativos para la visita, involucrando al personal del donante según sea necesario durante el proceso. Consultar los ejemplos y las plantillas adaptables disponibles para:
    • Plan/programación de visita de campo (inglés)
    • Paquetes informativos de la visita/reunión preparados para el donante (inglés)
    • Documentos informativos del donante y la visita/reunión preparados para el personal de CRS (inglés)

    Ensayar el plan de visita de campo del donante antes de darlo por terminado: En el caso de visitas de donante que sean de alto nivel o complejas (p. ej., con delegaciones numerosas), realizar un "simulacro" de las partes clave del plan de visita de campo. Visitar las comunidades que visitará el donante, llevando la misma ruta que tomará con el donante. Ponerse en el lugar del donante y modificar el plan según sea necesario. Aprovechar este "simulacro" para trabajar con el socio para garantizar una comprensión común de los objetivos de la visita y los mensajes clave del proyecto (consultar el paso 9) y para prever y responder a cualquier posible desafío antes de la visita. 

    1. El PM/CoP trabaja con los altos niveles gerenciales y personal de IDEA (p. ej., en caso de relaciones con donantes centralizadas) para elaborar claros temas de discusión y mensajes clave de CRS para la visita del donante. Al elaborar los anteriores, hacer lo siguiente:
    • Explorar con el personal del donante los problemas, desafíos u oportunidades que el donante quiere enfocar o conocer durante la visita.
    • Considerar los logros, las oportunidades, los riesgos y problemas tanto de operaciones como programación (consultar el registro de riesgos y registro de problemas).
    • Alinear los temas de discusión específicos de la visita con la estrategia de acercamiento con el donante y cualquier estrategia de acercamiento con donantes más general de la institución.
    1. El PM/CoP completa todos los materiales solicitados por el donante (ver ejemplos bajo "Otros Recursos") en la fecha establecida/solicitada, y ofrece gestionar una última llamada pre-visita para revisión del plan y dar respuesta a preguntas finales. 
    • Dependiendo de la relación con el donante, será el PM/CoP, CR o personal de IDEA quien compartirá los materiales con el donante.
    1. El HoOps garantiza confirmaciones de toda la logística de la visita.
    2. El PM/CoP con apoyo del personal de IDEA según proceda, hace circular un documento informativo interno de CRS (ver ejemplos bajo "Otros Recursos") y organiza una reunión de informativa pre-visita con todo el personal relevante de CRS.
    3. El PM/CoP gestiona una reunión informativa para el personal del socio que participará en la visita del donante y trabaja con los socios para garantizar que los actores apropiados (funcionarios de gobierno y comunitarios, líderes, etc.) también reciban información completa sobre el plan y propósito de la visita del donante.
    4. Durante la visita del donante, el PM/CoP:
    1. Seguido de la visita del donante, el PM/CoP hace lo siguiente:

    Reuniones con donantes

    Algunos donantes, en particular los que no están establecidos en el país, podrían no estar en capacidad de- ni tener interés en trasladarse al campo. En el caso de otros donantes y proyectos, los temas de seguridad podrían presentar obstáculos para las visitasEn estos casos, una opción que se puede explorar podría ser una videoconferencia con personal del socio local y/o participantes del proyecto. Consultar esta posibilidad con el personal del socio, del donante y de acercamiento con donantes, teniendo presente las sensibilidades en torno a la seguridad del socio y del beneficiario.  de campo del donante. CRS debe buscar oportunidades para acercamiento con donantes en materia del proyecto aparte de los informes formales, de conformidad con el plan de acercamiento con donantes específico del proyecto y el plan de acercamiento con donantes general de CRS. Dichas oportunidades podrían incluir sostener reuniones que "responden a la necesidad" impulsadas por avances en el proyecto o en el contexto operativo del proyecto. El acercamiento con donantes también debe incluir reuniones con el donante planeadas anticipadamente y organizadas en las oficinas de CRS, la ubicación del donante, o de ser factible, al margen de reuniones que atienden ambos CRS y el donante.

    La siguiente guía ha sido preparada considerando principalmente a donantes establecidos fuera del país de implementación de proyecto; modificar según la necesidad en el caso de reuniones con donantes del mismo país.

