Norme 11: Gestion des projets basée sur les faits et orientée vers l’action.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
  • Le PM/CoP établit un environnement favorableCet environnement favorable est parfois appelé lieu de travail « psychologiquement sûr. » Le DR. Amy Edmonson décrit la « sûreté psychologique » comme « la conviction que l’on ne sera pas puni ni humilié pour avoir soulevé des questions ou des inquiétudes ou pour des erreurs » (pour plus de renseignements sur la sûreté psychologique, voyez la conférence TEDx dans « Autres ressources »). à la réflexion, l’apprentissage et l’adaptation du projet, s’assure de l’intentionnalité dans l’apprentissage du projet et supervise la documentation et la diffusion des produits de l’apprentissage du projet.

• Autres personnes impliquées : Directeur des programmes (HoP) ; représentant résident (CR) ; équipe du projet de CRS et des partenaires, y compris personnel de MEAL ; conseillers techniques (du programme-pays, régionaux et mondiaux) ; personnel de la mobilisation des ressources du programme-pays et de la région ; personnel d’IDEA ; équipe de communication de PIQA (impact des programmes et assurance de la qualité).
  • Le HoP  aide le PM/CoP à établir l’environnement favorable et appuie les principales activités d’apprentissage et de partage.
  • Le CR fait preuve de leadership dans le renforcement de l’environnement favorable à la réflexion, l’apprentissage et l’adaptation dans tout le programme-pays.
  • Les membres de l’équipe du projetConformément au principe directeur de CRS sur la subsidiarité, il est particulièrement important que le PM/CoP facilite l’implication du personnel de CRS et des partenaires qui travaillent au plus près des communautés, des ménages et des individus participant au projet. de CRS et des partenaires contribuent activement à la réflexion et à l’apprentissage du projet, en partageant leurs observations et questions au jour le jour, en identifiant des sujets à étudier et discuter plus en profondeur et en aidant à planifier et mettre en œuvre des activités d’apprentissage.
  • Les conseillers techniques (MEAL, spécialistes de secteurs, personnel du partenariat et du renforcement des capacités) appuient l’apprentissage du projet en identifiant des sujets, publics et occasions de partager les choses apprises.
  • Le personnel de mobilisation des ressources du programme-pays et de la région et le personnel d’IDEA définissent une stratégie pour les manières les plus efficaces de partager les choses apprises danse le projet avec les bailleurs de fonds institutionnels.
  • Le personnel de l’équipe de communication de PIQA peut aider en fournissant des directives et des modèles pour documenter l’apprentissage et partager avec les parties prenantes extérieures.

• Tout au long de la mise en œuvre du projet.
• Visez à tenir au moins une rencontre d’apprentissage pour le projet par an.

Suivez ces étapes pour promouvoir l’apprentissage intentionnel et l’adaptation tout au long de la mise en œuvre du projet :

Occasions régulières d’apprentissage continu dans le projet

1. Au début de la mise en œuvre du projet, le PM/CoP établit une fréquence régulière (par ex. mensuelle) pour des réunions de l’équipe du projet afin de faire le point sur les plans du projet, de discuter des observations sur le terrain, en particulier des observations qui sont inattendues à la lumière des hypothèses du projet, et de faire des ajustements tactiques selon les besoins.
2. Le PM/CoP prépare un ordre du jour de ces réunions pour faire le point, avec une approche d’animation des réunions encourageant l’apprentissage intentionnel et le partage ouvert des réussites, difficultés, opportunités, questions et inquiétudes, y compris les problèmes et risques du projet (cf. Norme 11, action clé 2).

• Étudiez et adaptez l’exemple de Check-list pour les réunions mensuelles de suiviL’équipe du projet MAWA de CRS Zambie a élaboré cette check-list pour encourager la réflexion et l’apprentissage dans ses réunions régulières, en utilisant une approche de « pensée évaluative » (pour plus de renseignements sur la pensée évaluative, cf. les vidéos dans « Autres ressources »).  selon les besoins. Parlez à des employés qui ont l’expérience d’animer ce type de réunions, axées vers l’apprentissage.
• Utilisez ces réunions pour vous impliquer dans des « discussions d’apprentissage pour l’action » (LAD) guidées par une série de questions simples.
• Utilisez le Guide des premiers pas : Apprentissage pratique à CRS pour trouver des idées sur la manière de promouvoir une compréhension commune de l’apprentissage chez tous les membres de l’équipe du projet ainsi que des exercices et des activités pour encourager l’apprentissage intentionnel.
• Organisez et gérez les réunions pour faire le point en utilisant des approches qui permettent à des expériences différentes et même contradictoire d’être exprimées et entendues.
• Selon la taille et la structure de l’équipe du projet, le PM/CoP devra peut-être aussi travailler avec le personnel d’encadrement sur le terrainSi ce sont des cadres du terrain qui doivent diriger ces réunions, invitez-les à participer à une réunion animée par le PM/CoP au début de la mise en œuvre du projet. Offrez selon des besoins un coaching et un accompagnement pour aider les employés à créer l’environnement favorable à un apprentissage intentionnel au niveau de l’équipe de terrain. pour établir un système et un plan similaires pour les réunions avec le personnel de terrain de CRS et des partenaires. Faites un suivi avec les organisateurs des réunions sur le terrain pour vérifier qu’ils documentent et partagent les points clés.

