Estándar 13: Gestión financiera efectiva durante la implementación de proyecto.

• Principal responsable: Director de operaciones (HoOps), o el gerente de operaciones
  • El HoOps (o gerente de Ops) supervisa el proceso de monitoreo del subreceptor y de implementación del plan de mejora de control interno (ICIP), y es el responsable en última instancia de que se cumpla con la política de gestión financiera del subreceptor de CRS.

• Otros implicados: Gerente financiero (FM) o personal financiero designado; gerente de proyecto (PM) o chief of party (CoP) o el que designe el CoP
  • El FM u otro miembro del personal financiero designado, lidera el monitoreo financiero del subreceptor y brinda acompañamiento de gestión financiera a los socios según lo necesiten;
  • El PM/CoP maneja la relación en general con el subreceptor, apoyando a finanzas con el monitoreo, acompañamiento y rendición de cuentas.

Además de los roles y las responsabilidades antes descritas, seguir la matriz RACIUna matriz RACI define quien es el encargado, quien es responsable, a quien se debe consultar, y a quien se debe informar, en cuanto a una acción puntual. del programa de país elaborado como guía para la implementación de la política de gestión financiera del subreceptor.

• De conformidad con los requisitos de la Política de gestión financiera de subreceptores (SRFMP) y el plan de mejora de control interno (ICIP) del socio en particular

Todos los aspectos de la implementación de esta acción clave siguen la guía en la política de gestión financiera de subreceptores (SRFMP) de CRS.

1. El HoOps o gerente Ops trabaja con el personal de finanzas y el PM/CoP para garantizar que CRS programe y realice visitas de monitoreo financiero del subreceptor de conformidad con la SRFMP (consultar SRFMP en la sección 7). El HoOps también designa a un "líder del equipo de monitoreo".
2. El PM/CoP (o designado del CoP) coordina con los socios para confirmar las fechas de las visitas de monitoreo con la frecuencia indicada en la SRFMP.
3. El personal de finanzas designado realizan visitas de monitoreo usando la Monitoring ChecklistLista de control de monitoreo y otros materiales de monitoreo del SRFMP. Idóneamente, el PM/CoP (o designado del CoP) también tiene participación en la visita de monitoreo.   
   • De conformidad con el SRFMP, cada equipo de monitoreo financiero debe realizar una sesión de planificación antes de una visita (ver SRFMP sección 7.6). La sesión de planificación debe incluir la revisión de las tareas de la lista de control de monitoreo y culminar con la selección de áreas de enfoque para el equipo de monitoreo, incluyendo apoyo específico y prioridades para el fortalecimiento de capacidades basado en el ICIP del subreceptor (consultar el Capítulo 6 de la Guía de fortalecimiento institucional CRS).

Monitoreo financiero y asocios: En consonancia con el enfoque de asocios y fortalecimiento de capacidades en general, CRS aborda el monitoreo financiero y acompañamiento de la implementación del ICIP como oportunidades permanentes de mutuo fortalecimiento de capacidades y fortalecimiento de las relaciones. CRS debe usar las visitas de monitoreo financiero como oportunidades para introducir prácticas de gestión financiera nuevas o actualizarlas, y como ocasiones de mutuo aprendizaje.

4. El personal del programa de país (el individuo señalado en la matriz RACI del SRFMP del programa de país) transmite al equipo directivo del subreceptor las deficiencias, debilidades, irregularidades, costos cuestionados, o costos no aceptados que fueron identificados durante la visita de monitoreo, con las acciones correctivas necesarias, y anexa esta comunicación al Informe de viaje de monitoreo financiero (ver el paso 5 más adelante).
   • Si en la visita de monitoreo se identifica que hay necesidad de elaborar un ICIP o de modificar a un ICIP actual, el HoOps es el responsable de garantizar que lo presente el subreceptor dentro del lapso estipulado en la política.
5. El equipo financiero completa el Financial Monitoring Trip ReportInforme de viaje de monitoreo financiero en el plazo estipulado en la política y distribuye el informe al PM/CoP, director de programas y HoOps. 
6. El PM/CoP (o designado del CoP) trabaja con finanzas y el socio para incorporar las actividades apropiadas relativas a las acciones correctivas, al plan de implementación detallado del proyecto.
   • La visita de monitoreo puede identificar riesgos o problemas en la gestión del proyecto, o actualizar riesgos o problemas identificados previamente relacionados con la administración financiera del subreceptor. El equipo de proyecto debe hablar sobre esta información como parte de las reuniones regulares de la dirección del proyecto, y el PM/CoP debe actualizar el registro de riesgos y registro de problemas del proyecto como corresponda.
7. Personal de finanzas suben las fechas de la visita actual, planes de monitoreo, informes de viaje de visita de campo aprobados y Monitoring SchedulesProgramaciones de monitoreo , Relación de socio subreceptor and Resumen de evaluación institucional que están en Gateway.