Acciones clave por:

Estándar 10: Sentar las bases para un acercamiento efectivo con los donantes y para la rendición de cuentas.

Sentar las bases para que sea exitoso el acercamiento con el donante durante todo el proyecto.

Revisar el borrador del acuerdo viendo que esté en línea con las políticas de CRS y las leyes del país, y negociar cualquier corrección necesaria.

  • Por qué

    Antes de que sea aprobado un convenio, el personal de CRS revisa la exactitud, factibilidad, exposición a los riesgos, y conveniencia del convenio. Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, es importante la revisión exhaustiva del borrador completo del convenio, incluyendo anexos, para garantizar que la comprensión sea la misma en cuanto al alcance, los parámetros, requisitos y productos entregables del proyecto, y para confirmar que el convenio refleje la situación en el terreno al momento de finalizar el convenio. Durante la revisión, es crítico identificar que los términos y condiciones (incluyendo requisitos de los donantes) no tengan conflicto con las leyes locales y políticas de CRS. Además, es importante que se identifiquen las condiciones que impone el donante que podrían presentar problemas para la gestión del proyecto, por ejemplo poniendo límites a la toma de decisiones y adaptación oportunas.

    Revisar el borrador del convenio y negociar las modificaciones en lo posible, logra lo siguiente:

    • Garantizar que CRS y el donante tengan las mismas expectativas y comprensiones realistas y factibles del convenio y entendimiento común de los derechos y las responsabilidades de CRS y del donante.
    • Ayudar a que CRS identifique problemas y riesgos con relación al cumplimiento con los donantes, que tendrá a su cargo CRS durante el transcurso del proyecto.
  • Cuándo

    CONSEJO: En el caso de donantes nuevos de CRS, CRS debe solicitar una muestra de la plantilla de convenio/contrato estándar del donante de inmediato después de recibir notificación de la aprobación del donante, mientras se estén finalizando los detalles del convenio con el donante. No todos los donantes lo entregarán, pero en caso de los que sí lo hagan, revisar la plantilla estándar puede ayudar a acelerar la revisión que haga CRS del borrador del convenio y a identificar requisitos que puedan plantear problemas.

  • Cómo

    NOTA: esta acción es para situaciones en las que el donante es el que redacta el acuerdo. No se aplica a situaciones en las que CRS ha redactado el acuerdo. Consultar la guía en en la política y procedimiento para Contratos.Se señala en la política (III, 2), “ Los contratos que corresponden a la recepción de fondos de un donante por parte de CRS habitualmente son redactados o preparados por la entidad que otorga los fondos. Los contratos que corresponden al desembolso de fondos por parte de CRS habitualmente son redactados o preparados por CRS o por el Departamento de Asuntos Legales local de CRS (LLC)".

    Esta acción clave incorpora los productos de la revisión de requisitos financieros del donante que se describen en Estándar 8, acción clave 1 y se realiza de acuerdo con la política y procedimiento para Contratos, incluyendo el Agreement Process Map (APM).Mapa del Proceso del Contrato

