Estándar 15: Acercamiento apropiado con los donantes durante toda la implementación.

• Principal responsable: Gerente de proyecto/director de proyecto (PM/CoP)
  • El PM/CoP coordina la preparación de informes de alta calidad.

• Otros implicados: Equipo de proyecto incluyendo personal de programas (incluso MEAL), finanzas y otras operaciones; equipo directivo superior (SMT); Overseas Finance de HQ (informes financieros); asesores técnicos y personal de IDEA según proceda
  • Miembros del equipo de proyecto de programas, finanzas y otras operaciones elaboran borradores del informe;
  • El SMT revisa y ayuda en la finalización y presentación según sea apropiado;
  • El personal de IDEA revisa y presenta en el caso de adjudicaciones centralizadas, excepto los informes financieros de adjudicaciones principales del Gobierno de EEUU;En el caso de informes financieros para adjudicaciones provenientes del Gobierno de EEUU en los que CRS sea el principal, el Gerente, USG Reporting, Overseas Finance Operations prepara los informes financieros provisionales para las adjudicaciones principales del gobierno de EEUU y revisa/autoriza los informes finales de las adjudicaciones principales preparadas por los analistas de adjudicación de Overseas Finance (con excepciones según la política). Para mayor información, consultar Estándar 13, acción clave 4.
  • Los asesores técnicos podrán revisar y aportar insumos según sea apropiado.

• De conformidad con los reglamentos y requisitos del donante descritos en el convenio de la adjudicación.

Esta guía de acción clave se concentra principalmente en la preparación de informes narrativos; consultar la guía detallada sobre la preparación de informes financieros de proyecto en el Estándar 13, acción clave 4.

Siga estos pasos para preparar informes oportunos y de alta calidad:

1. El PM/CoP utiliza la plantilla del Calendario de productos para entregar al donanteComo se explica en Estándar 13, acción clave 4 sobre preparación de informes financieros para adjudicaciones financiadas por el Gobierno de EEUU en los que CRS es el principal, el equipo de Overseas Finance de HQ prepara y presenta los informes directamente al donante. para crear una programación para presentación de informes, siguiendo el proceso interno de revisión establecido por el programa de país y la región.

• Garantizar que la programación incluya suficiente tiempo para la retroalimentación y revisión de borradores de informes preparados por personal de socios y CRS.

2. El PM/CoP revisa la guía del donante para la presentación de informes y la guía de CRS o ejemplosPor ejemplo, consultar la How-To Guide for USDA Reporting Templates y el sitio CRS para USAID Food for Peace para plantillas, herramientas, y guía para informes anuales (results reports). de informes entregados a ese donante. Esto resulta de particular importancia a la hora de preparar el primer informe de proyecto, y/o en caso que el donante haya actualizado recientemente su guía y/o plantillas para la presentación de informes.
3. Siguiendo las fechas del Calendario de productos para entregar al donante, el PM/CoP le recuerda las fechas internas de presentación de informes a los responsables de su preparación y revisión. La buena práctica es mandar un recordatorio formal (un correo electrónico incluyendo la(s) plantilla(s) y guía(s) apropiadas, el informe más reciente, y la Lista de control para comunicaciones y presentaciones de alta calidad para los donantes) y hablar sobre los informes que se aproximan con los miembros del equipo de proyecto. En recordatorios formales y conversaciones sobre los informes hacer hincapié en lo siguiente:

• Problemas, riesgos y cambios clave de informes anteriores a los que hay que dar seguimiento
• Mensajes clave que hay que enfatizar, de conformidad con el plan del proyecto para acercamiento con donantes
• Los intereses del donante, sus preferencias en cuanto a estilo (p. ej., escueto y técnico o más detallado, incluyendo historias profundas de interés humano) y otros requisitos, en particular con respecto a la presentación de datos (p. ej., datos únicamente del periodo reportado, sin datos acumulativos; mayor interés en análisis de datos y presentación más visual de los datos del proyecto, etc.)
• Temas sensibles que requieren de presentación más delicada y revisión más detallada (también consultar la guía sobre cómo transmitir los cambios y riesgos al donante en el Estándar 15, acción clave 2)

CONSEJO: en el caso de proyectos con múltiples donantes, si CRS puede alinear la programación de presentación de informes a los donantes (p. ej., que los informes a todos los donantes se presenten el mismo mes), suele ser más fácil preparar los informes de todos los donantes a la misma vez, aunque la presentación sea de forma escalonada.