    1. Como parte de la revisión y planificación trimestrales y anuales el PM/CoP y el equipo de proyecto de CRS y el socio socializan las necesidades y oportunidades específicas que plantean las reuniones con los donantes para poder involucrarlos aún más en torno al proyecto.
    • Esto debería incluir identificar oportunidades para gestionar reuniones para el personal de CRS y del socio (incluso personal regional de CRS) que están involucrados en el proyecto y que podrían tener viajes a lugares cerca de las oficinas del donante.
    • Considere la posibilidad de organizar reuniones para donantes actuales y para aquellos donantes que CRS ha identificado en conversaciones sobre el plan de acercamiento con donantes específico del proyecto que sean de interés para CRS y la problemática que aborda el proyecto.
    1. El PM/CoP, CR o personal de IDEA, según aplique, toma contacto con el donante para explorar su posible interés en- y disponibilidad para una reunión.
    2. El PM/CoP y personal de acercamiento de IDEA, según aplique, prepara materiales informativos, temas de discusión y mensajes clave descritos antes y en la Lista de control para planear la visita de donante (ver ejemplos de plantillas para materiales informativos y temas de discusión).
    • Preparar detenidamente los materiales informativos y temas de discusión es algo esencial para las reuniones con donantes, ya que el donante no tiene la ventaja de tener contacto directo con los socios ni los participantes del proyecto, ni de ver de primera mano el contexto del proyecto.
    1. El PM/CoP, con apoyo del personal de IDEA según aplique, previo a la reunión, organiza una sesión informativa con todo el personal que participará en la reunión para revisar los materiales informativos (ver muestras), incluyendo la información más actualizada del proyecto y temas de discusión de la reunión.
    2. El PM/CoP, con apoyo de los colegas de mercadeo y comunicaciones según se necesite y sea viable, prepara materiales apropiados para ayudar a darle vida al proyecto en la reunión (ver el OverOps Library of Marketing MaterialsBiblioteca de Materiales de Mercadeo de OverOps .
    3. Después de la reunión, el PM/CoP completa los pasos de seguimiento necesarios, incluyendo los siguientes:

    Materiales y actividades de comunicación del proyecto

    Como señalado en las acciones clave de acercamiento con los donantes y rendición de cuentas de la puesta en marcha, es clave tener comunicación constante con el donante aparte de la presentación de informes necesarios y los eventos de rutina como los eventos de la puesta en marcha y de cierre.

    1. Como parte de la planificación anual del PID y de acuerdo con el plan general de acercamiento con donantes específico del proyecto, el PM/CoP dirige al equipo de proyecto de CRS y socio en la identificación de materiales de comunicación que van a elaborar, y en acciones de comunicación que van desarrollar durante el año, en los que se destaquen los mensajes clave del proyecto ante el donante.
    2. El PM/CoP comparte estas ideas con los directivos superiores y el personal de mercadeo y comunicaciones del programa de país, el oficial de información regional, y el personal de IDEA, para obtener su retroalimentación e ideas en cuanto a formatos apropiados, plantillas y fuentes de asesoría técnica en comunicaciones, de ser necesario.
    3. Durante la implementación de proyecto, el PM/CoP trabaja con el personal de comunicaciones (en la medida de lo posible) y el personal de IDEA (según proceda, p. ej., en el caso de adjudicaciones centralizadas) para elaborar y difundir materiales de comunicación al donante de proyecto y otros actores y para compartir la visibilidad positiva del proyecto en los medios con el donante.

    Seguir políticas y preferencia del donante en cuanto a la visibilidad: Si bien los donantes públicos suelen fomentar o solicitar que se haga publicidad sobre su apoyo, algunos donantes privados prefieren mantener un perfil bajo. Algunos tienen restricciones en cuanto al uso de su nombre. Tener presente la guía del donante sobre comunicaciones a la hora de planear las actividades de comunicación del proyecto.

  • Asocio
    • Los socios tienen un papel de especial importancia en las visitas de campo del donante. Asegurar que tengan el apoyo, la información y los recursos que necesiten para cumplir este papel.
    • Involucrar a los socios durante la planificación de la visita y reunión y asegurar que su rol, capacidad y logros sean visibilizados de manera apropiada.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • El involucramiento de CRS con el donante será menos directo.
    • El principal organizará las visitas de donante; algunos de los pasos para planificar la visita del donante antes mencionados y la lista de control podrían ser relevantes pero se tendrán que hacer modificaciones.
  • Proyectos de emergencia
    • Aplicar la técnica del telescopio a la guía antes mencionada.
    • Algunos donantes de emergencias no esperan hacer visitas de campo; en el caso de otros donantes, las visitas de campo podrían ser prioridad y pueden ser sumamente estratégicas. Evaluar las visitas en términos de ser apropiadas y factibles en cada contexto operativo de emergencia.
    • Garantizar que sea fluida la comunicación y las actualizaciones (informales) sobre el estado de la situación más allá de los informes obligatorios resulta más importante para ayudar a fortalecer la comprensión del donante del contexto de implementación y los problemas de programación y operaciones.