    Revisar el borrador del contrato

    1. El “propietario” del contrato revisa el contrato conforme la guía de la política y procedimiento para Contratos para garantizar que CRS pueda cumplir con los términos del contrato. Además de los puntos descritos en el Owner’s Agreement Review Checklist,Listado de Verificación de Revisión del Contrato del Propietario a la hora de revisar el borrador de contrato desde el punto de vista de la gestión de proyecto, preste especial atención a lo siguiente (nota: estos son algunos temas, no es una lista exhaustivaNotar que el Owner’s Agreement Review Checklist [Listado de Verificación de Revisión del Contrato del Propietario] incluye una pregunta sobre la frecuencia y los requisitos en cuanto a presentación de informes programáticos y financieros. ):
    • Frecuencia y requisitos para la presentación de informes programáticos y financieros (consultar la guía sobre revisión de requisitos para la presentación de informes financieros del Estándar 8, acción clave 1).
    • El nivel y tipo de participación de donante - por ejemplo, en el caso de un acuerdo de cooperación con financiamiento del gobierno de EE.UU., ¿en qué áreas estipula el contrato que habrá "participación considerable" por parte del donante? ¿Estas áreas serán razonables y necesarias, o CRS debe tratar de negociar? En el caso de otros donantes, ¿el nivel establecido de involucramiento del donante en la toma de decisiones del proyecto parece razonable y necesario?
    • La idoneidad/factibilidad de los productos entregables no-reportados incluidos en el contrato y los tiempos para presentar estos entregables, especialmente en el caso de proyectos en los que hubo un lapso entre la presentación de la propuesta y la finalización del contrato, o cuando hayan considerables revisiones de la propuesta durante el proceso de revisión del donante.
    • Requisitos para compartir o enviar datos, incluido si el proyecto debe enviar conjuntos de datos a la Biblioteca de Datos de Desarrollo de la USAID.
    • Los requisitos o restricciones en cuanto a la compra de materiales para el proyecto.
    • Requisitos en cuanto a la aprobación previa por el donante.
    1. El propietario del contrato señala riesgos considerables relacionados con lo anterior para su consulta con actores interesados y posible inclusión en Agreement Review Summary (ARS).Reseña de Revisión del Contrato

    Buscar asesoría

    1. El propietario del contrato consulta con el director de operaciones (HoOps) y gerente financiero (FM) en cuanto al análisis que hacen ellos de los requisitos financieros del convenio (consultar la guía en Estándar 8, acción clave 1).
    2. El propietario del contrato se asegura de que haya una revisión legal de conformidad con la política y procedimiento para Contratos.
    3. El propietario del contrato participa a expertos del siguiente nivel gerencial, la región y HQ según sea necesario, en el Agreement Process Map (APM),Mapa del Proceso del Contrato (APM siglas en inglés) y según se necesite en otros temas.

    CRS tiene la obligación ética, ante todo, de salvaguardar a los participantes del programa y de recopilar y procesar solo la información de identificación personal (PII) que es esencial para lograr los objetivos del proyecto. Revise los requisitos del donante para datos abiertos y confirme/aclare los requisitos con el donante antes de aceptar las condiciones y firmar el acuerdo y especialmente antes de recopilar datos personales. Asegúrese de que los requisitos del donante cumplan con las leyes y regulaciones de protección locales y regionales para todas las jurisdicciones donde se recopilará y/o procesará la PII. Si hay un conflicto, consulte con el asesor legal local y la oficina del asesor jurídico de CRS ([email protected]). También puede comunicarse con el departamento de Riesgo global y cumplimiento ([email protected]) y Protección de datos ([email protected]) con cualquier pregunta o para obtener opiniones sobre el intercambio de datos, teniendo en cuenta que la asesoría legal tiene prioridad. Involucre al personal de tecnología de la información y comunicación (TIC) y cualquier punto focal de protección de datos para identificar formas de garantizar un proceso fluido para consolidar los datos que el equipo del proyecto analizará, interpretará e integrará en los informes para el donante, así como un proceso para proteger y despersonalizar la información de identificación personal de cualquier participante del proyecto que pueda usarse en estos informes.

