Norme 15: Cultiver des relations effectives avec les bailleurs de fonds tout au long de la mise en œuvre.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet (PM) ou directeur de projet (CoP)
  • Le PM/CoP coordonne la préparation de rapports de qualité.

• Autres personnes impliquées : L’équipe du projet y compris les programmes (dont MEAL), finances et autre personnel des opérations ; équipe de direction (SMT) ; finances internationales au siège (pour les rapports financiers) ; conseillers techniques et personnel d’IDEA selon les cas
  • Les membres de l’équipe du projet des programmes, finances et autre opérations élaborent les versions provisoires des rapports ;
  • La SMT fait le revue et aide à la finalisation et à la soumission si nécessaire ;
  • Le personnel d’IDEA fait la revue et la soumission pour les accords de financement stratégiques et gérés au niveau central (sauf pour les rapports financiers pour les accords de financement du GEU en tant que chef de filePour les rapports financiers pour les accords de financement du GEU où CRS est chef de file, le gestionnaire des rapports au GEU, opérations des finances internationales, prépare les rapports provisoires et revoit/approuve les rapports finaux pour les accords de financement du GEU en tant que chef de file préparés par les analystes des subventions du siège (avec des exceptions, conformément à la politique). Pour plus d’informations, cf. Norme 13, action clé 4. ) ;
  • Les conseillers techniques peuvent revoir et contribuer selon les cas.

• Conformément aux réglementations et exigences du bailleur de fonds, définies dans l’accord de financement.

Cette action clé s’intéresse principalement à la préparation de rapports narratifs et de références ; voyez la Norme 13, action clé 4 pour des directives détaillées sur la préparation de rapports financiers de projets.

Suivez ces étapes pour préparer au bon moment des rapports de qualité pour les bailleurs de fonds :

1. Le PM/CoP utilise le modèle de calendrier des livrables de gestion de la subventionLe calendrier des livrables de gestion de la subvention est un outil de suivi « en un seul coup d’œil » qui résume les informations sur les livrables que CRS doit soumettre au bailleur de fonds conformément aux termes de l’accord de financement du bailleur. Ils peuvent comprendre les rapports techniques et financiers ; des documents MEAL, comme les termes de référence, les rapports d’évaluation ; les plans détaillés de mise en œuvre et les plans de travail du projet, etc. pour créer un calendrier des rapports du projet,Comme expliqué dans la Norme 13, action clé 4 sur la préparation des rapports financiers pour les subventions financées par le GEU où CRS est chef de file, l’équipe des finances internationales du siège prépare et soumet les rapports directement au bailleur. suivant les processus de revue interne fixés par le programme-pays et la région.

• Vérifiez que le calendrier des rapports prévoit du temps pour le feedback et la revue des projets de rapports préparés par le personnel des partenaires et de CRS.

2. Le PM/CoP étudie toutes les directives du bailleur pour les rapports et les directives ou exemples de CRSPar exemple voyez le guide pour les modèles de rapports à l’USDA (How-To Guide for USDA Reporting Templates) et le site de CRS pour les modèles, outils et directives de rapports annuels sur les résultats (annual results report templates, tools, and guidance) à l’USAID/ Food for Peace. pour les rapports au bailleur de fonds. C’est particulièrement important quand on prépare le premier rapport du projet et/ou si le bailleur a récemment mis à jour ses directives et/ou modèles de rapports.
3. Suivant les dates dans le calendrier des livrables de gestion de la subvention, le PM/CoP rappelle les dates limites de soumission interne aux personnes responsables de la préparation et de la revue des rapports. Il est de bonne pratique d’envoyer un rappel formel (un e-mail avec le/les modèle(s) et les directives qui correspondent, le dernier rapport et la Check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds) et de discuter des rapports à venir avec les membres de l’équipe du projet. Dans les rappels formels comme dans les discussions sur les rapports, insistez sur :

• Les principaux problèmes, risques et changement des précédents rapports qui doivent être suivis
• Les principaux messages sur lesquels insister, dans la ligne du plan de relations avec le bailleur de fonds
• Les intérêts du bailleur de fonds, son style préféré (par ex. bref et technique ou plus détaillé, avec des histoires d’intérêt humain plus approfondies) ou ses autres exigences, en particulier en ce qui concerne la présentation des données (par ex. données pour la période du rapport uniquement, sans données cumulées ; plus d’intérêt pour une analyse des données et une présentation plus visuelle des données du projet, etc.)
• Les questions délicates devant être présentées avec plus d’attention et revues plus en détail (cf. aussi Norme 15, action clé 2 pour des directives sur la communication des changements et des risques au bailleur de fonds)  

CONSEIL : Pour les projets qui ont des bailleurs multiples, si CRS peut généralement aligner les calendriers des rapports aux bailleurs (par ex. les rapports à tous les bailleurs doivent être faits le même mois), il est souvent plus facile de préparer les rapports à tous les bailleurs en même temps, même si leur soumission est échelonnée.

