Norme 15: Cultiver des relations effectives avec les bailleurs de fonds tout au long de la mise en œuvre.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet (PM) ou directeur de projet (CoP)
  • Le PM/CoP dirige la planification et la gestion générale des visites des bailleurs de fonds et autres activités de communication avec les bailleurs de fonds, avec la contribution des autres membres de l’équipe du projet.

• Autres personnes impliquées : Représentant résident (CR) ; directeur des programmes (HoP) ; directeur des opérations (HoOps) ; conseillers techniques ; personnel d’IDEA ; spécifiquement pour les visites des bailleurs au projet, direction et personnel du projet des partenaires (par ex. les chargés de projets) et personnel des opérations (par ex. personnel de la logistique et de l’administration)
  • Le CR contribue à la planification des visites des bailleurs et des communications aux bailleurs et dirige les relations avec les représentants des bailleurs de fonds au niveau supérieur ;
  • Le HoP et le HoOps aident le PM/CoP à identifier et planifier les dimensions programmatique et opérationnelle des visites et des réunions ;
  • Les conseillers techniques peuvent apporter leur contribution pour les discussions concernant les programmes et participer aux visites et réunions avec les bailleurs de fonds ;
  • Le personnel d’IDEA (par ex. pour des relations avec les bailleurs de fonds gérées au niveau central) aide à garantir que les visites, les réunions et les activités de communication avec les bailleurs de fonds sont informées par les intérêts du bailleur pour le projet et ses intérêts plus généraux ;
  • Les autres personnels des programmes et des opérations contribuent à la planification et à l’exécution de la visite ;
  • Le personnel du projet et la direction des partenaires jouent un rôle clé dans l’organisation des visites des bailleurs et des réunions sur le terrain.

Impliquez le personnel régional et les conseillers techniques du siège dans les visites et les réunions avec les bailleurs de fonds : La plupart des bailleurs apprécient que des responsables régionaux et du siège (par ex. directeurs régionaux, directeurs régionaux adjoints, conseillers techniques) prennent le temps de les rencontrer. Les perspectives de ces personnes peuvent ajouter un contexte précieux et faire mieux comprendre aux bailleurs et à l’agence les problèmes, opportunités et contraintes. S’ils ne sont pas étroitement impliqués dans le projet que le bailleur finance, n’oubliez pas de les informer sur les principales questions et points de discussion sur le projet et les relations avec le bailleur de fonds.

• Selon le plan de relations avec le bailleur de fonds du projet (Norme 10, action clé 4).
• Selon ce qui convient, à d’autres moments de la mise en œuvre.

Commencez tôt à planifier les visites des bailleurs de fonds : Quand c’est possible, commencez à planifier les visites du bailleur de fonds sur les sites plusieurs semaines, ou même plusieurs mois, à l’avance.

Suivez les étapes présentées ci-dessous pour planifier et mener des visites de terrain, des réunions et des activités de communications réussies avec les bailleurs de fonds. Télescopez les étapes au besoin, selon la complexité du projet et le profil et les intérêts du bailleur.

Les directives de cette action clé sont organisées par types d’activités de relations avec les bailleurs de fonds :

• Voir ci-dessous pour des directives sur les visites des bailleurs de fonds sur le terrain.
• Clique ici pour des directives sur les réunions avec les bailleurs de fonds.
• Cliquez ici pour des directives sur les documents et activités de communication avec les bailleurs de fonds.

Visites des bailleurs de fonds sur le terrain

1. Après une demande du bailleur et/ou pendant la réunion trimestrielle ou annuelle de planification et de revue, le PM/CoP anime une discussion de l’équipe du projet de CRS et des partenaires sur des options potentielles pour des visites du bailleur de fonds sur le terrain et/ou sa participation à des évènements du projet. Pour les relations avec les bailleurs gérées au niveau central, le PM/CoP devra, avant la planification, se mettre en rapport avec le personnel d’IDEA pour être informé des intérêts et préférences du bailleur.

Ne vous limitez pas aux évènements de démarrage et de clôture : D’autres évènements possibles du projet à envisager sont la mise en route d’une activité majeure du projet, les ateliers de réflexion ; des visites le jour de la prestation des services et des rencontres d’échange d’expérience chez et entre les partenaires ainsi que des échanges entre les communautés.

