Estándar 8: Organización financiera del proyecto oportuna e integral.

• Principal responsable: Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP)
  • El PM/CoP lidera el proceso de refinar el presupuesto; si el PM/CoP aún no está a la disposición para la revisión inicial del contexto operativo, entonces el gerente de proyecto/director del proyecto en funciones es responsable de esta acción clave.

• Otros implicados : Gerente financiero y/o el oficial financiero o contador; director de operaciones (HoOps); personal de gestión de cadenas de suministro incluso compras, según sea necesario; recursos humanos (RRHH); y socios de CRS
  • El personal de finanzas apoyan al PM/CoP con actualizaciones del presupuesto que se requieran;
  • El HoOps y personal de finanzas, gestión de cadenas de suministro incluso compras, y RRHH  de CRS y socios, asiste al PM/CoP a identificar cambios importantes en el entorno operativo que podrían impactar el presupuesto del proyecto.

• Para refinar el presupuesto en lo relativo al contexto operativo: A poco de haberse aprobado el proyecto y antes de ingresar el presupuesto detallado en el sistema financiero.

• Para refinar el presupuesto en lo relativo a la planificación de acciones detalladas: Inmediatamente después de haber desarrollado el plan de implementación detallado (PID) (consultar Estándar 7, acción clave 3).

Siga estos pasos para analizar y realizar las modificaciones necesarias para el presupuesto y previsiones de gastos del año 1 del proyecto.

Refinar el presupuesto para reflejar los cambios en el contexto operativo

1. El PM/CoP revisa la herramienta con Preguntas para Guiar las Actualizaciones del Presupuesto y consulta al personal operativo para analizar los posibles impactos al presupuesto que podrían ocasionar los cambios en el contexto operativo (ej., nuevos temas de seguridad, alteraciones en la tasa de cambios, modificaciones recientes de la escala de salarios de CRS). Si la validación del proyecto se ha completado, el gerente de proyecto/director del proyecto debe revisar toda información adicional del proceso de validación.

Reunión de puesta en marcha financiera del proyecto: Es buena práctica que el gerente de proyecto/director del proyecto inicie la revisión del contexto operativo durante una reunión de puesta en marcha financiera. El gerente de proyecto/director del proyecto organiza esta reunión con HoOps y personal financiero. El director de programas (HoP) y representante de país (CR) también pueden participar en las discusiones más amplias sobre las tareas, roles, responsabilidades y plazos de la gestión financiera del proyecto (consultar Estándar 8, acción clave 5). Si la reunión de puesta en marcha financiera toma lugar antes de que se valide el proyecto, asegúrese de documentar puntos clave, ya que servirán de insumo para la revisión del entorno operativo durante la validación del proyecto.

2. El gerente de proyecto/director del proyecto trabaja con el personal financiero para revisar el presupuesto con base en la herramienta con Preguntas para Guiar las Actualizaciones del Presupuesto. Modificar el presupuesto en esta etapa ayuda a:

• Identificar cambios en el nivel de recursos disponibles para las actividades del proyecto antes de desarrollar el PID, de esta manera se garantiza que el PID se construye con la información más actualizada sobre el presupuesto. Por ejemplo, la fluctuación favorable de la tasa de cambio podría permitir ampliar el proyecto o intensificar ciertas actividades.
• Garantizar que el presupuesto que se ingrese en el sistema financiero esté fundamentado en cifras correctas que reflejen la situación sobre el terreno el momento de la puesta en marcha.

3. Durante la revisión del contexto operativo y al refinar el presupuesto, el PM/CoP habla con el equipo directivo superior (SMT) del programa de país sobre preocupaciones emergentes (ej., limitantes a la flexibilidad del presupuesto, recursos adicionales de contrapartida que se puedan necesitar, etc.). Si el proyecto tiene financiamiento por subvención y si hay un Gerente de AdjudicaciónEl Gerente de Adjudicación es el individuo responsable de gestionar un proyecto según los términos de la contrato aprobado. No es un puesto, más bien, se le asigna un rol: este individuo podría ser personal de IDEA, Chief of Party, director de programas, o gerente de proyecto/director del proyecto. (Award Manager) externo al programa de país, el gerente de proyecto/director del proyecto también debe involucrar al Gerente de adjudicación en estas discusiones.

• Para proyectos con fondos de subvención, el PM/CoP y equipo directivo superior y/o Gerente de subvención deberán hablar con el donante sobre modificaciones al presupuesto que requieren su acuerdo o aprobación (consultar Estándar 10, acción clave 4).
• En todos los proyectos, el PM/CoP documenta los cambios de presupuesto acordados para referencia futura (esta documentación es de particular importancia si hay transiciones en el personal de proyecto). Agregar una columna llamada "Notas" o una hoja para "Actualizaciones del Presupuesto" al archivo del presupuesto aprobado, actualizar las notas de presupuesto del proyecto, y/o anotar los cambios al presupuesto en un registro de cambios del proyecto. 

Revisar el presupuesto después de desarrollar el PID

4. Después de desarrollar el PID, el gerente de proyecto/director del proyecto:

• Revisa y responde las preguntas relacionadas con el PID en la herramienta con Preguntas para Guiar las Actualizaciones del Presupuesto.
• Usa estas respuestas para analizar todos los cambios significativos del presupuesto original.
• Trata el tema de impactos presupuestarios con los directivos superiores. Igual que en el paso 3 anterior, para proyectos con fondos de subvención (grants), el gerente de proyecto/director del proyecto y altos niveles gerenciales deben hablar con el donante sobre todas las modificaciones que se proponen al presupuesto, relacionadas con el PID, que requieren acuerdo o aprobación del donante.
• Documenta los cambios realizados al presupuesto con base en el desarrollo del PID. Los cambios se pueden anotar en el archivo de presupuesto aprobado (columna "Notas" o en la hoja "Actualizaciones del Presupuesto"), en una versión actualizada de las notas de presupuesto, y/o en el registro de cambios del proyecto

5. Después de que el gerente de proyecto/director del proyecto haya analizado el presupuesto; identificado los cambios relativos al PID con respecto a los tiempos o niveles de recursos; y obtenido aprobación del donante de ser necesario para las modificaciones que se propusieron, el Gerente de proyecto usa la programación del PID para hacer previsiones de gastos mensuales para cada partida presupuestaria (según sea necesario), alineando el presupuesto con el PID y los planes de compras. La proyección luego sirve de referencia durante el año fiscal.

CONSEJO: Podría ser de utilidad que el gerente de proyecto/director del proyecto registre la previsiones de gastos mensual en el libro de trabajo del presupuesto, ya que esto puede ayudar en cuanto a otras tareas de gestión financiera — desde dar entrada del presupuesto del donante al sistema financiero de CRS a preparar previsión de efectivo y planes de gastos trimestrales.