Estándar 6: Planificación anticipada de la transición y el inicio (incluso, pre-adjudicación).
Hacer la transición del equipo de diseño/propuesta al equipo de puesta en marcha del proyecto, y planificar y desarrollar las actividades de puesta en marcha iniciales.
Establecer una estructura de gobernanza apropiada para el proyecto.
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Por qué
La gobernanza del proyecto establece un marco de gestión para la toma de decisiones. Hace avanzar el proyecto cuando se tiene que tomar decisiones que van más allá de la autoridad del gerente de proyecto/director del proyecto y garantiza que se tomen las decisiones correctas en el momento oportuno y con la participación debida de los actores interesados. Como se sintetiza en A Guide to the PMD Pro (Una Guía para el PMD Pro), una estructura de gobernanza del proyecto clarifica:
- Autoridad: quién tiene poder de tomar decisiones y dentro de qué niveles de toleranciaLas tolerancias del proyecto establecen parámetros claros dentro de los cuales el gerente de proyecto (PM) puede tomar acción de forma autónoma-y clarifican en qué situaciones el PM debe buscar aprobación. Las tolerancias del proyecto describen los rangos de variación aprobados en los que está autorizado el PM para supervisar sin buscar respaldo de miembros de la estructura de gobernanza del proyecto. Las tolerancias tienen que ver con asuntos como presupuesto y cronograma del proyecto, alcance y calidad del proyecto. Por ejemplo, la tolerancia del proyecto podría describir en qué porcentaje se puede gastar más o menos en un proyecto, o partidas en un proyecto, sin la aprobación de los miembros de la estructura de gobernanza del proyecto; o el número aceptable de días que se puede retrasar la programación de implementación antes de que se necesite la aprobación de la estructura de gobernanza del proyecto. .
- Rendición de cuentas: quién es responsable del éxito del proyecto.
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Quien
- Principal responsable: Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP)
- El PM/CoP, o PM/CoP en funciones, trabaja con SMT para establecer la estructura de gobernanza y comparte información con los miembros de la estructura de gobernanza para la toma de decisiones desde la puesta en marcha hasta el cierre.
- Otros implicados: Representante de país (CR); equipo directivo superior (SMT) del programa de país; liderazgos principales del socio; otros actores según proceda.
- El CR y SMT apoyan al PM/CoP para determinar qué clase de estructura de gobernanza es la más apropiada para el proyecto;
- El CR apoya al PM/CoP según sea necesario contactando a socios y otros actores que puedan ser parte de la estructura de gobernanza;
- Los liderazgos principales de CRS y del socio y otros actores miembros de la estructura de gobernanza del proyecto contribuyen para finalizar la estructura de gobernanza.
Asegúrese que sea personal con experiencia y trayectoria de servicio apropiados los que lideren la estructura de gobernanza de la puesta en marcha: si la estructura de gobernanza se establece antes de que el PM/CoP esté instalado, los altos niveles gerenciales del programa de país deberán tomar responsabilidad de esta acción clave si el individuo designado como PM/CoP en funciones no tiene mucha experiencia.
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Cuando
- Establecer la estructura de gobernanza para que sea operativa antes que termine el primer mes posterior a que se apruebe el proyecto.
- Para proyectos con fondos externos, establezca la estructura a más tardar tres semanas después de tomar conocimiento de la intención del donante de financiar.
- Para otros proyectos, a más tardar tres semanas desde la puesta en marcha del proyecto.
Definir estructuras de gobernanza durante la fase de diseño de proyecto: en proyectos complejos, los donantes podrían pedir que se incluya la descripción de la estructura de gobernanza en la propuesta del proyecto. Definir una estructura de gobernanza preliminar mientras se diseña el proyecto podría resultar práctico en otros proyectos (ej., proyectos multinacionales). En estos casos, durante la puesta en marcha, hay que concentrarse en refinar y lanzar la estructura previamente definida.
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Cómo
Siga estos pasos para establecer la estructura de gobernanza de proyecto, usando la técnica del telescopio según sea necesario por la complejidad del proyecto:
- El gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP), PM/CoP en funciones, o equipo directivo superior del programa de país (SMT) revisa la propuesta del proyecto para confirmar si hay información en cuanto a la estructura de gobernanza del proyecto.
