Norme 9: Recrutement et intégration proactifs pour un démarrage rapide.

• Principaux responsables : Directeur ou chargé des ressources humaines (RH) (pour le personnel national) et spécialiste de l’acquisition des compétences (talent acquisition) du siège (pour le personnel international).
  • Le directeur des RH (ou chargé de RH) ou le spécialiste de l’acquisition des compétences du siège dirige le processus pour que chaque poste ait une DP claire.

• Autres personnes impliquées : Gestionnaire responsable de l’embauche, gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) (pour les postes pour lequel le PM/CoP n’est pas le gestionnaire responsable de l’embauche), représentant résident (CR) ou son délégué ayant l’autorité d’approuver.
  • Le gestionnaire responsable de l’embauche (souvent le PM/CoP) travaille avec les RH pour élaborer/actualiser les DP.
  • Le PM/CoP apport son appui aux RH et aux partenaires et utilise les DP finales pour l’intégration et pour la gestion du projet ;
  • Le CR ou son délégué donne son approbation.

• Projets financés par des fonds externes :
  
  • Pour les documents de projets avec une forte probabilité de gagner : Préparez/finalisez les DP pour les employés qui ne sont pas désignés comme « personnel cléLe « personnel clé » est un terme utilisé spécifiquement par le Gouvernement des États-Unis. Beaucoup de demandes de soumission (RFA) demandent que le candidat identifie le personnel clé du projet. Certaines exigent que le candidat propose des personnes particulières pour les postes de personnel clé et soumettent les CV des postulants. Les postulants pour le personnel clé doivent être eux-mêmes approuvés par le bailleur de fonds et tout changement dans le personnel clé au cours de la mise en œuvre du projet devra obtenir l’approbation préalable du bailleur de fonds. » ni comme personnel de direction du projet peu après la soumission du document de projet.
  • Pour les autres documents de projets : Préparez/finalisez les DP aussitôt qu’il y a un signe d’une possibilité de gagner.
• Projets financés par des fonds discrétionnaires : Préparez/finalisez les DP pendant le début de démarrage ; prévoyez suffisamment de temps pour que le projet soit totalement pourvu en personnel pour la date où il commence.

Suivez ces étapes pour que tous les postes de CRS et des partenaires proposés pour le projet aient des DP claires :

1. Le directeur ou le chargé des RH étudie toutes les DP incluses dans le document de projet pour vérifier qu’elles sont toujours correctes.
2. Si CRS n’a pas préparé la description d’un poste pendant la préparation du document de projet, ou si la description du poste a changé depuis la préparation du document de projet, le gestionnaire responsable de l’embauche travaille avec le directeur ou le chargé des RH (ou le spécialiste de l’acquisition des compétences, au siège) pour créer ou actualiser la DP.

• Pour créer et actualiser les DP, utilisez la a bibliothèque des DP standard de CRSLes DP standards sont pré-remplies avec les responsabilités habituelle du poste, l’expérience, la qualification et les capacités exigées ainsi que les compétences et formatées suivant le modèle standard de DP de CRS.  Pour l’actualisation des DP, utilisez l’étape 2 de la version provisoire de Country Program National Staff Recruitment Checklist and GuidanceCheck-list et directives pour le recrutement de personnel national des programmes-pays de CRS ou l’étape 2 de le Guide de recrutement pour les responsables du recrutement, incorporez les détails finaux du projet et adaptez le résumé des responsabilités, les qualifications nécessaires et les compétences pour le projet.
• Pour les postes qui impliquent d’importantes responsabilités pour le partenariat et le renforcement des capacités (P/CS), référez-vous au modèle de description de poste P/CS de CRS
• Pour créer une DP pour laquelle il n’existe pas de modèle standard de CRS, utilisez le CRS standard job description templateModèle de DP standard de CRS et insérez les responsabilités, les compétences, les qualifications et l’expérience exigées. Décrivez clairement les responsabilités de l’employé en relation avec la gestion du projet.

Souvenez-vous que de bonnes descriptions de postes sont importantes pour le recrutement. Une fois que les employés sont embauchés, les DP sont également importantes pour guider la formation professionnelle et le développement des employés et servir de points de référence pour les évaluations de la performance et l’administration des salaires. Trouvez les descriptions de postes appropriées puis adaptez-les selon les directives. Suivez le « processus pour les cas particuliersDans le « processus pour le cas particuliers, » les directeurs des RH ajustent le format de la DP particulière pour qu’elle corresponde au format du modèle de DP standard et utilise les critères du Birches Group (consultants spécialistes, qui se concentrent sur les marchés à l’extérieur des États-Unis) pour recommander un placement dans l’échelle des salaires. Le directeur des RH détermine ensuite un titre approprié et une famille de postes et donne des recommandations au point focal régional des RH, au CR, au directeur des opérations (HoOps) et/ou au superviseur de l’employé pour confirmation et approbation par le CR. » pour les postes qui ne correspondent pas aux DP standard.

3. Le directeur des RH remplit et soumet un formulaire de demande de personnel (PRF) avec la DP au gestionnaire responsable de l’embauche et/ou au CR (ou à son représentant) pour examen, approbation et utilisation dans le processus de recrutement. Pour les postes internationaux recrutés par l’intermédiaire du siège, le gestionnaire responsable de l’embauche crée une demande en passant par le Système de suivi des candidats pour les gestionnaires de embauches (Applicant Tracking System for Hiring Managers).
4. Le PM/CoP et les superviseurs utilisent les DP finales approuvées pour guider l’intégration des employés.