4. Les membres de l’équipe du projet responsables de la rédaction des contributions revoient leurs premiers jets en utilisant la Check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds puis soumettent les versions finales au PM/CoP.
5. Le PM/CoP revoit à la fois les rapports narratifs et les projets de rapports financiersDans le cas de rapports financiers pour des subventions du GEU où CRS est chef de file, les finances internationales préparent et soumettent directement le rapport financier. Étant donné le volume et les dates de soumission des rapports pour les subventions du GEU en tant que chef de file, le personnel du projet ne peut généralement pas revoir ces rapports avant la soumission par le siège. Néanmoins, le PM/CoP, la SMT et le personnel des finances doivent régulièrement revoir les informations du projet dans le système financier, y compris quand ils préparent le rapport narratif du projet. Voyez la Norme 13, action clé 2 pour plus d’informations sur la revue régulière des dépenses du projet par rapport au budget et aux prévisions et la Norme 13, action clé 4 pour plus d’informations sur les revues après la soumission des rapports financiers pour les subventions du GEU en tant que chef de file. en utilisant la Check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds. En plus des points de la check-list :

• Assurez-vous que le rapport narratif raconte une histoire solide sur le projet, sa progression globale, son impact sur la vie des gens et ce qui a pu être appris du projet.
• Assurez-vous que le rapport narratif présente les données du projet conformément aux exigences et préférence du bailleur de fonds (par ex. visualisation efficace des données, informations sur l’utilisation des données par CRS pour prendre de décisions).
• Si on découvre un problème ou une proposition de changement pendant la préparation du rapport, préparez à l’interne avec les membres de la structure de gouvernance du projet selon les besoins et avec le personnel d’IDEA selon les cas (par ex. pour les relations avec les bailleurs de fonds gérées au niveau central) une stratégie sur la manière de communiquer le problème ou la proposition de changement au bailleur. Voyez si le rapport est le bon mécanisme pour commencer à parler du problème ou de la proposition de changement ou si une autre approche serait plus efficace. Pour plus de directives sur la communication des changements et des problèmes aux bailleurs, cf. Norme 15, action clé 2.  

Vérifiez que les rapports financier et programmatique racontent la même histoire : Le PM/CoP doit vérifier que les rapports financier et narratif se renforcent et s’expliquent mutuellement, surtout quand il s’agit des dépenses financières et des réalisations programmatiques. Cela comprend la revue des rapports préparés et soumis au niveau central pour les subventions du GEU en tant que chef de file par rapport au rapport narratif du projet préparé par l’équipe du projet.  Cf. aussi Norme 13, action clé 4 sur les rapports financiers du projet.

6. Après avoir transmis les rapports pour les revues au niveau supérieur (par ex. au directeur des programmes, directeur des opérations ou employé d’IDEA) et incorporé le feedback, le PM/CoP soumet le rapport au représentant résident (CR) pour revue finale et approbation.

• Comme indiqué dans la Check-list pour des communications et soumissions de qualité aux bailleurs de fonds, pour les rapports où CRS peut joindre un courrier d’accompagnement, il est de bonne pratique que le PM/CoP prépare deux ou trois points clés ou faits marquants du rapports qu’il inclura dans le mail d’accompagnement.

7. Le PM/CoP, le CR ou le personnel de relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA soumet les rapports au bailleur ; le PM/CoP ou le personnel d’IDEA met la version finale sur Gateway.

• Pour les projets financés par l’USAID, soumettez le rapport à Development Experience Clearinghouse.

8. S’il y a un feedback du bailleur de fonds sur le rapports, le PM/CoP étudie ce feedback, prépare des réponses diplomatiques, rapides et bien validées aux questions du bailleur et met le feedback comme les réponses sur Gateway.

• Si CRS répond aux questions du bailleur lors d’une réunion ou d’un coup de téléphone, documentez les réponses et précisions qu’a apportées CRS et les discussions avec le bailleur sur celles-ci. Transmettez cette documentation au bailleur et mettez-la en ligne dans le dossier du projet.

9. Partagez le feedback du bailleur avec l’équipe du projet et insistez sur le suivi nécessaire à ce feedback et aux réponses de CRS dans le prochain cycle de rapports (cf. étape 2 ci-dessus).