- Aprovechando la información en la propuesta del proyecto, el PM/CoP trabaja con el equipo directivo superior del programa de país para decidir o confirmar cuál será la estructura de gobernanza del proyecto más apropiada, lo cuál cambiará de acuerdo con el tamaño, la complejidad y el riesgo del proyecto.
- Para proyectos de menor tamaño con sólo un socio o pocos, bastará una pequeña y flexible estructura de gobernanza, compuesta de gerentes de alto nivel de CRS y liderazgos clave de las organizaciones socias. Para proyectos de limitado alcance y poca complejidad, la estructura de gobernanza podría consistir sólo del PM/CoP y un sólo individuo nombrado "patrocinador del proyectoEl patrocinador del proyecto es el individuo o grupo que brinda soporte al proyecto y es responsable de potenciar su éxito. " (ej., el director de programas o CR).
- En grandes proyectos de múltiples socios y/o multinacionales, una estructura de gobernanza apropiada podría incluir una junta de proyecto, representando una variedad de perspectivas de actores (alta gerencia de CRS, liderazgos principales del socio, representantes de la comunidad, gobierno y posiblemente donantes).
Proyectos multinacionales y estructuras de gobernanza de proyecto: los proyectos multinacionales suelen tener estructuras organizativas estratificadas y/o paralelas. Claridad en la gobernanza del proyecto y la autoridad decisoria es de especial importancia en esos proyectos, sea que tengan apoyo de recursos discrecionales de CRS o financiamiento de donantes externos. Se deben identificar los roles de estructura de gobernanza apropiados para el liderazgo principal del programa de país, personal de la región y de HQ, según proceda. Una carta de proyectoEn los proyectos Overseas Operations de CRS, la carta de proyecto es el documento que formaliza la estructura de gobernanza del proyecto incluyendo roles, responsabilidades y normas de la estructura de gobernanza, y establece las tolerancias del proyecto y la autoridad decisoria. en la que se documentan los roles, las normas y la autoridad decisoria en la gobernanza del proyecto, es una referencia esencial para este tipo de proyectos, especialmente durante la transición del personal.
- Para las estructuras de gobernanza pequeñas y flexibles, la membresía probablemente sea clara. No obstante, es buena práctica que el PM/CoP convoque a una reunión de puesta en marcha con miembros de la pequeña estructura de gobernanza (ej., PM/CoP, CR, directores del socio)). Aborde los siguientes puntos en la reunión:
- Identificar y documentar las toleranciasLas tolerancias del proyecto establecen parámetros claros dentro de los cuales el gerente de proyecto (PM) puede tomar acción de forma autónoma-y clarifican en qué situaciones el PM debe buscar aprobación. Las tolerancias del proyecto describen los rangos de variación aprobados en los que está autorizado el PM para supervisar sin buscar respaldo de miembros de la estructura de gobernanza del proyecto. Las tolerancias tienen que ver con asuntos como presupuesto y cronograma del proyecto, alcance y calidad del proyecto. Por ejemplo, la tolerancia del proyecto podría describir en qué porcentaje se puede gastar más o menos en un proyecto, o partidas en un proyecto, sin la aprobación de los miembros de la estructura de gobernanza del proyecto; o el número aceptable de días que se puede retrasar la programación de implementación antes de que se necesite la aprobación de la estructura de gobernanza del proyecto.
: y normas, incluyendo quién puede tomar decisiones, y la manera que se han de tomar las decisiones:
- ¿Qué decisiones está autorizado para tomar directamente el PM/CoP?
- ¿Qué decisiones se tienen que poner ante los demás miembros de la estructura de gobernanza?
- ¿Tomará la decisión final el representante principal de CRS después de considerar las recomendaciones de otros miembros de la estructura de gobernanza, o se tomarán las decisiones por medio de otro proceso?
- Establecer una programación de reuniones de la estructura de gobernanza para revisar el estado, los riesgos y las problemáticas del proyecto.
