Acciones clave por:

Estándar 5: Acercamiento temprano con los donantes para influir en el diseño.

Hacer acercamiento con el donante antes y (según sea posible) durante el diseño y desarrollo de la propuesta para fomentar un alcance de proyecto, presupuesto y cronograma manejables y realistas, en línea con las prioridades del donante.

Acercarse con los donantes para orientar fondos hacia proyectos sólidos que cumplan con las necesidades prioritarias de aquellos a quien busca atender CRS.

  • Por qué

    Por su trabajo a los niveles local, regional y nacional, CRS y sus socios suelen estar al tanto de las necesidades y oportunidades emergentes—en los niveles comunitario, regional, nacional o hasta global—que podrían desconocer los donantes. CRS y sus socios también saben cómo convertir estas ideas en proyectos enraizados en las realidades del terreno. Al acercarse con los donantes en torno a estos temas y destacar la capacidad de CRS de responder con intervenciones de alto impacto, se logra lo siguiente:

    • Profundizar la comprensión del donante en cuanto al contexto y las oportunidades para programas de emergencias y de desarrollo.
    • Fortalecer la comprensión que tiene el donante de la capacidad de CRS.
    • Motivar al donante a que considere financiamiento de proyectos que abordan de manera apropiada las necesidades y que CRS puede implementar bien.
  • Quién

    • Principal responsable: Representante de país (CR) o personal de IDEA (para relaciones centralizadas con donantes)
      • El CR (o personal de IDEA, para relaciones centralizadas) mantiene comunicación con donantes actuales o probables, buscando crear ocasiones para hablar de necesidades y oportunidades para los cuales un donante podría invitarnos a presentar una propuesta.

    • Otros implicados: Director de programas (HoP); gerentes de proyecto (PM); gerentes superiores y asesores técnicos (región y HQ, incluyendo Humanitarian Response Department); personal de crecimiento (BD) del programa de país y regional; personal de incidencia de HQ.
      • El HoP, los PM, gerentes superiores y asesores técnicos principales proporcionan información para estas posibles reuniones con donantes y participan cuando sea posible;
      • El personal de IDEA y de crecimiento (BD) a nivel regional arrojan luces en cuanto a los intereses de los donantes y brindan guía en cuanto a formas efectivas para interlocutar con los donantes para dar forma a sus planes de financiamiento.

  • Cuándo
    • Continuo
  • Cómo

    Como se señala en Estándar 5, acción clave 3, hay muchas maneras de hablar de las necesidades, oportunidades y capacidades programáticas con los donantes y ayudar a dar forma al entorno de apoyo para la programación de socorro y desarrollo. Éstos incluyen incidencia estratégica para obtener financiamiento para emergencias y desarrollo; uso estratégico de comunicación regular con donantes; apalancar visitas de donantes a proyectos actuales; y participación activa de CRS en foros con múltiples actores dónde CRS puede compartir perspectivas, influenciar agendas, y demostrar capacidad.

    Los siguientes pasos ofrecen guía en cuanto a cómo optimizar las oportunidades de influenciar a donantes para que apoyen proyectos enraizados en las realidades de las necesidades, capacidades y limitantes:

    1. El CR o su delegado convoca reuniones periódicas con el HoP, los PM y personal de BD del programa de país, para analizar la información de socios, comunidades y otros actores en cuanto a prioridades de las necesidades y oportunidades para las personas que busca atender CRS. También tienen en cuenta las estrategias programáticas de CRS a nivel global o regional, así como la estrategia del programa de país. Conjuntamente, el grupo compila una lista de posibles ideas programáticas que podrían abordar dichas necesidades, promover estrategias y apalancar la experiencia de CRS y sus socios.
    2. El CR, HoP y personal de BD y acercamiento con donantes (programa de país, regional e IDEA) revisan las ideas detalladamente; hablan de posibles donantes interesados; y hacen lluvia de ideas sobre cómo sería la mejor forma de acercarse a ellos, dentro del marco de las estrategias o prioridades de acercamiento con donantes a nivel de la institución (consultar documento suplementario sobre acercamiento con donantes).
    3. Haciendo uso de las ideas desarrolladas en el paso 2, el CR (o personal de IDEA) entra en contacto con el donante para explorar su interés en hablar de posibilidades de colaboración.  
    4. Si el donante tiene disposición de ampliar la conversación, el CR o personal de IDEA programan una reunión para hablar de ideas programáticas y trabajan con el personal de CRS en preparación (consultar documento suplementario sobre acercamiento con donantes).
    5. El equipo de CRS se reúne con el donante para intercambio de información, analizar ideas y compartir materiales preparados (consultar documento suplementario sobre acercamiento con donantes).

    Hay que dar, recibir y escuchar en reuniones con donantes: cuando se reúna con donantes evite la tendencia de enfocarse únicamente en presentar las ideas de CRS. Aborde la reunión como una conversación, no una presentación.

    1. Después de la reunión, el CR o personal de IDEA hace una sesión de devolución con todos los participantes para hablar de los resultados de la reunión (consultar el documento suplementario sobre acercamiento con donantes).
    2. El CR o miembro de personal de IDEA redacta una carta de agradecimiento al donante, incluyendo información de seguimiento o acción que se puede haber hablado.
    3. El CR o personal de IDEA sube el registro de la reunión al Institution Record en Gateway.
  • Asocio
    • Los socios pueden hacer importantes contribuciones en los esfuerzos de acercamiento con donantes y tienen excelentes puntos de vista sobre las realidades en el terreno. Donde sea factible, hay que involucrar a los socios en las reuniones con donantes y trabajar en estrecha colaboración con el socio en los preparativos antes de la reunión, para asegurarse que haya un mensaje claro y consistente y un enfoque bien coordinado.
    • Para reuniones conjuntas con donantes o visitas de campo con donantes, asegúrese de que el personal de CRS y del socio revisen los objetivos y mensajes clave juntos como parte de una preparación para la reunión/visita.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • No es aplicable
  • Proyectos de emergencia
    • Compartir las necesidades con los donantes es de particular importancia en los entornos de emergencias donde el contexto evoluciona rápidamente y la información que tienen los donantes a menudo es limitada. Considere múltiples maneras, idóneamente de bajo esfuerzo, para hacer acercamiento con donantes: visitas a los sitios de ser posible, compartir los hallazgos de diagnósticos rápidos, o Reportes de Situación (SitReps); llamadas o reuniones telefónicas para compartir la estrategia preliminar de CRS.
    • Mantener la comunicación concisa y clara, respete las limitantes de tiempo de todos los involucrados.
    • Haga hincapié en la forma que CRS está respondiendo con recursos discrecionales así como con financiamiento de otros donantes.
    • A medida que la respuesta cambie de la fase inicial de socorro, hay que dar a conocer a los donantes la estrategia en evolución de CRS (consultar Otros Recursos para ver ejemplos). Haga hincapié en la manera que las nuevas ideas de proyecto de CRS apalancan y consolidan el trabajo que está financiando actualmente el donante.
    • Recuerde que es clave participar constantemente en las reuniones de coordinación del grupo de emergencias y grupo de trabajo/ONG. Tomar el rol de presidente o co-presidente también es una estrategia práctica.
    • La mejor práctica, especialmente para las emergencias continuas es desarrollar una estrategia de respuesta ante emergencias que guía la planificación de captura y los esfuerzos de influencia. Consultar Otros Recursos para ver ejemplos.