Acciones clave por:

Estándar 15: Acercamiento apropiado con los donantes durante toda la implementación.

Acercarse a los donantes durante toda la implementación para garantizar rendición de cuentas y cumplimiento y para fortalecer las relaciones con los donantes.

Transmitir los riesgos, problemas, y cambios al donante de manera oportuna, y buscar la aprobación del donante cuando sea necesario.

  • Por qué

    La gestión de riesgoRiesgo es el posible efecto de la incertidumbre en los objetivos del proyecto. , problemas, y cambio es parte fundamental de la gestión de un proyecto. Algunos de los cambios en el proyecto serán menores y muchos riesgos del proyecto se podrán manejar fácilmente y "retirar". Otros problemans, cambios y riesgos serán tan significativos que CRS deberá informar al donante, como actor clave del proyecto, de las implicaciones y de la manera que CRS piensa abordarlos o minimizarlos. En algunos casos, los donantes deben aprobar los cambios propuestos antes de su implementación. Transmitir los problemas, cambios y riesgos al donante de manera oportuna logra lo siguiente:

    • Aminorar el riesgo que enfrenta CRS al incluir al donante en la toma de decisiones según sea apropiado.
    • Ayudar a CRS a evitar dar "sorpresas" al donante, y preparar el camino para toma de decisiones más oportuna y fundamentada, en el caso que el cambio necesite de autorización o aval del donante.
    • Fortalecer la confianza que tiene el donante en la gestión de proyecto responsable y profesional de CRS.
    • Fortalecer la relación de CRS con el donante por medio de oportunidades compartidas de aprendizaje.

     

  • Cuándo
  • Cómo

    Siga estos pasos para transmitir con efectividad los riesgos, problemas, y cambios a los donantes (consultar además la guía del Estándar 15, acción clave 4 sobre involucrar a donantes en los avances del proyecto):

    Identificar el riesgo, problema, y/o cambio

    1. El PM/CoP monitorea los avances, riesgos y problemasLos problemas de proyecto son decisiones, situaciones o asuntos no resueltos que afectarán significativamente al proyecto. del proyecto en colaboración con otros miembros del equipo de proyecto de CRS y socios, usando un enfoque de gestión de proyectos basada en evidencia y orientada a la acción como se describe en el Estándar 11.
    2. Si el PM/CoP identifica un riesgo significativo, o un problema que no esté relacionado con el fraude, que señala la posible necesidad de hacer un cambio significativo en la escala, alcance, presupuesto u otra dimensión del proyecto, el PM/CoP alerta al SMT y personal de IDEA, si aplica. Al momento de comunicarse con el SMT y personal de IDEA, el PM/CoP señala lo siguiente:
    • Si el cambio propuesto necesita de la aprobación previa del donante.
    • (En caso de riesgos o problemas identificados anteriormente) Qué ha cambiado en el (los) problema(s) y/o riesgo(s) - p. ej., aumenta la complejidad, suponiendo un reto para la estrategia de gestión del problema de CRS; evaluación aumenta de riesgo medio a alto.
    • Las ideas del equipo de proyecto en cuanto a comunicar o no el problema y/o riesgo al donante y cómo hacerlo.
    1. En los casos de posible fraude, el PM/CoP inmediatamente sigue los pasos descritos en Procedimientos de gestión de riesgo de fraude (FAM).

    Estructura de gobernanza de proyecto y comunicación con donantes en cuanto a riesgos, problemas y cambios: Los miembros de la estructura de gobernanza de proyecto revisan periódicamente los riesgos y problemas del proyecto según la necesidad, autorizan cambios propuestos que exceden la autoridad decisoria del PM/CoP, según toleranciasLas tolerancias del proyecto son descripciones cuantificadas de variaciones aceptables o límites de desempeño dentro de la autoridad de un individuo -- por ejemplo, el porcentaje que se puede rebasar o infrautilizar el presupuesto del proyecto sin autorización de la estructura de gobernanza de proyecto. Establecer las tolerancias del proyecto clarifica las decisiones que puede tomar el gerente de proyecto. Las decisiones relacionadas con el desempeño del proyecto más allá de una tolerancia establecida (p. ej., rebasar o infrautilizar en un X%; una modificación en la programación de implementación que resultará en un atraso o ahorro de tiempo de Y semanas) requiere de autorización de la estructura de gobernanza de proyecto. de proyecto acordadas (consultar el Estándar 6, acción clave 5 y Estándar 11, acción clave 2). En el caso de riesgos y problemas críticos, las normas de la estructura de gobernanza contemplan consulta y comunicación de emergencia. Asegurar que se involucren a todos los miembros de la estructura de gobernanza (incluyendo miembros de fuera de CRS) según las normas acordadas antes de entrar en comunicación con el donante. 

    Decidir si hay que comunicarse con el donante, y de qué manera

    1. En caso de que CRS tenga que comunicarse con del donante con respecto a un posible cambio o acción que requiera de aprobación previa del donante, el CR o personal de IDEA entra en contacto con el donante para buscar su aprobación, cuanto antes posible, usando los canales y procesos de comunicación requeridos o preferidos del donante.
      • En caso de que sea necesario realizar una modificación formal de la adjudicación, el PM/CoP (con personal de IDEA, según corresponda), documentan la justificación para solicitar la modificación.
    2. En caso de que el cambio no requiera de autorización del donante, el PM/CoP involucra al SMT y/o personal de IDEA para determinar si se ha de transmitir en el siguiente informe programado, o si se brinda una actualización informal al donante.

