Norme 13: Gestion financière efficace pendant la mise en œuvre du projet.
Arriver à la cohérence financière, la redevabilité et la gestion rationnelle grâce à une planification, un suivi, des contrôles et des rapports financiers continus et adéquats.
Faire au bon moment les avances pour le projet et l’examen des rapports de liquidations des partenaires en documentant les bonnes pratiques et les améliorations nécessaires et en donnant un feedback.
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Pourquoi
Les partenaires ont souvent la responsabilité de mettre en œuvre les activités sur le terrain qui ont une influence importante sur le projet. Les retards dans l’avance des fonds aux partenaires affectent la gestion générale, par les partenaires comme par CRS, du temps, du budget et de l’étendue du projet. Une étude constructive, faite au bon moment, des rapports de liquidation des partenaires :
- Facilite les avances et les liquidations suivantes
- Est la preuve d’un bon partenariat, d’une gestion vertueuse et de conformité
- Aide à améliorer la capacité de gestion financière des partenaires et appuie le renforcement institutionnel
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Qui
- Principal responsable : Gestionnaire de projetDans le cas d’un projet ayant un CoP (Directeur de projet), les PM rattachés au CoP ou le DCoP seront probablement les principaux responsables. Le CoP sera probablement impliqué dans le travail avec les partenaires pour résoudre des problèmes de gestion financière importants ou délicats.
(PM)
- Le PM sert de principal contact avec le sous-récipiendaire pour les avances et les liquidations, fait la revue au premier niveau et travaille avec les finances des sous-récipiendaires et de CRS pour corriger les erreurs.
- Autres personnes impliquées : Directeur financier (FM) ou autre employé des finances désigné ; représentant résident (CR) ou son délégué
- Le FM ou un autre employé des finances désigné, traite les avances et les liquidations et aide au besoin les sous-récipiendaires à corriger les erreurs et à améliorer la précision des rapports de liquidations ;
- Le CR ou son délégué, approuve les avances et les liquidations et appuie le PM (et le Directeur projet selon les cas) selon les besoins en traitant les questions délicates de gestion financières avec les sous-récipiendaires. Cf. le Tableau des rôles et responsabilités de gestion financière du projet et l’exemple de Liquidation Process MapDiagramme du processus de liquidation .
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Quand
- Après la première avance du projet, les avances devront être émises dan les 15 jours calendaires suivant la réception du rapport de liquidation du partenaire (cf. Politique de gestion financière des sous-récipiendaires)
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Comment
Tous les aspects de la mise en œuvre de cette action clés sont guidés par la Politique de gestion financière des sous-récipiendaires de CRS (SRFMP).
Suivez ces étapes pour garantir des avances dans les temps et une revue constructive des rapports de liquidationUn rapport de liquidation est un rapport financier contenant les informations prescrites soumis par un sous-récipiendaire pour rendre compte des dépenses qu’il a encourues pour un projet de CRS. des partenaires :
- Le PM s’assure que le partenaire soumet ses prévisions de trésorerie/demandes de fonds selon les calendriers établis dans l’accord de sous-récipiendaire.
- Une fois que le partenaire a soumis sa prévision de trésorerie, le PM :
- Étudie la prévision et au besoin travaille avec le partenaire pour ajuster la prévision sur la base des soldes des avances précédentes ou d’éventuels coûts litigieux ou non autorisés dans le rapport de liquidation du partenaire.
- S’assurer qu’un Payment Request FormFormulaire de demande de paiement est préparé, approuvé et traité immédiatement après la finalisation de la demande de trésorerie, conformément aux politiques actuelles d’avance/liquidation (cf. « Politiques et procédures »).
- Le PM fait le suivi selon les besoins avec les partenaires pour s’assurer qu’ils soumettent les rapports de liquidation à la fréquence définie dans la SRFMP et documentée dans l’accord de sous-récipiendaire.
Impliquez la direction pour traiter de problèmes de ponctualité ou d’exactitude des rapports de liquidation des sous-récipiendaires. : Si un partenaire ne liquide pas une avance au moment prévu ou soumet régulièrement des rapports inexacts, le PM/Directeur de projet (CoP) et le FM travaillent avec le CR pour prendre les mesures appropriées conformément à la SRFMP et les communiquer au partenaire.