4. Los miembros del equipo de proyecto con responsabilidad de redactar insumos revisan sus borradores usando la Lista de control para comunicaciones y presentaciones de alta calidad para los donantes, luego presentan borradores finales al PM/CoP.
5. El PM/CoP revisa los borradores de informes narrativos y borradores de informes financierosEn el caso de informes financieros para adjudicaciones provenientes del Gobierno de EEUU en los que CRS es el principal, Overseas Finance prepara y presenta directamente el informe financiero. Dado el volumen y tiempos de presentación de informes de adjudicaciones principales del Gobierno de EEUU, el personal de proyecto a menudo no puede revisar estos informes antes de que los presente HQ. Sin embargo, el PM/CoP, SMT y personal de finanzas deben revisar periódicamente la información del proyecto que está en el sistema financiero, incluyendo al momento de preparar el informe narrativo del proyecto.  Consultar el Estándar 13, acción clave 2 con más información sobre la revisión periódica del gasto del proyecto comparado con el presupuesto y previsiones de gastos, y el Estándar 13, acción clave 4 con más información sobre revisiones post-entrega de informes financieros para adjudicaciones principales proporcionadas por el Gobierno de EEUU. utilizando la Lista de control para comunicaciones y presentaciones de alta calidad para los donantes. Además de los elementos de la lista de control, realizar los siguientes pasos:

• Garantizar que el informe narrativo presente un fuerte relato sobre el proyecto, su avance acumulativo y su impacto en las vidas de las personas; y los aprendizajes que haya generado el proyecto.
• Garantizar que el informe narrativo presente los datos del proyecto de manera coherente con los requisitos y las preferencias del donante (p. ej., visualización efectiva de datos, información sobre el uso de los datos que hace CRS para la toma de decisiones).
• En caso de que aparezca un problema o propuesta de cambio a través del proceso de elaboración de informe, elaboren una estrategia internamente con los miembros de la estructura de gobernanza de proyecto según sea necesario y con el personal de IDEA si aplica (p. ej., relaciones centralizadas con donantes) sobre cómo transmitirle al donante el problema o propuesta de cambio. Considerar si el informe es el mecanismo apropiado para compartir por primera vez el problema o la propuesta de cambio, o si usar otro abordaje fuera más efectivo. Para guía adicional sobre transmitirle a los donantes cambios y problemas, consultar el Estándar 15, acción clave 2.  

Garantizar que los informes financiero y programático presenten el mismo relato: el PM/CoP debe asegurar que los informes financiero y narrativo se refuercen y ayuden a explicarse mutuamente, especialmente en lo que concierne gastos financieros y logros programáticos. Esto incluye revisar informes financieros preparados centralmente y presentados para adjudicación principal del Gobierno de EE.UU. contra el informe narrativo del proyecto preparado por el equipo de proyecto. Consultar el Estándar 13, acción clave 4 sobre presentación de informes financieros de proyecto.

6. Después de compartir los informes con los revisores del siguiente nivel (p. ej., el director de programas, director de operaciones, o personal de IDEA) y de incorporar su retroalimentación, el PM/CoP presenta el informe al representante de país (CR) para una revisión final y su aprobación.

• Como se resalta en la Lista de control para comunicaciones y presentaciones de alta calidad para los donantes, en el caso de informes donde CRS puede incluir un comunicado de presentación, la buena práctica es que el PM/CoP preparen dos o tres puntos clave o puntos destacados del informe para su inclusión en el correo electrónico de presentación.

7. El PM/CoP, CR o personal de acercamiento con donantes de IDEA presenta los informes al donante; el PM o personal de IDEA sube las versiones finales a Gateway.

• En el caso de proyectos con fondos de USAID, presentar el informe al Development Experience Clearinghouse.

8. En caso de que venga retroalimentación del donante sobre los informes, el PM/CoP revisa dicha retroalimentación, prepara respuestas diplomáticas, oportunas y depuradas a las inquietudes del donante, y sube la retroalimentación y las respuestas a Gateway.

• En caso que CRS responda a las preguntas del donante por medio de una reunión o llamada telefónica, documentar las respuestas y clarificaciones que brindó CRS y las conversaciones con el donante sobre las mismas. Compartir esta documentación con el donante y subir al registro del proyecto. 
• Compartir la retroalimentación del donante con el equipo de proyecto y señalar el seguimiento que se debe dar a dicha retroalimentación y las respuestas de CRS en la siguiente ronda de presentación de informes (ver el paso 2 antes mencionado).