2. Le PM/CoP et la direction du programme-pays étudient les options de visites sur le terrain et en choisissent une à partir des préférences/exigences du bailleur de fonds et des recommandations de CRS et des partenaires. Pour les relations avec les bailleurs de fonds qui sont gérées au niveau central, faites la sélection en concertation avec le personnel d’IDEA.

Faites attention à ne pas répéter les visites au même partenaire ou dans les mêmes communautés : Même si certains partenaires et certaines communautés conviennent tout naturellement à des visites des bailleurs de fonds, faites attentions à ne pas surcharger ces partenaires et ces communautés de visites répétées.

3. Une fois que le PM/CoP a confirmé la disponibilité des employés de CRS et des partenaires pendant les dates de la visite proposée sur le terrain, le PM/CoP, le CR ou le personnel d’IDEA contacte le représentant du bailleur de fonds pour confirmer l’intérêt du bailleur à faire la visite sur le terrain.

• Si le bailleur a demandé la visite sur le terrain et donné des dates, CRS devra respecter autant que possible le calendrier du bailleur. S’il y a un conflit inévitable pour les communautés ou pour des employés jouant un rôle important dans la visite, travaillez avec le bailleur pour trouver un moment qui convienne mieux à tous.
• Selon les besoins, le PM/CoP ou le personnel d’IDEA travaille avec le CR ou autres cadres pour envoyer une invitation formelle à la direction du bailleur.

4. Une fois que le bailleur a confirmé sa disponibilité pour la visite sur le terrain, le PM/CoP utilise la Check-list de planification pour les visites de bailleurs de fonds pour faire les préparatifs pour la visite avec l’équipe du projet de CRS et des partenaires et d’autres collègues des opérations, en restant en contact avec le personnel du bailleur de fonds selon les besoins tout au long du processus. Référez-vous aux exemples et modèles adaptables proposés pour :

• Field visit plans/schedulesPlans/calendriers de visites sur le terrain
• Visit/meeting briefing packets prepared for donorDossiers d’information pour les visites/réunions préparés pour le bailleur de fonds
• Briefing documents on donor and visit/meeting prepared for CRS staffDocuments d’information sur le bailleur et la visite/réunion préparés pour le personnel de CRS

Testez le plan de visite du bailleur sur le terrain avant de le finaliser : Pour des visites de bailleurs de haut niveau ou complexes, (par ex. avec des délégations importantes), faites une « répétition » des parties principales du plan pour la visite. Rendez-vous dans les communautés que le bailleur visiterait, en utilisant le même itinéraire que vous prendriez avec le bailleur. Mettez-vous à la place du bailleur et ajustez le plan selon les besoins. Profitez de cette « répétition » pour travailler avec le partenaire pour vérifier que vous comprenez de la même manière les objectifs de la visite et les principaux messages du projet (cf. étape 9) et pour anticiper et résoudre les éventuels problèmes avant la visite.

5. Le PM/CoP travaille avec la direction et le personnel de relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA (par ex. pour les relations avec les bailleurs de fonds gérées au niveau central) pour préparer des points de discussions et des messages clairs de CRS pour la visite du bailleur. Pendant leur préparation :

• Explorez avec le personnel du bailleur d’éventuels problèmes, difficultés ou possibilités particuliers sur lequel le bailleur voudrait se concentrer ou en apprendre plus pendant la visite.
• Pensez aux réalisations, possibilités, risques et problèmes opérationnels ainsi que programmatiques (voyez le registre des risques et le registre des problèmes du projet).
• Faites correspondre les points de discussion avec la stratégie de relations avec les bailleurs de fonds du projet et toute stratégie plus générale de relations avec les bailleurs de fonds de l’agence.

6. Le PM/CoP finalise tous les documents demandés par le bailleur (cf. les exemples dans « Autres ressources ») pour la date fixée/demandée et offre de passer un appel téléphonique final avant la visite pour revoir le plan et répondre aux dernières questions.

• Selon la relation existant avec le bailleur, le PM/CoP, le CR ou le personnel d’IDEA transmettra les documents au bailleur.