- Le PM fait la première revue du rapport de liquidation du sous-récipiendaire (cf. Guide pratique pour la revue des rapports de liquidation des partenaires) dans les cinq jours ouvrables suivant la réception du rapport de liquidation du partenaire, les notes et les préoccupations ou manques et transmet le rapport aux finances. La revue du PM comprend les choses suivantes :
- Vérification des dépenses indiquées par rapport aux activités mises en œuvre et citées dans le rapport
- Comparaison des dépenses indiquées et du budget approuvé du sous-récipiendaire
Selon le programme-pays, le PM peut aussi faire la première revue des documents justificatifs soumis par le partenaire quand la SRFMP le demande.
- L’employé des finances désigné fait une seconde revue dans les cinq jours ouvrables après avoir reçu du PM le rapport de liquidation. La revue par les finances comprend :
- La vérification de l’exactitude des calculs de liquidation
- La réception des documents justificatifs (quand la SRFMP le demande), en vérifiant qu’ils correspondent aux principes comptables et à la législation locale.
- La transmission au PM d’éventuels autres préoccupations ou manques.
Reconnaissez ce qui est positif : Il est important d’identifier les problèmes nécessitant une correction mais le PM et l’employé des finances doivent aussi reconnaître les efforts des partenaires pour améliorer leurs rapports de liquidation suite aux commentaires de CRS. CRS doit aussi reconnaître les partenaires qui soumettent toujours à temps des rapports de liquidation exacts. Le PM ou les finances peuvent éventuellement partager les bonnes pratiques de liquidation d’un partenaire avec les autres.
- Le PM prépare un feedback écrit consolidé sur le rapport de liquidation, comprenant aussi des commentaires positifs, et le transmet au partenaire.
- Selon la nature du feedback, CRS peut demander une réunion formelle avec le partenaire pour discuter du rapport et de l’appui que CRS peut éventuellement apporter pour résoudre les problèmes (cf. Points de discussion pour les réunions de revue de rapports avec les partenaires (à paraître)).
- Habituellement, le PM (ou CoP, selon la structure de gestion du projet) contacte le partenaire pour organiser les réunions de ce type. Cependant, si la nature du feedback de CRS ou la relation entre CRS et le partenaire est particulièrement délicate, le PM/CoP consulte le directeur des programmes pour voir quelle est la meilleure approche. Le PM ou CoP peut demander au besoin l’aide du CR pour organiser et mener ces réunions.
- CONSEIL : Envisagez d’utiliser un format standard pour le feedback sur les rapports de liquidation. Un modèle ou format standard peut être utile pour que le feedback sur les rapports de liquidation soit clair, constructif et complet et toujours transmis de la même manière, pour tous les partenaires et toutes les liquidations. Vous trouverez un exemple de format dans « Outils et modèles »
- Selon les besoins, le PM et l’employé des finances aident le partenaire à résoudre les problèmes liés à d’éventuels coûts litigieux ou non justifiés dans un délai convenu.
- Une fois que le partenaire a fait les corrections nécessaires dans le rapport de liquidation, le PM et les finances indiquent leur approbation en signant le rapport de liquidation.
- Les finances traitent la liquidation selon la procédure « Fonds déboursés à des sous-récipiendaires » et la SRFMP pour tous les coûts non justifiés, litigieux ou non autorisées et classent les documents de liquidation. Le PM prépare aussi un Payment Request FormFormulaire de demande de paiement sur la base des besoins de trésorerie du partenaire pour la période suivante, après avoir fait un ajustement tenant compte du solde ou des coûts non justifiés ou litigieux (cf. étape 2). Le demande de paiement devra être approuvée selon la matrice des approbations de CRS.
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Quand CRS est sous-récipiendaire
- Si, en tant que sous-récipiendaire, CRS a ses propres sous-récipiendaires, suivez le même processus.
Partenariat- Cette action concerne exclusivement les partenaires ; cf. les étapes de « Comment » ci-dessus.
Projets d’urgence- Suivez le même processus dans les projets d’urgence.
Ressources Clés
Outils et modèles
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SRFMP Monitoring Materials (y compris les modèles de liquidation des sous-récipiendaires)
- Principal responsable : Gestionnaire de projetDans le cas d’un projet ayant un CoP (Directeur de projet), les PM rattachés au CoP ou le DCoP seront probablement les principaux responsables. Le CoP sera probablement impliqué dans le travail avec les partenaires pour résoudre des problèmes de gestion financière importants ou délicats.
(PM)