- Usar la plantilla de la carta de proyecto para desarrollar una carta de proyecto sencilla.
CONSEJO: si bien, fue diseñada pensando en estructuras complejas, la Muestra de Agenda: reunión para establecer la estructura de gobernanza podría brindar ideas prácticas inclusive para las estructuras de gobernanza sencillas.
- Si se necesita una estructura de gobernanza de proyecto más compleja, el PM/CoP o CR si es necesario, puede trabajar con los liderazgos principales de los socios para confirmar que haya representantes apropiados de cada socio en la estructura de gobernanza. Tenga presente lo siguiente:
- Tener claridad en cuanto a los perfiles que se necesitan para miembros de la estructura de gobernanza. Los miembros deben tener autoridad decisoria en nombre de sus respectivas organizaciones.
- Hacer un análisis cuidadoso de las dinámicas de la estructura de gobernanza que se propone y su membresía, teniendo en cuenta que la colaboración y toma de decisiones suele ser más fácil en grupos pequeños.
- Seleccione aquí para Más consideraciones sobre la membresía y estructuras de gobernanza de proyectos
- Suele ser práctico incluir actores con enfoques diferentes, incluyendo:
- Enfoque ejecutivo, para evaluar si en general el proyecto brinda valor y tiene suficientes recursos.
- Representantes principales de la comunidad-participante /grupo de beneficiarios del proyecto, para opinar si el proyecto está cubriendo las necesidades de las personas que usarán los productos (está óptica a veces se llama “óptica del usuario principal”).
- Los socios, gobierno u otros que contribuyen de forma estratégica a los productos del proyecto, para que opinen si el proyecto estará en capacidad de entregar productos de calidad como planificado (esta óptica a veces se llama "óptica del proveedor principal").
- Suele ser práctico incluir actores con enfoques diferentes, incluyendo:
- En una estructura de gobernanza de proyecto más compleja, el PM/CoP convoca a una reunión formal de lanzamiento con los miembros de la estructura de gobernanza para establecer toleranciasLas tolerancias del proyecto establecen parámetros claros dentro de los cuales el gerente de proyecto (PM) puede tomar acción de forma autónoma-y clarifican en qué situaciones el PM debe buscar aprobación. Las tolerancias del proyecto describen los rangos de variación aprobados en los que está autorizado el PM para supervisar sin buscar respaldo de miembros de la estructura de gobernanza del proyecto. Las tolerancias tienen que ver con asuntos como presupuesto y cronograma del proyecto, alcance y calidad del proyecto. Por ejemplo, la tolerancia del proyecto podría describir en qué porcentaje se puede gastar más o menos en un proyecto, o partidas en un proyecto, sin la aprobación de los miembros de la estructura de gobernanza del proyecto; o el número aceptable de días que se puede retrasar la programación de implementación antes de que se necesite la aprobación de la estructura de gobernanza del proyecto. y las normas de trabajo.
- Use como punto de partida la Muestra de Agenda: reunión para establecer la estructura de gobernanza.
- Hay que trabajar con los miembros de la estructura de gobernanza para formalizar los procesos de toma de decisiones, y el alcance y autoridad del PM/CoP en cuanto a toma de decisiones.
- La mejor práctica es que las normas y tolerancias de la estructura de gobernanza se documenten en una carta de proyectoEn los proyectos Overseas Operations de CRS, la carta de proyecto es el documento que formaliza la estructura de gobernanza del proyecto incluyendo roles, responsabilidades y normas de la estructura de gobernanza, y establece las tolerancias del proyecto y la autoridad decisoria. - consultar la Plantilla de carta de proyecto.
CONSEJO: Considere organizar la reunión para lanzar la estructura de gobernanza o una primera reunión ordinaria en el mismo periodo del taller de puesta en marcha para aprovechar que los actores interesados probablemente participen en ese taller.
- El PM/CoP convoca a la primer reunión ordinaria de la estructura de gobernanza (consultar Muestra de agenda para la reunión ordinaria de la gobernanza del proyecto), de conformidad con la programación y las normas acordadas en la reunión de lanzamiento y documentadas en la carta de proyecto. Estas reuniones siguen durante la fase de implementación, y durante todo el cierre de proyecto.
