Estándar 9: Proactividad en el reclutamiento e incorporación para un inicio oportuno.

• Principal responsable: Gerente u oficial de recursos humanos (RRHH)
  • El gerente u oficial de RRHH analiza los puestos y contratos del proyecto y toma acción necesaria para garantizar su alineamiento con las leyes laborales del país y las políticas laborales de CRS.

• Otros implicados: Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP); departamento de recursos humanos (RRHH) en HQ
  • El PM/CoP (o PM en funciones) brinda información necesaria al gerente u oficial de RRHH, tal como las fechas de inicio y fin del puesto, y advierte a RRHH de HQ en caso que haya puestos internacionales.
  • El personal de adquisición de talento en RRHH de HQ ayudan con los contratos de personal internacional.

• Como parte de los procesos de reclutamiento de puesta en marcha.
• Para proyectos con fondos externos, hay que iniciar el proceso (p. ej., adaptar las plantillas de contrato) en cuanto CRS reciba notificación de la intención del donante de financiar el proyecto.

Siga estos pasos para garantizar que la planificación de recursos humanos y arreglos contractuales cumplan con las leyes laborales del país, las mejores prácticas de la industria, las políticas de CRS y análisis de mercado actuales:

1. El PM/CoP comparte los documentos del proyecto, resaltando secciones relacionadas con la contratación de personal del proyecto, con el gerente u oficial de RRHH y pone al día al miembro de personal de RRHH en cuanto al plan general de contratación de personal del proyecto.

• Resaltar para el gerente u oficial de RRHH los momentos que el puesto se introduce y se retira del proyecto.

2. Según proceda, el PM/CoP también se comunica cuanto antes posible con RRHH de HQ para compartir los planes de contratación de personal finales para cualquier puesto de proyecto con personal internacional, y para poner en movimiento el proceso de completar contratos para el personal reclutado durante el diseño del proyecto o más temprano en la puesta en marcha del proyecto.
3. El miembro de personal de RRHH revisa la estructura de personal del proyecto en su versión final, con sus descripciones de puestos y perfiles; descripciones de puestos; y el presupuesto para el personal del proyecto, y garantiza que los mismos cumplan con la guía sobre rangos salariales de CRS.próximamente

• Si la guía sobre rangos salariales y análisis de mercado sugieren que CRS tendrá que contratar a un candidato con un salario mayor al monto que se presupuestó originalmente, el personal de RRHH alerta al PM/CoP. En consulta con los directivos superiores y personal de acercamiento con donantes (si procede), el PM/CoP determina si es necesario buscar la aprobación del donante antes de contratar al candidato.

4. El gerente u oficial de RRHH (o personal de adquisición de talento de HQ) prepara un contrato/una oferta por cada puesto, de acuerdo con la guía de CRS (p. ej., CRS Country Program National Staff Recruitment Checklist & GuidanceLista de Control y Guía para Reclutamiento de Personal Nacional para el Programa de País de CRS  [versión borrador] o Guía de selección para gerentes de contratación) y de conformidad con los siguientes:

• El manual de recursos humanos y plantillas de contratos del programa de país (en el caso de puestos con personal nacional). Deben reflejar las leyes laborales del país vigentes, incluyendo especificaciones en cuanto a la cesación contratos con el personal.
• Las políticas de CRS en cuanto a Recruitment and HiringReclutamiento y Contratación y Resignation and Termination.Dimisión y Cesantía
• Las fechas de inicio y final de cada puesto, basado en los planes de personal del proyecto y el presupuesto que compartió el PM/CoP.

Hay que señalar que si el donante requiere que un título sea diferente del título para un puesto estandarizado de CRS, es aceptable publicar el puesto con el título que prefiera el donante. Sin embargo, el puesto debe ser vinculado a una descripción estándar del puesto, y la descripción de puesto usada internamente dentro de CRS debe llevar el título interno.

Hay que adelantar los contratos para el personal del proyecto: Finalizar y aprobar contratos puede tomar mucho tiempo, en particular en el caso de proyectos donde CRS debe contratar mucho personal. Las demoras en la contratación de personal son costosas y hacen que el proyecto tenga menor calidad y sea menos oportuno. Sin embargo, preparar con prisa los contratos puede generar errores y problemas posteriores. Comience los preparativos para los contratos con suficiente tiempo para que el personal entre en funciones, con un contrato apropiado, cuanto antes posible cuando CRS tenga los fondos para sus puestos. Esto también se aplica al personal internacional, que requiere trabajar con RRHH de HQ para preparar una oferta final para su aceptación.

5. El gerente u oficial de RRHH, con ayuda del HoOps o CR, buscan asesoría legal en cuanto a temas contractuales de personal, según la necesidad.

• Este paso es de particular importancia si la legislación laboral del país ha sufrido cambios recientemente.

Recordar que hay que revisar los requisitos del donante en cuanto a recursos humanos: En proyectos con financiamiento de donantes, hay que asegurar que CRS haya obtenido la aprobación del donante antes de finalizar un contrato de cualquier puesto que requiera de aprobación de un candidato propuesto. En el momento de finalizar contratos, reúna la documentación del personal de conformidad con los requisitos del donante/de auditoría. Por ejemplo, en los contratos con USAID, cada empleado que labore bajo contrato debe brindar un formulario de biodatos. Otros donantes pueden tener requisitos parecidos.