Développez les connaissances, compétences et attitudes de l’équipe du projet pour une gestion adaptiveLa gestion adaptative est une approche permettant de s’attaquer à des difficultés complexes. Le point de départ est une hypothèse d’incertitude sur ce qui fonctionnera pour résoudre la difficulté. Elle est ensuite caractérisée par une approche flexible impliquant de tester, faire un suivi, recevoir du feedback et, surtout, faire des changements de cap, si nécessaire. (Adaptive management: What it means for civil society organisations, Bond, 2016)  : Le PM/CoP devra travailler avec les membres de l’équipe du projet pour évaluer leurs connaissances, compétences et attitudes (KSA) relatives aux trois domaines qui sont importants pour la gestion efficace des projets :

• La collaboration – identifier intentionnellement les principales parties prenantes internes et externes et les impliquer de manière appropriée.
• L’apprentissage – identifier les connaissances possédées et résoudre les lacunes dans les connaissances, tester la théorie du changement du projet, évaluer les risques et les opportunités, optimiser le travail de suivi, évaluation et redevabilité.
• L’adaptation – prendre le temps de réfléchir sur l’apprentissage et la vision d’ensemble et d’agir suite à cet apprentissage.

Demandez à des collègues ayant de l’expérience dans ces KSA des suggestions sur la manière de les renforcer. Voyez aussi, pour plus de ressources, la Norme 14, action clé 2 (Déterminer les lacunes dans les compétences du personnel pour la gestion des projets et mettre en œuvre des plans pour y remédier).

3. Le PM/CoP prévoit bien l’apprentissage intentionnel dans chaque réunion trimestrielle et annuelle de planification et de revue.

• Voyez dans la Norme 11, action clé 3 les directives détaillées sur la collecte et l’analyse des données MEAL.
• Voyez dans la Norme 11, action clé 4 les directives détaillées sur la planification et la facilitation des réunions trimestrielles et annuelles de planification et de revue.

Amplifiez la voix des employés qui sont au plus près des participants au projet : L’apprentissage le plus significatif du projet et les adaptations les plus efficaces viennent souvent des perspectives des employés qui travaillent au plus près des participants au projet. Cependant, de nombreux projets ne permettent pas à la voix de ces employés de se faire entendre, surtout dans de grandes réunions avec des employés de rang plus élevé. Lors de la planification d’une réunion pour faire le point sur le projet ou d’une réunion de revue, le PM/CoP et tous les autres animateurs doivent faire très attention à la dynamique des participants et structurer la réunion de manière à amplifier les voix importantes de ces employés. Souvenez-vous que les efforts pour encourager une culture d’apprentissage et d’ouverture dans les réunions formelles ne réussiront que si on montre l’exemple de cette culture et qu’on la cultive dans les interactions journalières de l’équipe du projet.

4. Le PM/CoP et l’équipe du projet utilisent ce qui est appris dans ces réunions pour faire les ajustements tactiques et stratégiques nécessaires aux stratégies et aux plans de mise en œuvre et pour adapter les activités formelles d’apprentissage du projet (voir ci-dessous).

Activités et rencontres formelles d’apprentissage du projet (internes et externes)

En plus d’adopter l’approche intentionnelle de l’apprentissage décrite ci-dessus dans toutes les activités de planification et de revue du projet, utilisez les directives qui suivent pour bien planifier et mettre en œuvre des activités et des rencontres du projet explicitement dédiées à l’apprentissage.

5. Le PM/CoP travaille avec les membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires et d’autres personnes si nécessaire (par ex. conseillers techniques sectoriels et MEAL et autres personnes qui ont organisé des activités similaires) pour planifier des activités formelles d’apprentissage du projet.Ces activités auront probablement été identifiées pendant l’élaboration du système MEAL du projet et la préparation du plan détaillé de mise en œuvre, mais elles évolueront avec l’évolution de la mise en œuvre et de l’apprentissage du projet (cf. étape 4 ci-dessous). Demandez des conseils aux conseillers techniques (TA) sur les choses apprises à partager avec des parties prenantes externes.  Les activités internes et externes d’apprentissage du projet peuvent être :

Partager les choses apprises avec des parties prenantes externes : Planifiez bien l’implication de parties prenantes externes dans les rencontres d’apprentissage du projet, en gardant à l’esprit les objectifs de l’apprentissage et les intérêts de l’équipe du projet ainsi que de chacune des parties prenantes externes. Référez-vous aux plans et à l’analyse du projet sur la communication avec les parties prenantes et l’influence (y compris un éventuel plan de relations avec les bailleurs de fonds ((Norme 10, action clé 4) et au plan de communication avec les parties prenantes de SMILER+ (à paraître)). Réfléchissez pour voir s’il vaut mieux partager les choses apprises et en discuter lors d’une rencontre avec un plus grand groupe de parties prenantes ou lors de réunions et de discussions avec des parties prenantes individuelles ou de plus petits groupes de parties prenantes.

6. Le PM/CoP, avec au besoin l’appui du HoP, implique la région et PIQA pour l’aider à documenter l’apprentissage du projet. L’appui de la région et de PIQA variera selon le projet et selon les ressources dont il dispose ainsi que les besoins et préférences de communication de la partie prenante. Adaptez et formatez les informations et les messages à chaque public cible. Pensez de manière créative et contactez le personnel des communications avec les bailleurs de fonds d'IDEA pour qu’il vous procure des modèles.

N’oubliez pas que, quel que soit le format pour partager l’apprentissage du projet, les choses apprises elles-mêmes doivent être ancrées dans les données du projet.

Concentrez-vous sur les choses apprises qui sont immédiatement pertinentes pour le projet : Les possibilités d’apprentissage dans le projet peuvent sembler sans limites. Une discussion des priorités pour l’apprentissage pour le projet pendant l’élaboration du système MEAL aide l’équipe du projet à se concentrer sur les domaines clés d’apprentissage. Cependant, les priorités pour l’apprentissage peuvent évoluer au cours de la mise en œuvre du projet, selon les changements dans l’environnement opérationnel et les données fournies par le système MEAL du projet. Visez surtout l’apprentissage de choses que l’équipe du projet pourra appliquer pour faire les adaptations appropriées pendant la durée du projet.

7. Le PM/CoP dirige l’équipe du projet de CRS et des partenaires dans la mise en œuvre des activités et rencontres formelles internes et externes d’apprentissage.

8. Le PM/CoP, travaillant selon les besoins avec le HoP et les conseillers techniques, identifie les autres parties prenantes de CRS qui pourraient être intéressées par les produits de l’apprentissage ou l’expérience de l’équipe du projet dans la planification et la mise en œuvre des rencontres d’apprentissage et leur transmet les informations pertinentes.

Apprendre au-delà de l’équipe du projet : Les choses apprises dans un projet peuvent contribuer au renforcement de la conception, de la planification et de la gestion d’autres projets. Les TA apporteront une perspective importante sur ce qui peut être innovant ou intéressant et ils peuvent aider à structurer l’apprentissage du projet dans le contexte plus large d’un domaine programmatique technique – partagez avec eux ce qui a été appris et demandez leur contribution pour ce qui est des autres parties prenantes de CRS que l’apprentissage du projet pourrait intéresser. Transmettez les choses pertinentes apprises dans le projet au personnel du programme-pays ainsi qu’à celui de la région et du siège et au personnel des relations avec les bailleurs de fonds.

9. À la suite des rencontres internes et externes d’apprentissage, le PM/CoP met sur Gateway les documents d’apprentissage pertinents, pour pouvoir s’y référer et les utiliser à l’avenir.

• Si un bailleur de fonds le demande, mettez aussi les documents d’apprentissage sur les bases de données du bailleur (par ex. Development Experience Clearinghouse).

Utilisez l’apprentissage du projet pour mettre régulièrement à jour les références de performance passée : Les références de performance passée (PPR) sont une bonne manière de résumer les informations concernant les réalisations du projet et les principales choses apprises et elles sont très importantes pour le travail de mobilisation de ressources de CRS. Mettez régulièrement à jour les PPR (par exemple chaque année) pour refléter les derniers résultats et leçons du projet. Cf. La procédure MEAL 8.1Procédure MEAL 8.1 : Remplir des Références de performance passée (PPR) de fin de projet pour documenter l’apprentissage du projet et les poster sur Gateway.  pour plus de conseils.