Estándar 6: Planificación anticipada de la transición y el inicio (incluso, pre-adjudicación).

• Principal responsables : Gerente de transición de la propuesta (PTM) y gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP)
  • El PTM y el PM/CoP lideran el proceso de traspaso. Idóneamente, el traspaso debe ser al PM/CoP permanente. Si hay un PM/CoP en funciones, el PTM le hace entrega a este individuo.

• Otros implicados: Miembros del equipo de desarrollo de la propuesta y del equipo de puesta en marcha/implementación
  • Otros miembros del equipo que desarrolló la propuesta, incluyendo el líder técnico, líder de presupuesto, líder de recursos humanos, líder de MEAL, cualquier personal de compras/cadenas de suministro y líder de ICT4D, comparten sus percepciones de temas técnicos y operativos y las necesidades que impactarán a la administración del proyecto con sus homólogos del equipo de puesta en marcha/implementación.

¡La continuidad en los equipos de desarrollo de propuestas e implementación de la puesta en marcha es la mejor práctica! Asegúrese de que haya el máximo de coincidencia posible del equipo de diseño de proyecto/desarrollo de propuesta con el equipo que va a liderar la puesta en marcha y la implementación de proyecto. Esta es la norma para proyectos con fondos discrecionales en CRS. Sin embargo, en muchas oportunidades de financiamiento externo, el equipo de desarrollo de propuesta incluye personal incorporado provisionalmente. Los equipos de proyectos nuevos también podrían incluir personal que no trabajaron en CRS durante el desarrollo de la propuesta. En estos casos, reunir a los equipos de propuesta y de puesta en marcha del proyecto es vital para orientar al personal que no tuvo parte en el proceso de desarrollar la propuesta en cuanto a los temas que surgieron y las decisiones tomadas durante el diseño.  

• La sesión informativa de traspaso (más a continuación) deberá tomar lugar la primera semana de incorporación del gerente de proyecto/director del proyecto.
• La reunión de traspaso (ver a continuación) debe tomar lugar antes de la reunión de validación y el taller de puesta en marcha y tan pronto sea posible después de que se haya aprobado el proyecto cuando los miembros clave del equipo de puesta en marcha/implementación hayan asumido funciones.

Para proyectos con alcance o complejidad más limitada, podría ser posible cubrir los puntos de la agenda de la reunión de traspaso al final del taller de puesta en marcha del proyecto en vez de organizar una reunión aparte.

Realizar el traspaso en dos partes es buena práctica. Usar la técnica del telescopio para ajustar el proceso según las necesidades de su proyecto específico.

1. Parte I - sesión informativa de traspaso (PTM a PM/CoP): El PTM organiza una reunión informativa con el PM/CoP, se incluye a otro personal clave según sea apropiado (ej., representante de país, jefe de programas, jefe de operaciones). El PTM usa la agenda sugerida en la Guía para la sesión informativa de Traspaso (consultar Tabla 4 en el Proposal Handover: Process Protocol and Checklistel Traspaso de la propuesta: Protocolo y Lista de control del proceso ). Durante la reunión informativa, el PTM de la propuesta:
   • Transfiere el Archivo comprimido (Zip) de Traspaso de propuesta (consultar Estándar 6, acción clave 1) al PM/CoP.
   • Revisa los contenidos del archivo, incluyendo las "Notas de Transición" del traspaso.
   • Comparte el plan de puesta en marcha anticipada (consultar Estándar 6, acción clave 2) y señala las acciones que quedan pendientes.
   • Comparte temas delicados que podrían ejercer influencia en la implementación del proyecto o las relaciones con los socios.

CONSEJO: Concentrar su uso de las discusiones de traspaso para capturar los conocimientos y perspectivas del equipo de propuesta en cuanto a las problemáticas desafiantes de programación y operaciones; las opciones y estrategias que fueron consideradas para abordarlas; y la lógica detrás de las decisiones que se tomaron. Revisar temas relacionados con las relaciones con donantes y socios, también.

2. Parte II - Reunión de Traspaso (de un equipo a otro): El PTM y PM/CoP co-organizan una reunión de traspaso con el equipo que desarrolló la propuesta y el equipo de puesta en marcha/implementación, usando la agenda sugerida en la Guía para la reunión de Traspaso (consultar Tabla 5 del Proposal Handover: Process Protocol and Checklistel Traspaso de la propuesta: Protocolo y Lista de control del proceso ).

CONSEJO: Las discusiones presenciales son las mejores. En cuanto a equipos repartidos en múltiples sitios (ej., en caso de propuestas grandes con mucho apoyo TDY, y/o propuestas multi-nacionales), use reuniones virtuales planificadas cuidadosamente.

Durante la reunión de traspaso, los equipos:

• Revisan y hablan de aspectos programáticos y operativos clave de la propuesta, incluyendo el diseño de proyecto; estrategia; focalización geográfica y de beneficiarios; productos entregables; planes de compras; planes de contratación de personal; y otros temas operativos clave.
• Revisan el estatus del plan de puesta en marcha anticipada.
• Se aseguran de que el equipo de puesta en marcha/implementación tengan claras sus responsabilidades en cuanto a las actividades de puesta en marcha que faltan.

El PM/CoP documenta los puntos clave de las conversaciones de traspaso para referencia futura del equipo.

En proyectos donde coinciden bastante los equipos de desarrollo de propuesta e implementación: En vez de una reunión formal de equipos, organice reuniones individuales entre los miembros del equipo de proyecto que vayan entrando con los miembros clave del equipo que desarrolló la propuesta, como parte de su incorporación.