    Negociar según la necesidad y finalice el contrato

    1. Según la necesidad, el propietario del contrato recopila una lista de problemas para su posible negociación con el donante y temas de discusión, según el acuerdo que se tenga con los expertos en la materia, durante el proceso de consulta y revisión en el paso 5. Los temas de negociación se podrán incluir:
    • Flexibilidad en las partidas presupuestarias
    • Requisitos en cuanto a aprobación previa
    • Solicitudes de exenciones
    • Cambios a la propuesta de diseño y/o presupuesto desde que se redactó la propuesta (p. ej., en caso que el donante no diera oportunidad de que CRS modifique la propuesta antes de redactar el borrador del acuerdo).
    1. Si el propietario del contrato identifica que hay asuntos que se deben negociar, buscará apoyo del personal de acercamiento con donantes de IDEA y otros expertos en la materia para determinar si se deben negociar estos asuntos con el donante y cómo hacerlo.
    • Consultar con el personal relevante de programas de país que han manejado adjudicaciones antes con el mismo donante, buscando su experiencia con la negociación con el donante y/o su experiencia manejando términos de contrato complejos y aparentemente problemáticos.
    1. En caso de que se necesite negociar, el CR o personal de alto nivel de HQ manda una solicitud escrita, con las justificaciones pidiendo cambios o una llamada o reunión presencial con el donante para hablar sobre los cambios que se proponen.
    • En cualquier negociación presencial o por vía teléfono, documentar los puntos principales y resultados de la conversación, punto por punto, para referencia de CRS y el donante.
    • En caso de que la negociación tome lugar por comunicación escrita, la misma será el registro de documentación.
    • Si el donante no acepta una modificación solicitada, haga un resumen de lo que entiende CRS que son las razones del donante para no hacer la modificación. Comparta este resumen con el donante por escrito.  
    1. El propietario del contrato trabaja con el donante para incorporar las modificaciones acordadas para crear el documento final del convenio, luego obtiene la aprobación necesaria de conformidad con el Agreement Process Map (APM),Mapa del Proceso del Contrato (APM siglas en inglés) y garantiza que un signatario autorizado por CRS firme el convenio final. (consultar Sub-delegation of Signing AuthorityDelegación de firma autorizada  para obtener información sobre el personal autorizado para firmar convenios en nombre de la institución).
    2. Después de finalizado y de que sea completamente firmado el contrato, el propietario del contrato coloca los documentos finales en Gateway. 

    Usar el contrato final para orientar al personal de proyecto y desarrollar cronogramas para cumplir con los requisitos de los donantes

    1. El propietario del contrato llena el Calendario de productos para entregar al donante de adjudicación con los productos entregables al final de la vida del proyecto, al donante (p. ej., informes técnico y financiero, documentos de diseño actualizados, planes de monitoreo y evaluación, etc.).
    • Usar el Calendario de productos para entregar al donante para revisar los compromisos del proyecto y requisitos de los donantes con liderazgos y personal de proyecto de CRS y del socio (consultar Estándar 10, acción clave 2). Esto incluye revisar los requisitos durante el taller de puesta en marcha.
    • Asegurar que los términos sobre aprobación previa del donante lleguen a plasmarse en los acuerdos de subreceptor, y que los requisitos de los donantes sobre aprobación previa sean resaltados durante las conversaciones de la puesta en marcha y orientación con individuos miembros del personal de proyecto y equipos del socio.
  • Cuando CRS es subreceptor
  • Asocio
  • Proyectos de emergencia
    • CRS típicamente desarrolla las intervenciones de proyectos y los presupuestos para responder a emergencias, en un intervalo muy reducido, y en muchos casos, la realidad en el terreno puede cambiar considerablemente a la hora de que el donante apruebe la propuesta. Aunque el donante apruebe con celeridad la propuesta, la naturaleza fluida de la respuesta ante emergencias significa que CRS va ajustando las intervenciones y presupuestos en emergencias, durante el transcurso de la emergencia, mientras evoluciona la situación. Los grandes donantes de emergencias están conscientes y suelen incorporar 100 por ciento de flexibilidad en las partidas y otras disposiciones en sus convenios. Si no es éste el caso, el programa de país, con apoyo de altos niveles gerenciales o personal de acercamiento con donantes de IDEA, deben negociar los términos más flexibles que permita el donante.
    • Hasta en las emergencias pueden haber retrasos considerables entre la presentación de la propuesta y su aprobación. El dueño del convenio debe estar seguro que el plan del proyecto, según está expresado en la propuesta incorporada al convenio, sea factible en el entorno operativo actual, particularmente si el contrato del donante permite sólo flexibilidad limitada. Si no es factible, se ha de trabajar con el donante para revisar el plan y finalizar el contrato consecuentemente.
    • CRS a menudo recibe financiamiento de múltiples donantes para una respuesta ante emergencia general. Esto puede suponer un reto para los informes narrativo y financiero. Explicar a los donantes (según sea necesario) la complejidad de presentación de informes a múltiples donantes en una respuesta ante emergencias general. De ser posible, negociar fechas de entrega de informes sincronizadas entre donantes. Como mínimo, busque negociar un intervalo más largo para la preparación del informe, dando tiempo para analizar y distribuir gastos en diferentes presupuestos de donante.