    Planificar detenidamente al transmitir un riesgo, problema, o cambio al donante: La manera de comunicarse con el donante depende del riesgo, problema, o cambio en cuestión, los comunicados anteriores relacionados y las preferencias de comunicación e interés. La urgencia de la situación y la complejidad del problema también son consideraciones importantes. Si bien los problemas, riesgos y cambios sumamente sensibles requerirán de comunicación verbal urgente, también es importante compartir la información correcta con la información apropiada sobre el contexto. Aunque sean problemas urgentes, hable con el SMT, personal de acercamiento con donantes y otros según la necesidad antes de entrar en contacto con el donante.

    1. Después de presentar un riesgo, problema, o cambio, el PM/CoP (u otro personal de CRS a cargo del acercamiento con donantes) mantiene al donante al tanto de la situación con regularidad apropiada. El miembro de personal de CRS podrá poner al tanto al donante por medio de comunicación formal escrita posterior o por vía telefónica.
    • Poner al tanto al donante cuanto antes posible cuando haya sido resuelto un problema de particular importancia o haya sido retirado un riesgo crítico.
    • Según sea apropiado, asegurar que los informes formales incluyan información actualizada sobre la evolución del estado o la gestión de riesgos y problemas, el cierre o retiro de un riesgo y el impacto de implementar los cambios que se hablaron o reportaron anteriormente.
    • Usar las oportunidades de contacto presencial con los donantes (ver Estándar 15, acción clave 4) para brindarle contexto adicional sobre los riesgos, problemas y cambios, y para explicar más acerca del enfoque de CRS al gestionarlos.

    Documentar la comunicación con los donantes en torno a los riesgos, problemas, y cambios

    1. El PM/CoP documenta y archiva toda comunicación habida con donantes en torno a riesgos, problemas, y cambios. La comunicación formal con el donante se debe subir al Registro de convenios de Gateway, como parte de un archivo de auditoría.
    2. En caso de que CRS haya solicitado modificación formal, el gerente de adjudicación documenta la solicitud de modificación y el resultado y guarda la documentación en el Registro de convenios de Gateway bajo documentos clave.

    La documentación es esencial: mantenga buenos registros de comunicaciones con los donantes sobre riesgos, problemas, y cambios del proyecto. CRS y el donante podrían retomar estos temas y poseer un registro claro y completo de la comunicación previa es invaluable, especialmente cuando múltiples miembros de personal podrían estar involucrados en estas discusiones o en los momentos de transición. La documentación incluye preparar correos electrónicos con resúmenes de conversaciones telefónicas y compartirlas con las partes involucradas. Guarde la documentación en Gateway.

  • Asocio
    • Los socios deberían ser participantes activos en identificar y gestionar riesgos y problemas del proyecto; probablemente hagan contribuciones importantes sobre cómo enmarcar adecuadamente un riesgo o problema en el contexto operativo del proyecto.
    • En caso de que un posible cambio en el proyecto afectara al socio, hablar con el socio del cambio y el plan de CRS para transmitirlo al donante.
    • En caso de que un cambio en el proyecto requiera de aprobación previa por parte del donante, asegurar de que el socio entienda que debe esperar hasta que CRS confirme la autorización del donante para implementar el cambio.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Comunicar los cambios y riesgos al principal, como haría con un donante que financia a CRS directamente.
    • Apoyar al principal presentando al donante cualquier tema significante, (propuesta de) cambio o riesgo que afecte directamente el alcance de CRS. Brindar información clara y completa sobre los antecedentes del problema/cambio propuesto, incluyendo las razones sobre por qué la solicitud es importante para que haya resultados positivos en el proyecto.
    • Si un problema, riesgo o cambio (propuesto) tiene implicaciones para CRS más allá del proyecto, negociar que CRS revise el borrador final del comunicado para el donante, y/o participar con el principal en contacto con el donante.
  • Proyectos de emergencia
    • Como se señala en el Estándar 10, acción clave 4 sobre planes de acercamiento con donantes, en proyectos de emergencia, los cambios, incluidos los cambios significativos, son normales así como también las modificaciones ante riesgos y evaluación de riesgo.
    • Las actualizaciones frecuentes e informales con el donante son de suma importancia para mantener al donante al tanto de las evoluciones en el contexto del proyecto. Estas actualizaciones pueden ayudar a acelerar autorizaciones para cualquier cambio que sea necesario. Esta comunicación también ayuda a profundizar la comprensión que tiene el donante de las realidades de gestión de proyecto.
    • Aunque en emergencias puede haber comunicación más frecuente y menos formal con donantes sobre riesgos, problemas y cambios, siempre es muy importante documentar estas comunicaciones (p. ej., un correo electrónico con un resumen de la llamada) y solicitar por escrito autorización por los cambios que requieren de la autorización del donante.