- Considere organizar reuniones periódicas de la estructura de gobernanza en torno a las reuniones trimestrales y anual de revisión del proyecto.
- El PM/CoP garantiza que él o ella, o un tomador de notas designado, documente cada reunión y las decisiones clave tomadas; comparte las notas según normas acordadas; y las sube a Gateway.
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Asocio
- La estructura de gobernanza de proyecto brinda una manera clara de incluir a los socios en la toma de decisiones del proyecto.
- En sus interacciones con los socios con respecto a establecer una estructura de gobernanza de proyecto, comunique de forma clara y transparente el propósito de la estructura de gobernanza y los criterios o perfiles de los miembros de la estructura de gobernanza.
- Cuando sea posible (basado en lo que conozca CRS de la organización socia), invite a personas específicas para ser representantes del socio en la estructura de gobernanza. Los socios son entidades autónomas, y CRS debe estar abierta a lo que sugiera el socio para representantes alternos, si el alterno cumple los criterios para ser miembro de la estructura de gobernanza. CRS debe hacer hincapié en la importancia de que, para que funcione de manera efectiva la estructura de gobernanza, el representante del socio tiene que ser alguien que pueda tomar decisiones en nombre de esa organización.
Cuando CRS es sub-receptor- Como subreceptor, CRS no controla la estructura de gobernanza de proyecto más grande. Pida que el principal clarifique la estructura de gobernanza, incluyendo los roles del principal y subreceptor dentro de la estructura de gobernanza.
- Cuando CRS tenga un rol significativo como subreceptor, CRS debe participar en la estructura de gobernanza del proyecto. Durante la fase de diseño de proyecto, e idóneamente como parte de negociar cualquier convenio previo de formar equipoUn convenio de formar equipo es un acuerdo entre dos o más entidades cuya intención es de aumentar la competitividad al unir recursos para obtener y desarrollar una adjudicación. Se usa frecuentemente el término en el desarrollo de propuestas basadas en consorcios. Las organizaciones firman acuerdos pre-formación de equipo para comprometerse a trabajar conjuntamente como preparación para la oportunidades de financiamiento prevista, y para formalizar la intención de las organizaciones de desarrollar conjuntamente la oportunidad cuando sea lanzada. , recomiende al principal que considere una estructura de gobernanza que incluya subreceptores.
- Si CRS participa en la estructura general de gobernanza de proyecto, asegúrese que a CRS lo represente el personal superior apropiado que posea suficiente conocimiento detallado del proyecto y la habilidad de tomar decisiones para CRS en nombre del proyecto.
- Dependiendo del alcance y la complejidad de la subadjudicación de CRS, éste puede decidir establecer una estructura de gobernanza específica para su subadjudicación, en particular si CRS va a trabajar a través de socios implementadores.
Proyectos de emergencia- Las estructuras de gobernanza de proyecto se suelen establecer para la respuesta a emergencia en general y no para proyectos de emergencia individuales, porque la situación es fluida y a menudo se necesita tomar decisiones y asignar recursos a un nivel más allá del alcance o autoridad de un sólo PM/CoP. En estas situaciones, es vital que la estructura de gobernanza sea clara y efectiva, ya que varios proyectos le rinden informes.
- CRS implementa algunos proyectos de emergencia de manera directa. Incluso en estas situaciones, una estructura de gobernanza en la que participan los liderazgos de CRS y otros actores (ej., gobierno, beneficiarios, y representantes de donantes), es la mejor práctica para garantizar que sea sólida la gestión del proyecto.
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
Otros Recursos
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Una guía para el PMD Pro: 2.2.2, puesta en marcha del proyecto, pages 48–52; page 53, carta de proyecto
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Prince2 wiki para mayor información sobre tolerancias y gestión de proyectos (en inglés).
- Establecer la estructura de gobernanza para que sea operativa antes que termine el primer mes posterior a que se apruebe el proyecto.
- Principal responsable: Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP)