Norme 10: Poser les bases pour des relations et une redevabilité efficaces envers les bailleurs de fonds.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
  • Le PM ou le CoP supervise l’élaboration des modèles du projet.

• Autres personnes impliquées : Directeur des opérations (HoOps) ; personnel MEAL ; directeur des finance ou son représentant ; personnel des technologies de l’information et de la communication (TIC) ; personnel d’IDEA (pour les accords de financement gérés au niveau central) ; personnel du projet de CRS et des partenaires.
  • Le HoOps, le personnel des finances, le personnel des risques et de la conformité et des autres opérations, avec le personnel d’IDEA, s’assurent que les modèles élaborés correspondent aux besoins, politiques et exigences de CRS et du bailleur de fonds.
  • Le personnel des TIC apporte selon les besoins son expertise pour l’optimisation du flux et la consolidation des données pour les rapports.
  • Le personnel du projet de CRS et des partenaires donnent un feedback sur les modèles

• Finalisez les modèles avant la soumission du/des premier(s) rapport(s) ou de tout autre premier livrable, en général :
  • Le premier mois pour les projets d’une durée inférieure à 12 mois
  • Pendant le premier trimestre pour les projets d’une durée supérieur à 12 mois
  • Aussitôt que possible pour les projets d’urgence
• Autant que possible, préparez les modèles à temps pour qu’ils soient revus pendant l’atelier de démarrage du projet.

Suivez ces étapes pour élaborer des modèles appropriés pour le projet :

1. Le PM/CoP revoit l’accord final avec le bailleur de fonds, le calendrier des livrables de gestion de la subventionLe calendrier des livrables de gestion de la subvention est un outil de suivi « en un seul coup d’œil » qui résume les informations sur les livrables que CRS doit soumettre au bailleur de fonds conformément aux termes de l’accord de financement du bailleur. Ils peuvent comprendre les rapports techniques et financiers ; des documents MEAL, comme les termes de référence, les rapports d’évaluation ; les plans détaillés de mise en œuvre et les plans de travail du projet, etc. et les problèmes soulignés lors de la revue de l’accord provisoirePar exemple, des exigences pour les rapports financiers qui sont plus détaillées ou plus complexes que d’habitude. (cf. Norme 10, action clé 1) pour :

• Comprendre les exigences du bailleur relatives aux livrables de la subvention, dont les rapports narratifs, financiers et éventuellement les rapports sur la chaine d'approvisionnement, ainsi que les livrables MEAL (cf. Procédure MEAL 7.1Intégrer dans le système MEAL les exigences du bailleur de fonds concernant le MEAL et vérifier la
  conformité pendant la mise en oeuvre )
• Confirmer si le bailleur de fonds a des modèles pour les livrables
• Déterminer quels livrables auront besoin d’un modèle élaboré par CRS

2. Pour les accords de financement gérés au niveau central, où le personnel d’IDEA coordonne les relations avec le bailleur de fonds, le PM/CoP contacte ces employés pour obtenir plus de conseils sur les exigences et les attendes du bailleur.

Modèles de rapports et formulaires correspondants : CRS soumet en fin de compte des informations compilées dans son rapport au bailleur, mais les données derrière ces rapports sont souvent collectées en utilisant des formulaires qui peuvent être remplis par toute une gamme d’employés du projet. Travaillez avec les experts techniques (par ex. personnel MEAL, personnel de la chaine d'approvisionnement), réfléchissez à ce qui est nécessaire dans les formulaires plus détaillés de collecte des données ainsi que dans les modèles plus généraux. Engager le personnel informatique et les éventuels point focaux de protection des données à trouver les moyens de faciliter le processus de consolidation des données que l'équipe du projet devra analyser, interpréter et intégrer dans les rapports au bailleur de fonds, ainsi qu'un processus pour protéger et anonymiser les informations personnelles identifiables des participants au projet qui seraient utilisées dans ces rapports.

3. Pour les livrables programmatiques : Si le bailleur n’a pas fournir de modèle pour un livrable,Par exemple, un plan de travail du projet, un rapport d’activité technique, un plan MEAL ou un tableau de suivi des indicateurs ou un plan de gestion des risques du projet.
    
   Notez que les plans de gestion des risques sont cités dans les livrables « programmatiques » parce que les bailleurs de fonds qui les exigent les demandent généralement dans le cadre des rapports techniques des programmes. Cependant, il est important de noter que les risques dans le plan de gestion des risques/ l’évaluation des risques du projet, peuvent ne pas se limiter aux risques programmatiques mais qu’ils comprennent aussi de nombreux risques en lien avec les opérations. Référez-vous à la Norme 11, action clé 2 pour une apprendre plus sur l’identification et la gestion des risques et des problèmes du projet.  le PM/CoP travaille avec d’autres membres de l’équipe du projet et des experts techniques pour élaborer ou adapter des modèles et les formulaires ou outils correspondants.

• Utilisez les modèles dans la section « Outils et modèles » comme point de départ.
• Si le bailleur de fonds finance d’autres projets de CRS, demandez des copies des modèles élaborés par les autres parties prenantes et des leçons apprises dans le programme-pays relativement à l’utilité de ces modèles. Demandez au personnel d’IDEA si le bailleur a indiqué de manière formelle ou informelle s’il était satisfait de ces modèles.
• Pour les rapports d’activités techniques, n’oubliez pas que le processus d’élaboration du système MEAL du projet et du manuel des opérations comprend des modèles de rapports complets et les formulaires correspondants qui remplaceront tous les documents préliminaires élaborés lors de cette phase précoce.

4. Pour les rapports financiers : Pour les accords de financement avec le Gouvernement des États-Unis en tant que chef de file, les finances internationales de CRS soumettent tous les rapports financiers du projet en utilisant le modèle SF 425 exigé. Pour les rapports financiers soumis par un programme-pays ou un bureau régional ou pour les accords qui ne sont pas des accords de financement avec le Gouvernement des États-Unis en tant que chef de file soumis par une équipe de projet du siège, le PM/CoP travaille avec le directeur des finances (ou un employé équivalent au siège) pour élaborer un modèle de rapport financier approprié.

• Utilisez comme point de départ le modèle de proposition budgétaire du document de projet
• Demandez l’appui du chargé régional des finances ou du personnel des finances du siège, selon les besoins, pour l’élaboration et/ou la revue du modèle
• Référez-vous à « Quand CRS est sous-récipiendaire » ci-dessous pour des directives sur l’élaboration de modèles de rapports financiers quand CRS n’est pas le chef de file.

5. Pour les livrables et rapports de gestion de la chaine d'approvisionnement : La plupart des bailleurs de fonds qui financent des projets comportant la distribution de biens auront leurs propres modèles pour les livrables et les rapports ou d’autres exigences pour les informations que CRS et ses partenaires doivent suivre. En l’absence de modèles du bailleur de fonds, le PM/CoP travaille avec le personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement du programme-pays pour élaborer les modèles appropriés.

• Utilisez comme point de départ les ressources du Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement (par ex. Distribution Report ExamplesExemples de rapports de distribution ).
• Demandez l’appui du personnel régional et mondial de gestion de la chaine d'approvisionnement selon les besoins pour l’élaboration ou la revue des modèles.

6. Après la finalisation des modèles initiaux, le PM/CoP travaille avec les responsables des programmes et des opérations (par ex. personnel MEAL, HoOps, directeur des finances ou son représentant, personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement) pour apporter aux membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires une orientation sur les détails des modèles de rapports et le processus pour les remplir.

7. Quand le personnel de CRS et des partenaires commence à utiliser les modèles pour les livrables soumis de manière récurrente aux bailleurs de fonds (par ex. les modèles de rapports), le PM/CoP obtient le feedback du personnel impliqué dans la préparation de ces rapports pour voir s’il y a des améliorations ou des précisions nécessaires dans les formats et/ou les directives sur la manière de les remplir.