7. Le HoOps confirme toute la logistique de la visite.
8. Le PM/CoP, avec l’appui du personnel des relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA, si nécessaire, fait circuler un document d’information (voir les exemples dans « Autres ressources ») et organise une réunion d’information avant la visite pour tout le personnel de CRS concerné.
9. Le PM/CoP organise une réunion d’information pour le personnel des partenaires qui participera à la visite du bailleur et travaille avec les partenaires pour s’assurer que les parties prenantes appropriées (fonctionnaires gouvernementaux et communautaires, chefs, etc.) sont aussi bien informées du plan et de l’objectif de la visite du bailleur.
10. Pendant la visite du bailleur de fonds, le PM/CoP :

• Fait régulièrement le point avec l’équipe du bailleurPour les relations avec les bailleurs de fonds gérées au niveau central, si le chargé des liaisons avec les bailleurs de fonds d’IDEA participe à la visite du bailleur, il pourra être le mieux placé pour faire le point avec le bailleur. pour s’assurer que la visite répond aux attentes du bailleur et pour demander son avis pour des ajustements nécessaires du plan ou du calendrier de la visite.
• Fait régulièrement le point avec le personnel de CRS et des partenaires pour vérifier que les choses se passent bien ou déterminer s’il faut faire des ajustements au calendrier de la visite.
• Organise une réunion de compte rendu avec l’équipe du bailleur et la direction de CRS pour donner une occasion de feedback formel et pour identifier les questions, problèmes et/ou prochaines étapes. Prévoyez cette réunion de compte rendu dans le plan/calendrier de la visite sur le terrain.

11. Suite à la visite du bailleur de fonds, le PM/CoP :

• Prépare un rapport interne sur la visite du bailleur qui montre les principaux points de discussion, les décisions et le suivi que doit faire CRS, diffuse le rapport et le poste sur Gateway.Pour les visites d’un bailleur à un projet qu’il finance actuellement, classez le rapport sur le déplacement dans le dossier de subvention pour le projet sur Gateway, dans la section « Notes and Attachments » du dossier de la subvention. N’oubliez pas que les notes et pièces jointes du dossier de la subvention ne sont pas automatiquement reportées sur le dossier du projet. Ajoutez une note sur la visite dans le dossier d’institution du bailleur, avec un lien vers le fichier du rapport de la visite sauvegardé dans le dossier de la subvention.
   
  Si un bailleur visite un projet de CRS que le bailleur ne finance pas actuellement, sauvegardez le rapport de la visite dans le dossier d’institution du bailleur.
    Utilisez les modèles du bailleur quand il y en a (par ex. modèles de rapports de voyage – contactez le personnel d’IDEA).
• Prépare un message de la personne appropriée de CRS (par ex. CR, directeur régional). Ce message transmettra les remerciements de CRS au bailleur pour avoir pris le temps de visiter le projet, donnera le feedback de la communauté et des partenaires et apportera (si possible) un suivi sur les points discutés et les questions posées.
• Communique l’appréciation de CRS aux partenaires, responsables communautaires et autres personnes impliquées dans la visite du bailleur pour le temps qu’ils ont passé à organiser la visite et recevoir le bailleur.

Réunions avec les bailleurs de fonds

Certains bailleurs, surtout ceux qui ne sont pas basés dans le pays, peuvent ne pas avoir la possibilité ou l’envie de se rendre sur le terrain. Pour d’autres bailleurs ou d’autres projets, les les problèmes de sécurité peuvent être des obstacles à des visites des bailleurs sur le terrain.Dans ce cas, une option à envisager peut être une vidéoconférence avec le personnel du partenaire local et/ou des participants du projet. Discutez de cette option avec le/les partenaires, le bailleur de fonds et le personnel de relations avec les bailleurs de fonds, en gardant à l’esprit les éventuelles susceptibilités concernant la sûreté des partenaires et des bénéficiaires. 
   CRS devra quand même chercher des occasions d’impliquer le bailleur dans le projet en plus des rapports formels, dans la ligne du plan de relations avec les bailleurs de fonds spécifique au projet et d’un éventuel plan plus général de relations avec les bailleurs de fonds de l’agence. Ces occasions peuvent inclure des réunions « en fonction des besoins, » suivant les développements dans le projet ou le contexte opérationnel du projet. Les relations avec les bailleurs de fonds doivent aussi comprendre des réunions, planifiées à l’avance et organisées au bureau de CRS, là où se trouve le bailleur de fonds ou, si possible, dans les coulisses d’une réunion à laquelle participent CRS et le bailleur.

Les directives suivantes ont été préparées principalement en pensant aux bailleurs basés à l’extérieur du pays où le projet est mis en œuvre. Adaptez-les selon les besoins pour les réunions avec des bailleurs qui se trouvent dans le pays.

1. Dans le cadre des discussions trimestrielles et annuelles de revue et de planification, le PM/CoP et l’équipe du projet de CRS et des partenaires discutent de besoins et opportunités spécifiques de rencontre avec les bailleurs de fonds pour mieux les impliquer dans le projet.

• Il s’agira d’identifier les occasions d’organiser des réunions pour des employés de CRS et des partenaires (y compris le personnel régional de CRS) qui sont impliqués dans le projet et pourraient se rendre à un endroit proche du bureau du bailleur.
• Envisagez d’organiser des réunions pour les bailleurs actuels comme pour ceux que CRS a identifié lors des discussions sur le plan de relations avec les bailleurs de fonds spécifique au projet comme s’intéressant à CRS et aux questions traitées dans le projet.

2. Le PM/CoP, le CR ou le personnel des relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA contacte le bailleur pour voir s’il est intéressé par la réunion et disponible.
3. Le PM/CoP et le personnel d’IDEA, selon les cas, préparent des documents d’information, des points de discussion et des messages clés, comme décrit ci-dessus et dans la Check-list de planification pour les visites de bailleurs de fonds (référez-vous aux exemples de modèles de documents d’information et de points de discussion).

• Il est essentiel de bien préparer les documents d’information et les points de discussion pour les réunions avec le bailleur de fonds car celui-ci n’a pas l’avantage d’être en relation directe avec les partenaires ou les participants du projet ni de voir par lui-même le contexte du projet.

4. Le PM/CoP, avec l’appui du personnel d’IDEA, selon les cas, organise une séance d’information avant la réunion pour tous les employés qui participeront à la réunion, afin de revoir les documents d’information (cf. les exemples) y compris les informations les plus à jour sur le projet et les points de discussion pour la réunion.
5. Le PM/CoP, avec l’appui de ses collèges du marketing et de la communication, selon ce qui est nécessaire et faisable, prépare les documents appropriés, pour faire un portrait vivant du projet à la réunion (cf. OverOps Library of Marketing Materials).
6. Après la réunion, le PM/CoP fait le suivi nécessaire, en :

• Préparant (ou en faisant préparer par les participants de CRS à la réunion) un rapport interne sur la réunion avec le bailleur, présentant les principaux points de discussions, les décisions et les actions de suivi demandées à CRS, diffuse le rapport et fait un compte rendu avec les principales parties prenantes de CRS et des partenaires et classe le rapport sur Gateway. 
• Préparant un message du membre approprié du personnel de CRS remerciant le bailleur pour la réunion et donnant un suivi sur les points de discussion et les questions posées.

Documents et activités de communication du projet

Comme indiqué dans les actions clés de démarrage sur les relations et la redevabilité envers les bailleurs de fonds, il est important d’avoir une communication continue avec le bailleur en dehors des rapports exigés et d’évènements de routine comme lors du démarrage et de la clôture.

1. Dans le cadre de la planification annuelle du DIP et dans la ligne du plan de relations avec les bailleurs de fonds spécifique au projet, le PM/CoP dirige l’équipe du projet de CRS et des partenaires pour identifier des documents de communication à élaborer et des actions de communication à entreprendre pendant l’année pour mettre en lumière les principaux messages du projet pour le bailleur de fonds.
2. Le PM/CoP transmet ces idées à la direction et au personnel du marketing et de la communication du programme-pays, au chargé régional de l’information et au personnel d’IDEA pour qu’ils donnent leur avis et leurs idées sur des formats, les modèles et les sources d’assistance technique sur la communication, si nécessaire.
3. Tout au long de la mise en œuvre du projet, le PM/CoP travaille avec le personnel de la communication (si possible) et le personnel d’IDEA (selon les cas, par ex. pour les accords de financement gérés au niveau central) pour élaborer et distribuer des documents de communication au bailleur du projet et à d’autres parties prenantes et pour montrer au bailleur la visibilité positive du projet dans les médias.

Suivez les politiques et préférences du bailleur de fonds en ce qui concerne la visibilité : Si les bailleurs de fonds publics encouragent souvent ou exigent que les bénéficiaires des subventions parlent de leur appui, certains bailleurs privés aiment rester plus discrets. Certains restreignent même l’utilisation de leur nom. Gardez à l’esprit les directives du bailleur de fonds concernant les communications quand vous planifiez les activités de communication du projet.